Prowadzenie tak du\u017cej dzia\u0142alno\u015bci, z tysi\u0105cami cz\u0142onk\u00f3w, dostawc\u00f3w i partner\u00f3w jest skomplikowane. Wymaga ogromnej sieci proces\u00f3w, informacji i p\u0142atno\u015bci, kt\u00f3re musz\u0105 by\u0107 wydajne i skuteczne. <\/p>\n\n
Osi\u0105gni\u0119cie tego mo\u017ce by\u0107 wyzwaniem, zw\u0142aszcza gdy firma ma tak d\u0142ug\u0105 tradycj\u0119, ze starszymi systemami i IT. Dlatego Holger Gerlach, lider zespo\u0142u w dziale finansowym w E\/D\/E, zawsze ch\u0119tnie poszukuje nowych sposob\u00f3w na usprawnienie pracy, zwi\u0119kszenie zwrotu z inwestycji i przekszta\u0142cenie koszt\u00f3w. <\/p>\n\n
„W 2019 roku rozmawia\u0142em ze starym koleg\u0105” – zaczyna Gerlach. „Wspomnia\u0142, \u017ce jego firma wykorzystuje automatyzacj\u0119 do przekszta\u0142cania operacji. Pomy\u015bla\u0142em, \u017ce mo\u017cemy zrobi\u0107 to samo i tak narodzi\u0142 si\u0119 pomys\u0142”. <\/p>\n\n
Wsp\u00f3\u0142pracuj\u0105c z koleg\u0105 z dzia\u0142u IT, Gerlach wybra\u0142 UiPath jako partnera technologicznego. Nast\u0119pnie przedstawi\u0142 sw\u00f3j plan CIO i dyrektorowi finansowemu. Obaj byli natychmiast zainteresowani koncepcj\u0105 automatyzacji, sugeruj\u0105c nawet partnera, kt\u00f3ry m\u00f3g\u0142by pom\u00f3c we wdro\u017ceniu: Office Samurai z siedzib\u0105 w Krakowie. Weryfikacja koncepcji rozpocz\u0119\u0142a si\u0119 natychmiast. <\/p>\n\n
Inauguracyjna automatyzacja dotyczy\u0142a walidacji danych VAT. „Kiedy wysy\u0142amy produkty do innych pa\u0144stw cz\u0142onkowskich UE, nie naliczamy podatku VAT. Jest to nieopodatkowane” – wyja\u015bnia Gerlach. „Aby jednak zachowa\u0107 zgodno\u015b\u0107 z przepisami, musimy upewni\u0107 si\u0119, \u017ce klienci posiadaj\u0105 wa\u017cn\u0105 identyfikacj\u0119 VAT”. <\/p>\n\n
Aby to osi\u0105gn\u0105\u0107, E\/D\/E musia\u0142 pobra\u0107 raporty z systemu SAP, kt\u00f3ry utworzy\u0142 dokument Excel. Nast\u0119pnie wsp\u00f3\u0142pracownik musia\u0142 doda\u0107 dane klient\u00f3w zawieraj\u0105ce ich nazwy i adresy. Arkusz kalkulacyjny trafia\u0142 nast\u0119pnie do specjalisty podatkowego w celu zatwierdzenia informacji. By\u0142 to r\u0119czny proces, kt\u00f3ry zajmowa\u0142 sze\u015b\u0107 godzin ka\u017cdego miesi\u0105ca i kosztowa\u0142 500 euro w op\u0142atach ksi\u0119gowych. „To by\u0142o nieefektywne. Poch\u0142ania\u0142o zasoby, ale musia\u0142o by\u0107 wykonywane” – wspomina z frustracj\u0105 Gerlach. <\/p>\n\n
Zautomatyzowali\u015bmy ten proces. Robot pobra\u0142 dane z SAP, doda\u0142 informacje, a nast\u0119pnie u\u017cy\u0142 skryptu do sprawdzenia listy w niemieckich i unijnych bazach danych podatkowych dost\u0119pnych za po\u015brednictwem stron internetowych z rejestrami publicznymi. Automatyzacja nie tylko skr\u00f3ci\u0142a czas do 50 minut miesi\u0119cznie, ale tak\u017ce pozwoli\u0142a zaoszcz\u0119dzi\u0107 na op\u0142atach. <\/p>\n\n\n\n
Holger Gerlach – lider zespo\u0142u w dziale finansowym w E\/D\/E
„Przedstawili\u015bmy wyniki CIO i dyrektorowi finansowemu i u\u015bmiechn\u0119li\u015bmy si\u0119” – m\u00f3wi Gerlach. „Zapytali z u\u015bmiechem, dlaczego nie zrobili\u015bmy tego wcze\u015bniej. To by\u0142 wielki sukces dla firmy, kt\u00f3ra mo\u017ce by\u0107 nieco staromodna. Udowodnili\u015bmy, \u017ce mo\u017cemy wykorzysta\u0107 najnowocze\u015bniejsz\u0105 technologi\u0119 do usprawnienia proces\u00f3w i zaoszcz\u0119dzenia pieni\u0119dzy”. <\/p>\n\n
