Įvadas: Skaitmeninė lobio medžioklė
Konnichiwa! Sveiki atvykę į Dirbtinio intelekto automatizavimo Dojo – laidą, kuri pažvelgia į jūsų darbo dieną ir klausia: „Kur dingo visas tas laikas ir ar galiu jį susigrąžinti?“. Šiandien mes leisimės į skaitmeninę lobio medžioklę, ieškodami jūsų vertingiausio ir dažniausiai pavogiamo turto: jūsų laiko. Kalbėsime apie visą tą nematomą, sielą slegiantį darbą, kuris užkemša jūsų dieną. Ar kada susimąstėte, kiek jūsų dienos tas dalykas iš tiesų suvalgo? Jei galėtumėte susigrąžinti visą tą laiką – ką darytumėte? Išspręstumėte pasaulinį badą? Išmoktumėte groti ukulele? Šiandien kalbėsime apie technologiją, vadinamą užduočių gavyba. Skamba šiek tiek taip, lyg tai būtų kažkas iš vaizdo žaidimo, bet pažadu – tai dar įdomiau. Na gerai, gal ne įdomiau už drakono nukovimą, bet mokama geriau, o šarvai daug patogesni.
Aš esu jūsų vedėjas Andrzej Kinastowski, vienas iš „Office Samurai“ įkūrėjų – įmonės, kuri drįsta klausti: „O kas, jei pataisytume darbą, užuot kaltinę darbuotojus?“. Taigi, nesvarbu, ar esate vadovas, kuris įtaria, kad jo komanda labiau užsiėmusi nei produktyvi, ar tiesiog pavargote, kad jūsų pelės paspaudimo pirštas gauna daugiau krūvio nei jūsų smegenys – esate tinkamoje vietoje. Dabar pasiimkite kavos, o jei savaitė buvo iš tų – galbūt ko nors stipresnio, ir kibkime į darbą.
Kas yra užduočių gavyba?
Užduočių gavyba skamba korporatyviai ir sudėtingai, bet idėja yra stebėtinai paprasta. Iš esmės užduočių gavyba – tai technologija, kuri naudoja programinę įrangą stebėti, kaip žmonės naudojasi savo kompiuteriais atlikdami darbą. Ji fiksuoja tokius dalykus kaip pelės paspaudimai, klaviatūros įrašai ir kokios programos naudojamos. Tai tarsi turėti itin išmanų, neįtikėtinai diskretišką stebėtoją, stovintį už jūsų komandos narių pečių ir besirašantį pastabas apie viską, ką jie daro – tik be keisto kvėpavimo garso ir vertinimo žvilgsnių. Pagalvokite apie tai kaip apie sporto analitiką, kuris peržiūri žaidimo įrašą kadrą po kadro, kad suprastų, kodėl tam tikras veiksmas pavyko ar nepavyko. Ir čia esmė ne kaltinti žaidėją, o suprasti žaidimą. Tikslas – gauti visiškai aiškų, duomenimis pagrįstą vaizdą apie tai, kaip darbas iš tikrųjų vyksta. Ne taip, kaip sako mokymų vadovas, ne taip, kaip mano jūsų vadovas, o taip, kaip viskas iš tiesų vyksta tame chaotiškame, netvarkingame antradienio popietės pasaulyje, kai kava dar nesuveikė.
Taigi kaip tai veikia? Nedidelė programinės įrangos dalis, dažnai vadinama agentu, įdiegiama darbuotojo kompiuteryje. Nors, atsiradus dirbtiniam intelektui, atrodo, kad terminas „agentas“ jau šiek tiek pasisavintas, todėl dabar galima išgirsti ir tokius pavadinimus kaip „žvalgai“ ar „jungtys“. Šis agentas tada fiksuoja vartotojo veiksmus.
Dabar, kol jūsų galvoje nepradėjo skambėti privatumo pavojaus varpeliai, būkime labai aiškūs – visa tai daroma užtikrinant maksimalų saugumą ir privatumo apsaugą. Duomenys gali būti anonimizuoti, t. y. vartotojas Andrzej Kinastowski gali tapti agentu 007. Duomenys taip pat gali būti apibendrinti komandos lygiu – tokiu būdu žinote, kas vyksta komandoje, bet ne konkretaus vartotojo lygiu.
