{"id":21808,"date":"2026-01-29T10:00:00","date_gmt":"2026-01-29T09:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/office-samurai.com\/folge-18-6-monate-bis-zum-roi-was-task-mining-wirklich-gebracht-hat\/"},"modified":"2026-02-13T15:44:51","modified_gmt":"2026-02-13T14:44:51","slug":"folge-18-6-monate-bis-zum-roi-was-task-mining-wirklich-gebracht-hat","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/office-samurai.com\/de\/folge-18-6-monate-bis-zum-roi-was-task-mining-wirklich-gebracht-hat\/","title":{"rendered":"Folge 18 | 6 Monate bis zum ROI: Was Task Mining wirklich gebracht hat"},"content":{"rendered":"\n<div class=\"wp-block-buttons is-content-justification-center is-layout-flex wp-container-core-buttons-is-layout-a89b3969 wp-block-buttons-is-layout-flex\">\n<div class=\"wp-block-button is-style-outline is-style-outline--1\"><a class=\"wp-block-button__link has-black-color has-text-color has-link-color has-medium-font-size has-custom-font-size wp-element-button\" href=\"https:\/\/youtu.be\/gjxHqh2gV6g?si=DN1z_4J18nuoJZJA\" style=\"border-radius:0px\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">YouTube<\/a><\/div>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-button is-style-outline is-style-outline--2\"><a class=\"wp-block-button__link has-black-color has-text-color has-link-color has-medium-font-size has-custom-font-size wp-element-button\" href=\"https:\/\/open.spotify.com\/episode\/2I6569rjYPNfreW21LSzru?si=45-i6KS_RhybRDjv2fE9mA\" style=\"border-radius:0px\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Spotify<\/a><\/div>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-button is-style-outline is-style-outline--3\"><a class=\"wp-block-button__link has-black-color has-text-color has-link-color has-medium-font-size has-custom-font-size wp-element-button\" href=\"https:\/\/podcasts.apple.com\/us\/podcast\/6-months-to-roi-what-task-mining-really-delivered\/id1814320637?i=1000747053880\" style=\"border-radius:0px\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Apple Podcasts<\/a><\/div>\n<\/div>\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Einfuehrung\"><\/span>Einf\u00fchrung<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n<p><strong>AK:<\/strong> Konnichiwa, willkommen im <a href=\"https:\/\/www.youtube.com\/playlist?list=PLhXE_-WUIvq0-qsJPqg509l6s7vLhEOPs\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">AI Automation Dojo<\/a> \u2013 der Show, in der wir auf die moderne Unternehmenslandschaft blicken, das aufsteigende Magma beobachten und uns fragen: Wird es hier gerade k\u00e4lter oder ist das nur das Q3-KPI-Review? Heute sprechen wir mit einem Gast, dessen Unternehmen nach einem Vulkan benannt ist, der einst eine ganze Zivilisation unter Asche begraben hat \u2013 ehrlich gesagt eine Machtdemonstration, die ich respektiere. Bei uns ist Elena Olichowska-Szyd\u0142owska, Automation Excellence Manager bei Vesuvius. Sie ist hier, um zu erkl\u00e4ren, wie sie Task-Mining-Software implementiert hat, ohne vom IT-Security-Team zu Boden gerungen zu werden. Sie hat den Endgegner der Unternehmensb\u00fcrokratie besiegt \u2013 und kann die Geschichte heute selbst erz\u00e4hlen.    <\/p>\n\n<p>Ich bin euer Host Andrzej Kinastowski, einer der Gr\u00fcnder von <a href=\"https:\/\/office-samurai.com\/de\/unternehmen-fuer-die-automatisierung-von-geschaeftsprozessen\/\">Office Samurai<\/a>, wo wir wissen, dass es nur eine Sache gibt, die schwieriger ist, als Daten zu finden: die eigenen Leute dazu zu bringen, sie sich auch wirklich anzusehen. Egal also, ob ihr Angst vor Big Brother habt oder selbst Big Brother seid und einfach nur entt\u00e4uscht von dem, was ihr seht \u2013 ihr seid hier genau richtig. Also schnappt euch eure Lieblings-Katana oder den Feuerl\u00f6scher und lasst uns loslegen.  <\/p>\n\n<figure class=\"wp-block-embed is-type-video is-provider-youtube wp-block-embed-youtube wp-embed-aspect-16-9 wp-has-aspect-ratio\"><div class=\"wp-block-embed__wrapper\">\n<iframe class=\"cky-consent-iframe\" data-consent=\"marketing\" data-cky-src=\"https:\/\/www.youtube.com\/embed\/gjxHqh2gV6g?feature=oembed\" data-cky-placeholder=\"1\" class=\"cky-consent-iframe\" data-consent=\"marketing\" data-cky- data-cky-placeholder=\"1\" title=\"6 months to ROI: what process intelligence really delivered\" width=\"800\" height=\"450\" frameborder=\"0\" allow=\"accelerometer; autoplay; clipboard-write; encrypted-media; gyroscope; picture-in-picture; web-share\" referrerpolicy=\"strict-origin-when-cross-origin\" allowfullscreen><\/iframe>\n<\/div><\/figure>\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Vom_manuellen_Arbeiten_zur_Automation_Excellence_Elenas_Weg\"><\/span><strong>Vom manuellen Arbeiten zur Automation Excellence: Elenas Weg<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n<p><strong>AK:<\/strong> Heute ist Elena Olichowska-Szyd\u0142owska von Vesuvius bei uns. Sie ist Automation Excellence Manager. Ich habe Elena vor langer Zeit kennengelernt, und wir haben bereits zusammengearbeitet. Damals hat sie gerade begonnen, Automatisierungen zu lernen, und wir haben eng kooperiert. In letzter Zeit sehen wir uns wieder h\u00e4ufiger, weil wir beide mit KYP.ai arbeiten \u2013 sie als Kundin und wir als Integrator. Elena, willkommen in der Show.     <\/p>\n\n<p><strong>EO-SZ:<\/strong> Vielen Dank, und danke f\u00fcr die Einladung.<\/p>\n\n<p><strong>AK:<\/strong> H\u00f6r zu, dein Titel lautet Automation Excellence Manager, und ich frage mich: Wie kommt man eigentlich dahin? Muss man in einen Korb voller radioaktiver Rechnungen fallen, um so einen Titel zu bekommen? Ich bin sicher, viele w\u00fcrden gerne wissen, wie man eine solche Rolle erreicht. <\/p>\n\n<p><strong>EO-SZ:<\/strong> Nat\u00fcrlich. Wie Andrzej erw\u00e4hnt hat, haben wir uns vor langer Zeit in einem GBP-BPO-Outsourcing-Unternehmen kennengelernt. Du warst derjenige, der mich in diesen \u201eKorb\u201c geworfen hat. Du hast mir gezeigt, dass das Arbeitsleben besser sein kann \u2013 ohne manuelle T\u00e4tigkeiten, ohne Copy-Paste und ohne monotone, repetitive Aufgaben, die ich ohnehin nie mochte. Du hast diesen Gedanken in mir ges\u00e4t, dass ich selbst Automatisierungen umsetzen und nach Ineffizienzen suchen kann.  <\/p>\n\n<p>Tats\u00e4chlich habe ich als Junior-Auditorin f\u00fcr Webseiten begonnen. Ich habe st\u00e4ndig auf den Bildschirm geschaut und nach Fehlern gesucht \u2013 das war ziemlich monoton. Deshalb habe ich nach neuen Herausforderungen gesucht. Als sich die M\u00f6glichkeit ergab, an einem Think Tank teilzunehmen, der Mitarbeitende unterst\u00fctzen sollte, die sich weiterentwickeln und technische F\u00e4higkeiten aufbauen wollten, habe ich mich sofort angemeldet. Von da an habe ich bei jedem Projekt- oder Abteilungswechsel \u2013 auch sp\u00e4ter, als ich in den Finanzbereich gewechselt bin \u2013 gezielt nach Ineffizienzen gesucht.    <\/p>\n\n<p>Dieser Samen, den du damals ges\u00e4t hast, begann zu wachsen. In Kombination mit meinem technischen Interesse, meinen analytischen F\u00e4higkeiten und meiner Erfahrung im Finanzbereich f\u00fchrte das dazu, dass ich in meinem beruflichen Werdegang immer weniger bereit war, Rechnungen manuell zu buchen, Auswertungen manuell zu erstellen oder generell Dinge manuell \u2013 insbesondere in Excel \u2013 zu erledigen. Wenn ich sehe, dass jemand eine Kontrollfunktion manuell ausf\u00fchrt, macht mich das wahnsinnig. So ist meine Rolle entstanden \u2013 und so ist auch meine Leidenschaft f\u00fcr Automatisierung in mir gewachsen.  <\/p>\n\n<p><strong>AK:<\/strong> Das ist tats\u00e4chlich eine typische Geschichte \u2013 im positiven Sinne. Man beginnt in einem Prozess zu arbeiten, erkennt Verbesserungspotenzial, optimiert Schritt f\u00fcr Schritt weiter, und irgendwann sehen auch die F\u00fchrungskr\u00e4fte diese Initiative. So entwickelt sich die Karriere ganz nat\u00fcrlich in eine bestimmte Richtung. F\u00fcr mich war das immer deutlich spannender, als einfach nur dazusitzen und Inhalte von einem Ort zum anderen zu kopieren und einzuf\u00fcgen, oder? <\/p>\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Die_Bestien_bei_Vesuvius_zaehmen\"><\/span><strong>Die Bestien bei Vesuvius z\u00e4hmen<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n<p><strong>AK:<\/strong> Und f\u00fcr alle, die bei Vesuvius nur an einen Vulkan in Italien denken: Kannst du kurz erkl\u00e4ren, womit sich Vesuvius tats\u00e4chlich besch\u00e4ftigt und welche \u201eBestien\u201c du als Automation Manager z\u00e4hmen musst? <\/p>\n\n<p><strong>EO-SZ:<\/strong> Tats\u00e4chlich ist der Vesuv der Vulkan bei Neapel \u2013 ein sehr sch\u00f6ner Ort, den ich f\u00fcr einen Besuch empfehle. Wir als Unternehmen sind jedoch ein globaler Marktf\u00fchrer im Bereich L\u00f6sungen f\u00fcr geschmolzenen Stahl. Um unser Gesch\u00e4ft weiter auszubauen, unsere Marktposition zu st\u00e4rken und unsere Pr\u00e4senz in diesem speziellen Bereich zu erweitern, \u00fcbernehmen wir weltweit zahlreiche Unternehmen. <\/p>\n\n<p>Sehr h\u00e4ufig verf\u00fcgen die Unternehmen, Einheiten oder Werke, die wir \u00fcbernehmen, \u00fcber eigene ERP-Systeme oder andere L\u00f6sungen, f\u00fcr die sie sich vor einiger Zeit entschieden haben. Die Idee besteht darin, diese in unsere Vesuvius-Umgebung zu integrieren und gleichzeitig ein Reporting an die Gruppe sicherzustellen, indem alles nach einer einheitlichen Vorlage standardisiert wird.<\/p>\n\n<p>Bei Vesuvius hatten wir neben zahlreichen Daten, KPIs, Reportings und leistungsstarken Tools wie PowerBI dennoch eine gewisse mangelnde Transparenz dar\u00fcber, wie unsere Mitarbeitenden ihre t\u00e4glichen Aufgaben ausf\u00fchren und wo genau Ineffizienzen entstehen. Dieser fehlende Einblick war f\u00fcr uns ein Problem. <\/p>\n\n<p>Als ich vor fast drei Jahren zu Vesuvius kam, haben wir gemeinsam mit meinem Team \u2013 wir sind zu dritt \u2013 das Automation Excellence Team aufgebaut, mit dem Fokus auf Automatisierung und Operational Excellence im Sinne der kontinuierlichen Verbesserung und Lean, aus diesem Umfeld komme ich. Wir standen vor der Herausforderung, sichtbar zu machen, was bislang verborgen war. Daf\u00fcr h\u00e4tten wir entweder jeden einzelnen Prozess in unserem SSC detailliert erfassen m\u00fcssen \u2013 oder einen schnelleren Weg finden m\u00fcssen.  <\/p>\n\n<p>Wie Sie sicher wissen \u2013 insbesondere wenn die Zuh\u00f6renden Lean-Praktiker sind \u2013 ist dieser Prozess \u00e4u\u00dferst zeitaufwendig. Man verbringt enorm viel Zeit in einem Raum, klebt gelbe Haftnotizen an die Wand und \u00fcbertr\u00e4gt anschlie\u00dfend alles wieder in eine digitale Version der Prozesslandkarte. Das kostet sehr viel Zeit. <\/p>\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Die_Entscheidung_fuer_KYPai_statt_fuer_traditionelle_Methoden\"><\/span><strong>Die Entscheidung f\u00fcr KYP.ai statt f\u00fcr traditionelle Methoden<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n<p><strong>AK:<\/strong> Gab es einen konkreten Zeitpunkt, an dem Sie ernsthaft in Erw\u00e4gung gezogen haben, den klassischen Weg zu gehen, und dann entschieden haben: Nein, so funktioniert das nicht, wir brauchen ein Tool wie KYP.ai? Oder stand von Anfang an fest, dass Sie f\u00fcr diese Analyse ein solches Tool einsetzen w\u00fcrden?<\/p>\n\n<p><strong>EO-SZ:<\/strong> Nachdem wir unser Team aufgebaut hatten, begannen wir mit Lean-Workshops \u2013 zun\u00e4chst gemeinsam mit den GPOs (Global Process Owners). In diesen Workshops konnten wir zeigen, dass sie viele Ergebnisse liefern, Ineffizienzen aufdecken und dass sich Prozesse schnell und effizient verbessern lassen. Allerdings nahm dieser Ansatz sehr viel Zeit in Anspruch.    <\/p>\n\n<p>Wir haben begonnen \u2013 und wie jede Organisation m\u00fcssen wir agil sein. Wir k\u00f6nnen nicht enorm viel Zeit mit Analysen verbringen, wir m\u00fcssen schneller werden. Deshalb haben wir nach einer L\u00f6sung gesucht, die uns in diesem Bereich und bei der kontinuierlichen Verbesserung unserer Prozesse unterst\u00fctzt, und wir haben verschiedene Tools gepr\u00fcft. <\/p>\n\n<p>Aus meiner vorherigen T\u00e4tigkeit in einem BPO-Unternehmen kannte ich bereits ein Tool, das KYP.ai \u00e4hnelt, und wusste ungef\u00e4hr, wie es aus Sicht der Produktivit\u00e4tsmessung funktioniert. Als ich jedoch erfahren habe, dass KYP.ai deutlich mehr zu bieten hat und welche Einblicke es erm\u00f6glicht, habe ich sofort das bislang ungenutzte Potenzial erkannt, das wir durch eine Implementierung erschlie\u00dfen k\u00f6nnen. So sind wir letztlich zu KYP.ai gekommen.  <\/p>\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Vertrauen_und_Transparenz_bei_den_Mitarbeitenden_aufbauen\"><\/span><strong>Vertrauen und Transparenz bei den Mitarbeitenden aufbauen<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n<p><strong>AK:<\/strong> Wenn man ein solches Tool einf\u00fchrt, haben viele Menschen zun\u00e4chst Angst davor. Bei Begriffen wie Task Mining oder <a href=\"https:\/\/office-samurai.com\/de\/7-kritische-geschaeftsprobleme-die-durch-productivity-intelligence-geloest-werden\/\">productivity mining<\/a>, stellen sie sich jemanden im Trenchcoat vor, der ihnen \u00fcber die Schulter schaut und alles mitschreibt. Haben Ihre Mitarbeitenden zum Beispiel ihre Webcams abgeklebt oder sich dem entzogen? Wie sind Sie mit der Zur\u00fcckhaltung umgegangen, beobachtet zu werden? Das ist schlie\u00dflich ganz nat\u00fcrlich \u2013 ich selbst arbeite auch nicht gern unter Beobachtung, daher ist es nur verst\u00e4ndlich, dass es anderen genauso geht.  <\/p>\n\n<p><strong>EO-SZ:<\/strong> Nat\u00fcrlich wird niemand gern beobachtet. Bevor wir jedoch den globalen Rollout f\u00fcr unser SSC in Krakau durchgef\u00fchrt haben, starteten wir einen kleinen Pilotversuch mit einem kleinen Team. W\u00e4hrend dieses Piloten haben wir den Mitarbeitenden das Ziel des Tools erkl\u00e4rt. Wir haben uns mit den Nutzerinnen und Nutzern zusammengesetzt und transparent gemacht, warum wir das tun.    <\/p>\n\n<p>Sehr h\u00e4ufig f\u00fchrte mein Team Einzelgespr\u00e4che mit Mitarbeitenden, die Fragen hatten \u2013 etwa dazu, was genau erfasst wird, ob zum Beispiel ihre Gespr\u00e4che in Teams aufgezeichnet werden, wer Zugriff auf die Daten hat, wie sie verarbeitet werden und was konkret mit diesen Informationen geschieht.<\/p>\n\n<p>Gemeinsam mit dem Automation-Excellence-Team und den GPOs haben wir intensiv daran gearbeitet, sicherzustellen, dass die F\u00fchrungskr\u00e4fte zun\u00e4chst den Teamleitenden Zugriff auf die Ergebnisse gew\u00e4hren. So konnten sie bei erkannten Ineffizienzen direkt mit den Mitarbeitenden sprechen und die Resultate transparent aufzeigen. Auf diese Weise wollten wir Vertrauen zwischen dem Tool, den Daten und den Mitarbeitenden aufbauen.  <\/p>\n\n<p>Es gab einen Fehler, den wir gemacht haben, eher konzeptioneller Natur. Damals gingen wir davon aus, dass es nicht notwendig sei, jedem Mitarbeitenden ein pers\u00f6nliches Dashboard bereitzustellen. Wir dachten, der Zugriff f\u00fcr die Teamleitenden w\u00fcrde ausreichen. R\u00fcckblickend ist das jedoch etwas, das uns fehlt: jedem Mitarbeitenden die eigenen Ergebnisse zu zeigen und transparent zu machen, was genau erfasst wird. Es schafft deutlich mehr Vertrauen in das Tool, wenn ich meine eigenen Daten einsehen kann.   <\/p>\n\n<p>Nat\u00fcrlich entsteht bei jeder neuen Welle des Rollouts zun\u00e4chst eine gewisse Unruhe \u2013 nach dem Motto: Oh Gott, ich werde gemessen. Wir stellen jedoch klar, dass niemand aufgrund dieses Tools entlassen wird. Das Projekt wurde vom Business vorangetrieben, und unser Ziel war es, verborgenes Automatisierungspotenzial sowie Ineffizienzen sichtbar zu machen. Das war der Hauptfokus.   <\/p>\n\n<p>Nat\u00fcrlich war die gesteigerte Produktivit\u00e4t ein positiver Effekt f\u00fcr das Unternehmen. Vor allem jedoch haben wir Ineffizienzen erkannt \u2013 etwa dass f\u00fcr dieselbe Aufgabe in einem Team unterschiedlich viel Zeit aufgewendet wurde als in einem anderen Team. <\/p>\n\n<p>Gespr\u00e4che mit Mitarbeitenden und Teamleitenden zu f\u00fchren, sich mit Mitarbeitenden und F\u00fchrungskr\u00e4ften auszutauschen \u2013 das ist der Schl\u00fcssel. Sobald wir aufh\u00f6ren, mit den Menschen zu sprechen, unabh\u00e4ngig vom Thema, entsteht ein Problem. Kommunikation ist immer entscheidend, und wir sollten stets den Dialog suchen. Ich wei\u00df, dass viele Organisationen genau damit Schwierigkeiten haben.  <\/p>\n\n<p>Es sollte transparent sein. Wir k\u00e4mpfen gegen versteckte Informationen, denn es gibt nichts zu verbergen. Das ist eine kontinuierliche Aufgabe. Daran muss man jeden Tag arbeiten, wenn man ins B\u00fcro kommt. Man sollte sich bewusst fragen, wie die eigene Kommunikation heute gegen\u00fcber Teamkolleginnen und -kollegen sowie Mitarbeitenden aussieht und ob sie sich in diesen unsicheren Zeiten wohl und sicher f\u00fchlen.    <\/p>\n\n<p><strong>AK:<\/strong> Ich verstehe also, dass es um Ehrlichkeit und offene Kommunikation geht \u2013 darum, den Menschen genau zu erkl\u00e4ren, was Sie tun und was mit den Daten geschieht, also genau das, was sie wahrscheinlich wissen m\u00f6chten. Wenn Sie es heute noch einmal umsetzen w\u00fcrden, w\u00fcrden Sie sich demnach f\u00fcr ein pers\u00f6nliches Dashboard entscheiden, damit die Mitarbeitenden ihre eigenen Daten einsehen k\u00f6nnen. <\/p>\n\n<p><strong>EO-SZ:<\/strong> Wir ziehen die Einf\u00fchrung eines pers\u00f6nlichen Dashboards in Betracht. Wir werden sehen, wie die Verhandlungen verlaufen, da unser Vertrag noch l\u00e4uft. Aber das ist etwas, das ich unseren Teams wirklich gerne erm\u00f6glichen w\u00fcrde.  <\/p>\n\n<p><strong>AK:<\/strong> W\u00fcrden Sie sagen, dass die Mitarbeitenden sich inzwischen mit der Messung arrangiert haben? Haben sie sich daran gew\u00f6hnt, oder nehmen Sie noch immer eine gewisse Unruhe wahr?<\/p>\n\n<p><strong>EO-SZ:<\/strong> Zu Beginn war es ein Projekt, bei dem wir nach Ineffizienzen und Automatisierungsm\u00f6glichkeiten gesucht haben, und wir haben die Mitarbeitenden in Wellen eingebunden. Es gab vier Wellen, und die Lizenzen wurden jeweils zwischen den Wellen weitergegeben. Nachdem wir das Projekt abgeschlossen hatten, haben wir entschieden, die Anzahl der Lizenzen zu erh\u00f6hen, sodass nun alle Zugriff darauf haben.  <\/p>\n\n<p>Nach einiger Zeit haben sich die Mitarbeitenden daran gew\u00f6hnt, dass es KYP.ai gibt und dass gemessen wird. Nat\u00fcrlich haben wir nicht die gesamte Abteilung vollst\u00e4ndig einbezogen, und es gibt weiterhin Wechsel zwischen den Nutzerinnen und Nutzern. Entsprechend entsteht gelegentlich wieder diese Unruhe nach dem Motto: Oh Gott, schon wieder dieses Tool. Ich denke jedoch, dass der Grund daf\u00fcr erneut eine unzureichende Kommunikation ist. <\/p>\n\n<p><strong>AK:<\/strong> Man kann eigentlich nie zu viel kommunizieren, oder?<\/p>\n\n<p><strong>EO-SZ:<\/strong> Genau. Ich erinnere mich sogar an ein kleines Nebenprojekt in dem Unternehmen, in dem wir fr\u00fcher zusammengearbeitet haben. Dort wurde extrem viel kommuniziert \u2013 so viel, dass man die E-Mails irgendwann gar nicht mehr gelesen hat. Schlie\u00dflich wurde sogar eine Person eingestellt und ein Projekt ins Leben gerufen, um die Kommunikation zu reduzieren und nur noch die wichtigsten Informationen zu versenden. Insofern kann man es also durchaus auch \u00fcbertreiben.    <\/p>\n\n<p><strong>AK:<\/strong> Man kann es also \u00fcbertreiben. Es ist schwierig, die richtige Balance zu finden \u2013 zumal unterschiedliche Menschen ein unterschiedliches Ma\u00df an Kommunikation ben\u00f6tigen. Aber es ist besser, zu viel zu kommunizieren als zu wenig, oder? <\/p>\n\n<p><strong>EO-SZ:<\/strong> Das stimmt.<\/p>\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Von_Daten_zu_Massnahmen_Fuehrungskraefte_und_das_Management_steuern\"><\/span><strong>Von Daten zu Ma\u00dfnahmen: F\u00fchrungskr\u00e4fte und das Management steuern<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n<p><strong>AK:<\/strong> Als Sie die Daten hatten \u2013 denn der Kauf und die Implementierung der Software sind eher der einfache Teil \u2013, mussten Sie die F\u00fchrungskr\u00e4fte und das Management gewisserma\u00dfen dazu dr\u00e4ngen, sich die Daten anzusehen und Ma\u00dfnahmen daraus abzuleiten? Oder war ihnen bewusst, dass sie diese Einblicke ben\u00f6tigen, und sie wollten die Daten von sich aus analysieren und entsprechend handeln? <\/p>\n\n<p><strong>EO-SZ:<\/strong> Das war ein Projekt im ersten Vertragsjahr mit KYP.ai. Wir haben daf\u00fcr eine entsprechende Governance-Struktur etabliert. Die Erkenntnisse wurden quartalsweise besprochen \u2013 zun\u00e4chst mit den Teamleitenden, denn die Daten mussten nat\u00fcrlich in Offline-Meetings eingeordnet und durch zus\u00e4tzliches Prozessverst\u00e4ndnis erg\u00e4nzt werden. Dieses Detailwissen haben wir im Automation Excellence Team nicht, da wir die operativen Aufgaben selbst nicht ausf\u00fchren.   <\/p>\n\n<p>Zun\u00e4chst haben wir uns mit den Mitarbeitenden abgestimmt, die diese Prozesse ausf\u00fchren, sowie mit den Teamleitenden. Nachdem wir alle Anpassungen vorgenommen hatten, haben wir die Ergebnisse den Managern und Tower Leads pr\u00e4sentiert \u2013 zusammen mit einer Zusammenfassung und unseren Empfehlungen. Wir geben dem Business die Handlungsempfehlungen, und das Business entscheidet anschlie\u00dfend, was es mit diesen Erkenntnissen macht und wie sie umgesetzt werden. <\/p>\n\n<p>Wir haben beispielsweise vorgeschlagen, Aufgaben zwischen den Teams neu zu verteilen, weil einige Teams \u00fcberlastet waren und Burnout sowie Probleme bei der Mitarbeiterbindung drohten. Es gab viele Erkenntnisse, unter anderem dass bestimmte Teams \u2013 insbesondere einige R2R-Teams \u2013 stark \u00fcberlastet waren. So sieht ihr Monatsablauf aus: Zu Beginn ist es die H\u00f6lle, und danach bauen sie \u00dcberstunden ab. <\/p>\n\n<p>Wie jede Organisation wollen wir agil sein und in allem, was wir tun, eine f\u00fchrende Rolle einnehmen. Nat\u00fcrlich wollten wir auch die Abschlusszeiten verk\u00fcrzen, schneller Ergebnisse erhalten und fr\u00fchzeitig Transparenz dar\u00fcber gewinnen, wie unsere Situation tats\u00e4chlich aussieht.<\/p>\n\n<p>Das war auch ein klares Signal an die F\u00fchrungsebene: Es tut uns leid, aber wir k\u00f6nnen diesen Zeitraum nicht weiter verk\u00fcrzen \u2013 wir sind \u00fcberlastet. Sie k\u00f6nnen sehen, was wir tun, wie viel Zeit wir daf\u00fcr aufwenden und zu welcher Uhrzeit die Mitarbeitenden w\u00e4hrend des Abschlusszeitraums ihre Arbeit beenden. Auch wir haben ein Privatleben.  <\/p>\n\n<p>Im Grunde haben wir aufgezeigt, dass wir das so nicht leisten k\u00f6nnen. Zun\u00e4chst m\u00fcssen wir die Aufgaben w\u00e4hrend der Abschlussphase neu strukturieren und anschlie\u00dfend pr\u00fcfen, ob sich der Zeitraum verk\u00fcrzen l\u00e4sst.<\/p>\n\n<p>Es gab zahlreiche Erkenntnisse, darunter auch Automatisierungspotenziale wie Skripting-M\u00f6glichkeiten sowie Einblicke in die Vielfalt der ERP-Systeme, die wir im Einsatz haben. Das ist besonders relevant, da wir uns derzeit mitten in der Einf\u00fchrung eines globalen ERP-Systems f\u00fcr alle unsere Gesellschaften befinden. <\/p>\n\n<p><strong>AK:<\/strong> Das muss spannend sein.<\/p>\n\n<p><strong>EO-SZ:<\/strong> Das ist es. Als wir die Vielzahl unterschiedlicher ERP-Systeme gesehen haben und wie viel Zeit die Mitarbeitenden damit verbringen, zwischen verschiedenen Anwendungen zu wechseln, wurde deutlich, wie belastend das im Arbeitsalltag sein muss \u2013 ganz zu schweigen davon, sich all die Passw\u00f6rter f\u00fcr diese Tools merken zu m\u00fcssen. Das war wirklich beeindruckend. Diese Erkenntnisse haben wir in jeder Welle pr\u00e4sentiert \u2013 ebenso wie unsere Empfehlungen, was konkret verbessert werden kann. <\/p>\n\n<p><strong>AK:<\/strong> Verstehe ich richtig, dass Sie nun zus\u00e4tzliche Lizenzen erwerben, sodass zumindest einige Teams regelm\u00e4\u00dfig gemessen werden und die Lizenzen nicht mehr zwischen den Teams wechseln?<\/p>\n\n<p><strong>EO-SZ:<\/strong> Wir haben uns entschieden, die Anzahl der Lizenzen zu erh\u00f6hen, als wir begannen, sie zwischen den Wellen zu wechseln und R\u00fcckmeldungen von F\u00fchrungskr\u00e4ften und Managern erhielten: \u201eWarum habt ihr es mir weggenommen? Ich habe die Transparenz verloren. Ich wei\u00df nicht mehr, wie viel Zeit die Aufgaben in Anspruch nehmen, und man erwartet von mir, einen neuen Scope zu \u00fcbernehmen. Ich wei\u00df nicht, ob ich daf\u00fcr \u00fcberhaupt Kapazit\u00e4ten habe. Ihr m\u00fcsst es behalten \u2013 oder es mir zur\u00fcckgeben.\u201c<\/p>\n\n<p>Diese R\u00fcckmeldungen haben mein Team und ich zunehmend geh\u00f6rt, und wir haben begonnen zu \u00fcberlegen, wie wir darauf reagieren sollen. Schlie\u00dflich sind wir erneut auf KYP.ai zugegangen und haben verhandelt, um die Anzahl der Lizenzen zu erh\u00f6hen, damit diese Transparenz dauerhaft gew\u00e4hrleistet bleibt.