Die F\u00fchrung eines so gro\u00dfen Unternehmens mit Tausenden von Mitgliedern, Lieferanten und Partnern ist komplex. Es erfordert ein riesiges Netz von Prozessen, Informationen und Zahlungen, die effizient und effektiv sein m\u00fcssen. <\/p>\n\n
Dies zu erreichen, kann eine Herausforderung sein, vor allem, wenn das Unternehmen auf eine so lange Tradition mit \u00e4lteren Systemen und IT zur\u00fcckblicken kann. Deshalb ist Holger Gerlach, Teamleiter in der Finanzabteilung des E\/D\/E, stets bem\u00fcht, neue Wege zu finden, um die Arbeit zu rationalisieren, die Kapitalrendite zu steigern und die Kosten zu senken. <\/p>\n\n
„Damals, im Jahr 2019, sprach ich mit einem alten Kollegen“, beginnt Gerlach. „Er erw\u00e4hnte, wie sein Unternehmen die Automatisierung nutzte, um die Abl\u00e4ufe zu ver\u00e4ndern. Ich dachte, wir k\u00f6nnten das Gleiche tun und die Idee war geboren.“ <\/p>\n\n
Gemeinsam mit einem Kollegen aus der IT-Abteilung w\u00e4hlte Gerlach UiPath als Technologiepartner aus. Dann stellte er seinen Plan dem CIO und dem Finanzdirektor vor. Beide waren sofort von dem Konzept der Automatisierung angetan und schlugen sogar einen Partner vor, der bei der Implementierung helfen konnte: Office Samurai, mit Sitz in Krakau, Polen. Ein Proof of Concept wurde sofort gestartet. <\/p>\n\n
Bei der ersten Automatisierung ging es um die Validierung der Mehrwertsteuerangaben. „Wenn wir Artikel in andere EU-Mitgliedstaaten versenden, berechnen wir keine Mehrwertsteuer. Es ist steuerfrei“, erkl\u00e4rt Gerlach. „Aber um die Vorschriften einzuhalten, m\u00fcssen wir sicherstellen, dass unsere Kunden eine g\u00fcltige Umsatzsteuer-Identifikation haben. <\/p>\n\n
Um dies zu erreichen, musste E\/D\/E Berichte aus seinem SAP-System ziehen, das ein Excel-Dokument erstellte. Dann musste ein Kollege die Kundendaten mit Namen und Adressen hinzuf\u00fcgen. Diese Tabelle wurde dann an einen Steuerspezialisten weitergeleitet, der die Informationen best\u00e4tigte. Das war ein manueller Prozess, der jeden Monat sechs Stunden in Anspruch nahm und 500 \u20ac an Buchhaltergeb\u00fchren kostete. „Das war ineffizient. Es hat Ressourcen gekostet, aber es musste getan werden“, erinnert sich Gerlach frustriert. <\/p>\n\n
Wir haben den Prozess automatisiert. Der Roboter \u00fcbernahm die Details aus SAP, f\u00fcgte Informationen hinzu und verwendete dann ein Skript, um die Liste mit deutschen und EU-Steuerdatenbanken abzugleichen, die \u00fcber Websites f\u00fcr \u00f6ffentliche Aufzeichnungen verf\u00fcgbar sind. Durch die Automatisierung reduzierte sich nicht nur der Zeitaufwand auf 50 Minuten pro Monat, sondern es konnten auch Geb\u00fchren eingespart werden. <\/p>\n\n\n\n
Holger Gerlach – Teamleiter in der Finanzabteilung des E\/D\/E
„Wir pr\u00e4sentierten die Ergebnisse dem CIO und dem Finanzdirektor und ernteten ein L\u00e4cheln“, sagt Gerlach. „Sie fragten ironisch, warum wir das nicht schon fr\u00fcher gemacht haben. Es war ein gro\u00dfer Erfolg f\u00fcr ein Unternehmen, das ein wenig altmodisch sein kann. Wir hatten bewiesen, dass wir eine Spitzentechnologie nutzen k\u00f6nnen, um Prozesse zu verbessern und Geld zu sparen. <\/p>\n\n
Um eine reibungslose Einf\u00fchrung der Software zu gew\u00e4hrleisten, wusste Gerlach, dass er Mitarbeiter brauchte, die mit an Bord waren. Wir hatten einige „Lunch and Learn“-Sitzungen mit Kollegen. Zuerst hatte ich Angst, dass die Leute denken w\u00fcrden, wir w\u00fcrden sie durch die Automatisierung ersetzen, aber so haben sie es nicht gesehen. Eine Person sagte zu mir: ‚Ich habe zu viel Arbeit zu tun. Es w\u00e4re toll, wenn mir ein Roboter helfen w\u00fcrde.‘ Das war eine fantastische Reaktion.“ <\/p>\n\n
Es folgte eine zweite Automatisierung, bei der jeden Tag in einer Abteilung ein SAP-Bericht erstellt und an eine andere Abteilung geschickt wurde, wo er ausgedruckt und bearbeitet wurde. Dies war ein weiterer kleiner Erfolg, der zum ersten gro\u00dfen Test f\u00fcr die Technologie f\u00fchrte. <\/p>\n\n
