Wie jedes globale Unternehmen verf\u00fcgt auch Sappi \u00fcber ein riesiges Netzwerk mit verschiedenen Abteilungen. Von der Finanz- und Personalabteilung \u00fcber die Logistik bis hin zur Produktion gibt es eine Vielzahl sich wiederholender Aufgaben. „In jeder Abteilung und in jedem Team“, erkl\u00e4rt Wojciech Bazarnik, Leiter der robotergest\u00fctzten Prozessautomatisierung im Sappi Krakau Center of Process Excellence, „gibt es Aufgaben, die bis vor kurzem von jemandem erledigt werden mussten, der sich immer wieder auf die gleiche Weise hinsetzte.“ <\/p>\n\n
Die schiere Menge dieser wiederkehrenden Prozesse stellte f\u00fcr das Unternehmen eine erhebliche Automatisierungsm\u00f6glichkeit dar. Nicht nur in den Verwaltungs- und Finanzfunktionen, sondern auch in anderen Abteilungen. Vor vier Jahren begann Sappi mit der Erkundung fortschrittlicher Automatisierungsm\u00f6glichkeiten. Zuvor war Bazarnik h\u00e4ufig an die Grenzen traditioneller Projekte zur kontinuierlichen Verbesserung gesto\u00dfen. <\/p>\n\n
„Wir haben uns oft an die IT-Abteilung gewandt, um ma\u00dfgeschneiderte L\u00f6sungen zu erhalten, oder uns auf erfahrene Mitarbeiter verlassen“, erinnert er sich. Aber wir wollten eine umfassendere L\u00f6sung, die den gr\u00f6\u00dferen Bedarf des Unternehmens abdecken konnte. W\u00e4hrend externe Beratungsunternehmen Ad-hoc-L\u00f6sungen anboten, versuchte Sappi, auch intern Fachwissen im Bereich Automatisierung aufzubauen. <\/p>\n\n
Diese Suche nach einer nachhaltigen, skalierbaren L\u00f6sung f\u00fchrte Sappi zu UiPath und seinem Partner Office Samurai.<\/p>\n\n
Wir wollten von den Erfahrungen anderer lernen. Office Samurai bot uns wertvolle Schulungen und Einblicke in UiPath, die uns in unserer Entscheidung best\u00e4rkten. <\/p>\n\n\n\n
Wojciech Bazarnik – RPA-Leiter bei Sappi<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n
Bazarnik sagt, dass UiPath einfach zu bedienen ist. Das bedeutet, dass Sappi es ohne Spezialkenntnisse mit seinen aktuellen Systemen und Anwendungen verbinden kann. „UiPath arbeitet nahtlos mit den Tools zusammen, die unsere Mitarbeiter tagt\u00e4glich verwenden, wie z. B. Tabellenkalkulationen und PDFs“, sagt er. Diese Mischung aus benutzerfreundlicher Technologie und fachkundiger Anleitung legte den Grundstein f\u00fcr Sappis Automatisierungsreise. <\/p>\n\n
Mit UiPath und der Office Samurai-Schulung im Gep\u00e4ck war das interne Team von Sappi begierig darauf, die Leistungsf\u00e4higkeit der Automatisierung zu demonstrieren. Die erste Kreation war ein Roboter namens Hermes, nach dem griechischen Gott der Boten. Er sollte automatisch einen Wochenbericht f\u00fcr den Finanzdirektor erstellen. <\/p>\n\n
„Wir wollten zeigen, dass wir die Automatisierung schnell umsetzen k\u00f6nnen“, erkl\u00e4rt Bazarnik. „Hermes erm\u00f6glichte es dem Finanzdirektor, sich auf die Analyse der Daten zu konzentrieren, anstatt sie zusammenzustellen.“ Vorher war der Bericht eine manuelle, langwierige Arbeit, die oft etwa eine Stunde in Anspruch nahm. Mit Hermes konnte er in weniger als drei Minuten erstellt werden. Au\u00dferdem konnte jede Anforderung, den Bericht mit anderen Parametern erneut zu erstellen, fast sofort ausgef\u00fchrt werden. <\/p>\n\n
Hermes war ein sofortiger Erfolg. W\u00e4hrend die Unternehmensleitung die Automatisierung bereits unterst\u00fctzte, lieferte Hermes einen greifbaren Beweis f\u00fcr ihr Potenzial im gesamten Unternehmen. Um die Mitarbeiter noch mehr einzubinden, setzte Sappi die Namensgebung f\u00fcr seine Roboter fort und lie\u00df sich dabei von der griechischen Mythologie und historischen Figuren inspirieren. <\/p>\n\n
Die Benennung der Roboter half, sie zu vermenschlichen und die interne Kommunikation zu verbessern. Anstatt von ‚dem Roboter, der Dokumente liest‘ zu sprechen, sagten wir ‚Hermes hat den Bericht geliefert‘. Das gab ihnen eine Pers\u00f6nlichkeit. <\/p>\n\n\n\n
Wojciech Bazarnik – RPA-Leiter bei Sappi<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n
Der Name jedes Roboters wurde sorgf\u00e4ltig ausgew\u00e4hlt, um seine Funktion oder seinen Zweck widerzuspiegeln, damit er schnell identifiziert werden kann und ein Gef\u00fchl der Kameradschaft innerhalb des Teams entsteht. Bazarnik scherzt: „Sisyphos, benannt nach der Figur, die dazu verdammt ist, einen Stein endlos bergauf zu schieben, wurde mit der sich wiederholenden Aufgabe betraut, jeden Monat die Mehrwertsteuer zu \u00fcberpr\u00fcfen. Das ist ein perfektes Beispiel daf\u00fcr, wie die Automatisierung die gleichen, sich wiederholenden Aufgaben \u00fcbernimmt.“ <\/p>\n\n