<\/p>\n\n<p><strong>AK:<\/strong> Ich habe den Eindruck, dass das h\u00e4ufig passiert. Unternehmen starten mit einem solchen Tool zun\u00e4chst als Projekt \u2013 so wie Sie es getan haben \u2013 und sobald sie erkennen, wie wertvoll die gewonnenen Daten sind, m\u00f6chten sie es nicht mehr abgeben. Sie wollen es behalten, um weiterhin genau zu sehen, was im Team tats\u00e4chlich passiert. <\/p>\n\n<p><strong>AK:<\/strong> Als Sie mit der Implementierung begonnen haben, ist am Anfang solcher Projekte oft die IT-Security die letzte Instanz, oder? Mussten Sie sie mit tausend Donuts bestechen, oder wie sind Sie damit umgegangen? Meiner Erfahrung nach k\u00f6nnen diese Diskussionen ziemlich anspruchsvoll sein und viel Zeit in Anspruch nehmen. <\/p>\n\n<p><strong>EO-SZ:<\/strong> Wir nehmen jede Cyberbedrohung und jedes potenzielle Risiko, das unsere Umgebung gef\u00e4hrden k\u00f6nnte, sehr ernst. Unsere IT-Security leistet hervorragende Arbeit bei der Analyse \u2013 und manchmal auch bei einer sehr gr\u00fcndlichen Pr\u00fcfung \u2013 aller L\u00f6sungen, die wir implementieren m\u00f6chten. Dennoch ist es ihnen gelungen, dieses Tool f\u00fcr uns zu priorisieren und als Vorhaben mit hoher Priorit\u00e4t einzuordnen. <\/p>\n\n<p>Wir haben viel Unterst\u00fctzung vom KYP.ai-Team erhalten. Sie haben alle Unterlagen bereitgestellt, die unser Security-Team angefordert hat. Sie haben s\u00e4mtliche rechtlichen Anforderungen bereits mehrfach durchlaufen, alle notwendigen Frageb\u00f6gen ausgef\u00fcllt und die geforderten Informationen offengelegt \u2013 vom Code bis zu den Ergebnissen. Insgesamt war es eine sehr gute Zusammenarbeit zwischen unserer IT-Security, unserem f\u00fcr die Implementierung verantwortlichen IT-Team und dem KYP.ai-Team.   <\/p>\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Schockierende_Erkenntnisse_Die_%E2%80%9ECorporate-Exorzisten%E2%80%9C_entdecken_Daemonen\"><\/span><strong>Schockierende Erkenntnisse: Die \u201eCorporate-Exorzisten\u201c entdecken D\u00e4monen<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n<p><strong>AK:<\/strong> Nachdem Sie KYP.ai implementiert hatten \u2013 wir nennen unsere KYP.ai-Spezialisten \u201eCorporate-Exorzisten\u201c, weil sie verborgene Prozessprobleme aufdecken \u2013 und sozusagen das Licht eingeschaltet und alle Daten erhalten haben: Haben Sie interessante \u201eD\u00e4monen\u201c entdeckt? Gab es in Ihren Prozessen oder Teams Dinge, die Sie \u00fcberhaupt nicht erwartet h\u00e4tten, oder entsprach es mehr oder weniger dem, womit Sie gerechnet hatten?  <\/p>\n\n<p><strong>EO-SZ:<\/strong> Jede Organisation denkt, dass ihre Prozesse einzigartig sind \u2013 und das sind sie auch. Nat\u00fcrlich dachten wir genauso \u00fcber uns. Uns war bewusst, dass wir viele ERP-Systeme im Einsatz haben. Wir konnten sie sogar z\u00e4hlen und konkret benennen. Was uns jedoch nicht klar war, war, dass selbst innerhalb einer Gruppe von ERP-Systemen mit derselben Namenskonvention unterschiedliche Instanzen und sogar verschiedene Versionen existieren.   <\/p>\n\n<p>Gemeinsam mit meinem Team haben wir festgestellt, dass es eine Person gibt, die sich auf 11 oder 12 solcher Instanzen spezialisiert hat und t\u00e4glich zwischen ihnen wechselt \u2013 hier etwas bucht, dort etwas pr\u00fcft. Und selbstverst\u00e4ndlich m\u00fcssen gem\u00e4\u00df unseren Sicherheitsrichtlinien f\u00fcr jede einzelne Instanz unterschiedliche Passw\u00f6rter verwendet werden. Ich glaube, diese Person ist der wahre Exorzist \u2013 das war wirklich beeindruckend.  <\/p>\n\n<p>Au\u00dferdem haben wir gelernt, dass selbst wenn ERP A und ERP A1 \u2013 sagen wir \u2013 unter derselben Namenskonvention laufen, das nicht bedeutet, dass sie dasselbe Layout haben. Wie ich eingangs erw\u00e4hnt habe, \u00fcbernehmen wir unterschiedliche Werke und Unternehmen, und jedes hatte eine individuell angepasste Konfiguration oder Benutzeroberfl\u00e4che. <\/p>\n\n<p>Manchmal gingen wir davon aus, dass das Erstellen einer Aging-Liste in diesem ERP nach dem Schema A, B, C, D funktioniert \u2013 also m\u00fcsste es in einem ERP mit derselben Namenskonvention genauso ablaufen. Oh nein, ganz und gar nicht \u2013 es war anders, es fehlte etwas. Genau das haben wir tats\u00e4chlich festgestellt. Das war einer der \u00fcberraschendsten Momente. Der zweite, noch augen\u00f6ffnendere Moment war, als wir die R2R-Teams und ihre Arbeitsbelastung genauer betrachtet haben.   <\/p>\n\n<p>Das war ein Moment nach dem Motto: \u201eOh mein Gott, wir m\u00fcssen schnell reagieren. Wir k\u00f6nnen das nicht ignorieren, wir d\u00fcrfen es nicht einfach so weiterlaufen lassen.\u201c Als Team haben wir empfohlen, sehr z\u00fcgig zu handeln und diese Mitarbeitenden durch zus\u00e4tzliche Ressourcen zu entlasten, da sonst ein Burnout droht und wir gut eingearbeitete Fachkr\u00e4fte verlieren w\u00fcrden. Sie kennen unsere Besonderheiten, sie kennen die Organisation \u2013 sie sind bei Vesuvius wie ein Fisch im Wasser, wenn man so will.   <\/p>\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Ungleichgewichte_in_der_Arbeitsbelastung_angehen_und_die_Kraft_der_Daten_nutzen\"><\/span><strong>Ungleichgewichte in der Arbeitsbelastung angehen und die Kraft der Daten nutzen<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n<p><strong>AK:<\/strong> R2R ist wirklich hart. Ich habe selbst nur ein Jahr im R2R-Bereich gearbeitet und es sehr genossen, aber die Monatsabschl\u00fcsse und erst recht der Jahresabschluss sind extrem intensive Zeiten. Es ist leicht, dabei auszubrennen, weil alle unter Druck stehen, jeder auf den anderen wartet, und diese Teams ben\u00f6tigen in dieser Phase h\u00e4ufig Unterst\u00fctzung. Das ist wahrscheinlich eines der gr\u00f6\u00dften Probleme der R2R-Teams: Sie brauchen ein paar Tage im Monat Hilfe und fahren danach das Tempo herunter, um sich zu erholen \u2013 was auf Dauer vermutlich keine gesunde Arbeitsweise ist.   <\/p>\n\n<p>Aber in anderen Teams \u2013 aus meiner Erfahrung im Shared-Services-Bereich \u2013 gibt es Teams mit zu viel Arbeit, Teams mit einem angemessenen Arbeitsvolumen und Teams, die eher weniger ausgelastet sind. Selbst innerhalb eines Teams sieht man oft Unterschiede: In einem Team von zehn Personen sind vielleicht drei \u00fcberlastet, vier kommen gut zurecht und drei haben vergleichsweise wenig zu tun. Haben Sie bei der Analyse der Daten eher Ungleichgewichte innerhalb der Teams oder zwischen den Teams festgestellt?  <\/p>\n\n<p><strong>EO-SZ:<\/strong> Definitiv haben wir innerhalb der Teams Ungleichgewichte festgestellt \u2013 genau wie Sie es beschrieben haben: Mitarbeitende mit vielen \u00dcberstunden und andere mit freier Kapazit\u00e4t. Daher haben wir empfohlen, die \u00fcberlasteten Personen zu entlasten und Aufgaben auf diejenigen zu verlagern, die tags\u00fcber weniger ausgelastet sind. <\/p>\n\n<p>Nat\u00fcrlich gibt es dabei immer Diskussionen \u00fcber Zugriffsrechte \u2013 zum Beispiel, dass eine bestimmte Person keinen Zugriff haben sollte, weil ein m\u00f6glicher Interessenkonflikt besteht. Deshalb haben wir als Team gemeinsam mit den Fachexperten aus dem jeweiligen Bereich empfohlen, wie sich die Aufgaben sinnvoll und regelkonform neu verteilen lassen \u2013 und genau so wurde es dann auch umgesetzt. <\/p>\n\n<p>Es gab Teams wie unsere R2R-Teams, die \u00fcberlastet waren, und kleinere Teams, die sich gegenseitig vertreten m\u00fcssen. Dort ist das Arbeitsvolumen zwar nicht immer sehr hoch, aber sie brauchen einander als Backup f\u00fcr Urlaube oder Krankheitsausf\u00e4lle. In Zeiten mit freier Kapazit\u00e4t haben diese Teams daher begonnen, andere Teams mit h\u00f6herer Arbeitsbelastung zu unterst\u00fctzen.  <\/p>\n\n<p>Au\u00dferdem hatten wir die Praxis, Teamleitende bereichs\u00fcbergreifend zwischen verschiedenen Towers einzusetzen, um zu pr\u00fcfen, ob sie administrative Aufgaben oder Managementt\u00e4tigkeiten in einem anderen Bereich unterst\u00fctzen k\u00f6nnen. So haben wir die Ressourcen ausgeglichen. Genau das ist im Grunde unsere t\u00e4gliche Aufgabe: unsere Teams immer wieder ins Gleichgewicht zu bringen.  <\/p>\n\n<p>Ich habe bereits erw\u00e4hnt, dass ich zu Beginn viele besorgte Fragen erhalten habe: \u201eWas wollt ihr mit diesem Tool machen? Wird es uns schaden?\u201c Meine Antwort war: Wenn ihr engagiert arbeitet \u2013 so wie ich es beim Shadowing w\u00e4hrend der Lean-Workshops gesehen habe \u2013 wird das Tool zeigen, dass ihr Unterst\u00fctzung braucht und entlastet werden m\u00fcsst. Ihr m\u00fcsst nichts k\u00fcnstlich anklicken oder bestimmte Aktionen ausf\u00fchren, nur damit etwas erfasst wird. Folgt einfach euren normalen Arbeitsabl\u00e4ufen.<\/p>\n\n<p>Dieses Tool wird uns zeigen, in welchen Bereichen ihr Schwierigkeiten habt und wo ihr Unterst\u00fctzung ben\u00f6tigt. Betrachtet es aus dieser Perspektive: Es soll euch helfen. Nat\u00fcrlich gibt es auch Teams oder einzelne Mitarbeitende, die nicht \u00fcberlastet sind \u2013 vielleicht fehlt es hier eher an Erfahrung oder Wissen, zum Beispiel wenn jemand frisch nach dem Studium ins Berufsleben eingestiegen ist und bestimmte Aufgaben neu \u00fcbernimmt. <\/p>\n\n<p>Ich selbst brauchte eine gewisse Zeit, um meine Aufgaben so gut zu beherrschen, dass ich sagen konnte: \u201eIch m\u00f6chte mehr Verantwortung \u00fcbernehmen.\u201c Aber man kann nicht von allen erwarten, dass sie so proaktiv sind \u2013 das h\u00e4ngt stark von der Pers\u00f6nlichkeit ab. Manche sagen: \u201eIch erledige, was mir zugewiesen wird,\u201c und das ist v\u00f6llig in Ordnung. Andere hingegen sagen: \u201eIch habe noch Kapazit\u00e4ten, ich kann diese oder jene Aufgabe \u00fcbernehmen.\u201c Wir d\u00fcrfen Mitarbeitende jedoch nicht negativ bewerten, nur weil sie sich nicht von selbst melden. Genau hier k\u00f6nnen wir unterst\u00fctzend eingreifen und sagen: \u201eVielleicht m\u00f6chtest du etwas Neues dazulernen?\u201c    <\/p>\n\n<p><strong>AK:<\/strong> Es ist unsere Verantwortung \u2013 die Verantwortung des F\u00fchrungsteams \u2013, sicherzustellen, dass die Mitarbeitenden das richtige Ma\u00df an Arbeit haben: weder zu viel noch zu wenig.<\/p>\n\n<p>Ich habe das immer als extrem schwierig empfunden \u2013 ohne die richtige Messmethode. Denn selbst Aufgaben, die als einfach gelten, sind nicht immer wirklich einfach. Nehmen wir zum Beispiel ein AP-Team, das viele Rechnungen bucht. Normalerweise teilt man die Arbeit zwischen Teams oder Personen auf, bildet einen Monatsdurchschnitt und sagt: Tausend hier, tausend dort. Dabei sieht man jedoch nicht die Komplexit\u00e4t der einzelnen Rechnungen.   <\/p>\n\n<p>Mit KYP.ai kann man sehen, wie viele Schritte oder Aktionen erforderlich sind, um eine Aufgabe zu erledigen. Gleichzeitig ber\u00fccksichtigt man ohne solche Daten oft nicht die zeitliche Verteilung: Viele Lieferantengruppen senden ihre Rechnungen typischerweise montags und dienstags, andere eher donnerstags und freitags. So kann eine Person in der ersten Wochenh\u00e4lfte \u00fcberlastet und in der zweiten unterausgelastet sein. Um das wirklich richtig zu steuern, braucht man granulare und aktuelle Daten \u2013 man muss genau wissen, was gerade passiert. Und genau das erm\u00f6glicht ein solches Tool. <\/p>\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Der_Efficiency_Champion_Award_und_der_Return_on_Investment\"><\/span><strong>Der Efficiency Champion Award und der Return on Investment<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n<p><strong>AK:<\/strong> Wir waren dieses Jahr gemeinsam in Berlin bei KYP.ai Forward, richtig? Dort haben Sie von KYP.ai den Efficiency Champion Award erhalten. Warum, glauben Sie, ging diese Auszeichnung an Sie, wenn man betrachtet, was Sie erreicht haben?  <\/p>\n\n<p><strong>EO-SZ:<\/strong> Es war eine gro\u00dfe Ehre, diese Auszeichnung zu erhalten. Wir dachten zun\u00e4chst, dass wir wie jeder andere KYP.ai-Kunde einfach unsere Arbeit machen \u2013 und hatten sogar das Gef\u00fchl, aufgrund der Vielfalt unserer ERP-Systeme mehr zu k\u00e4mpfen als andere. Neben den aufgedeckten Ineffizienzen und all den Erkenntnissen, die ich zuvor erw\u00e4hnt habe, haben wir vor allem die tats\u00e4chliche Kapazit\u00e4t erkannt, die f\u00fcr die Durchf\u00fchrung bestimmter Prozesse erforderlich ist, und wie viele Personen wir jeweils f\u00fcr die einzelnen Prozesse einplanen m\u00fcssen.  <\/p>\n\n<p>Das war, w\u00fcrde ich sagen, ein positiver Nebeneffekt dieses Tools \u2013 einer, der letztlich die Investition daf\u00fcr refinanziert hat. Mithilfe der Daten konnten wir tats\u00e4chlich sehr gute Ergebnisse erzielen. Diese Daten wurden auf mehreren Ebenen kommuniziert \u2013 von den Teamleitenden \u00fcber die Manager bis hin zu den Tower Leads.  <\/p>\n\n<p>Ja, wir konnten die Belegschaft in gewissem Umfang reduzieren, allerdings auf nat\u00fcrliche Weise durch Fluktuation. Ich m\u00f6chte jedoch nicht sagen, dass wir wegen dieses Tools nicht eingestellt haben \u2013 vielmehr hat das Tool Potenziale aufgezeigt. Es hat gezeigt, welches Kapazit\u00e4tsniveau f\u00fcr die Organisation tragf\u00e4hig und sicher ist und mit welcher Teamgr\u00f6\u00dfe wir stabil arbeiten k\u00f6nnen.  <\/p>\n\n<p>Auf nat\u00fcrliche Weise haben Mitarbeitende die Organisation verlassen. Unabh\u00e4ngig vom Tool gab es zudem weitere Ver\u00e4nderungen, die parallel stattfanden. Am Ende war die Belegschaft sogar kleiner, als es die Analyse des Tools nahegelegt hatte \u2013 doch das waren andere unternehmerische Entscheidungen, die die Organisation getroffen hat. <\/p>\n\n<p><strong>AK:<\/strong> Gibt es Kennzahlen, die Sie teilen k\u00f6nnen \u2013 zum Beispiel zu eingesparten Stunden, FTEs oder dem ROI \u2013, also etwas, das Sie im Podcast offenlegen d\u00fcrfen?<\/p>\n\n<p><strong>EO-SZ:<\/strong> Ja, den ROI kann ich teilen. Wir haben nach sechs Monaten den Break-even erreicht \u2013 also innerhalb eines halben Jahres.  <\/p>\n\n<p><strong>AK:<\/strong> In sechs Monaten \u2013 ja, genau.<\/p>\n\n<p><strong>EO-SZ:<\/strong> Und sagen wir, dass wir auf eine sehr sichere und gesunde Weise die Belegschaft um 8\u202f% reduzieren konnten.<\/p>\n\n<p><strong>AK:<\/strong> 8\u202f%. Ja, auf eine gesunde Weise. Das erkl\u00e4rt nat\u00fcrlich, warum Sie die Auszeichnung erhalten haben.  <\/p>\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Blick_nach_vorn_KI_der_Concierge_und_kontinuierliche_Verbesserung\"><\/span><strong>Blick nach vorn: KI, der Concierge und kontinuierliche Verbesserung<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n<p><strong>AK:<\/strong> Heutzutage, Ende 2025, dreht sich alles um Agents und GenAI, und <a href=\"https:\/\/office-samurai.com\/de\/kyp-ai-die-productivity-intelligence-plattform-die-corporate-fiction-durch-datengesteuerte-fakten-ersetzt\/\">KYP.ai<\/a> integriert bestimmte Agentenfunktionen in das Tool. Aber grunds\u00e4tzlich: Sobald man die Daten analysiert hat, wei\u00df man, was in den Teams passiert. Gehen Sie diese KI-Revolution schon aktiv an, oder sagen Sie: Wir m\u00fcssen erst die Menschen zu 100\u202f% einbinden, bevor wir damit starten?  <\/p>\n\n<p><strong>EO-SZ:<\/strong> Wie Sie mich kennen, bin ich ein gro\u00dfer Fan von Fortschritt, technologischer Entwicklung und KI. Ich hasse repetitive Arbeit. Mein Ziel ist es, smart zu arbeiten, nicht hart \u2013 das ist mein Motto. Wenn Tools wie KI uns unterst\u00fctzen, wir effektiver werden und bessere Ergebnisse f\u00fcr das Unternehmen liefern, sodass das Business davon profitiert und w\u00e4chst, warum nicht?   <\/p>\n\n<p>Als Organisation bewegen wir uns dort sehr vorsichtig, angesichts der vielen damit verbundenen Risiken. Sie haben erw\u00e4hnt, dass KYP.ai auch den AI-Agent-Concierge bietet, der dabei hilft, Daten zu analysieren. Man kann ihn zum Beispiel fragen: \u201eWie kann ich effektiver sein? Warum habe ich diese Passivzeit? Was kann ich besser machen? Gibt es Verbesserungspotenzial?\u201c <\/p>\n\n<p>Das ist etwas, das wir mit KYP.ai als Pilotprojekt in Betracht ziehen \u2013 den Concierge zu integrieren und unseren Mitarbeitenden zu erm\u00f6glichen, mit ihren eigenen Daten zu arbeiten, um Verbesserungsideen zu entdecken. Wir haben zudem ein Continuous-Improvement-Programm implementiert, das mein Team im SSC betreibt.<\/p>\n\n<p>Unsere Erwartung und das Ziel dieses Pilotprojekts ist, dass die Mitarbeitenden mit interessanten Ideen auf uns zukommen \u2013 zum Beispiel: \u201eVielleicht sollten wir dieses Makro nutzen, vielleicht sollten wir diesen Prozess \u00e4ndern, oder warum haben wir so viele Zahlungsmethoden?\u201c Genau solche Vorschl\u00e4ge erhalten wir bereits jetzt: \u201eHey Leute, ich wei\u00df, dass ihr das automatisieren k\u00f6nnt, aber wir haben diese und jene Zahlungsmethode und k\u00f6nnen es nicht.\u201c Diese hochwertigen Ideen m\u00f6chten wir von unseren Mitarbeitenden erhalten, denn sie sind die Wissensquelle. Sie kennen die Prozesse und sind die Expertinnen und Experten. Wir sind da, um sie zu unterst\u00fctzen, und sie zeigen uns, wie wir helfen k\u00f6nnen.    <\/p>\n\n<p><strong>AK:<\/strong> Das ergibt absolut Sinn.<\/p>\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Drei_zentrale_Erkenntnisse_fuer_den_Einstieg_ins_Task_Mining\"><\/span><strong>Drei zentrale Erkenntnisse f\u00fcr den Einstieg ins Task Mining<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n<p><strong>AK:<\/strong> F\u00fcr alle, die gerade erst mit Tools wie KYP.ai starten: Gibt es etwas, das Sie ihnen aufgrund Ihrer Erfahrung mit auf den Weg geben w\u00fcrden? Etwas, das Sie f\u00fcr besonders wichtig halten, bevor sie anfangen oder gleich zu Beginn wissen sollten? <\/p>\n\n<p><strong>EO-SZ:<\/strong> Ich w\u00fcrde drei Punkte nennen.<\/p>\n\n<p>Der erste Punkt: Man muss darauf vorbereitet sein, dass man sehr viele Daten erh\u00e4lt und sich davon \u00fcberw\u00e4ltigt f\u00fchlt. Man hat das Gef\u00fchl: \u201eOh mein Gott, warum habe ich dieses Tool gew\u00e4hlt? Das ist zu viel, ich will mir das gar nicht ansehen.\u201c <\/p>\n\n<p><strong>AK:<\/strong> Genau, weil man quasi von fast keinen Daten auf eine riesige Menge an Informationen springt.<\/p>\n\n<p><strong>EO-SZ:<\/strong> Genau. Man muss durchatmen, nachdenken und sich etwas Zeit nehmen, um mit dem Team \u2013 Continuous-Improvement-Spezialisten, Automatisierungsexperten \u2013 zu \u00fcberlegen, was man mit den Daten anfangen kann, wie man sie aufteilt, sortiert und wo man beginnt. Der erste Punkt lautet also: Keine Angst vor der \u00dcberw\u00e4ltigung und dem anf\u00e4nglichen Schock.  <\/p>\n\n<p>Der zweite Punkt ist, wie wir schon \u00fcber \u00fcberm\u00e4\u00dfige Kommunikation gesprochen haben: Versucht von Anfang an, eine sehr offene und transparente Kommunikation mit eurem Team aufzubauen \u2013 warum ihr das Tool nutzt, was mit den Daten geschehen soll, wonach genau ihr sucht und warum ihr danach sucht.<\/p>\n\n<p>Jeder Mitarbeitende, unser IT-Team eingeschlossen, hat volle Transparenz dar\u00fcber, was wir an unseren Computern tun. Alles wird auf unseren Servern aufgezeichnet, und wir k\u00f6nnen diese Daten jederzeit mit Zeit- und Datumsstempel abrufen \u2013 das ist also \u00fcberhaupt kein Problem. Sehr oft ist uns das jedoch nicht bewusst, und wenn wir dann sagen: \u201eOh, jetzt werden wir Sie \u00fcberwachen\u201c, stimmt das eigentlich nicht, denn wir werden von Tag\u202feins an \u00fcberwacht, sobald man unsere Computer nutzt \u2013 sie geh\u00f6ren der Organisation.  <\/p>\n\n<p>Im Grunde geht es also um diese offene Kommunikation: Warum wir gerade jetzt dieses Tool einsetzen, welche konkreten Ziele damit verfolgt werden und wie viel Zeit das in Anspruch nehmen wird \u2013 denn die Mitarbeitenden fragen oft: \u201eWann ist das fertig? Sagt mir einfach, wann.