{"id":18478,"date":"2025-08-21T12:35:52","date_gmt":"2025-08-21T10:35:52","guid":{"rendered":"https:\/\/office-samurai.com\/folge-8-kontinuierliche-verbesserung-im-jahr-2025-was-in-der-ki-aera-funktioniert\/"},"modified":"2025-10-23T14:12:54","modified_gmt":"2025-10-23T12:12:54","slug":"folge-8-kontinuierliche-verbesserung-im-jahr-2025-was-in-der-ki-aera-funktioniert","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/office-samurai.com\/de\/folge-8-kontinuierliche-verbesserung-im-jahr-2025-was-in-der-ki-aera-funktioniert\/","title":{"rendered":"Folge 8 | Kontinuierliche Verbesserung im Jahr 2025: Was in der KI-\u00c4ra funktioniert"},"content":{"rendered":"\n<div class=\"wp-block-buttons is-content-justification-center is-layout-flex wp-container-core-buttons-is-layout-a89b3969 wp-block-buttons-is-layout-flex\">\n<div class=\"wp-block-button is-style-outline is-style-outline--1\"><a class=\"wp-block-button__link has-black-color has-text-color has-link-color has-medium-font-size has-custom-font-size wp-element-button\" href=\"https:\/\/youtu.be\/vlZUwz1OxGc\" style=\"border-radius:0px\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">YouTube<\/a><\/div>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-button is-style-outline is-style-outline--2\"><a class=\"wp-block-button__link has-black-color has-text-color has-link-color has-medium-font-size has-custom-font-size wp-element-button\" href=\"https:\/\/open.spotify.com\/episode\/05d5zw3GY6mtcm1YWZoHjT?si=cb306a132d9e4365\" style=\"border-radius:0px\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Spotify<\/a><\/div>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-button is-style-outline is-style-outline--3\"><a class=\"wp-block-button__link has-black-color has-text-color has-link-color has-medium-font-size has-custom-font-size wp-element-button\" href=\"https:\/\/podcasts.apple.com\/us\/podcast\/continuous-improvement-in-2025-what-works-in-the-ai-era\/id1814320637?i=1000722825463\" style=\"border-radius:0px\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Apple Podcasts<\/a><\/div>\n<\/div>\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Einleitung_Die_endlose_Suche_nach_Perfektion\"><\/span><strong>Einleitung: Die endlose Suche nach Perfektion<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n<p>Konnichiwa! Willkommen, Prozesskrieger, zu der <a href=\"https:\/\/www.youtube.com\/playlist?list=PLhXE_-WUIvq0-qsJPqg509l6s7vLhEOPs\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">AI Automation Dojo<\/a>! Die einzige Show, die die endlose Suche nach Perfektion am Arbeitsplatz betrachtet und fragt: \u201eSind wir schon da, und wenn ja, k\u00f6nnen wir ein Nickerchen machen?\u201c Heute tauchen wir ein in die heiligen K\u00fcnste der kontinuierlichen Verbesserung. Wir sprechen \u00fcber Lean, Six Sigma, Kaizen \u2013 all diese Methoden, die eine Welt nahtloser Effizienz versprechen. Dinge, die auf dem Whiteboard gro\u00dfartig aussehen, aber in der realen Welt oft auf ihren Erzfeind treffen: Brenda aus der Buchhaltung, die ihren eigenen Prozess hat.    <\/p>\n\n<p>Ich bin euer Gastgeber, Andrzej Kinastowski, einer der Gr\u00fcnder von <a href=\"https:\/\/office-samurai.com\/de\/unternehmen-fuer-die-automatisierung-von-geschaeftsprozessen\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Office Samurai<\/a>, wo wir uns ein 100-seitiges Folienset ansehen und die harten Fragen stellen wie: \u201eH\u00e4tte das nicht auch ein Haiku sein k\u00f6nnen?\u201c Egal, ob du ein zertifizierter Lean-Sensei bist, der selbst im Schlaf Verschwendung erkennt, ein Manager, der versucht, einen Gemba-Walk umzusetzen, der nicht einfach beim Snackautomaten endet, oder ob du nur hier bist, weil du das Wort Kaizen geh\u00f6rt hast und dachtest, es sei eine neue Sushi-Sorte \u2013 du bist hier genau richtig. Also schnapp dir dein Lieblingskatana oder die Value-Stream-Map, an der du seit 2018 arbeitest, und legen wir los.  <\/p>\n\n<figure class=\"wp-block-embed is-type-video is-provider-youtube wp-block-embed-youtube wp-embed-aspect-16-9 wp-has-aspect-ratio\"><div class=\"wp-block-embed__wrapper\">\n<iframe class=\"cky-consent-iframe\" data-consent=\"marketing\" data-cky-src=\"https:\/\/www.youtube.com\/embed\/vlZUwz1OxGc?feature=oembed\" data-cky-placeholder=\"1\" class=\"cky-consent-iframe\" data-consent=\"marketing\" data-cky- data-cky-placeholder=\"1\" title=\"Continuous Improvement in 2025: What works in the AI Era\" width=\"800\" height=\"450\" frameborder=\"0\" allow=\"accelerometer; autoplay; clipboard-write; encrypted-media; gyroscope; picture-in-picture; web-share\" referrerpolicy=\"strict-origin-when-cross-origin\" allowfullscreen><\/iframe>\n<\/div><\/figure>\n\n<p>Heute m\u00f6chte ich euch eine Geschichte erz\u00e4hlen, wie ich in den Shared Service einer gro\u00dfen internationalen Fluggesellschaft eingestellt wurde \u2013 mit der Aufgabe, diesen Bereich grundlegend zu ver\u00e4ndern. Meine Rolle war die des Leiters f\u00fcr kontinuierliche Verbesserung. Das Erste, was mir auffiel, als ich anfing, war ein enormer Kulturkonflikt zwischen mir und dem Rest der Organisation. Ich stellte fest, dass ich der erste Manager war, der von au\u00dfen eingestellt wurde \u2013 seit ungef\u00e4hr zehn Jahren. Alle anderen Manager und Abteilungsleiter waren intern gewachsen, was an sich keine schlechte Sache ist, aber eine bestimmte Kultur schafft: Menschen, die gemeinsam gewachsen sind, dieselben Werte und dieselben Vorstellungen teilen. Doch manchmal kann das auch nachteilig sein, weil neue Ideen von au\u00dfen f\u00fcr sie schwer zu akzeptieren oder umzusetzen sind. Ich geriet in so viele Diskussionen, in denen ich ihnen praktisch entgegenschrie: \u201eKommt schon, lasst es uns einfach machen! Es ist so simpel \u2013 ich habe es schon unz\u00e4hlige Male umgesetzt!\u201c, und sie antworteten: \u201eDu bist verr\u00fcckt. Das wird hier niemals funktionieren.\u201c<br\/>Und manchmal endeten diese Diskussionen damit, dass wir einfach nicht mehr miteinander reden wollten \u2013 was noch viel, viel schlimmer war.       <\/p>\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Die_Ameisenkolonie-Frage_Ist_eure_Organisation_klug_genug\"><\/span><strong>Die Ameisenkolonie-Frage: Ist eure Organisation klug genug?<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n<p>Meine Aufgabe war es, eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung in die Shared-Service-Organisation einzuf\u00fchren. Wenn ich heute darauf zur\u00fcckblicke, wie sich die Dinge entwickelt haben, wei\u00df ich, dass es eine Frage gibt, die sich jede Organisation stellen muss, die eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung einf\u00fchren m\u00f6chte.<br\/>Die Frage, die sich jede Organisation stellen muss, die kontinuierliche Verbesserung umsetzen will, lautet: Ist meine Organisation kl\u00fcger als eine Ameisenkolonie?  <\/p>\n\n<p>Es gibt viele faszinierende Dinge \u00fcber Ameisen, aber eines der interessantesten ist, wie sie nach Nahrung suchen. Zu Beginn gehen eine bestimmte Anzahl von Ameisen in zuf\u00e4llige Richtungen von der Kolonie weg, um eine Nahrungsquelle zu finden. Fr\u00fcher oder sp\u00e4ter wird eine von ihnen etwas entdecken \u2013 hoffentlich etwas Reichhaltiges und Nahrhaftes, zum Beispiel ein totes Kaninchen. Wenn sie es gefunden hat, nimmt sie ein St\u00fcck des Kaninchens und bringt es zur\u00fcck zur Kolonie. Doch w\u00e4hrend sie das tut, hinterl\u00e4sst sie eine Pheromonspur \u2013 eine Spur, die vom toten Kaninchen bis zur Kolonie f\u00fchrt. Das Interessante an dieser Spur ist, dass andere Ameisen, sobald sie ihr begegnen, ihr folgen. Jede Ameise, die dieser Spur folgt, gelangt ebenfalls zum Kaninchen, nimmt ein St\u00fcck davon und kehrt auf demselben Weg zur\u00fcck, wobei sie ihre eigene Pheromonspur hinterl\u00e4sst und so die urspr\u00fcngliche Spur weiter verst\u00e4rkt.        <\/p>\n\n<p>Halten wir hier kurz inne und denken nach. Machen wir in unseren Organisationen dasselbe? Ich glaube, ja. Wir haben Wege, sicherzustellen, dass jede unserer Ameisen, sobald wir eine gute Methode gefunden haben, etwas zu tun, weiterhin demselben Pfad folgt. Wir haben Verfahren, wir haben Standards, wir haben Audits, wir haben Prozesslandkarten. All diese Dinge sind daf\u00fcr da, sicherzustellen, dass wir, sobald wir einen guten Weg gefunden haben, etwas zu tun, alle demselben Pfad folgen. Also sind unsere Organisationen an diesem Punkt so klug wie eine durchschnittliche Ameisenkolonie, und diese Strategie ist eine gute Strategie, aber sie ist nicht optimal, und die Ameisen haben einen Weg gefunden, sie zu verbessern.     <\/p>\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Ameisen-Anarchisten\"><\/span>Ameisen-Anarchisten<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n<p>In jeder Kolonie gibt es eine bestimmte Anzahl von Ameisen, die, wenn sie auf eine Pheromonspur sto\u00dfen, sie ignorieren und ihren eigenen Weg gehen. Nennen wir sie Ameisen-Anarchisten, Ameisen-St\u00f6renfriede. Es gibt ein paar verschiedene Dinge, die passieren k\u00f6nnen, wenn du eine anarchistische Ameise bist.  <\/p>\n\n<p>Eines, das passieren kann, ist, dass du deinen eigenen Weg gehst und dabei einen besseren Weg zu diesem Kaninchen findest. Vielleicht findest du einen Weg, der k\u00fcrzer ist, sicherer oder einfach effizienter. Etwas sehr Interessantes ist, dass, wenn eine anarchistische Ameise, die den Pheromonspuren nicht folgt, selbst das Kaninchen findet, sie ein St\u00fcck davon nimmt, zur Kolonie zur\u00fcckkehrt und ihre eigene Pheromonspur hinterl\u00e4sst. Und einige andere Ameisen beginnen, dieser neuen Spur zu folgen. Da dieser Weg k\u00fcrzer und sicherer ist, wird er mit der Zeit st\u00e4rker als der urspr\u00fcngliche, und er wird zum neuen Standardweg zum Kaninchen.   <\/p>\n\n<p>Eine andere Sache, die passieren kann, wenn du eine anarchistische Ameise bist, ist, dass du deinen eigenen Weg gehst \u2013 vielleicht dorthin, wo du besser nicht h\u00e4ttest hingehen sollen \u2013 und einen schrecklichen, schmerzhaften Tod stirbst. Aber es kann auch passieren, dass du an einen Ort gelangst, an dem noch keine andere Ameise gewesen ist, und dort eine Nahrungsquelle findest, die noch reicher und ergiebiger ist \u2013 etwas wie eine tote Kuh. Du wirst ein St\u00fcck der Kuh nehmen, es zur Kolonie bringen und dabei eine Pheromonspur hinterlassen \u2013 und du wirst f\u00fcr immer als die Ameise bekannt sein, die die tote Kuh gefunden hat.  <\/p>\n\n<p>Die Frage ist: Machen wir das auch in unseren Organisationen, wenn wir \u00fcber kontinuierliche Verbesserung nachdenken? Das ist es, was ich \u00fcber Anarchie denke \u2013 kontrollierte Anarchie, aber dennoch Anarchie. Denn Ver\u00e4nderungen zu bewirken erfordert, dass man ein bisschen Anarchist ist.  <\/p>\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><img fetchpriority=\"high\" decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"580\" src=\"https:\/\/office-samurai.com\/wp-content\/uploads\/2025\/08\/OS-cyber-team_00057_-1024x580.png\" alt=\"\" class=\"wp-image-19945\" srcset=\"https:\/\/office-samurai.com\/wp-content\/uploads\/2025\/08\/OS-cyber-team_00057_-1024x580.png 1024w, https:\/\/office-samurai.com\/wp-content\/uploads\/2025\/08\/OS-cyber-team_00057_-300x170.png 300w, https:\/\/office-samurai.com\/wp-content\/uploads\/2025\/08\/OS-cyber-team_00057_-768x435.png 768w, https:\/\/office-samurai.com\/wp-content\/uploads\/2025\/08\/OS-cyber-team_00057_-1536x870.png 1536w, https:\/\/office-samurai.com\/wp-content\/uploads\/2025\/08\/OS-cyber-team_00057_.png 1920w\" sizes=\"(max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><\/figure>\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Drei_umgesetzte_CI-Methoden\"><\/span><strong>Drei umgesetzte CI-Methoden<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n<p>Ich m\u00f6chte mit euch \u00fcber drei Hauptaspekte sprechen, die wir in dem Unternehmen umgesetzt haben, in das ich eingestellt wurde. Das sind drei sinnvolle Wege, eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung im Unternehmen einzuf\u00fchren. Sie sprechen unterschiedliche Bed\u00fcrfnisse an \u2013 und auch unterschiedliche Menschen. Eine davon richtet sich an alle Mitarbeitenden gleichzeitig, eine andere an bestimmte Teams, einzeln nacheinander, und die dritte an ganz bestimmte, sehr spezifische Personen.     <\/p>\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">1. Kaizen: Anarchie f\u00fcr alle<\/h3>\n\n<p>Fangen wir mit etwas an, von dem viele schon geh\u00f6rt haben: Kaizen. Kaizen ist die Idee, dass man Dinge ver\u00e4ndern kann, indem man sie St\u00fcck f\u00fcr St\u00fcck ver\u00e4ndert. Man kann sie in kleinen Schritten ver\u00e4ndern.  <\/p>\n\n<p>Als wir unser Programm starteten, stammt tats\u00e4chlich genau daher der Name unseres Unternehmens \u2013 Office Samurai. Mein Team und ich haben einige \u201eSamurais\u201c engagiert. An einem bestimmten Tag kamen diese Samurais in unsere B\u00fcros in Krakau, Bangkok und Mexiko-Stadt. (Es ist erstaunlich schwierig, in Mexiko Samurais zu finden.)<br\/>Vor diesem Tag baten wir die Manager: \u201eH\u00f6rt zu, gebt uns die Namen der Menschen, die im Herzen Anarchisten sind.\u201c Sie gaben uns die Namen, und als die Samurais kamen, gingen sie von Etage zu Etage und riefen Dinge auf Japanisch. Sie riefen die Namen dieser Personen, und wenn sie jemanden fanden, \u00fcberreichten sie eine Urkunde, verneigten sich, sagten ein paar Worte \u2013 und gingen wieder. Wir machten das vor dem Mittagessen, damit die Leute beim Essen etwas zum Reden hatten. Und nach dem Mittagessen verschickten wir eine Mitteilung, in der wir erkl\u00e4rten: \u201eJa, was da gerade passiert ist \u2013 wir steigen jetzt in das Kaizen-Denken ein.\u201c       <\/p>\n\n<p>Wir haben ein Kaizen-Register eingef\u00fchrt. F\u00fcr uns war ein Kaizen keine Idee f\u00fcr eine Verbesserung, sondern eine Verbesserung, die bereits von jemandem umgesetzt wurde. Wir beschlossen also, nur jene Verbesserungen zu sammeln, die tats\u00e4chlich von den Mitarbeitenden selbst umgesetzt worden waren. Traditionell werden in der Produktion meist Ideen f\u00fcr Verbesserungen registriert, da ein Linienmitarbeiter in der Regel nicht einfach selbst ver\u00e4ndern kann, wie Dinge gemacht werden. In Gesch\u00e4ftsprozessen jedoch haben wir viel mehr Kontrolle dar\u00fcber, wie wir Dinge tun \u2013 und au\u00dferdem viel kleinere Teams f\u00fcr kontinuierliche Verbesserung.     <br\/><\/p>\n\n<p>Jeden Monat w\u00e4hlten wir in jedem Center ein Kaizen aus, das irgendwie das beste war. Vielleicht, weil es uns den gr\u00f6\u00dften Nutzen brachte, vielleicht aber auch, weil es am interessantesten oder innovativsten war. Die rangh\u00f6chste Person im Center ging unangek\u00fcndigt an den Schreibtisch dieser Person, \u00fcberreichte ihr eine Urkunde und ein kleines Geschenk und sagte: \u201ehey I really like what you did there I think it&#8217;s a great idea Congratulations\u201c.  <br\/>Jeden Monat bekam eine Person ein Kaizen des Monats. Und dann w\u00e4hlten wir jedes Jahr ein Kaizen des Jahres. Dieses Kaizen des Jahres war tats\u00e4chlich mit einem Bonus verbunden. Das war eine Airline-Gruppe, also war das Beste, was wir tun konnten, ein Ticket f\u00fcr zwei Personen zu finanzieren \u2013 im Grunde an jeden Ort der Welt, mit R\u00fcckflugticket. Das sorgte f\u00fcr eine Menge Gespr\u00e4chsstoff.    <\/p>\n\n<p>In den ersten drei Jahren des Programms wurden 3.500 Kaizens registriert \u2013 in einer Organisation, die zu diesem Zeitpunkt etwa 1.500 Mitarbeitende hatte. Das entspricht mehr als zwei Kaizens pro Person. In diesen drei Jahren hatten \u00fcber 50 % der Mitarbeitenden mindestens ein Kaizen eingereicht. Diese 3.500 Kaizens entsprachen etwa 12.000 eingesparten Stunden pro Monat. Ein durchschnittliches Kaizen brachte etwa vier Stunden Ersparnis, der Median lag sogar noch niedriger \u2013 wahrscheinlich bei etwa anderthalb Stunden. Es ist wirklich wichtig, wenn man ein Kaizen-Programm einf\u00fchrt, sicherzustellen, dass die Menschen verstehen: Selbst die kleinste Ver\u00e4nderung macht einen Unterschied.     <\/p>\n\n<p>Wir hatten auch einige wirklich gro\u00dfe Kaizens. Das gr\u00f6\u00dfte war eine ganze FTE. Es gab einen Kollegen im Buchhaltungsteam, der den Three-Way-Match so stark verbessert hatte, dass er eine volle Stelle eingespart hat \u2013 und diese Stelle war seine eigene. Er wurde daraufhin angesprochen und bekam das Angebot, dies hauptberuflich zu machen \u2013 was er mit Freude annahm. Also haben wir ihn aus dem operativen Bereich in den Bereich Process Excellence versetzt.    <\/p>\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\">Kaizen-Fallstudien: Die Prinzipien der Anarchie<\/h4>\n\n<p>Ich m\u00f6chte euch drei Beispiele geben \u2013 drei F\u00e4lle von Kaizen-Verbesserungen, die von den Mitarbeitenden im Unternehmen umgesetzt wurden.