Įvadas: Korporatyvinis egzorcistas
Andrzej Kinastowski (AK): Konnichiwa, sveiki atvykę į AI Automation Dojo – laidą, skirtą visiems, kurie kada nors pažvelgė į darbo eigą ir pagalvojo: Šitas dalykas yra prakeiktas. Mūsų šiandienos svečias yra užduočių gavybos praktikas, ir jis yra artimiausias dalykas, ką verslo pasaulis turi egzorcistui – korporatyviniam egzorcistui, kuris įžengia į įmonę ir sako: Aš matau mirusius procesus. Mes jo klausime, kokie yra sėkmingo užduočių gavybos projekto apeigų ir ritualų etapai, kaip įtikinti vadovybę neklausyti keistų garsų, sklindančių iš finansų skyriaus, sakančių: taip mes visada darėme? Ir kaip atlikti egzorcizmą sistemai, kai demonas yra 25 žingsnių kopijavimo–įklijavimo apeinamoji procedūra, kurios visi bijo pakeisti? Aš esu jūsų vedėjas Andrzej Kinastowski, vienas iš Office Samurai įkūrėjų. Mūsų šiandienos svečias yra Michał Kozubski.
Su Michału susitikau beveik prieš du dešimtmečius. Mes kartu dirbome finansų komandoje didelėje BPO įmonėje. Labai apsidžiaugiau, kai prieš trejus metus Michał susisiekė su manimi ir pasakė, kad nori pakeisti savo karjeros kryptį. Jis prisijungė prie mūsų, ir nuo to laiko Office Samurai įmonėje užsiima daugybe įvairių dalykų kaip automatizavimo konsultantas ir verslo analitikas. Vienas iš tų dalykų yra užduočių gavyba arba procesų gavyba, arba kaip tik tai bepavadintume. Michał, sveikas atvykęs į laidą.
Michał Kozubski (MK): Ačiū, sveiki, ir ačiū, kad pakvietėte mane čia.
(AK): Papasakok, kodėl būtent su tavimi kalbu apie produktyvumo gavybą?
(MK): Spėju, kad todėl, jog savo karjeros pradžioje dirbau finansinėje aplinkoje – paslaugų išorės įmonėse, finansų įmonėse, apskaitos srityje. Susipažinau su korporatyviniais finansiniais ir ne tik finansiniais procesais, o dabar jau trejus metus juos dar giliau nagrinėju, ieškau tobulinimo ar automatizavimo galimybių ir naudoju naujausias technologijas, kad padėčiau atlikti šias užduotis.
(AK): Ar ši tavo patirtis dirbant su procesais padeda tau atliekant šiuos tyrimus, ar ji nelabai ką keičia?
(MK): Iš tiesų ši patirtis padeda man suprasti vertimą iš verslo kalbos į automatizavimo ir tobulinimo kalbą. Ji padeda suprasti, kas yra daroma, nes net ir su pačiomis geriausiomis automatizacijomis vis tiek lieka šiek tiek analitinio darbo.
(AK): Šiandien kalbame apie produktyvumo gavybą, konkrečiai apie KYP.ai, kuri yra mūsų pasirinkta programinė įranga. Tu esi atlikęs daugybę projektų su KYP.ai. Kas tai tau yra? Jei trumpai paaiškintum, kas yra KYP.ai ir kaip tu ją naudoji?
(MK): Mielai pasiremsiu tavo apibrėžimu. Taigi, pagal Kinastowskio principą, tai labai šaunus įrankis, tačiau tuo pačiu ir labai naudingas. Šis naudingumas, kurį matau sparčiai augant jau keletą metų, padeda suprasti, kaip iš tikrųjų atliekamas darbas korporatyvinėje aplinkoje.
Kodėl įmonės investuoja į užduočių gavybą
(AK): Gavus tokį supratimą, kaip tai padeda įmonėms? Kiekvienas toks įrankis yra laiko ir pinigų investicija. Kodėl įmonėms įdomu atlikti tokią analizę?