Aby zapewni\u0107 sprawne wdro\u017cenie oprogramowania, Gerlach wiedzia\u0142, \u017ce b\u0119dzie potrzebowa\u0142 pracownik\u00f3w. „Mieli\u015bmy kilka sesji lunchu i nauki z kolegami. Na pocz\u0105tku obawia\u0142em si\u0119, \u017ce ludzie pomy\u015bl\u0105, \u017ce zamierzamy zast\u0105pi\u0107 ich automatyzacj\u0105, ale nie postrzegali tego w ten spos\u00f3b. Jedna osoba powiedzia\u0142a mi: „Mam za du\u017co pracy. Pomoc robota by\u0142aby \u015bwietna”. To by\u0142a fantastyczna reakcja”. <\/p>\n\n
Nast\u0119pnie nast\u0105pi\u0142a druga automatyzacja, polegaj\u0105ca na codziennym tworzeniu raportu SAP w jednym dziale i wysy\u0142aniu go do innego, gdzie by\u0142 drukowany i przetwarzany. By\u0142 to kolejny ma\u0142y sukces, kt\u00f3ry doprowadzi\u0142 do pierwszego du\u017cego testu technologii. <\/p>\n\n
„Oferujemy klientom us\u0142ug\u0119 zwan\u0105 faktoringiem. Polega ona na tym, \u017ce kupujemy niezap\u0142acone faktury, aby pom\u00f3c im zwi\u0119kszy\u0107 przep\u0142yw got\u00f3wki” – m\u00f3wi Gerlach. „Zanim przejmiemy faktury, musimy sprawdzi\u0107 wszystkich d\u0142u\u017cnik\u00f3w i obliczy\u0107 zwi\u0105zane z tym ryzyko. Zwykle jest ich od dwustu do tysi\u0105ca do sprawdzenia, wi\u0119c pracownicy robili to r\u0119cznie”. <\/p>\n\n
Nast\u0119pnie o pomoc poprosi\u0142 wi\u0119kszy klient. Chcia\u0142 sprzeda\u0107 faktury E\/D\/E od 20 000 d\u0142u\u017cnik\u00f3w. „Ich sprawdzenie zaj\u0119\u0142oby sze\u015b\u0107 miesi\u0119cy” – zwierza si\u0119 Gerlach. „Po prostu nie mogli\u015bmy tego zrobi\u0107, bo straciliby\u015bmy kontrakt. Poprosili\u015bmy wi\u0119c Office Samurai o rozwi\u0105zanie”. Automatyzacja oceni\u0142a zdolno\u015b\u0107 kredytow\u0105, pobieraj\u0105c wszystkie niezb\u0119dne dane z raportu kredytowego i przetwarzaj\u0105c je automatycznie. <\/p>\n\n
Zadanie to zaj\u0119\u0142o zaledwie trzy i p\u00f3\u0142 tygodnia, oszcz\u0119dzaj\u0105c miesi\u0105ce pracy i zabezpieczaj\u0105c kontrakt. By\u0142 to wa\u017cny punkt zwrotny, kt\u00f3ry dodatkowo udowodni\u0142 nowy i nowatorski spos\u00f3b automatyzacji, kt\u00f3ry mia\u0142 r\u00f3wnie\u017c wymierny wp\u0142yw komercyjny. <\/p>\n\n
„Mamy centralny magazyn w Niemczech, kt\u00f3ry przechowuje ponad sto tysi\u0119cy produkt\u00f3w. Nasi cz\u0142onkowie mog\u0105 zamawia\u0107 stamt\u0105d to, czego potrzebuj\u0105, a 22 000 artyku\u0142\u00f3w jest zamawianych za po\u015brednictwem 6300 dostaw dziennie” – wyja\u015bnia Gerlach. „Mamy 11 koleg\u00f3w w zespole, kt\u00f3rzy zarz\u0105dzaj\u0105 zapasami, aktualizuj\u0105 SAP i w razie potrzeby zamawiaj\u0105 zapasy zast\u0119pcze. By\u0142 to ogromny proces r\u0119czny”. <\/p>\n\n
Jeden z 11 cz\u0142onk\u00f3w zespo\u0142u opu\u015bci\u0142 firm\u0119, co dodatkowo obci\u0105\u017cy\u0142o pozosta\u0142ych pracownik\u00f3w. S\u0142ysz\u0105c o automatyzacji, poprosili o pomoc Gerlach. „Na pocz\u0105tku stwierdzili\u015bmy, \u017ce b\u0119dzie to zbyt trudne, poniewa\u017c wsp\u00f3\u0142pracowali\u015bmy z 700 r\u00f3\u017cnymi dostawcami, z kt\u00f3rych ka\u017cdy mia\u0142 inne dokumenty potwierdzaj\u0105ce zam\u00f3wienie. My\u015bleli\u015bmy, \u017ce b\u0119dziemy musieli stworzy\u0107 inny szablon dla ka\u017cdego z nich”. <\/p>\n\n