Įmonės turi itin tikslų valdymą, kokie duomenys ir kokiu būdu renkami programinės įrangos pagalba. Jos gali nurodyti, kurias programas stebėti – pavyzdžiui, jūsų ERP, CRM, Excel ar vidinę programinę įrangą – ir kurias visiškai ignoruoti, kaip Spotify, asmeninį el. paštą ar tą fantazijos futbolo lygą, kurios, žinoma, tikrai nevaldote darbo metu.
Taigi ne, jūsų vadovas nematys, kaip per pietų pertrauką perkate batus, nebent tai darote naudodamiesi oficialia įmonės pirkimų programa – tokiu atveju turite didesnių problemų, ir šis tinklalaidės epizodas jums tikrai pravers.
Kai šie duomenys surenkami, į darbą įsitraukia nemaža dozė dirbtinio intelekto ir mašininio mokymosi. Sistema išfiltruoja visus tuos paspaudimus ir klavišų įvedimus, kad atpažintų pasikartojančius veiksmus. Ji pradeda suprasti pasikartojančias užduotis, pavyzdžiui: gerai, kiekvieną kartą, kai iš šio tiekėjo ateina sąskaitos el. laiškas, šis žmogus atidaro Excel, nukopijuoja tris laukus, įklijuoja juos čia, tada atidaro atskirą mokėjimo portalą, prisijungia, dar kartą įveda tuos pačius tris laukus ir išsaugo patvirtinimo PDF konkrečiame aplanke.
Sistema mato visas variacijas, išimtis ir laiką, kurio tam prireikia. Ji tai daro visose komandose ir skyriuose, kad identifikuotų bendrus darbo srautus ir, dar svarbiau, bendrus nusivylimus. Žinoma, čia prireikia ir žmogaus ekspertizės – mes galime nustatyti procesus įrankyje, kad padėtume jam suprasti tą nuostabų chaosą, su kuriuo mes, žmonės, kasdien žongliruojame savo darbo dienose.
Užduočių gavyba prieš procesų gavybą
Galbūt jau esate girdėję panašų terminą – procesų gavyba. Svarbu suprasti skirtumą, nes daugelis žmonių šiuos du dalykus painioja. Pagalvokite apie tai taip: procesų gavyba yra tarsi GPS žemėlapis, rodantis prekių pristatymo maršrutą. Jis parodo pagrindines stoteles – sandėlį, pristatymo taškus, galutinę vietą. Matosi, kad sunkvežimis išvažiavo iš sandėlio 9:00 ryto ir į pirmą sustojimą atvyko 10:00.
Procesų gavyba renka duomenis iš didelių įmonės sistemų, tokių kaip CRM ar ERP. Ji suteikia viso proceso nuo pradžios iki pabaigos vaizdą apie tai, kas vyksta jūsų pagrindinėje sistemoje. Tačiau dažniausiai ji yra „akla“ viskam, kas vyksta už jos ribų.
O iš savo patirties dirbant su verslo procesais galiu pasakyti, kad, deja, bent pusę laiko mes dirbame ne ERP sistemoje, o el. paštuose, skaičiuoklėse, žinučių programose ir panašiai.
Tuo tarpu užduočių gavyba yra tarsi kamera sunkvežimio viduje. Ji parodo, kaip vairuotojas iš tikrųjų vairuoja. Matosi, kaip jis įstringa kamštyje, daro apvažiavimą dėl kelio remonto, išlipa patikrinti adreso. Matosi, kaip jis praleidžia 10 minučių bandydamas gauti parašą ant įskilusio planšetės ekrano ir galbūt sustoja pietums nusipirkti burito. Tai vaizdas iš žemės lygmens – visų atskirų veiksmų, vykstančių kiekviename žemėlapio sustojime.
Aš, kaip kai kurie iš jūsų galbūt žino, esu šiek tiek skeptiškas procesų gavybos atžvilgiu. Ne todėl, kad ji neveiktų – ji veikia. Tačiau labai dažnai įmonės, kurios ją sėkmingai įdiegė, pasako tą patį: tai užtruko tris kartus ilgiau nei tikėtasi, kainavo dvigubai daugiau nei buvo numatyta, o galiausiai davė tik pusę žadėtų rezultatų.
Užduočių gavyba, mano kuklia, bet gerai pagrįsta nuomone, leidžia pasiekti stulbinančius rezultatus daug, daug greičiau nei procesų gavyba.
Kaip galite įsivaizduoti, technologija, žadanti rasti ir išspręsti paslėstas problemas, yra gana populiari. Šių įrankių rinka klesti. Atrodo, kad kas antrą savaitę atsiranda nauja įmonė, žadanti revoliucionizuoti jūsų darbo būdą.