(MK): Šiuo metu įmonės ieško išmanių sprendimų, kurie duoda rezultatų iš karto ir yra pagrįsti faktais bei realiais skaičiais, o ne prielaidomis ar procedūromis, kurios gali būti pasenusios, ar duomenimis, kurie sugalvoti ar sudaryti ad hoc, atitraukiant žmones nuo jų darbo tam, kad būtų sukurti tam tikri skaičiai ir įrodyta, jog jų laikas buvo praleistas efektyviai.
(AK): Taigi, suprantu, kad šis įrankis leidžia mums pamatyti tikrąjį pasaulį, o ne tai, ką mes laikome tikruoju pasauliu, kai kalbame apie verslo procesus.
(MK): Būtent, jis parodys tikslią aplinką, kurioje dirbame. Jis parodys, kaip procesas iš tikrųjų vykdomas, nes iš patirties dirbant korporatyvinėje aplinkoje žinome, kad vieninteliai žmonės, kurie iš tiesų žino, kaip procesas vykdomas, yra tie, kurie jį atlieka.
Užduočių gavybos atradimo sluoksniai
(AK): Ką jūs arba įmonės, diegiančios tokio tipo įrankius, atrandate? Kokius įdomius dalykus, remiantis tavo patirtimi, galima rasti atliekant tokią analizę?
(MK): Kadangi KYP.ai platforma veikia, sakyčiau, keliais sluoksniais. Pirmasis yra taikomųjų programų sritis. Visai neseniai iš vadovo išgirdau klausimą: „Pasakyk man, kiek programų tu apibrėžei kaip naudojamas mūsų komandoje.“ Kai jis pažiūrėjo į sąrašą, labai nustebo, kad yra ne tik dvi ar trys pagrindinės sistemos. Yra daugybė kitų svetainių ir įrankių, kurie naudojami proceso metu.
(AK): Pirmasis dalykas būtų programos. Iš pradžių gali atrodyti, kad tavo žmonės dirba tikriausiai SAP sistemoje, galbūt bilietų sistemoje, gal kokioje nors darbo eigos sistemoje. Tačiau giliau pažvelgus pamatai daugybę senų sistemų, išorinių svetainių ir panašių dalykų. O kokie dar dalykai? Kokie kiti sluoksniai ar aspektai, į kuriuos verta pažvelgti?
(MK): Grįžtant prie šių programų, kas nustebina – tai daugybė su procesais susijusios informacijos. Žmonės informaciją gauna ne tik iš įvairių šaltinių, bet ir vyksta daug tarpusavio komunikacijos. Tad po visą korporaciją skraido daugybė el. laiškų ir vyksta daugybė susitikimų, kurie, žinoma, gali būti daugiau ar mažiau produktyvūs.
(AK): Daugumą jų sunku įvertinti, kalbant apie tai, kiek jie yra produktyvūs. Tad žiūrovams svarbu žinoti, kad vienas iš dalykų, kuriuos sužinosite, yra tai, kiek laiko jūsų darbuotojai iš esmės praleidžia skaitydami ir rašydami el. laiškus ar žinutes pokalbiuose. Šią informaciją gana sunku gauti kitais būdais.
(MK): Antrasis sluoksnis, be pačių programų, yra tai, kas atliekama jose. Aš nekalbu apie pagrindinių sistemų žurnalų gavimą, o greičiau apie bendresnius duomenis iš visos programų aplinkos. Taip galima lengvai nustatyti konkrečius žingsnius, kuriuos atliekate, neįsigilinant į asmenines detales ar tikslius įvedamus duomenis. Tačiau bent jau galima nustatyti, kokie veiksmai atliekami toje programoje. Platforma tada suteikia aiškų vaizdą, kaip procesas iš tikrųjų vykdomas, kaip kuriama darbo eiga ir kaip ji atrodo realybėje.
(AK): Taigi, kaip tai iš tikrųjų atrodo, palyginti su tuo, kas parašyta procedūroje arba kaip mes manome, kad tai atrodo.
(MK): Turint platformos galimybę vienu metu įrašyti visos komandos veiksmus, mes galime atskirti ne tik pagrindinę proceso eigą, bet ir visas jos variacijas. Galime atmesti visus atsitiktinius įvykius, kurie nutinka gana dažnai, tačiau kyla dėl skubių el. laiškų ar skubios informacijos, dėl kurios procesas sustoja.