Gerlach zwr\u00f3ci\u0142 si\u0119 z tym wyzwaniem do swoich partner\u00f3w z Office Samurai, kt\u00f3rzy zasugerowali rozwi\u0105zanie polegaj\u0105ce na zrozumieniu dokument\u00f3w. Dzi\u0119ki tej technologii automatyzacja mog\u0142a wyodr\u0119bni\u0107 wszystkie potrzebne informacje z r\u00f3\u017cnych dokument\u00f3w, a nast\u0119pnie je przetworzy\u0107. Dzia\u0142a\u0142o to jak marzenie. <\/p>\n\n
Niedawno inny zesp\u00f3\u0142 zwr\u00f3ci\u0142 si\u0119 do Gerlacha z problemem podobnym do tego, z kt\u00f3rym boryka\u0142 si\u0119 zesp\u00f3\u0142 zarz\u0105dzaj\u0105cy magazynem. „Powiedzieli\u015bmy im: nie martwcie si\u0119, mamy co\u015b, co pomo\u017ce. Teraz badamy ich proces, zanim wdro\u017cymy t\u0119 sam\u0105 automatyzacj\u0119”. <\/p>\n\n
E\/D\/E posiada obecnie dwa roboty programowe obs\u0142uguj\u0105ce 25 proces\u00f3w. Ka\u017cda automatyzacja zwraca si\u0119 w ci\u0105gu roku, po czym ka\u017cda oszcz\u0119dno\u015b\u0107 wydajno\u015bci stanowi zwrot z inwestycji. <\/p>\n\n
Zastanawiaj\u0105c si\u0119 nad wykorzystaniem automatyzacji w E\/D\/E, Gerlach m\u00f3wi: „Nie jest ona ogromna, ale szybko si\u0119 rozwijamy”. Ch\u0119tnie podkre\u015bla r\u00f3wnie\u017c, \u017ce E\/D\/E osi\u0105gn\u0119\u0142o sw\u00f3j dotychczasowy sukces bez wewn\u0119trznego zespo\u0142u. „To tylko ja i dwie inne osoby z dzia\u0142u IT, robi\u0105ce to jako dodatek do naszej g\u0142\u00f3wnej pracy”. Sekretem by\u0142a wsp\u00f3\u0142praca z zespo\u0142em IT i partnerstwo z Office Samurai. <\/p>\n\n
Razem stanowimy pot\u0119\u017cn\u0105 si\u0142\u0119, osi\u0105gaj\u0105c \u015bwietne wyniki i ciesz\u0105c si\u0119 prac\u0105. Otrzymujemy pomys\u0142y na automatyzacje od wsp\u00f3\u0142pracownik\u00f3w, przeprowadzamy wst\u0119pn\u0105 analiz\u0119, a nast\u0119pnie prosimy Office Samurai o sugestie, jak sprawi\u0107, by dzia\u0142a\u0142y wydajnie. <\/p>\n\n\n\n
Holger Gerlach – lider zespo\u0142u w dziale finansowym w E\/D\/E<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n
W przypadku E\/D\/E plan zak\u0142ada kontynuacj\u0119 ostro\u017cnego wdra\u017cania automatyzacji z naciskiem na zrozumienie dokument\u00f3w. Rozwa\u017caj\u0105c swoje do\u015bwiadczenia, Gerlach m\u00f3wi, \u017ce ma trzy rady dla innych firm. „Po pierwsze, nale\u017cy uzyska\u0107 odpowiednie wsparcie. Wsp\u00f3\u0142praca z Office Samurai by\u0142a fantastyczna. Zewn\u0119trzny partner mo\u017ce wdra\u017ca\u0107 rozwi\u0105zania w Twoim imieniu, wnosz\u0105c bogate do\u015bwiadczenie. Mo\u017ce by\u0107 r\u00f3wnie\u017c proaktywny, oferuj\u0105c nowe pomys\u0142y, sugeruj\u0105c nowe technologie i znajduj\u0105c sposoby na rozwi\u0105zanie problem\u00f3w, kt\u00f3rych my nie jeste\u015bmy w stanie rozwi\u0105za\u0107”. <\/p>\n\n
Po drugie, ostrzega, by nie dzia\u0142a\u0107 zbyt szybko. „Nie pr\u00f3buj robi\u0107 wszystkiego od razu. Dzia\u0142aj krok po kroku, zw\u0142aszcza je\u015bli nie masz zbyt wielu zasob\u00f3w wewn\u0119trznych. Upewnij si\u0119, \u017ce masz na pok\u0142adzie ludzi ze wszystkich szczebli biznesu, a nast\u0119pnie zbuduj potok automatyzacji i dostarczaj je ostro\u017cnie”. <\/p>\n\n
