Die erste Regel des SpeedRun lautete: Der zu automatisierende Prozess musste real sein. Eine k\u00fcnstliche Herausforderung aufzustellen, h\u00e4tte sich wie Schummeln angef\u00fchlt \u2013 Automatisierung ist nur dann von Bedeutung, wenn sie tats\u00e4chliche Unternehmensbed\u00fcrfnisse erf\u00fcllt. Business-Analysten erstellten \u201eMust-have\u201c- und \u201eNice-to-have\u201c-Testf\u00e4lle, um die Erfolgskriterien messbar zu machen. <\/p>\n\n
Der ausgew\u00e4hlte Prozess war keine Routineaufgabe \u2013 er bestand darin, Daten aus gescannten Dokumenten zu lesen und zu extrahieren. Das bedeutete, unstrukturierte Eingaben zu verarbeiten, gelegentlich sogar Handschrift, und Szenarien zu bew\u00e4ltigen, in denen Genauigkeit nicht verhandelbar war. <\/p>\n\n
Was als scherzhafte Bemerkung auf einer Konferenz begann, wurde schnell zu einem ernsthaften Projekt. Je tiefer wir in die Planung einstiegen, desto deutlicher wurde uns, wie komplex der gew\u00e4hlte Prozess war \u2013 und die Vorstellung, innerhalb von 24 Stunden eine vollst\u00e4ndige Automatisierung zu liefern, begann undenkbar zu erscheinen. <\/p>\n\n Zur\u00fcckzugehen war jedoch keine Option. Beide Unternehmen stellten ihre besten Fachleute zusammen und st\u00fcrzten sich in die Vorbereitungen. Zwei Business-Analysten erhielten die M\u00f6glichkeit, den Prozess im Vorfeld zu pr\u00fcfen, um die Machbarkeit des Projekts einzusch\u00e4tzen, gaben jedoch vor dem Event keine Informationen an das SpeedRun-Team weiter. Wie in einem Standardprojekt \u2013 die Erstanalyse ist der Moment, in dem die Spezialisten den Prozess zum ersten Mal sehen. <\/p>\n\n Drei Entwickler von InPost, drei Entwickler von Office Samurai und zwei Fachexperten (SMEs) von InPost betraten die SpeedRun-Arena, ohne vorher zu wissen, was sie automatisieren w\u00fcrden. Erst als die 24-Stunden-Uhr zu ticken begann, offenbarte sich der volle Umfang der Herausforderung. <\/p>\n\n Der Timer startete um 14 Uhr \u2013 und es ging los. Das Team verbrachte die ersten zwei Stunden damit, die SMEs zu befragen und den Prozess sorgf\u00e4ltig zu analysieren. Ein gro\u00dfes Whiteboard an der Wand wurde zur Leinwand f\u00fcr L\u00f6sungsdesigns und wichtige Notizen. Die Energie und Entschlossenheit waren gro\u00df, doch die ersten H\u00fcrden tauchten auf \u2013 etwa die Entdeckung, dass eine der relevanten E-Mail-Adressen kein gemeinsames Postfach, sondern eine Gruppe war, was eine erhebliche technische Herausforderung darstellte. Der Umfang der Aufgabe begann \u00fcberw\u00e4ltigend zu wirken. <\/p>\n\n Die Analyse zog sich in die L\u00e4nge und zehrte erheblich am kostbaren Zeitbudget. An diesem Punkt durften die Business-Analysten (BAs) eingreifen, einige Hinweise geben und \u00fcberwachen, ob der Hauptprozessfluss nicht durch weniger wichtige Details aus der Bahn geriet. Die R\u00e4der griffen wieder. Das Team erkannte, dass sich der End-to-End-Prozess in zwei Hauptteile gliedern lie\u00df, und teilte ihn daher in zwei selbstorganisierte Squads auf, in denen jede Person eine spezifische Rolle \u00fcbernahm. <\/p>\n\n Jedes Squad bestimmte eine Person f\u00fcr die Dokumentation (haupts\u00e4chlich zur Erstellung einer Prozesslandkarte), eine weitere f\u00fcr die Programmierung eines Dispatcher-Roboters (zust\u00e4ndig f\u00fcr die Vorbereitung einer Aufgabenwarteschlange) und eine dritte f\u00fcr die Entwicklung eines Performer-Roboters (der den eigentlichen Prozess in Systemen und Anwendungen ausf\u00fchrt). Zus\u00e4tzlich konzentrierte sich ein Squad-Mitglied auf den Aufbau der wesentlichen KI-Komponenten \u2013 das \u201eGehirn\u201c der gesamten L\u00f6sung: UiPath Document Understanding\u2122 zum Auslesen gescannter Dokumente und generative KI (OpenAI\u2019s ChatGPT) zur semantischen Umwandlung der ben\u00f6tigten Werte. <\/p>\n\n Insgesamt musste das Team f\u00fcnf Roboter entwickeln, die jeweils so konzipiert waren, dass sie sowohl eigenst\u00e4ndig als auch gemeinsam reale Testf\u00e4lle ausf\u00fchren konnten.