(AK): Manau, tai gana svarbu. Kartais, kai stebi žmogų atliekant procesą – tai iš mano patirties dirbant „lean“ praktiku – matai, kad neįmanoma jo stebėti visą savaitę. Atliekamas tik nedidelis stebėjimo mėginys. Kadangi šie produktyvumo gavybos įrankiai leidžia įrašyti tiek daug proceso atvejų, galime aiškiai matyti, kad tai buvo išskirtinis atvejis. Dauguma procesų vyksta tam tikru būdu. Norėjau tavęs paklausti apie tuos skirtumus, kuriuos galime matyti duomenyse. Kartais tai susiję su tuo, kad skirtingi komandos nariai procesą atlieka skirtingai, nors neturėtų, bet kartais tai ir tas pats procesas, turintis kelias skirtingas versijas keliems skirtingiems atvejams ar ypatingoms situacijoms.
(MK): Būtent, ir tada galime aiškiai nustatyti tuos skirtingus srautus, pamatyti, kaip dažnai jie pasitaiko, ir susitelkti į tuos, kurie užima daugiausia laiko. Galbūt darbuotojai, kurie procesą atlieka šiek tiek kitaip, rado geresnį būdą tai daryti, atrado tam tikrą trumpesnį kelią. O gal priešingai – kai kurie darbuotojai negali atlikti proceso taip, kaip jis buvo suprojektuotas, nes jiems tenka ieškoti apeinamųjų sprendimų.
(AK): Taigi gali būti, kad trumpesnis kelias yra geresnis, o galbūt jis tiesiog praleidžia tam tikrus dalykus, kuriuos turėtume atlikti, bet kai kurie žmonės to nedaro. Dažnai esu susidūręs su abiem atvejais. Kartais turime žmonių, kurie tiesiog žino, kaip viską padaryti efektyviau. O kartais turime komandą, kuri yra perkrauta darbu, ir kartais jie pasirenka trumpesnį kelią, kurio galbūt neturėtų. Jie praleidžia proceso dalį, kurioje kažką patikrina ar peržiūri antrą kartą, nes mano, kad tai laiko švaistymas, ir galbūt taip ir yra, bet galbūt tai yra esminė proceso dalis.
Pažangios įžvalgos ir darbo krūvio subalansavimas
(AK): Ar yra kitų būdų pažvelgti į duomenis arba kitokių dalykų, kuriuos galime atrasti analizuodami šių įrankių matavimus?
(MK): Manau, kad mes tik paviršutiniškai palietėme šio įrankio galimybes. Yra daug daugiau, kas susiję su procesais ir technologijomis, naudojamomis juose. Leisk paminėti darbo krūvį. Galima palyginti procesų, atliekamų visoje įmonėje ar skyriuje, darbo krūvį ir jį apibendrinti. Turėjome atvejį, kai vienas procesas buvo išskaidytas tarp dviejų ar trijų komandų. Tiesiog sujungus jį į vieną ar dvi komandas visiems tapo lengviau, nes žmonės buvo mažiau blaškomi ir turėjo daugiau laiko susitelkti į savo užduotis, kai procesai buvo paskirstyti tolygiau.
(AK): Tai yra tai, ką matėme net tada, kai dirbome kartu. Žmonės – vadovai – mano, kad darbas komandose paskirstytas tolygiai, ir galbūt, jei žiūrėsime į visą mėnesį, taip ir yra, tačiau pažvelgus į konkrečias dienas matyti, kad skirtingi žmonės ar komandos turi gerokai per daug arba per mažai darbo. Mano nuomone, tai vienas iš didžiausių būdų sutaupyti pinigų. Tinkamas darbo krūvio paskirstymas iš tiesų leidžia įmonėms taupyti pinigus ir pagaliau suteikti žmonėms tam tikrą prognozuojamą darbo krūvį.
(MK): Ir tu gali turėti tuos duomenis jau apibendrintus bei tiksliai žinoti, kada tai vyksta. Galima juos lyginti savaitė po savaitės beveik neribotą laiką ir matyti, ar pokyčiai, kuriuos bandai įgyvendinti, iš tikrųjų veikia.