Die Einf\u00fchrung der Automatisierung hat bei den Mitarbeitern jedoch Bedenken hinsichtlich der Arbeitsplatzsicherheit geweckt. Um mit diesen Sorgen umzugehen, hat Sappi einen vorsichtigen und offenen Ansatz gew\u00e4hlt. „Wir haben mit den Mitarbeitern diskutiert und ihre Bedenken zur Kenntnis genommen“, f\u00fcgt Bazarnik hinzu. „Wir haben mit kleinen, risikoarmen Automatisierungen begonnen, um zu zeigen, dass die Roboter sie unterst\u00fctzen und nicht ersetzen sollen.“ <\/p>\n\n
Nach einem Jahr wurde das Team mit Anfragen \u00fcberschwemmt. Sie hatten etwa 80 Automatisierungen implementiert und damit allein in der Region Europa etwa 5.000 Stunden eingespart. Als die Nachfrage nach Automatisierung stieg, erkannte Sappi die Notwendigkeit, ein Gleichgewicht zwischen schnellen Erfolgen und gr\u00f6\u00dferen, wirkungsvolleren Projekten herzustellen. Dies ebnete den Weg f\u00fcr ein Automatisierungsprojekt namens Gutenberg. <\/p>\n\n
Sappi erkannte die perfekte Gelegenheit f\u00fcr ein gro\u00dfes Projekt: die Verarbeitung von Buchungsbest\u00e4tigungen von Frachtunternehmen. „Jeden Tag erh\u00e4lt das Logistikteam Buchungsbest\u00e4tigungen im PDF-Format“, erkl\u00e4rt Bazarnik. „Sie mussten jedes Dokument manuell lesen, die wichtigsten Informationen extrahieren und sie in den richtigen Ordnern mit den entsprechenden Benennungsformaten speichern.“ <\/p>\n\n
Dieser Prozess war nicht nur m\u00fchsam, sondern auch fehleranf\u00e4llig. Eine Person arbeitete den ganzen Tag an dieser Aufgabe und verbrachte Stunden damit, Dokumente durchzusehen. Bazarnik f\u00fcgt hinzu: „Diese Informationen wurden auch von anderen Logistikteams, wie Transportplanern und Managern, zur Analyse verwendet. Jegliche Fehler in diesem Bereich k\u00f6nnten Konsequenzen f\u00fcr die gesamte Kette haben.“ Er h\u00e4lt inne: „Wenn wir den Zeitaufwand f\u00fcr diesen Prozess berechnen, waren es fast 2.000 Stunden pro Jahr.“ <\/p>\n\n
Der Prozess umfasste mehrere komplexe Schritte, darunter die Identifizierung der letzten Buchungsbest\u00e4tigung f\u00fcr jede Bestellung, die Sichtung unz\u00e4hliger E-Mails und die Extraktion spezifischer Daten aus jeder PDF-Datei. „Dazu geh\u00f6ren die Namen der Spediteure, Ankunftszeiten, Containernummern, Zielorte usw.“, erkl\u00e4rt Bazarnik. <\/p>\n\n
Da das Unternehmen zahlreiche Frachtunternehmen in seiner Lieferkette hat, von denen jedes seine eigenen Dokumentenformate und -layouts hat, war dieser Prozess ein idealer Proof of Concept f\u00fcr UiPaths Document Understanding. Der Bot sammelt und sortiert nun E-Mails, bevor er die erforderlichen Daten extrahiert. <\/p>\n\n
Gutenberg verarbeitet etwa 12.000 Dokumente pro Jahr, wobei 80 % der Dokumente keinen Eingriff eines Mitarbeiters erfordern. Der Roboter tut das, was ein Mensch tut, aber viel schneller und genauer. Aber es gibt immer einen menschlichen Mitarbeiter, der sich um Ausnahmen k\u00fcmmert. <\/p>\n\n\n\n
Wojciech Bazarnik – RPA-Leiter bei Sappi<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n
Die Auswirkungen von Gutenberg waren erheblich. Durch das Projekt hat Sappi seit seiner Einf\u00fchrung bisher rund 600 Stunden eingespart, eine erhebliche Reduzierung. <\/p>\n\n
Noch wichtiger ist, dass es zeigte, wie das interne Team – mit der richtigen Unterst\u00fctzung – einen gesamten End-to-End-Prozess automatisieren kann. „Nach Gutenberg erhielten wir noch mehr Projektideen von demselben Team“, f\u00fcgt Bazarnik hinzu. „Sie sahen, was m\u00f6glich war und wollten es auf andere Prozesse anwenden. <\/p>\n\n
Sappi hat 132 Automatisierungen eingef\u00fchrt. Dadurch wurden allein in Europa im letzten Jahr etwa 13.000 Stunden eingespart. Dies zeigt, wie wichtig die RPA-Bem\u00fchungen des Teams sind, die einen wichtigen Beitrag zum Auftrag des Unternehmens, die digitale Transformation, leisten. Der Erfolg dieser Initiativen hat einen stetigen Strom von Projekten aus dem gesamten Unternehmen ausgel\u00f6st. „Wir haben auch einen signifikanten Anstieg der Zahl derer festgestellt, die uns fragen, wie man Roboter baut und in die Automatisierung einsteigt“, bemerkt Bazarnik. <\/p>\n\n