<\/p>\n\n Als die Nacht hereinbrach, brachte die Programmierphase ein Gef\u00fchl von Stabilit\u00e4t. Mit klaren individuellen Zielen und reibungsloser Zusammenarbeit innerhalb der Squads fand das Team seinen Rhythmus. Jedes Squad bestand aus drei Personen und wurde somit ganz nat\u00fcrlich zu einem \u201eTrio\u201c. Beide Trios sa\u00dfen in kurzer Entfernung voneinander \u2013 nah genug f\u00fcr sofortige Zusammenarbeit, aber weit genug entfernt, um die Konzentration zu wahren. <\/p>\n\n Wenn ich das wichtigste Highlight der Veranstaltung benennen m\u00fcsste, dann w\u00e4re es dies: reibungslose Zusammenarbeit.<\/strong><\/p>\n\n Stellen Sie sich ein Projekt vor, in dem jedes Hindernis, jede Frage oder Entscheidung sofort von Angesicht zu Angesicht gel\u00f6st wird. Kein Warten auf Antworten, keine Ablenkungen \u2013 nur volle Konzentration, bei der jeder den Auftrag, den Prozess und die Technologie versteht. Auch wenn dies au\u00dfergew\u00f6hnliche Umst\u00e4nde waren, war es die effizienteste Projektdurchf\u00fchrung, die ich je erlebt habe. <\/p>\n\n Aber nat\u00fcrlich traten unterwegs auch einige Probleme auf.<\/p>\n\n Die Komplexit\u00e4t des Prozesses wurde stark untersch\u00e4tzt. Was w\u00e4hrend der Vorabanalyse beherrschbar schien, erwies sich als von Ausnahmen und Feinheiten durchzogen. Der Ehrgeiz des Teams, jeden Fall korrekt abzudecken, musste gebremst werden. Da die Zeit davonlief, mussten sie sich darauf konzentrieren, sicherzustellen, dass der Hauptprozessfluss von Anfang bis Ende funktionierte. <\/p>\n\n Und dann war da noch die M\u00fcdigkeit. Es lag nicht an den Rahmenbedingungen \u2013 die Einrichtung bot alles: k\u00f6stliches Catering, Ruher\u00e4ume mit Schlafmatten, so viel Kaffee, wie man trinken konnte, und medizinische Unterst\u00fctzung f\u00fcr Notf\u00e4lle (zum Gl\u00fcck ungenutzt) \u2013 es ist einfach unnat\u00fcrlich, so lange wach zu bleiben. Die gr\u00f6\u00dfte Krise traf gegen 3 Uhr morgens. Die Entwicklung stie\u00df auf einen schwierigen Punkt und das Team zerstreute sich \u2013 einige suchten nach einem kurzen Nickerchen, andere hielten durch. <\/p>\n\n Die Nacht ist am dunkelsten kurz vor der Morgend\u00e4mmerung.<\/p>\n\n Der Wendepunkt kam mit der aufgehenden Sonne, gegen f\u00fcnf Uhr morgens. Es mag allzu poetisch klingen \u2013 nennen Sie es, wie Sie wollen \u2013 aber es f\u00fchlte sich wirklich so an, als h\u00e4tte das Team nach einer langen, meeresgleichen Stille seinen zweiten Atem gefunden. <\/p>\n\n Zu diesem Zeitpunkt waren die ersten Versionen der Roboter bereits funktionsf\u00e4hig genug, um mit Unit-Tests zu beginnen. Entwurfsfassungen der Dokumentation lagen vor, und die Squads intensivierten ihre Zusammenarbeit erneut, um die einzelnen Komponenten langsam zu einer koh\u00e4renten L\u00f6sung zu integrieren. Trotz begrenzter Trainingsbeispiele extrahierte das Document-Understanding-Modell erfolgreich Daten \u2013 und das Morgenlicht schien wirklich einen Unterschied zu machen. Die Suche nach realen Testf\u00e4llen begann. Ich w\u00fcnschte, wir h\u00e4tten dabei Pyjamas und Hasen-Hausschuhe getragen, um die Stimmung perfekt zu treffen. <\/p>\n\n Abgesehen von der Geschichte d\u00fcrfen wir die Komplexit\u00e4t des Problems und der L\u00f6sung nicht vergessen.