(AK): Matavimas anksčiau buvo labai darbo imlus procesas. Kai tai automatizuojame tokiais įrankiais, galime turėti nuolatinį matavimą. Jei ką nors pakeičiu, galiu iš karto po dienos ar savaitės pamatyti, ar tai pasiteisino, ar pagerino situaciją, ar pablogino. Taigi iš esmės galiu tai naudoti veiklos valdymui.
(MK): Ir nereikia varginti savo komandos, kuri stengiasi sugalvoti kažkokius skaičius. Naudoti specializuotą įrankį, kuris pats atlieka matavimus, yra daug paprasčiau ir daug mažesnė našta komandai, nei pildyti „Excel“ failus ar naudoti rankinius įrankius, kuriuose reikia pačiam įvesti, ką darai. Be to, ir matavimo kokybė yra kur kas aukštesnė.
Tobulinimo pasiūlymai ir technologijų analizė
(AK): Ar yra dar kitų matavimo sluoksnių ar lygių, apie kuriuos vertėtų pakalbėti? Mes jau žinome, kaip procesas iš tiesų atrodo, galbūt galime pagalvoti apie tam tikrus patobulinimus. Tai taip pat atliekama pasitelkiant KYP.ai platformą. Tiesiog, kad visi žinotų – procesų intelekto įrankis nepadarys patobulinimų už jus. Jis pateiks duomenis, kurie padės jums atlikti patobulinimus, tačiau vien to nepakanka jų įgyvendinimui.
(MK): Kai turime sukaupta daug duomenų – realių duomenų su realiais skaičiais – ir matome, kokios yra sąveikos tarp įvairių programų bei proceso žingsnių, platforma gali juos išanalizuoti ir nustatyti tam tikrus dėsningumus. Remdamasi tais dėsningumais, platforma gali pasiūlyti tikėtinus sprendimus, kuriuos galime įgyvendinti siekdami patobulinti procesą. Tai gali būti Robotic Process Automation, naudojant Copilot, bet net ir proceso standartizavimas yra sprendimas, apie kurį taip pat negalime pamiršti.
(AK): Taigi platforma surenka visus duomenis, juos analizuoja ir pateikia pasiūlymus. Ji iš tiesų nurodo dalykus, kuriuos tikrai verta patikrinti. Reikia žmonių, kurie giliau panagrinėtų, tačiau ji jau pateikia idėjų, pavyzdžiui, kaip tu paminėjai RPA – ji parodo taškus, kur sako: „Ei, matau procesą, kuris, atrodo, galėtų būti automatizuotas.“
(MK): Deja, ji neatlieka viso darbo už mus. Vis tiek turi būti atliekamas tam tikras analitinis darbas. Tačiau mes galime gauti tuos nustatytus dėsningumus.
(AK): Vienas dalykas, kuris mane nustebino, kai pirmą kartą tai pamačiau, ir kuris vis dar yra mano mėgstamiausia KYP.ai diagrama – tai diagrama, rodanti Ctrl+C / Ctrl+V. Iš kur žmonės kopijuoja duomenis ir kur juos įklijuoja? Kartais tai būna visiškai beprotiški dalykai. Matėme vieną procesą, kuriame žmonės iš tikrųjų kopijavo ir įklijuodavo duomenis iš tos pačios sistemos į tą pačią sistemą – tiesiog iš vienos operacijos į kitą. Kokius rodiklius ar įžvalgas iš šio įrankio esi matęs savo projektuose, kurie tau pasirodė įdomūs ar galbūt labiausiai netikėti?
(MK): Galbūt tai nėra labai netikėta, tačiau vis dar plačiai naudojamas „Excel“ ir kopijavimo–įklijavimo veiksmai. Ir ne tik pagrindinėje sistemoje, bet ir į bei iš „Excel“ failų. Taigi duomenys nėra integruoti, o darbas su jais daugiausia vyksta įvairiuose „Excel“ failuose, kurie cirkuliuoja po visą įmonę.