Wreszcie, Gerlach m\u00f3wi, \u017ce aby zrozumienie dokument\u00f3w odnios\u0142o sukces, konieczne jest staranne szkolenie modeli uczenia maszynowego. „Kiedy szkolili\u015bmy robota dla zespo\u0142u magazynowego, zaanga\u017cowane by\u0142y r\u00f3\u017cne osoby, z kt\u00f3rych ka\u017cda mia\u0142a nieco inne podej\u015bcie. To dezorientowa\u0142o robota. Office Samurai by\u0142 w stanie zapewni\u0107 wskaz\u00f3wki dotycz\u0105ce najlepszych praktyk i wyszkoli\u0107 robota, aby uzyska\u0107 lepsz\u0105 dok\u0142adno\u015b\u0107 i wyniki”. <\/p>\n\n
Bior\u0105c pod uwag\u0119, \u017ce E\/D\/E dzia\u0142a od ponad 90 lat, z ca\u0142ym dziedzictwem i histori\u0105, kt\u00f3ra si\u0119 z tym wi\u0105\u017ce, szybko przyjmuje najnowocze\u015bniejsz\u0105 technologi\u0119, kt\u00f3ra stawia j\u0105 przed wieloma podobnymi organizacjami. I cho\u0107 jej historia mo\u017ce opiera\u0107 si\u0119 na wyrobach \u017celaznych, narz\u0119dziach r\u0119cznych i sprz\u0119cie warsztatowym, nowa generacja narz\u0119dzi pomo\u017ce jej w przysz\u0142o\u015bci. Mianowicie automatyzacja, zrozumienie dokument\u00f3w, uczenie maszynowe i sztuczna inteligencja. <\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
E\/D\/E to rodzinna firma z ponad dziewi\u0119cioletni\u0105 histori\u0105. Obecnie, ju\u017c w trzecim pokoleniu, firma p\u0142aci za narz\u0119dzia, technologi\u0119 i sprz\u0119t o warto\u015bci 9,3 miliarda euro, kt\u00f3re jej cz\u0142onkowie kupuj\u0105 ka\u017cdego roku. Firmy detaliczne nale\u017c\u0105ce do grupy mog\u0105 nast\u0119pnie sprzedawa\u0107 towary za po\u015brednictwem sklep\u00f3w, podczas gdy firmy komercyjne wykorzystuj\u0105 materia\u0142y eksploatacyjne w budownictwie i produkcji. <\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":13874,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"inline_featured_image":false,"footnotes":""},"categories":[126,127,128],"tags":[129],"class_list":["post-16680","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-narzedzia-ai","category-automatyzacja-procesow-robotycznych","category-automatyzacja-sap","tag-studium-przypadku"],"acf":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/office-samurai.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/16680","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/office-samurai.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/office-samurai.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/office-samurai.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/users\/1"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/office-samurai.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=16680"}],"version-history":[{"count":0,"href":"https:\/\/office-samurai.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/16680\/revisions"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/office-samurai.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/media\/13874"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/office-samurai.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=16680"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/office-samurai.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=16680"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/office-samurai.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=16680"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}