<\/p>\n\n Der erste Hauptteil musste mit E-Mails und gescannten Dokumenten umgehen. Text war handhabbar, doch bei Scans musste UiPath Document Understanding die Hauptarbeit leisten. Die extrahierten Werte konnten nicht unverarbeitet genutzt werden, daher kam ChatGPT ins Spiel, um unscharfe Logik f\u00fcr Details wie Adressen oder Daten zu \u00fcbernehmen \u2013 nicht gerade einfach angesichts der Komplexit\u00e4t der polnischen Deklination. <\/p>\n\n Der zweite Teil war noch kniffliger. Die Daten aus der ersten Phase mussten auf das Eintreffen von Folgedokumenten mit zus\u00e4tzlichen Eingaben warten. Scans wurden (wie Sie sich denken k\u00f6nnen) an Document Understanding \u00fcbergeben, Threads mussten zugeordnet, Elemente aktualisiert werden \u2013 und erst dann f\u00fchrte der finale Performer-Bot die erforderlichen Aktionen aus. <\/p>\n\n Dies w\u00e4re selbst mit mehreren Wochen zur Umsetzung ein herausforderndes Projekt gewesen. Aber niemand gab auf. Das Team hielt bis zur allerletzten Minute durch \u2013 entschlossen, Ergebnisse zu liefern. Hier ein Bild als Beweis \u2013 das alles begann am Freitag um 14 Uhr. <\/p>\n\n Der Countdown blieb stehen. Wir hatten zehn Minuten Verschnaufpause, bevor wir uns in einem Konferenzraum zu Testrunden und einer abschlie\u00dfenden Zusammenfassung trafen. Trotz Ersch\u00f6pfung wirkten alle wirklich gl\u00fccklich und erstaunlich gelassen in Bezug auf das Ergebnis. Am Ende ging es nicht nur um die Resultate \u2013 am wichtigsten war das gemeinsame Erleben dieser einzigartigen Erfahrung. Aber um es auf den Punkt zu bringen\u2026 <\/p>\n\n Es hat funktioniert.<\/p>\n\n Zehn echte, nicht fingierte Test-E-Mails durchliefen den gesamten Ablauf und lieferten das erwartete Ergebnis, das in einer SharePoint-Tabelle protokolliert wurde. Angesichts der bekannten Schwachstellen an bestimmten Stellen waren wir angenehm \u00fcberrascht, dass die F\u00e4lle v\u00f6llig fehlerfrei liefen. Das Komitee, bestehend aus Vertretern von InPost, Office Samurai und UiPath, erkl\u00e4rte das Projekt f\u00fcr erfolgreich \u2013 und es f\u00fchlte sich ehrlich gesagt wie ein greifbares Resultat an, nicht wie ein leerer Slogan. <\/p>\n\n Um die S\u00fc\u00dfe etwas auszugleichen: Es wurden nur die \u201eMust-do\u201c-Funktionalit\u00e4ten entwickelt, und der Code erforderte nach dem Event noch einige Optimierungen. So wurden beispielsweise die Bot-Paare \u201eDispatcher\u201c und \u201ePerformer\u201c zu einzelnen Einheiten zusammengef\u00fchrt. Dies mindert jedoch keineswegs die Tatsache, dass InPost in Rekordzeit eine funktionierende, produktionsreife Automatisierung erhielt. Das Team bew\u00e4ltigte eine \u00e4u\u00dferst schwierige und anstrengende Herausforderung und lieferte dabei ein unvergleichliches Beispiel f\u00fcr Zusammenarbeit. Die Initiative und das Format des Events selbst waren ein bahnbrechendes Unterfangen in der Automatisierungsbranche, das m\u00f6glicherweise wiederholt wird (Spoiler!) oder andere zur Nachahmung inspiriert. Wir ermutigen Sie nachdr\u00fccklich, zu experimentieren, Ihr t\u00e4gliches Gesch\u00e4ft herauszufordern und dabei auch Spa\u00df zu haben. <\/p>\n\n Die w\u00e4hrend des SpeedRun entwickelte L\u00f6sung arbeitet bis heute effizient. Bisher wurden 13.875 F\u00e4lle verarbeitet, bei lediglich 534 aufgetretenen Business-Exceptions (Daten vom 05.04.2024 \u2013 30.07.2025). Mit einer durchschnittlichen Bearbeitungszeit von 6,19 Minuten hat sie bereits rund 1,3 FTE pro Monat eingespart. Abgesehen von der Zusammenf\u00fchrung der Roboter erfuhr die L\u00f6sung nur kleinere Anpassungen: kleine \u00c4nderungen bei Antwortvorlagen, Umwandlungen von Daten und Namen oder das Speichern von Anh\u00e4ngen in SharePoint. Die w\u00e4hrend des Events entwickelte Kernarchitektur besteht unver\u00e4ndert fort. <\/p>\n\n Dar\u00fcber hinaus inspirierte der Erfolg des SpeedRun das InPost-Team, das Momentum beizubehalten \u2013 und ein halbes Jahr sp\u00e4ter wurde dieselbe Architektur erneut aufgebaut, um einen sehr \u00e4hnlichen Prozess zu automatisieren, der dem Unternehmen ebenfalls weiterhin Vorteile bringt (\u00fcber 9.000 erfolgreiche Durchl\u00e4ufe).