(AK): Kitas dalykas, kuris, manau, yra viso šio proceso šalutinis produktas, bet gali būti labai naudingas daugeliui įmonių – mačiau, kad yra ir analizė, susijusi su tuo, kokią techninę ir programinę įrangą žmonės naudoja bei kaip gerai arba ne taip gerai ji veikia?
(MK): Yra du būdai tai nustatyti. Pirmasis – tiesiog darbo metu, vadinamasis pasyvus laikas, kuris gali rodyti lėtą programos reakcijos laiką.
(AK): Taigi iš esmės sėdžiu ir žiūriu į besisukantį ratuką, laukdamas, kol jis nustos suktis.
(MK): Tačiau taip būna ne visada. Pavyzdžiui, kai sėdi susitikime ir nieko nespaudai, tik rašai užrašus, tai reiškia, kad laikas praleidžiamas pasyviai. Bet yra ir kitas būdas, vadinamas technologijų grupėmis. Tai techninės įrangos našumo apžvalga. Galima nustatyti, kada sulėtėja procesorius, tinklas ar pats kompiuteris, ir palyginti tai su tuo, kas tuo metu vyksta procese. Taip galima pamatyti, kuriame proceso etape apkrova yra didžiausia ir kokia programa ar veiksmų seka tai sukelia. Turint tokius duomenis galima nueiti pas IT skyrių ir parodyti duomenimis pagrįstai: „mano kompiuteris per senas“, nes aiškiai matyti, kad jis lėtina mano darbo našumą.
(AK): Dirbdamas didelėse tarptautinėse korporacijose daugelį metų taip pat esu susidūręs su tokiais atvejais. Atidarydavau užklausą sakydamas: „Ei, mano kompiuteris tikrai labai lėtas, turite kažką padaryti – duoti naują arba sutaisyti šį.“ O jie atsakydavo: „Ne, iš mūsų pusės atrodo viskas gerai.“ Atlieka kelis testus ir sako, kad viskas veikia puikiai.
(MK): Būtent, ir nėra kaip susikalbėti, nes aš žinau, kad kažkas negerai, o jie sako, kad viskas gerai, ir mes neturime jokių duomenų tai pagrįsti. Naudojant tokį įrankį kaip KYP.ai galima tai iš tikrųjų pamatuoti. Galima priimti pagrįstus sprendimus, nes kartais iš tiesų problema yra techninėje įrangoje ar per lėtose sistemose, bet kartais tai tiesiog vartotojo pasiteisinimas. Gerai turėti duomenis, kad matytum, kas yra tikra, o kas ne.
Verslo priežastys diegimui
(AK): Kai įmonės diegia tokius įrankius kaip KYP.ai, kokios paprastai būna jų priežastys imtis tokio projekto? Ko jos tikisi pasiekti galiausiai?
(MK): Akivaizdžiausia priežastis būtų taupymas. Taupymas gali būti matuojamas ne tik pinigais, bet ir darbuotojų gerove bei jų darbo našumu.
Pavyzdžiui, išorės paslaugų įmonėse labai sunku paskirstyti atliktą darbą ir vykdomus procesus konkretiems klientams. Kai tai registruojama rankiniu būdu, niekada nesinori būti tikram, ar tai teisinga. Kitas dalykas – automatizacija. Kai kurie klientai diegia šį įrankį tam, kad identifikuotų automatizavimo galimybes ir turėtų tikrus duomenis, pagrįstus realiu darbuotojų skaičiumi, faktinai atliekant darbą per konkretų laiką su visomis variacijomis. Tai geras pradžios taškas verslo atvejui kurti.
(AK): Tai yra tai, kas leidžia mums – ir mes tai matėme praktikoje – rasti automatizavimo galimybes net ir tose komandose, kur vadovai mano, kad viskas, ką buvo galima automatizuoti, jau buvo automatizuota.
(MK): Vienas įdomių būdų diegti KYP.ai darbuotojo naudai yra suteikti jam metinį arba mėnesinį priedą, pagrįstą asmenine darbo našumo veikla. Įmonė nustato standartinį slenkstį, o visas papildomas darbuotojo įdėtas darbas tampa premija – apčiuopiama paskata už įsitraukimą.