Tai nevyksta vakuume. Skaitmeninės transformacijos siekis, didžiulis perėjimas prie nuotolinio ir hibridinio darbo bei nuolatinis spaudimas įmonėms daryti daugiau su mažiau sukūrė tobulą audrą. Visi ieško pranašumo. Turime didžiuosius, seniai įsitvirtinusius automatizavimo ir programinės įrangos tiekėjus, bet kartu atsiranda ir daugybė naujų, inovatyvių įmonių, norinčių atsiriekti savo obuolio dalį.
Tai klasikinė technologijų istorija: spartus augimas, daug konkurencijos ir dar daugiau madingų žodžių. Tačiau ši konkurencija yra puiki naujiena klientams – ji skatina inovacijas, mažina kainas ir verčia įmones kurti geresnę, patogesnę programinę įrangą. Tai dinamiška, šiek tiek chaotiška, bet reiškia viena – pasirinkimų dabar tikrai netrūksta.
KYP.ai: Produktyvumo intelekto platforma
Užuot pateikęs jums ilgą sąrašą pavadinimų, kuriuos iškart pamiršite, manau, daug naudingiau būtų sutelkti dėmesį į galimybes. Tam pažvelkime iš arčiau į vieną įmonę, kuri visą šią sritį nagrinėja itin įdomiu kampu. Tai įmonė KYP.ai, ir ji yra mūsų mėgstamiausias užduočių gavybos tiekėjas. Patikėkite, mes išbandėme daugybę alternatyvų.
Ir jie savęs nevadina tiesiog užduočių gavybos įrankiu – jie vadina save produktyvumo intelekto platforma. Taip, tai skamba taip, lyg būtų sugalvota rinkodaros laboratorijoje. Tačiau kai giliau pasidomėsite, ką jie iš tikrųjų daro, viskas ima atrodyti logiška.
Visa jų filosofija vadinama produktyvumu 360°. Idėja tokia, kad tikrasis produktyvumas nėra vien apie procesus – jis apima tris dalykus: žmones, procesus ir technologiją. Reikia suprasti, kaip visi trys sąveikauja tarpusavyje. Taip gaunamas visapusiškas vaizdas.
Pavyzdžiui, galite pastebėti, kad procesas yra lėtas. Paprastas įrankis tiesiog pasakytų: šis procesas lėtas. Tačiau 360 laipsnių požiūris gali parodyti, kad procesas lėtas todėl, jog programinė įranga yra 10 metų senumo ir du kartus per dieną stringa. Dėl to darbuotojai – žmonės – susikūrė sudėtingą 20 žingsnių „apeinamąjį“ procesą Excel faile, kad tik galėtų atlikti savo darbą. Problemą išspręsti neįmanoma, jei nematai visų trijų jos dalių.
Vienas didžiausių jų išskirtinumų yra tas, kad jie yra neutralūs automatizavimo ir dirbtinio intelekto atžvilgiu. Tai ištaigiai pasakyta mintis, reiškianti, jog jiems nesvarbu, kokį sprendimą naudojate problemai išspręsti.
Daugelis įrankių priklauso automatizavimo įmonėms, todėl – nenuostabu – jų pagrindinė rekomendacija visada ta pati: „automatizuokite tai su mūsų brangiu botu“. Tuo tarpu KYP.ai gali pastebėti galimybę taikyti RPA, bet taip pat gali pasiūlyti mokymų programą, proceso pakeitimą ar net paprasčiausiai geresnę programinę įrangą darbuotojams.
Jie neparduoda gydymo – jie diagnozuoja ligą. Tai skirtumas tarp gydytojo, kuris turi savo vaistinę ir išrašo tik savo vaistus, ir to, kuris parenka geriausią gydymą, nesvarbu, kas jį pagamino.
Kitas svarbus bruožas yra matomumas realiuoju laiku. Tai nėra vienkartinis tyrimas, po kurio gaunate ataskaitą, kuri vėliau dulkėja lentynoje. Jų valdymo skydai veikia gyvai, nuolat renka duomenis, kad vadovai galėtų matyti, kas vyksta šiuo momentu, ir stebėti pokyčių poveikį laikui bėgant.
Tai daro šį įrankį ne tik momentinio „dabartinės būklės“ vaizdo kūrimo priemone, bet ir tikru būdu ilgalaikiam veiklos stebėjimui bei valdymui.