<\/p>\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><img decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"580\" src=\"https:\/\/office-samurai.com\/wp-content\/uploads\/2025\/08\/meditate_00135_-1024x580.png\" alt=\"\" class=\"wp-image-19954\" srcset=\"https:\/\/office-samurai.com\/wp-content\/uploads\/2025\/08\/meditate_00135_-1024x580.png 1024w, https:\/\/office-samurai.com\/wp-content\/uploads\/2025\/08\/meditate_00135_-300x170.png 300w, https:\/\/office-samurai.com\/wp-content\/uploads\/2025\/08\/meditate_00135_-768x435.png 768w, https:\/\/office-samurai.com\/wp-content\/uploads\/2025\/08\/meditate_00135_-1536x870.png 1536w, https:\/\/office-samurai.com\/wp-content\/uploads\/2025\/08\/meditate_00135_.png 1920w\" sizes=\"(max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><\/figure>\n\n<p><strong>Fall 1: Die Entdeckung der Ticketing-Vorlagen (der Kaizen-Weg):<\/strong> Damals nutzten wir ein ziemlich altes Ticketing-System. Eines der Dinge, die dort fehlten, waren Vorlagen f\u00fcr Antworten. Wenn du schon einmal in einem Ticketing-System gearbeitet hast, wei\u00dft du, dass die M\u00f6glichkeit, Vorlagen zu verwenden, die Arbeit erheblich beschleunigt.<br\/>Einige Mitarbeitende hatten sich bereits Behelfsl\u00f6sungen geschaffen \u2013 sie speicherten ihre Antwortvorlagen in Textdateien oder Word-Dokumenten. Eine Mitarbeiterin war so frustriert dar\u00fcber, dass sie begann, so tief wie m\u00f6glich im System zu graben, soweit es ihre Benutzerrechte erlaubten. Schlie\u00dflich entdeckte sie, dass es doch Vorlagen in diesem System gab \u2013 man musste sie nur tief in den Einstellungen finden und aktivieren.<br\/>Sie aktivierte die Funktion f\u00fcr sich selbst, testete sie und ging dann zu ihrer Teamleiterin mit den Worten:<br\/>\u201eHey, ich wei\u00df jetzt, wie man Vorlagen erstellt. Wie w\u00e4re es, wenn ich dem ganzen Team zeige, wie das geht?\u201c<br\/>Als sie diese Verbesserung als Kaizen registrierte, wurde sie gebeten, sie w\u00e4hrend eines \u201eLunch &amp; Learn\u201c zu pr\u00e4sentieren. Die Vorgehensweise wurde dokumentiert und an alle Mitarbeitenden verschickt. So wurde aus einer einzelnen Person, die etwas f\u00fcr sich selbst verbessern wollte, eine Ver\u00e4nderung, die der gesamten Organisation zugutekam \u2013 mit einer Funktion, von der niemand wusste, dass sie \u00fcberhaupt existierte. Das Wort Kaizen bedeutet \u201eVer\u00e4nderung zum Besseren\u201c \u2013 und wir denken dabei meist an eine Verbesserung, egal wie klein sie ist. Oder, wie Theodore Roosevelt sagte: \u201eTu, was du kannst, mit dem, was du hast, dort, wo du bist.\u201c             <\/p>\n\n<p><strong>Fall 2: Der Three-Way-Match (Pareto-Prinzip):<\/strong> Der Kollege, von dem ich vorhin gesprochen habe \u2013 derjenige, der durch seine Verbesserung eine ganze FTE im Rechnungsprozess eingespart hat \u2013 begann, sich den Three-Way-Match genauer anzusehen. Die durchschnittliche Automatisierungsrate lag damals bei etwa 50%, was bedeutete, dass immer noch die H\u00e4lfte der eingehenden Rechnungen nicht automatisch abgeglichen werden konnte. Er begann zu analysieren, warum diese Rechnungen h\u00e4ngen blieben. Dazu erstellte er einen Bericht, in dem er die Lieferanten identifizierte, bei denen die meisten Rechnungen blockiert waren. Dann nahm er sich den Lieferanten mit dem gr\u00f6\u00dften Anteil dieser blockierten Rechnungen vor und arbeitete direkt mit ihm zusammen, um das Problem zu l\u00f6sen. Er wandte dabei das an, was wir das Pareto-Prinzip nennen: 20% der Ursachen sind verantwortlich f\u00fcr 80% der Wirkungen. Es geht also darum, mit minimalem Aufwand den maximalen Effekt zu erzielen \u2013 eine Frage der Denkweise. Und genau das hat er getan.         <\/p>\n\n<p><strong>Fall 3: Barcode-Aufkleber (das Narrenprinzip):<\/strong> Das System zur Buchung von Dokumenten verlangte, dass auf der ersten Seite jeder Rechnung ein Aufkleber mit einem Barcode angebracht sein musste. Wenn wir PDF-Rechnungen erhielten, mussten wir diese PDFs ausdrucken, den Aufkleber auf die erste Seite kleben und das Ganze dann in einen automatischen Scanner legen. Das Team, das f\u00fcr das Scannen zust\u00e4ndig war, begann zu fragen: \u201eK\u00f6nnen wir nicht einfach das PDF direkt ins System hochladen?