(AK): Tai yra tai, kas dažnai daroma gamyboje. Tačiau verslo procesuose mes našumo nematuojame tokia detale. Galime tai matuoti tik aukštesniu lygiu, kol gauname tokį įrankį kaip šis.
(MK): Nebuvo gerų būdų tai nustatyti.
(AK): Turėjau pokalbį su vienu iš mūsų klientų apie kitą įdomų požiūrį – iš tiesų tai buvo apie tai, kad įmonė norėjo pamatuoti savo BPO. Iš esmės jie jautė, kad jų išorės paslaugų partneris jiems nepasako visos tiesos.
(MK): Tai labai įdomu, nes esu girdėjęs kažką panašaus, bet atvirkščiai. Vienas iš mūsų klientų šiuo metu svarsto diegti KYP.ai įmonės filialuose, ir jie yra procese, kai procesai perkeliamai į verslo centrą. Taigi jie nori pamatuoti vykdomus procesus, gauti tuos duomenis ir realias proceso eigas, o tada jas perkelti į paslaugų centrą.
(AK): Tai palengvintų daugelio žmonių gyvenimus, nes jūs atlikote sandorius. Tad žinote, kokia didelė tai netvarka ir kiek darbo iš tikrųjų reikia dokumentuoti, ką jie daro. Naudodami tokį matavimą mes praktiškai 100 % tikri, kad žinome visą darbą, kurį jie atlieka, ir turime matavimus, kad žinotume, kiek darbo tai užtrunka. Taip atsikrintame daugybės diskusijų tipo „taip, tai trunka tris minutes, ne, keturias minutes“.
(MK): Taip, ir tai galima vykdyti visai komandai vienu metu.
Įgyvendinimo iššūkiai: Žmonės, procesas, technologija
(AK): Yra daug priežasčių diegti šiuos įrankius, ir mes plačiai aptarėme, ką įmonė gali iš to gauti. Dabar norėčiau pasukti kitur ir pakalbėti apie iššūkius, nes tai negali būti taip paprasta. Kokie yra pagrindiniai iššūkiai įvedant šiuos įrankius į įmonę?
(MK): Kalbant apie procesų atpažinimą KYP.ai, kuris apibūdinamas trimis aspektais – žmonės, procesas ir technologija – tas pats galioja ir sunkumams. Viskas prasideda nuo žmonių, tada procesų ir galiausiai technologijos, iš tiesų tokia pati tvarka.
Žmogiškasis iššūkis: Didžiojo brolio faktorius
(AK): Pradėkime nuo žmonių.
(MK): Svarbiausia yra gera komunikacija ir paaiškinimas, kodėl siekiame įdiegti platformą, ko norime pasiekti ir kaip ji iš tiesų veikia. Nes pirmas dalykas, apie kurį žmonės galvoja naudodami KYP.ai platformą, daugeliui kyla mintis: „gerai, greitai būsime kaip Didysis brolis, viskas bus įrašoma ir mes būsime kaip ant elektrinės pavadžio“.
(AK): Galiu suprasti, kad niekam nepatinka būti matuojamam. Kaip mes su tuo dirbame?
(MK): Tai vėlgi skirtumas tarp rankinio darbo ir biuro darbo. Svarbu parodyti žmonėms, kodėl tai darome ir ką tiksliai matuosime. Žmonėms, pavyzdžiui, svarbu žinoti, kad galime ir tikrai juos apsaugosime nuo privatios informacijos. Taigi, jei kas nors naudoja savo Gmail, įrankis to nematys. Jie turi žinoti, kad, pavyzdžiui, eidami į Facebook įrankis nežiūrės, ką jie žiūri Facebook puslapyje. Be to, net jei naudojate savo privačias programas, įrankis nesugebės nustatyti, kurią naudojate.
(AK): Bet parodyti jiems – ir manau, kad tai tikrai puiku – nes yra asmeninė informacijos suvestinė.
(MK): Būtent. Tai yra puiku. Yra galimybė parodyti darbuotojui, kokie duomenys ir kokio pobūdžio iš tikrųjų yra renkami. Tad jis visada gali nueiti į savo asmeninę suvestinę ir pamatyti, kas buvo užfiksuota iš jo darbo. Mes nefiksuojame tikslių įvestų duomenų, tik veiksmus, kurie yra būtini proceso atlikimui ir tikslų pasiekimui, kuriuos jau komunikavome.