Jie taip pat turi automatinį procesų žemėlapių sudarymą, kuris automatiškai sukuria vizualias srautų schemas, parodančias, kaip iš tiesų atliekamas darbas. Ir tai yra didžiulis privalumas. Daugumos įmonių oficialūs procesų žemėlapiai – tai gražūs, bet išgalvoti kūriniai, dūlantys dulkėtuose segtuvuose, sukurti prieš daugelį metų žmogaus, kuris jau seniai paliko įmonę, ir visiškai neatitinkantys realybės.
Šis įrankis suteikia jums gyvą, kvėpuojantį, skaitmeninį žemėlapį to, kas iš tikrųjų vyksta.
Tada yra generatyvaus dirbtinio intelekto verslo atvejo kūrimo įrankis. Ir tai tikrai įspūdinga funkcija. Kai platforma nustato neveiksmingumą, ji padeda sukurti verslo atvejį jo sprendimui. Ji įvertina ir išmatuoja galimą sutaupymą – laiko, pinigų ir FTE (tai reiškia full time equivalent, arba pilno etato ekvivalentas, jei dar nepramokote „korporatyvinės“ trijų raidžių kalbos).
Įrankis padeda nustatyti prioritetus, kad galėtumėte pirmiausia imtis pokyčių, kurie duos didžiausią poveikį. Jis paverčia miglotą nusiskundimą, pavyzdžiui: „ši sistema lėta“, į konkretų pasiūlymą: „galime sutaupyti 400 valandų per mėnesį, tai sudaro 150 000 per metus, įgyvendinus šį konkretų pakeitimą“.
Be to, jie turi funkciją, vadinamą Concierge. Neturiu daug patirties su šiuo funkcionalumu – jis gana naujas, – bet iš esmės tai reiškia, kad galite kalbėtis su savo duomenimis. Vadovas gali tiesiog įvesti klausimą, pavyzdžiui: „kiek laiko mano komanda praleidžia apdorodama sąskaitas ir kuris žingsnis trunka ilgiausiai?“ – ir akimirksniu gauti atsakymą pokalbio lange.
Tai tarsi turėtumėte duomenų analitiką, prieinamą 24/7, kuris niekada nepavargsta nuo jūsų, švelniai tariant, „ne pačių protingiausių“ klausimų. Jie turi pavyzdžių iš finansų, personalo, klientų aptarnavimo – iš esmės iš bet kurio skyriaus, kuriame žmonės visą dieną dirba prie kompiuterio, o šiandien tai reiškia beveik visus.
Užduočių gavybos nauda realiame pasaulyje
Noriu papasakoti apie keletą realių privalumų, kuriuos esame matę pasiekiant naudojant užduočių gavybą. Vienas iš svarbiausių – protingesnis darbo krūvio paskirstymas, ypač vadovams. Kiekvienoje komandoje yra žmonių, kurie, atrodo, skęsta darbuose, ir kitų, kurie, sakykime taip, turi daugiau laiko apmąstymams.
Ir jei manote, kad jūsų komandose darbo krūvis paskirstytas tolygiai – turiu 20 metų patirtį nuolatinio tobulinimo srityje, kuri leidžia pasakyti, jog greičiausiai klystate. Čia kalbame ne tik apie teisingumą, bet ir apie atsparumą.
Galite subalansuoti darbo krūvį ne tik tarp atskirų komandos narių, bet ir tarp skirtingų komandų. Tai leidžia pereiti nuo valdymo pagal nuojautą prie valdymo pagal duomenis. Apšvietus tuos paslėptus „butelio kaklelius“, galite pradėti juos šalinti.
Remdamiesi užduočių gavybos duomenimis, galite standartizuoti savo procesus, kad visi laikytųsi geriausio, efektyviausio kelio, o ne savo savitai sukurto „apeinamojo sprendimo“, sugalvoto prieš dešimt metų.
Tai reiškia mažiau švaistomo laiko ir daugiau laiko, skirto vertingam darbui – tam darbui, dėl kurio žmones iš tikrųjų ir pasamdėte.
Daugeliui įmonių priežastis diegti užduočių gavybą yra paspartinti skaitmeninę transformaciją ir automatizaciją. Daugelis nori automatizuoti, bet nežino, nuo ko pradėti. Arba jau yra automatizavusios visus „lengvai pasiekiamus vaisius“ – akivaizdžius procesus – ir dabar nebežino, kur dar rasti galimybių savo automatizavimo programai.