\u201c \u2013 und alle sagten ihnen: \u201eNein, das geht nicht, ohne Barcode wird es nicht verarbeitet.\u201c Aus einem Akt des Widerstands, aus reiner Anarchie, sagten sie schlie\u00dflich: \u201eJa, wirklich? Ich will das selbst ausprobieren.\u201c Sie nahmen eine einzige PDF-Rechnung ohne Barcode, luden sie ins System hoch \u2013 und sie wurde verarbeitet. Dann nahmen sie drei weitere und auch diese wurden korrekt verarbeitet. Nach vielen Jahren des Ausdruckens von PDF-Rechnungen, nur um Barcodes darauf zu kleben, stellten wir also fest, dass es in Wirklichkeit gar nicht n\u00f6tig war. Das ist es, was ich das Narrenprinzip nenne: Sie wussten nicht, dass es unm\u00f6glich war \u2013 also haben sie es einfach getan. Im Bereich der kontinuierlichen Verbesserung kann es sehr oft sein, dass gerade deine Erfahrung und dein Wissen deine gr\u00f6\u00dften Feinde sind.        <\/p>\n\n<p>Die Anarchieprinzipien des Kaizen-Denkens sind: Erstens der Kaizen-Weg: Tu, was du kannst, mit dem, was du hast, dort, wo du bist. Zweitens: Denke nach dem Pareto-Prinzip, wenn du versuchst, Probleme zu l\u00f6sen \u2013 minimaler Aufwand, maximaler Effekt. Und dann das Narrenprinzip: Sie wussten nicht, dass es unm\u00f6glich war, also haben sie es getan. Hinterfrage immer, was du wei\u00dft oder was du zu wissen glaubst. Kaizen ist deine Art, deiner gesamten Organisation zu sagen: \u201eEs ist okay, ein bisschen Anarchist zu sein \u2013 die ganze Zeit.\u201c Nur die Arbeit zu tun, nur den Protokollen zu folgen, reicht nicht mehr aus.     <\/p>\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">2. Lean Action Workouts: Teamspezifische Transformation<\/h3>\n\n<p>Ein weiterer wichtiger Bestandteil unseres Programms zur kontinuierlichen Verbesserung waren die Lean Action Workout-Projekte. Das urspr\u00fcngliche GE Workout war f\u00fcr die Produktion konzipiert. Wir haben es im Grunde von Grund auf neu aufgebaut, um es an die Anforderungen einer Business-Prozess-Umgebung anzupassen. Unser Plan war, Team f\u00fcr Team innerhalb von zwei Jahren durch die gesamte Organisation zu gehen. Der Umfang des gesamten Projekts umfasste etwa 1.500 Mitarbeitende. Jedes dieser Projekte dauerte ungef\u00e4hr drei Monate.     <\/p>\n\n<p>Die Idee hinter einem dreimonatigen Projekt sah im Grunde so aus: Wir begannen mit Schulungen. F\u00fcr die Mitarbeitenden auf der operativen Ebene gab es ein Einf\u00fchrungstraining in kontinuierliche Verbesserung, mit einer Simulation, die die grundlegenden Konzepte des Lean Managements zeigte \u2013 Dinge wie Kaizen, Poka-Yoke und Workload Management. F\u00fcr die F\u00fchrungskr\u00e4fte und Manager f\u00fchrten wir Lean-Leadership-Trainings durch, in denen wir viel tiefer in die Konzepte eintauchten. Nachdem diese Phase abgeschlossen war, begannen wir mit dem Messen. Wir hatten ein Tool, mit dem die Mitarbeitenden ihre eigene Arbeit messen konnten: Sie w\u00e4hlten den Prozess, an dem sie gerade arbeiteten, aus einem Dropdown-Men\u00fc aus, dr\u00fcckten \u201eStart\u201c, und wenn sie fertig waren, dr\u00fcckten sie \u201eStop\u201c. Wenn man all diese Daten zusammenf\u00fchrte, erhielt man ein sehr genaues Bild davon, was tats\u00e4chlich in den Prozessen passiert. Diese Phase dauerte etwa einen Monat und ein paar Tage, denn man braucht mindestens einen vollen Monat an Messwerten, um belastbare Daten zu haben. Dann gingen wir in die Workshop-Phase, die drei bis vier Wochen dauerte. Zun\u00e4chst begannen wir mit dem Mapping der Prozesse. Wir erstellten vereinfachte Value-Stream-Maps, um ein klares Bild davon zu bekommen, wie die Prozesse wirklich ablaufen.<br\/>Schritt zwei war die Probleml\u00f6sung. In Brainstorming-Sitzungen sammelten die Teams so viele Probleme, wie ihnen einfielen \u2013 typischerweise zwischen 40 und 100 Probleme pro Team. Gemeinsam mit dem Team erarbeiteten wir m\u00f6gliche L\u00f6sungen, n\u00e4chste Schritte, Fristen und bestimmten eine verantwortliche Person \u2013 wobei diese immer jemand aus dem Team selbst sein sollte, nicht der Teamleiter. Der dritte Bestandteil war die Erstellung von Dashboards f\u00fcr die t\u00e4glichen Teammeetings. Wenn man dem Team erlaubt, sein eigenes Dashboard zu gestalten, dann ist es wirklich ihr eigenes, und sie sind viel eher bereit, damit zu arbeiten.                    <\/p>\n\n<p>Nach der Workshop-Phase hatten wir etwa vier bis sechs Wochen Zeit, um die Ver\u00e4nderungen umzusetzen. Die Teams begannen bereits in dieser Phase damit, t\u00e4gliche Meetings am Dashboard abzuhalten \u2013 immer zur gleichen Zeit und nie l\u00e4nger als 15 Minuten. Nach der ersten Woche durften die Teamleiter diese Meetings nicht mehr selbst leiten. Ein wichtiger Bestandteil der Kultur der kontinuierlichen Verbesserung ist n\u00e4mlich die Idee der selbstorganisierten Teams. Das visuelle Management und diese t\u00e4glichen Dashboard-Meetings waren meist die Themen, die w\u00e4hrend der Workshops den gr\u00f6\u00dften Widerstand hervorriefen. Doch nachdem die Teams es tats\u00e4chlich ausprobiert hatten, war es in neun von zehn F\u00e4llen genau das Element, das die besten Bewertungen erhielt.<br\/>Am Ende jedes Projekts bereitete das Team eine Abschlusspr\u00e4sentation vor. Lean Action Workouts waren unsere Art, auf einzelne Teams zuzugehen und zu sagen: \u201eH\u00f6rt zu, f\u00fcr die n\u00e4chsten drei Monate sind wir alle Anarchisten. F\u00fcr die n\u00e4chsten drei Monate ist nichts tabu.\u201c Mit diesen Ver\u00e4nderungen konnten wir mehr als 100 FTEs einsparen.        <\/p>\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><img decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"575\" src=\"https:\/\/office-samurai.com\/wp-content\/uploads\/2025\/08\/2024-09-10-225923_00001_-1024x575.png\" alt=\"\" class=\"wp-image-19958\" srcset=\"https:\/\/office-samurai.com\/wp-content\/uploads\/2025\/08\/2024-09-10-225923_00001_-1024x575.png 1024w, https:\/\/office-samurai.com\/wp-content\/uploads\/2025\/08\/2024-09-10-225923_00001_-300x169.png 300w, https:\/\/office-samurai.com\/wp-content\/uploads\/2025\/08\/2024-09-10-225923_00001_-768x432.png 768w, https:\/\/office-samurai.com\/wp-content\/uploads\/2025\/08\/2024-09-10-225923_00001_-1536x863.png 1536w, https:\/\/office-samurai.com\/wp-content\/uploads\/2025\/08\/2024-09-10-225923_00001_.png 1936w\" sizes=\"(max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><\/figure>\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">3. Six Sigma: Die besten Anarchisten bef\u00e4higen<\/h3>\n\n<p>Die dritte Methodik, die wir eingef\u00fchrt haben, war Six Sigma. In der Gesch\u00e4ftswelt besteht das Problem mit Six Sigma darin, dass 99 % der Probleme in Gesch\u00e4ftsprozessen keine Six-Sigma-Vorgehensweise erfordern. Six Sigma f\u00fcr 99 % der Probleme zu verwenden, ist wie N\u00e4gel mit einem Taschenrechner einzuschlagen. Wir beschlossen zwei Dinge: Erstens: Wir w\u00fcrden Six-Sigma-Schulungen nur den echten anarchistischen Ameisen anbieten. Wir f\u00fchrten nur etwa zwei Trainings pro Jahr durch und w\u00e4hlten ausschlie\u00dflich jene Personen aus, die entweder sehr aktiv und engagiert in den Lean Action Workouts oder im Kaizen-Programm gewesen waren. Zweitens: Wir \u00e4nderten das Programm der Six-Sigma-Green-Belt-Schulung. Wir k\u00fcrzten einen gro\u00dfen Teil der Statistikanteile \u2013 die wichtigsten Dinge wie Standardabweichung und das F\u00fcnf-Sigma-Niveau lie\u00dfen wir selbstverst\u00e4ndlich drin, aber die fortgeschritteneren statistischen Themen entfernten wir. Daf\u00fcr f\u00fcgten wir viele Lean-Tools hinzu, von denen wir wussten, dass sie in der Praxis sehr gut funktionieren. Wir suchten also die anarchistischen Ameisen aus und sagten ihnen: \u201eHier sind die neuen Werkzeuge, hier sind die fortgeschrittenen Werkzeuge \u2013 geht los, nutzt sie und macht die Dinge besser.\u201c           <\/p>\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Drei_Regeln_fuer_die_Umsetzung_einer_CI-Kultur\"><\/span><strong>Drei Regeln f\u00fcr die Umsetzung einer CI-Kultur<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n<p>Das Kaizen-Programm, die Lean Action Workouts und Six Sigma waren die drei wichtigsten Elemente. Es gibt drei Dinge, die du dir merken musst, wenn du in deiner Organisation eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung einf\u00fchren willst: <\/p>\n\n<ol class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Verwende verschiedene Werkzeuge: <\/strong>Du brauchst unterschiedliche Werkzeuge und Methoden, um verschiedene Arten von Problemen anzugehen. Du nutzt Kaizen, um die gesamte Organisation einzubeziehen. Du nutzt Lean Action Workouts, um spezifische Teams anzusprechen. Und du nutzt Six Sigma, um die besten anarchistischen Ameisen zu f\u00f6rdern.   <\/li>\n\n\n\n<li><strong>Anarchisten an der Spitze: <\/strong>Wenn du willst, dass deine Organisation eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung wirklich verinnerlicht, musst du anarchistische Ameisen an der Spitze haben. Mein Chef nahm sich jeden Monat 15 Minuten Zeit, damit ich ihm erz\u00e4hlen konnte, welches das Kaizen des Monats war \u2013 und damit er pers\u00f6nlich an den Schreibtisch dieser Person gehen und ihr gratulieren konnte. Du musst das, was du predigst, auch vorleben.  <\/li>\n\n\n\n<li><strong>W\u00e4hle das richtige Werkzeug f\u00fcr das Problem<\/strong>: Denk daran \u2013 es gibt mehr als einen Weg zur toten Kuh. Du musst verstehen, welche Art von Problemen du hast, und dann die passenden Werkzeuge ausw\u00e4hlen, um sie zu l\u00f6sen. Mach es nicht andersherum, sonst endest du damit, 5S im B\u00fcro einzuf\u00fchren \u2013 und das wird ein Desaster.  <\/li>\n<\/ol>\n\n<p>Ich bin \u00fcberzeugt, dass, wenn du diesen drei ziemlich einfachen Regeln folgst, dein Leben \u2013 und das Leben deiner Organisation \u2013 voller gro\u00dfer, fetter, toter K\u00fche sein wird.<\/p>\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Schlussfolgerung\"><\/span><strong>Schlussfolgerung<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n<p>Der letzte wertsch\u00f6pfende Schritt dieser Episode ist abgeschlossen. Das war\u2019s f\u00fcr diese Ausgabe des AI Automation Dojo \u2013 danke, dass ihr euch unserer kleinen Rebellion angeschlossen habt. Ein riesiges Dankesch\u00f6n an den Sensei unseres Produktions-Dojo und an Anna Cubal, die unseren Podcast kontinuierlich verbessert. Diese Episode wurde im einzigartigen Wodzu Beats Studio aufgenommen \u2013 unserem ganz eigenen Gemba, wo Prozessmagie geschieht (und gelegentlich auch ein Prozess zusammenbricht). Bis zum n\u00e4chsten Mal \u2013 und denkt daran: Wenn euch jemand sagt, \u201eDas haben wir schon immer so gemacht,\u201c ist das euer Zeichen, das Katana zu ziehen und h\u00f6flich zu fragen: Warum?    <\/p>\n\n<style>a.wp-block-button__link,\n  a.wp-block-button__link * {\n    text-decoration: none !important;\n    -webkit-text-decoration: none !important;\n  }\n<\/style>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Ihre Organisation braucht Rebellen. Und zwar\u2026 jetzt. <\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":19939,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"inline_featured_image":false,"footnotes":""},"categories":[141],"tags":[176],"class_list":["post-18478","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-ai-agenten","tag-podcast-de"],"acf":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/office-samurai.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/18478","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/office-samurai.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/office-samurai.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/office-samurai.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/users\/1"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/office-samurai.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=18478"}],"version-history":[{"count":0,"href":"https:\/\/office-samurai.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/18478\/revisions"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/office-samurai.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/media\/19939"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/office-samurai.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=18478"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/office-samurai.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=18478"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/office-samurai.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=18478"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}