„Wir bieten unseren Kunden einen Service namens Factoring an. Dabei kaufen wir unbezahlte Rechnungen, um ihren Cashflow anzukurbeln“, sagt Gerlach. „Bevor wir die Rechnungen \u00fcbernehmen, m\u00fcssen wir alle Schuldner \u00fcberpr\u00fcfen und das Risiko kalkulieren, das damit verbunden ist. Normalerweise sind zwischen zweihundert und tausend Rechnungen zu pr\u00fcfen, also haben unsere Mitarbeiter das manuell gemacht.“ <\/p>\n\n
Dann bat ein gr\u00f6\u00dferer Kunde um Hilfe. Er wollte E\/D\/E-Rechnungen von 20.000 Schuldnern verkaufen. „Es h\u00e4tte sechs Monate gedauert, sie zu pr\u00fcfen“, erz\u00e4hlt Gerlach. „Das konnten wir einfach nicht tun, denn dann h\u00e4tten wir den Auftrag verloren. Also haben wir Office Samurai nach einer L\u00f6sung gefragt.“ Eine Automatisierung bewertete die Kreditw\u00fcrdigkeit, indem sie alle notwendigen Daten aus einer Kreditauskunft herunterlud, um sie automatisch zu verarbeiten. <\/p>\n\n
Die Aufgabe dauerte nur dreieinhalb Wochen, sparte Monate an Arbeit und sicherte den Auftrag. Dies war ein wichtiger Wendepunkt, der eine neue und neuartige Art der Automatisierung bewies, die sich auch wirtschaftlich auswirkte. <\/p>\n\n
„Wir haben ein Zentrallager in Deutschland, in dem \u00fcber hunderttausend Artikel lagern. Von hier aus k\u00f6nnen unsere Mitglieder bestellen, was sie brauchen. T\u00e4glich werden 22.000 Artikel mit 6.300 Lieferungen angefordert“, erkl\u00e4rt Gerlach. „Wir haben 11 Kollegen in einem Team, die das Inventar verwalten, SAP aktualisieren und bei Bedarf Ersatzbest\u00e4nde nachbestellen. Das war ein riesiger manueller Prozess.“ <\/p>\n\n
Eines der 11 Teammitglieder verlie\u00df das Unternehmen, was eine zus\u00e4tzliche Belastung f\u00fcr die verbleibenden Mitarbeiter bedeutete. Als sie von der Automatisierung h\u00f6rten, baten sie Gerlach um Hilfe. „Zuerst sagten wir, das w\u00e4re zu schwierig, weil wir mit 700 verschiedenen Lieferanten arbeiten, die alle unterschiedliche Auftragsbest\u00e4tigungsdokumente haben. Wir dachten, wir m\u00fcssten f\u00fcr jeden einzelnen eine andere Vorlage erstellen.“ <\/p>\n\n
Gerlach wandte sich an seine Partner bei Office Samurai, die das Verstehen von Dokumenten als L\u00f6sung vorschlugen. Mit dieser Technologie konnte eine Automatisierung alle ben\u00f6tigten Informationen aus den verschiedenen Dokumenten extrahieren und sie dann verarbeiten. Es funktionierte wie ein Traum. <\/p>\n\n
K\u00fcrzlich kam ein anderes Team mit einem \u00e4hnlichen Problem wie das der Lagerverwaltung auf Gerlach zu. „Wir sagten ihnen, keine Sorge, wir haben etwas, das helfen wird. Wir untersuchen jetzt ihren Prozess, bevor wir die gleiche Automatisierung einsetzen.“ <\/p>\n\n
E\/D\/E hat jetzt zwei Software-Roboter, die 25 Prozesse abwickeln. Jede Automatisierung macht sich innerhalb eines Jahres bezahlt, und danach ist jede Effizienzeinsparung eine Rendite f\u00fcr die Investition. <\/p>\n\n
Mit Blick auf den Einsatz der Automatisierung bei E\/D\/E sagt Gerlach: „Sie ist nicht riesig, aber wir wachsen schnell.“ Er weist auch darauf hin, dass E\/D\/E seinen Erfolg bisher ohne ein internes Team erzielt hat. „Nur ich und zwei weitere Mitarbeiter aus der IT-Abteilung machen das zus\u00e4tzlich zu unseren Hauptjobs.“ Das Geheimnis liegt in der Zusammenarbeit mit dem IT-Team und der Partnerschaft mit Office Samurai. <\/p>\n\n
Gemeinsam sind wir eine starke Truppe, die gro\u00dfartige Ergebnisse erzielt und Spa\u00df an der Arbeit hat. Wir erhalten Ideen f\u00fcr Automatisierungen von Kollegen, f\u00fchren eine erste Sondierung durch und bitten Office Samurai dann um Vorschl\u00e4ge, wie sie diese effizient umsetzen k\u00f6nnen. <\/p>\n\n\n\n
Holger Gerlach – Teamleiter in der Finanzabteilung des E\/D\/E<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n