Tai dažnai tampa didžiuliu nusivylimo šaltiniu ir spėlionių žaidimu posėdžių salėje, kur galiausiai nugali brangiausiai apmokamo žmogaus nuomonė.
Užduočių gavyba suteikia duomenimis pagrįstą veiksmų planą. Ji sukuria automatizavimo galimybių srautą, sudėliotą pagal potencialią investicijų grąžą (ROI). Ji parodo, kur slypi galimybės robotinei procesų automatizacijai (RPA), o atsiradus agentiniam dirbtiniam intelektui, taip pat nurodo, kuriuose procesuose gali prireikti AI agento.
Be to, ji leidžia išmatuoti poveikį po įgyvendinimo, kad galėtumėte įrodyti, jog jūsų naujasis robotas iš tiesų daro tai, už ką jam mokate. Ji pašalina spėliones iš transformacijos ir pakeičia jas duomenimis.
Beje, KYP.ai turi net funkciją, kuri gali automatiškai sugeneruoti AI agento užklausas pagal stebėtą procesą. Ar tai veikia? Nežinau dar – bet pati idėja yra nepaprastai įdomi.
Tuomet atsiranda ir reikšmingos kaštų taupymo galimybės. Tai ta kalba, kurią vadovai ypač mėgsta girdėti. Sumažinus laiką, skiriamą rankiniam darbui, gaunamas vadinamasis FTE sutaupymas. Ir būkime aiškūs – tai nereiškia žmonių atleidimo, tai reiškia žmogiškojo potencialo išlaisvinimą.
Tai reiškia, kad darbuotojai, kurie anksčiau 20 valandų per savaitę praleisdavo kopijuodami ir įklijuodami duomenis, dabar gali tą laiką skirti klientų aptarnavimui, duomenų analizei ar inovacijoms. Tai taip pat reiškia mažesnes veiklos sąnaudas ir geresnį išteklių paskirstymą. Jūs nebesprendžiate problemos tiesiog „mesdami daugiau žmonių“, o sprendžiate pačią problemą.
Ir naudodami užduočių gavybą rasite daugybę kvailų, pasikartojančių užduočių, kurias jūsų darbuotojai atlieka kasdien. Vienas mano mėgstamiausių KYP.ai rodinių yra „kopijavimo–įklijavimo“ lentelė, kuri iš esmės parodo, kaip dažnai jūsų žmonės naudoja Ctrl C ir Ctrl V, bei iš kokių programų į kokias jie perkelia duomenis.
Turiu puikų pavyzdį iš vienos draudimo įmonės, kur darbuotojai labai dažnai naudojo lipnių raštelių programėlę ir iš jos kopijavo duomenis į savo ERP sistemą. Kai tai buvo pastebėta duomenyse, detalesnė analizė parodė, kad jų ERP sistema buvo tokia lėta, jog kalbėdami su klientu jie tiesiog negalėjo daryti įrašų joje.
Tad jie padarė tai, ką žmonės visada daro – sugalvojo apeinamąjį sprendimą. Skambučio metu jie rašydavo pastabas į elektroninius lipnius raštelius, o po skambučio praleisdavo laiką kopijuodami ir įklijuodami jas į tą lėtą ERP sistemą.
Tai visiškai absurdiška problema, tačiau mūsų procesai pilni būtent tokių pavyzdžių. Ir turėdami įrankį, kuris detaliai matuoja jūsų procesus, ne tik rasite tokius atvejus, bet ir turėsite tvirtus duomenis, leidžiančius sukurti verslo atvejį jiems išspręsti.
Kitas dalykas, kurį gaunate naudodami užduočių gavybą – ir tai labai svarbu, ypač šiandien – yra geresnė darbuotojų patirtis.
Būkime atviri: niekas nemėgsta visą dieną praleisti kopijuodamas ir įklijuodamas duomenis. Tai slegia sielą – tokia skaitmeninė trintis veda prie perdegimo ir paskatina žmones tyliai atnaujinti savo gyvenimo aprašymus.
Kai automatizuojate arba pašalinate tuos erzinančius, mažai vertės turinčius darbus, darbas tampa įdomesnis ir žmogiškesnis.
Tai parodo darbuotojams, kad jūs vertinate jų laiką ir talentą. Be to, tai padeda nustatyti, kur žmonėms sekasi sunkiau. Jei vienas žmogus užduotį atlieka per 5 minutes, o kitas – per 30, galbūt tam antrajam reikia daugiau mokymų arba geresnių įrankių.