<\/p>\n\n Wenn Sie eine einfache Antwort wollen: Ja, ich w\u00fcrde es tun (ich pers\u00f6nlich). Aber was ich mir wirklich w\u00fcnsche, ist die Chance, solche fantastischen Arbeitsbedingungen \u00f6fter zu erleben. Ich spreche nicht davon, 24 Stunden am St\u00fcck zu arbeiten \u2013 das war eine einmalige Aktion, bedingt durch das Event-Format. Was ich jedoch jederzeit gerne wiederholen w\u00fcrde, sind der Teamgeist, die intensive Konzentration und der Spa\u00df. Es waren einzigartige Umst\u00e4nde, schwer dauerhaft aufrechtzuerhalten oder oft zu wiederholen, aber sie haben uns gezeigt, wie unglaublich Menschen sein k\u00f6nnen. <\/p>\n\n Wie InPost und Office Samurai einen Konferenzwitz in die Realit\u00e4t verwandelten, indem sie mit KI in nur 24 Stunden eine funktionierende UiPath-Automatisierung entwickelten.<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":19190,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"inline_featured_image":false,"footnotes":""},"categories":[134],"tags":[137],"class_list":["post-19435","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-ai-tools-de","tag-fallstudie"],"acf":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/office-samurai.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/19435","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/office-samurai.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/office-samurai.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/office-samurai.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/users\/1"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/office-samurai.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=19435"}],"version-history":[{"count":0,"href":"https:\/\/office-samurai.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/19435\/revisions"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/office-samurai.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/media\/19190"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/office-samurai.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=19435"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/office-samurai.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=19435"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/office-samurai.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=19435"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}![\"\"](\"https:\/\/office-samurai.com\/wp-content\/uploads\/2025\/09\/Speed_Run_Challenge_InPost_OfficeSamurai_UiPath-8-768x1024.jpg\")
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<\/figure>\n\n<\/span>Auf die Pl\u00e4tze, fertig, los!<\/span><\/h2>\n\n
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<\/figure>\n\n<\/span>Marathon der Mitte<\/span><\/h2>\n\n
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<\/figure>\n\n<\/span>Ph\u00f6nix aus der Asche<\/span><\/h2>\n\n
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<\/figure>\n\n<\/span>Die Zeit ist um!<\/span><\/h2>\n\n
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<\/figure>\n\n<\/span>W\u00fcrden Sie es wieder tun?<\/span><\/h2>\n\n
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