F\u00fcr das E\/D\/E ist geplant, die sorgf\u00e4ltige Einf\u00fchrung der Automatisierung fortzusetzen und sich dabei auf das Verst\u00e4ndnis der Dokumente zu konzentrieren. In Anbetracht seiner Erfahrungen hat Gerlach drei Ratschl\u00e4ge f\u00fcr andere Unternehmen parat. „Erstens: Holen Sie sich die richtige Unterst\u00fctzung. Die Zusammenarbeit mit Office Samurai war fantastisch. Ein externer Partner kann in Ihrem Namen implementieren und bringt einen gro\u00dfen Erfahrungsschatz mit. Er kann auch proaktiv sein, neue Ideen anbieten, neue Technologien vorschlagen und Wege finden, Probleme zu l\u00f6sen, die wir nicht l\u00f6sen k\u00f6nnen.“ <\/p>\n\n
Zweitens warnt er davor, zu schnell zu handeln. „Versuchen Sie nicht, alles sofort zu tun. Gehen Sie Schritt f\u00fcr Schritt vor, vor allem, wenn Sie nicht \u00fcber viele interne Ressourcen verf\u00fcgen. Stellen Sie sicher, dass Sie Mitarbeiter auf allen Ebenen des Unternehmens an Bord holen, und bauen Sie dann eine Pipeline von Automatisierungen auf, die Sie sorgf\u00e4ltig umsetzen.“ <\/p>\n\n
Schlie\u00dflich sagt Gerlach, dass es f\u00fcr den Erfolg des Dokumentenverstehens entscheidend ist, die maschinellen Lernmodelle sorgf\u00e4ltig zu trainieren. „Als wir den Roboter f\u00fcr das Lagerteam trainierten, waren verschiedene Personen beteiligt, die alle einen etwas anderen Ansatz verfolgten. Das verwirrte den Roboter. Office Samurai war in der Lage, eine Anleitung f\u00fcr die beste Vorgehensweise zu geben und den Roboter zu trainieren, um eine bessere Genauigkeit und bessere Ergebnisse zu erzielen.“ <\/p>\n\n
Wenn man bedenkt, dass das E\/D\/E seit mehr als 90 Jahren t\u00e4tig ist, mit all dem Erbe und der Geschichte, die das mit sich bringt, ist es schnell dabei, eine Spitzentechnologie einzuf\u00fchren, die es vielen \u00e4hnlichen Unternehmen voraus hat. Und auch wenn die Geschichte des Unternehmens aus Eisenwaren, Handwerkzeugen und Werkstattausr\u00fcstungen besteht, wird eine neue Generation von Werkzeugen seine Zukunft unterst\u00fctzen. N\u00e4mlich Automatisierung, Dokumentenverst\u00e4ndnis, maschinelles Lernen und KI. <\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
Das E\/D\/E ist ein Familienunternehmen, dessen Geschichte \u00fcber neun Jahrzehnte zur\u00fcckreicht. Das Unternehmen, das mittlerweile in der dritten Generation gef\u00fchrt wird, bezahlt f\u00fcr Werkzeuge, Technologie und Ausr\u00fcstung im Wert von 9,3 Milliarden Euro, die seine Mitglieder jedes Jahr kaufen. Die Einzelhandelsunternehmen der Gruppe k\u00f6nnen die Waren dann in ihren Gesch\u00e4ften verkaufen, w\u00e4hrend gewerbliche Unternehmen die Waren im Baugewerbe und in der Produktion einsetzen. <\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":13872,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"inline_featured_image":false,"footnotes":""},"categories":[134,135,136],"tags":[137],"class_list":["post-16684","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-ai-tools-de","category-robotergestuetzte-prozessautomatisierung","category-sap-automatisierung-de","tag-fallstudie"],"acf":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/office-samurai.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/16684","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/office-samurai.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/office-samurai.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/office-samurai.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/users\/1"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/office-samurai.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=16684"}],"version-history":[{"count":0,"href":"https:\/\/office-samurai.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/16684\/revisions"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/office-samurai.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/media\/13872"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/office-samurai.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=16684"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/office-samurai.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=16684"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/office-samurai.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=16684"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}