Tai leidžia taikyti duomenimis pagrįstą našumo vertinimą, užuot rėmusis tuo, kas atrodo labiau užsiėmęs ar greičiausiai atsako į el. laiškus.
Šiandien, kai turime nuotolinio darbo, didelės darbuotojų kaitos ir trūkstančių žmonių, norinčių dirbti pradiniame lygyje laikmetį, geresnės darbo aplinkos kūrimas nėra tik malonus dalykas – tai konkurencinis pranašumas.
Viena priežasčių, dėl kurios verta naudoti užduočių gavybą, apie kurią daugelis net nesusimąsto, yra pagerinta atitiktis ir valdymas.
Daugelyje sektorių, tokių kaip finansai ar sveikatos apsauga, egzistuoja griežtos taisyklės, kaip turi būti vykdomi tam tikri procesai. Užduočių gavyba gali užtikrinti, kad šių taisyklių iš tiesų būtų laikomasi. Ji sukuria tobulą, niekada nemirksintį audito pėdsaką.
Jei procesas reikalauja, tarkime, keturių žingsnių patikros, įrankis gali pamatyti, ar kas nors praleidžia trečią žingsnį. Jis gali realiu laiku pažymėti nukrypimus nuo standartinių procedūrų, padėdamas nustatyti ir sušvelninti rizikas dar prieš joms tampant rimtomis problemomis ar, dar blogiau, didžiulėmis baudomis.
Daugelis įmonių taip pat susikuria savas priežastis diegti užduočių gavybą. Viena iš mūsų klientų pagrindinių priežasčių buvo noras sukurti darbuotojų paskatų programą.
Kiekvienas darbuotojas, atliekantis transakcinius darbus, dabar tiksliai žino, pagal ką yra vertinamas, ir gali matyti savo rezultatus valdymo skydelyje, pagrįstame jo paties duomenimis.
Apibendrinant – egzistuoja daugybė priežasčių, kodėl verta diegti užduočių gavybą, ir dar daugiau privalumų, kuriuos galima iš to gauti. Tai vienas iš nedaugelio verslo iniciatyvų, galinčių priversti nusišypsoti ir finansų direktorių (CFO), ir patį ciniškiausią darbuotoją – nors, tiesa, tikriausiai dėl visai skirtingų priežasčių.
Įgyvendinimo kliūtys
Iki šiol viską piešiau gana rožinėmis spalvomis. Įsidiegiate šį įrankį, surandate visą kvailą darbą, ištaisote jį – ir visi išjoja į saulėlydį ant vienaragio. Taip, ši technologija tikrai galinga, bet būkime realistai – tai vis dėlto korporatyvinė technologija, o jos įgyvendinimas niekada nebūna toks paprastas.
Yra keletas kliūčių, su kuriomis galite susidurti, tačiau gera žinia ta, kad, remiantis mūsų patirtimi, visos jos yra išsprendžiamos.
Pirmoji ir didžiausia kliūtis yra žmogiškoji – vadinamasis „didžiojo brolio“ faktorius. Vos tik pasakote: „Įdiegsime programinę įrangą, kad pamatytume, kaip dirbate“, žmonės išgirsta: „Įdiegsime šnipinėjimo programą, kad stebėtume kiekvieną jūsų judesį.“
Ši baimė yra tikra. Darbuotojai gali nerimauti, kad bus baudžiami už tai, jog dirba nepakankamai greitai arba daro pertrauką. O kai žmonės bijo, jie pradeda keisti savo elgesį – ir taip iškreipia surenkamus duomenis.
Kaip su tuo kovoti? Radikaliu skaidrumu. Reikia komunikuoti daugiau, nei atrodo būtina. Pirmiausia paaiškinkite kodėl, dar prieš pradėdami kalbėti kaip. Pateikite tai kaip įrankį, padedantį jiems atsikratyti labiausiai erzinančių darbo dalių. Parodykite, kaip atrodo duomenys. Įrodykite, kad nematote jų fantazijos futbolo komandos sudarymo ar žinučių sutuoktiniui.
Įtraukite juos kaip partnerius. Paklauskite: „Kokie procesai jus labiausiai vargina? Pažiūrėkime pirmiausia į juos.“ Kai žmonės pradeda matyti šį įrankį kaip pagalbą jiems, o ne ginklą prieš juos, baimė tiesiog išnyksta.