(AK): Taigi jie patys gali pamatyti visus duomenis, kuriuos įrankis renka apie juos, ir aiškiai matyti: taip, aš buvau Facebook 15 minučių, ir to čia nėra.
(MK): Tai iš tikrųjų turėjo labai gerą efektą, nes daugybę kartų mačiau, kad pirmomis dienomis naudojant KYP.ai platformą kai kurie darbuotojai buvo taip išsigandę, kad stengėsi visai nedaryti pertraukų, bijodami, jog juos matuoja. Tačiau po kelių dienų tas jaudulys praeina ir gyvenimas grįžta į normalumą.
(AK): Ir manau, kad labai svarbu, kalbant apie komunikaciją su darbuotojais, yra tai, kad tikrai reikia jiems pasakyti tiesą, kodėl tai darote. Negalima sakyti vieno, o daryti kitą, nes tai praktiškai būtų jūsų matavimo pabaiga. Žmonių kūrybiškumas, kai kalbama apie sistemos apgavimą, yra beribis.
(MK): Galų gale KYP.ai platforma yra tik įrankis – galbūt daugiafunkcis, galbūt tikrai pažangus, bet jį galima palyginti su plaktuku, kurį galime naudoti kažką statyti arba tuo pačiu metu kažką sudaužyti.
Proceso iššūkis: analizės paralyžius
(AK): Tai būtų pagrindinis iššūkis susijęs su žmonėmis. O procesai – kokie būtų iššūkiai, susiję su procesais?
(MK): Turime nepamiršti, kad procesas, apibrėžtas ir atpažintas KYP.ai platformos, susideda iš žingsnių, kurie jame yra nustatyti. Reikia peržiūrėti inventorių ir juos tinkamai apibrėžti. Esu mačięs daug nesusipratimų bandant nustatyti platformą. Kartais procesai buvo per daug bendri, o kartais atvirkščiai – kiekviena proceso variacija buvo apibrėžta kaip atskiras procesas.
(AK): Taigi, suprantu, ką tu sakai – tai nėra stebuklingas įrankis, kurį tiesiog įjungiate ir jis iš karto pasakys tiesą. Reikia įdėti darbo, kad procesai būtų tinkamai nustatyti, kad įrankis galėtų teisingai suprasti, ką žmonės daro, ir remdamasis tuo pateikti įžvalgas.
(MK): Dėl to į procesą įtrauktas analitinis darbas. Tai nėra kaip stebuklinga lazdelė, kai sakai „gerai, atlik darbą ir tiesiog lauk rezultatų“.
(AK): Taigi, kai diegi įrankį, reikia analitinio darbo, kad jį tinkamai nustatytumėte ir matavimai būtų prasmingi. O kai turite matavimus, reikia įdėti analitinio darbo, kad suprastumėte rezultatus ir juos patikrintumėte.
(MK): Reikia žinoti, ko ieškote.
Technologinis iššūkis: IT saugumas ir nuotolinis darbas
(AK): O tada turime technologijas. Kokie ten iššūkiai?
(MK): Kadangi technologijos vystosi labai greitai, vis dar susiduriame su tam tikrais iššūkiais dirbant su jomis. Iki šiol nėra gero būdo, kaip spręsti nuotolinį prisijungimą prie klientų sistemų, pavyzdžiui. Tai veikia ne visiškai tobula – jei kas nors prisijungia per Citrix arba virtualią mašiną. Dalykas, kuris susijęs su technologijomis, yra informacinių technologijų saugumas. Įsivaizduoju, kad kai einate pas juos ir sakote: „Ei, mes įdiegsime šiek tiek agentą kiekvieno kompiuteryje, ir jis rinks daug duomenų apie jų veiklą“, pirmasis įspūdis gali būti ne toks entuziastingas. Kaip įtikinti juos leisti tai padaryti ir užtikrinti, kad jie jaustųsi ramūs, jog viskas tvarkoje, ir kad įrankio renkami duomenys yra saugūs?