Mit Blick auf die Zukunft ist Sappi bereit, seine Automatisierungsm\u00f6glichkeiten noch weiter auszubauen. „Wir starten gerade unser Projekt f\u00fcr den Abbau von Kommunikation“, verr\u00e4t Bazarnik. „Es soll unser Verkaufsteam bei der Auftragsabwicklung unterst\u00fctzen und wir haben die letzten f\u00fcnf Monate damit verbracht, es zu entwickeln.“ <\/p>\n\n
Communications Mining wird Sappi dabei helfen, die gro\u00dfe Menge an Kundenauftr\u00e4gen zu verarbeiten, die per E-Mail eingehen. Bazarnik erkl\u00e4rt: „Diese E-Mails enthalten oft unstrukturierte Daten und technische Informationen, die unsere Vertriebsmitarbeiter manuell verarbeiten.“ Das Communications Mining Tool kategorisiert diese E-Mails und extrahiert relevante Auftragsinformationen, die dann an das ERP-System (Enterprise Resource Planning) von Sappi weitergeleitet werden. <\/p>\n\n
Dar\u00fcber hinaus erforscht Sappi auch das Potenzial der agentenbasierten KI. „Das ist ein sehr neues Thema f\u00fcr uns“, r\u00e4umt Bazarnik ein. „Aber wir sehen viel Potenzial und werden UiPath und Office Samurai um Hilfe bitten, sobald wir einen guten Gesch\u00e4ftsplan haben.“ Obwohl Sappi einen vorsichtigen Ansatz in Bezug auf agentenbasierte KI verfolgt, ist der Appetit darauf innerhalb des Unternehmens gro\u00df. „Wir sind begeistert von den M\u00f6glichkeiten“, f\u00fcgt Bazarnik hinzu. <\/p>\n\n
Unternehmen, die ihre eigene Automatisierungsreise in Betracht ziehen, gibt Bazarnik wertvolle Ratschl\u00e4ge: „Die Zeit ist reif“, „Verpassen Sie nicht die Chance, diese Tools einzuf\u00fchren, sonst riskieren Sie, hinter Ihre Konkurrenten zur\u00fcckzufallen.“ Bazarnik f\u00fcgt hinzu: „Konzentrieren Sie sich darauf, Vertrauen bei den Mitarbeitern aufzubauen und den Wert der Automatisierung schon heute zu demonstrieren.“ <\/p>\n\n
Der Weg von Sappi zeigt die transformative Kraft der Automatisierung. Durch die Einf\u00fchrung von Innovationen steigert das Unternehmen seine Effizienz, erh\u00f6ht seine Produktivit\u00e4t und positioniert sich f\u00fcr einen anhaltenden Erfolg im digitalen Zeitalter. <\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
Sappi ist ein weltweit f\u00fchrender Anbieter von Materialien des t\u00e4glichen Bedarfs, die aus nachwachsenden Rohstoffen auf Holzbasis hergestellt werden. Das Angebot an Rohstoffen (einschlie\u00dflich Zellstoff, Holzzellstoff und Biomaterialien) und Endprodukten (Verpackungspapiere, Spezialpapiere, grafische Papiere, Gie\u00df- und Trennpapiere, Forstprodukte) wird an Produktionsstandorten in ganz Europa hergestellt. <\/p>\n","protected":false},"author":5,"featured_media":16395,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"inline_featured_image":false,"footnotes":""},"categories":[134,135],"tags":[137],"class_list":["post-16696","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-ai-tools-de","category-robotergestuetzte-prozessautomatisierung","tag-fallstudie"],"acf":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/office-samurai.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/16696","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/office-samurai.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/office-samurai.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/office-samurai.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/users\/5"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/office-samurai.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=16696"}],"version-history":[{"count":0,"href":"https:\/\/office-samurai.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/16696\/revisions"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/office-samurai.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/media\/16395"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/office-samurai.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=16696"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/office-samurai.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=16696"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/office-samurai.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=16696"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}