Kita didžiulė kliūtis – dažnai pati pirmoji, su kuria susidursite – yra jūsų pačių IT saugumo skyrius. Ir tebūnie jie palaiminti už tai – juk tai jų darbas. Vos tik paminėsite, kad planuojate įdiegti programinę įrangą kiekviename darbuotojo kompiuteryje, kad rinktumėte duomenis, jie iškart pradės prakaituoti.
Išgirsite tokius terminus kaip GDPR, duomenų privatumas, saugumo pažeidžiamumai, ir prieš jų akis iškils vaizdiniai, kaip jautrūs įmonės duomenys siunčiami į kokį nors nesaugų serverį užsienyje. Jie yra vartų sargai, ir jų darbas – sakyti „ne“, kol neįrodysite, kad tai saugu.
Gera žinia ta, kad bet kuris patikimas užduočių gavybos tiekėjas tam yra visiškai pasiruošęs. Jie gyvena ir kvėpuoja šiomis temomis. Jų platformos sukurtos nuo pat pradžių turint saugumą omenyje. Jie kalbės su jumis apie pilną duomenų šifravimą (end-to-end encryption), anonimizavimą šaltinyje ir sertifikuotas saugaus talpinimo aplinkas.
Jie parodys savo sertifikatus ir nepriklausomų auditų ataskaitas, įrodančias, kad taikomi tvirti saugumo kontrolės mechanizmai. Jie turi išsamią dokumentaciją apie atitiktį GDPR ir duomenų tvarkymo sutartis, paruoštas iš anksto.
Taigi pagrindas įveikti šią kliūtį nėra kova – o ankstyvas tiekėjo įtraukimas į pokalbį. Leiskite ekspertams kalbėtis su ekspertais: jūsų IT komanda užduoda sudėtingus klausimus, tiekėjas pateikia sertifikuotus atsakymus – ir tada galite drąsiai judėti į priekį.
Trečioji kliūtis – duomenų perteklius, arba kitaip vadinamas analizės paralyžius. Šie įrankiai gali sugeneruoti milžiniškus duomenų kiekius – kiekvieną paspaudimą, kiekvieną klavišo paspaudimą, kiekvieną sekundę. Labai lengva pasiklysti tarp visų šių duomenų ir galiausiai praleisti tiek laiko juos analizuojant, kad nieko realiai taip ir nepadarote.
Įrankiai padeda analizuoti duomenis, bet, kaip dažnai būna, geriausias sprendimas – pradėti nuo mažo ir išlikti susitelkusiam. Nebandykite sutvarkyti visos įmonės iš karto. Pasirinkite vieną konkrečią, skausmingą sritį ir pradėkite nuo jos. Atlikite bandomąjį projektą (proof of concept), pasiekite greitą pergalę, parodykite vertę – ir tik tada pereikite prie kitos problemos.
Trumpai tariant: nebandykite užvirti viso vandenyno.
Ir paskutinė kliūtis – pati tragiškiausia – tai „ataskaitos ant lentynos“ sindromas. Įgyvendinate projektą, surenkate neįtikėtinų įžvalgų, sukuriate gražią ataskaitą su diagramomis ir grafikais, rodančiais milijonus potencialių sutaupymų… ir tada ji atsiduria skaitmeninėje lentynoje, kur niekas niekada nieko nepadaro. Visa ta potenciali vertė – tiesiog iššvaistoma.
Tai – lyderystės problema. Nuo pirmos dienos projektui reikia protingos, motyvuotos komandos ir vadovybės rėmėjo – žmogaus, turinčio įgaliojimus priimti sprendimus ir juos įgyvendinti. Projektas turi turėti aiškų savininką ir būti susietas su realiais verslo tikslais.
Tikslas nėra sukurti ataskaitą – tikslas yra įgyvendinti pokyčius.
Taigi taip, iššūkių yra, tačiau jie nėra techninio pobūdžio – tai žmonių ir procesų iššūkiai. O šiek tiek planavimo ir daug komunikacijos – ir jie visiškai įveikiami.
Pagrindinės išvados
Apibendrinkime. Pagalvokite apie klasikinę korporatyvinę pasiūlymų dėžutę – tą liūdną, dulkėtą dėžutę ant sienos, dažniausiai tuščią, o kartais pripildytą sarkastiškų raštelių apie kavos kokybę. Idėja gera, bet iš esmės neveiksminga. Kodėl? Nes vieną atsitiktinį skundą labai lengva ignoruoti. Vienas žmogus, sakantis „ši sistema lėta“ arba „šis procesas baisus“, tėra triukšmas.