Yra įvairių būdų užtikrinti duomenų saugumą. Ne tik per pačią technologiją, jungiantis per saugius protokolus. Tačiau galime susidurti su įvairiais klientų prašymais dėl privatumo ir jautrių duomenų apsaugos. Yra įvairių būdų, kaip apsaugoti duomenis, naudoti duomenų maskavimą ir užtikrinti, kad nebūtų renkami jokie visiškai nereikalingi duomenys.
(AK): Viską galime nustatyti vietoje („on-prem“), tad duomenys nepateks į debesį. Galime maskuoti tam tikrus dalykus, galime anonimizuoti duomenis. Pavyzdžiui, mes žinome, kad kažkas atliko veiksmą, bet nežinome, kuris vartotojas tai buvo. Galime apibendrinti duomenis, kad matytumėte juos komandos lygiu, bet ne atskirų žmonių.
(MK): Tai leidžia naudoti KYP.ai platformą net atlyginimų skyriuje. Tai nėra lengva, nes ten yra daug asmens duomenų. Svarbiausia čia – aiškiai apibrėžti, ką norime pasiekti su šiuo įrankiu.
(AK): Jį galima diegti savo infrastruktūroje arba naudoti kaip debesijos sprendimą. Kurį iš šių variantų dažniausiai renkasi klientai?
(MK): Mane nustebino, kad net tie, kurie iš pradžių linko prie vietinio („on-prem“) diegimo, dažniausiai nusprendžia diegti debesyje.
Naujos dirbtinio intelekto funkcijos: Konsjeržas
(MK): Ateina keletas papildomų funkcijų. Naudojant debesijos diegimą, galite gauti prieigą, pavyzdžiui, prie vienos naujausių KYP.ai funkcijų – KYP Konsjeržo. Galite turėti asmeninį asistentą. Jei turite prieigą prie suvestinių, asistentas gali jas išversti iš techninių duomenų į vadybinį lygį arba net sukurti verslo atvejį iš duomenų, kuriuos filtruojate savo suvestinėse.
(AK): Tai turėtų palengvinti daugelio žmonių gyvenimą, ypač tų, kurie nėra labai giliai įsigilinę į duomenų analizę.
(MK): Be to, šis Konsjeržas taip pat yra prieinamas asmeninėse suvestinėse.
(AK): Taigi galiu jo paklausti: „Kaip man sekėsi vakar, palyginti su užvakar?“
(MK): Gauti keletą užuominų, keletą įdomių faktų.
(AK): Kitas dalykas, susijęs su naujomis funkcijomis, dėl kurio esu gana susijaudinęs, yra tai, kad jie planuoja arba kuria funkciją, kurioje, remiantis duomenimis ir proceso analize, galima generuoti užklausas AI agentui, kuris atliktų šį procesą. Esu dar neapsisprendęs – nežinau, ar tai tikrai veiks, bet skamba kaip dar viena puiki idėja, galinti potencialiai sutaupyti mums daug rūpesčių.
Išvada
(AK): Michał, ačiū, kad pasidalinai savo patirtimi su mumis. Tai išties įdomu, kas vyksta produktyvumo gavybos srityje. Šių technologijų diegimo lygis tikrai sparčiai auga. Dar kartą ačiū, ir galbūt po kurio laiko galėsime vėl susitikti ir pamatyti, kokių naujų ir įdomių dalykų KYP.ai mums pasiūlė išbandyti.
(MK): Bus malonu. Ačiū.
(AK): Ir tai būtų viskas mūsų laiko. Dvasios buvo nuramintos, neefektyvumai atskleisti. Šią laidą parengėme bendradarbiaudami su KYP.ai, mūsų pirmuoju pasirinkimu produktyvumo gavybos srityje. Dōmo arigatō visiems klausytojams, kad prisijungėte. Didelis ačiū mūsų svečiui egzorcistui Michałui Kozubskiui. Ir nepakeičiamai prodiuserei Annai Cubal. Įrašyta Wodzu Beats studijoje. Iki kito karto – neleiskite blogiems procesams tempti jūsų į korporatyvinę pragarą. Mata ne.