\u201c<\/p>\n\n<p>Wenn man ihnen sagt, wann es fertig sein wird \u2013 sagen wir in einem Jahr \u2013 w\u00fcrden sie bis dahin einfach abwarten. Eure Aufgabe ist es also, Vertrauen aufzubauen, dass nichts Negatives passieren wird. Wir wollen nur erkennen: Wenn ihr \u00fcberlastet seid, werden wir das sehen. Wenn ein Prozess fehlerhaft, ineffizient oder m\u00fchsam ist, werden wir ihn verbessern \u2013 und ihr helft uns dabei, ihn zu optimieren.    <\/p>\n\n<p>Versucht, diese Kommunikation aufzubauen und gleichzeitig die Mitarbeitenden einzubeziehen, damit sie euch zeigen, was verbessert werden muss \u2013 denn alleine schafft man das nicht, man wei\u00df ja nicht, wie man alles l\u00f6sen kann.<\/p>\n\n<p>Der dritte Punkt ist: Sehr oft werde ich auf Konferenzen oder bei Unternehmensbesuchen gefragt, wie wir gestartet sind und welche messbaren Ergebnisse wir erzielt haben. Ich empfehle immer: Bevor man sich in diese Datenflut st\u00fcrzt und \u00fcberw\u00e4ltigt wird, sollte man klare Ziele mit konkreten Zahlen definieren. <\/p>\n\n<p>Ich definiere ein Ziel und weise ihm einen KPI zu. Aus meiner Finanz-Herkunft denke ich immer, dass Zahlen f\u00fcr sich sprechen. Also im Grunde: Ziel, Zahl, KPI. Ich m\u00f6chte dieses Ziel erreichen und lege ein Minimum und Maximum fest \u2013 was ist die akzeptable Bandbreite? Und schreibt am Anfang nur drei Ziele auf. Ihr m\u00fcsst nicht sofort einen Plan haben, um das ganze Unternehmen zu ver\u00e4ndern \u2013 nicht einmal ein einzelnes Ziel sollte zu komplex sein.     <\/p>\n\n<p>Macht zuerst einen Pilotversuch, nur um zu sehen, ob ihr dieses Ziel in einem kleinen Team erreichen k\u00f6nnt \u2013 wie bei unserem Pilotprojekt mit 13 Teammitgliedern. Ihr m\u00fcsst kein gro\u00dfes Team haben. Weist diese Ziele dem Pilotteam zu, \u00fcberpr\u00fcft, ob ihr das von euch definierte Minimum erreicht, und wenn ja, erstellt daraus einen Business Case. Habt keine Angst davor \u2013 das ist mein wichtigster Rat.   <\/p>\n\n<p><strong>AK:<\/strong> Aus der Perspektive einer Person, die im Bereich Process Excellence und Prozessautomatisierung arbeitet, was w\u00fcrden Sie sagen, ist der Hauptnutzen, den ein Tool wie KYP.ai f\u00fcr die Organisation bietet?<\/p>\n\n<p><strong>EO-SZ:<\/strong> Wenn man im Bereich Automation Excellence arbeitet und die t\u00e4gliche Aufgabe darin besteht, Prozesse zu verbessern, muss man genau sehen, was verbessert werden muss \u2013 daf\u00fcr braucht man Daten. Man kann etwas nicht wirklich optimieren, wenn man es nicht sieht. Man muss den Prozess einsehen, um ihn verbessern zu k\u00f6nnen.  <\/p>\n\n<p>Ansonsten w\u00fcrde man nur die Prozesse ausw\u00e4hlen, von denen man glaubt, dass sie viel Zeit beanspruchen, oder auf die Mitarbeitende lautstark aufmerksam machen: \u201eDas ist der schlimmste Prozess \u00fcberhaupt, den m\u00fcsst ihr verbessern!\u201c Man springt hinein, optimiert und schaut sich die gesch\u00e4tzten Einsparungen an \u2013 und denkt dann: \u201eOh mein Gott, warum haben wir das \u00fcberhaupt angefasst? Der gesch\u00e4ftliche Nutzen ist so gering, das h\u00e4tten wir lieber gelassen.\u201c  <\/p>\n\n<p><strong>AK:<\/strong> Ich kenne das nur zu gut: Man \u00fcbersieht manchmal die wirklich wichtigen Dinge, weil man gar nicht wei\u00df, dass sie existieren, und konzentriert sich manchmal auf die falschen Dinge, weil die Daten fehlen, um sinnvoll zu entscheiden. Elena, wie immer ist es wunderbar, mit dir zu sprechen. Vielen Dank, dass du deine Erfahrungen geteilt hast. Ich bin sicher, dass dies besonders f\u00fcr diejenigen, die gerade anfangen oder dar\u00fcber nachdenken zu starten, viele hilfreiche Informationen bietet \u2013 sowohl f\u00fcr den Einstieg als auch, um die offensichtlichsten Fehler zu vermeiden.   <\/p>\n\n<p>Vielen Dank noch einmal, alles Gute f\u00fcr die Fortf\u00fchrung Ihrer Programme, und hoffentlich k\u00f6nnen wir Sie in einiger Zeit wieder bei uns haben, um zu sehen, welche neuen Ideen Sie entwickelt haben.<\/p>\n\n<p><strong>EO-SZ:<\/strong> Vielen Dank. Danke, dass ich hier sein durfte \u2013 es war mir eine Freude, meine Erfahrungen zu teilen. <\/p>\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Zusammenfassung\"><\/span><strong>Zusammenfassung<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n<p><strong>AK:<\/strong> Damit endet unsere Expedition in den Vulkan. Wir haben es geschafft, das gesamte Diagramm zu durchlaufen, ohne einen pyroklastischen Strom an HR-Beschwerden auszul\u00f6sen \u2013 was ich als enormen Erfolg betrachte. Domo arigato f\u00fcrs Einschalten.  <\/p>\n\n<p>Wir wissen, dass ihr diese Zeit eigentlich damit h\u00e4ttet verbringen k\u00f6nnen, die Arbeit zu erledigen, die ihr bisher aufgeschoben habt \u2013 deshalb sch\u00e4tzen wir es sehr, dass ihr sie mit uns verschoben habt. Ein riesiges Dankesch\u00f6n an unsere G\u00e4stin Elena, die bewiesen hat, dass man einem globalen Konzern tats\u00e4chlich Transparenz verschaffen kann, ohne dabei eine metaphorische oder gar w\u00f6rtliche Explosion zu verursachen. <\/p>\n\n<p>Nat\u00fcrlich ein Dankesch\u00f6n auch an Anna Cubal, unsere Produzentin. Sie ist es, die tats\u00e4chlich unsere Produktivit\u00e4t \u201emined\u201c \u2013 und lassen Sie mich sagen, die Daten sehen f\u00fcr mich nicht gut aus. Aufgenommen im legend\u00e4ren Wodzu Beats Studio, dem einzigen Ort, an dem wir das Chaos willkommen hei\u00dfen. Wenn diese Episode euch Lust gemacht hat, die \u201eMeditationszeit\u201c eures eigenen Teams zu auditieren, abonniert, teilt und hinterlasst uns eine F\u00fcnf-Sterne-Bewertung. Schreibt uns, wenn ihr schon einmal einen Executive wortw\u00f6rtlich gegen seinen Willen zur Vernunft ziehen musstet \u2013 wir wollen davon h\u00f6ren. Bis zum n\u00e4chsten Mal: Haltet eure Daten k\u00fchl und eure Prozesse im Fluss.      <\/p>\n\n<style>a.wp-block-button__link,\n  a.wp-block-button__link * {\n    text-decoration: none !important;\n    -webkit-text-decoration: none !important;\n  }\n<\/style>\n\n<p><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p> Heute sprechen wir mit einem Gast, dessen Unternehmen nach einem Vulkan benannt ist, der einst eine ganze Zivilisation unter Asche begraben hat \u2013 ehrlich gesagt eine Machtdemonstration, die ich respektiere. 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