Užduočių gavyba yra pasiūlymų dėžutė su steroidais. Tai pasiūlymų dėžutė su megafonu ir visa armija buhalterių. Ji paima vieno žmogaus nusiskundimą ir pagrindžia jį duomenimis iš šimto kitų. Ji įrodo, kad jų nurodyta problema nėra tik erzinantis nepatogumas – tai problema, kainuojanti įmonei tūkstantį valandų per mėnesį.
Ji paverčia koridoriuose šnabždamus nusiskundimus į duomenimis pagrįstą argumentą, kurio vadovybė tiesiog nebegali ignoruoti.
Taigi svarbiausios išvados:
- Užduočių gavyba yra tarsi megafonas jūsų darbuotojams. Ji ne tik nustato neveiksmingumus – ji patvirtina kasdienius sunkumus, su kuriais susiduria žmonės pirmose linijose. Ji įrodo, kad jie ne šiaip skundžiasi – jie įvardija tikras, brangiai kainuojančias problemas.
- Užduočių gavyba yra galutinis nesąmonių detektorius. Kiekviena įmonė turi savo oficialią pasaką apie tai, kaip atliekamas darbas. Užduočių gavyba perkerpa tą pasaką ir parodo tikrąją, netvarkingą, sudėtingą realybę, pilną apeinamųjų sprendimų. Ji pakeičia korporatyvinę fikciją duomenimis pagrįstais faktais.
- Tikrasis tikslas čia nėra vien efektyvumas – tai sveikas protas. Galutinis investicijų grąžos rodiklis (ROI) nėra tik skaičius skaičiuoklėje – tai darbo jėga, kuri nėra varoma iš proto dėl netolygaus darbo krūvio, sugedusių procesų ir prastos programinės įrangos.
Tai apie darbo aplinkos kūrimą, kur žmonės iš tikrųjų gali dirbti savo darbą, o ne visą dieną kovoti su sistemomis.
Taigi štai mano paskutinė mintis jums. Neklauskite tik „Kaip galime būti efektyvesni?“. Pradėkite nuo klausimo: „Dėl ko mano komanda nuolat skundžiasi?“. Ir tada įsivaizduokite, kad galite nueiti pas savo vadovą ir įrodyti, doleriais ir centais, kad jie visiškai teisūs. Štai apie kokią galią mes kalbame.
Ir tuo viskas. Oficialiai iškasėme visas įmanomas užduotis šiai laidai. Sveikinimai, kad pasiekėte dar vieno AI automatizavimo dojo epizodo pabaigą. Jūsų atsidavimas vengti tikro darbo klausantis tinklalaidės apie darbą – iš tiesų įkvepiantis.
Domo arigato, kad klausėtės. Nesvarbu, ar klausėtės įdėmiai, ar tiesiog įsijungėte šią laidą fone, kad atrodytų, jog dalyvaujate labai svarbiame, labai ilgame konferenciniame skambutyje – mes vertiname jūsų laiką. Stebėjome jūsų įsitraukimą, ir duomenys atrodo žadantys.
Didžiulė padėka žmogiškajam elementui, kuris neleidžia šiai laidai virsti klaidų pranešimų serija, ir Annai Cubal, mūsų prodiuserei – žmogui, sugebančiam suvaldyti mano chaotišką procesą be jokios programinės licencijos.
Ir, žinoma, viską įrašėme galingoje Wodzu Beats studijoje – mūsų dojo, kur stengiamės išsiaiškinti pasaulio prasmę po vieną tinklalaidę.
Jei šis epizodas privertė jus susimąstyti apie savo komandos skaitmeninį pėdsaką, padarykite mums paslaugą: užsiprenumeruokite, palikite penkių žvaigždučių įvertinimą ir pasidalykite juo su kolega, kuris, kaip žinote, praleidžia per daug laiko kopijuodamas ir įklijuodamas.
Sekite mus socialiniuose tinkluose, kur mūsų turinio kūrimo procesas yra, sakykime taip, agilus. Turite klausimą, istoriją apie sielą gniuždantį darbą, kurį kadaise teko atlikti, ar gal tiesiog norite atsiųsti ekrano nuotrauką savo pačios absurdiškiausio apeinamojo sprendimo? Parašykite mums – mes dėl to gyvename.
Iki kito karto – laikykite savo duomenis švarius, o darbą prasmingą, ir dėl viso, kas šventa produktyvumui, laikykitės atokiau nuo lipnių raštelių.
Mata ne!
