Galbūt su visišku susižavėjimu žiūri į savo konkurentus ir stebiesi: kaip jie įgyvendina tokius sudėtingus procesus ir atlieka pasikartojančias užduotis su tokiu greičiu ir tikslumu?
Atėjęs į biurą 7:55 ryto, štai ką patiria tavo komanda, kai paspaudžia maitinimo mygtuką: užduočių bilietai kaupiasi, atidarytos trys sistemos, ta pati užduotis laukia, kol vėl bus suvesti duomenys. Dviejose ekranuose veikia senosios sistemos, o viena tiekėjo platforma veikia tik per vartotojo sąsają.
That’s where Robotic Process Automation RPA shows its teeth. Bet that they are shiny and super sharp.
Mes palengviname jūsų komandos darbą naudodami programinę robotiką ir autonominę RPA, kurios automatizuoja pasikartojančius darbus, apdoroja struktūruotus duomenis ir atlieka užduotis per vartotojo sąsajas bei API, nesutrikdydamos to, kas jau veikia.
Suderinę tai su procesų gavyba ir aiškia automatizavimo strategija, mes sumažiname žmogiškųjų klaidų skaičių, pašaliname rankinius procesus, kurie trukdo darbo srautui, ir suteikiame darbuotojams laiko aukštesnės vertės užduotims.
Kai procesai apima senąsias sistemas, mes kuriame automatizavimo programą, kuri gali atlikti užduotis dieną ir naktį, vadovaujantis žmogaus įgūdžiais ir intelektu, kad jūsų darbuotojai galėtų panaudoti kūrybiškumą ten, kur tai svarbiausia.
RPA naudoja programinius robotus, kad atliktų užduotis patikimu ir audituojamu būdu.
Tai yra pagrindinė verslo procesų automatizavimo technologija ir praktiška pagalbos priemonė šiuolaikinėms komandoms.
Robotic Process Automation (RPA) yra procesais grindžiama ir taisyklėmis paremta technologija, todėl ji atlieka tas pačias pasikartojančias užduotis be nukrypimų, mažina žmogiškųjų klaidų tikimybę ir leidžia darbuotojams susitelkti į aukštesnės vertės darbus.
Trumpai tariant: Robotic Process Automation suteikia vykdymo sluoksnį, kuris paverčia planus veiksmais.
Supratimas, kaip veikia robotai RPA sistemoje
Robotic Process Automation apima programinius robotus, kurie sąveikauja su skaitmeninėmis sistemomis lygiai taip pat, kaip tai darytų žmogus.
Gerai sukurta RPA technologija leidžia RPA robotams išgauti duomenis, pildyti formas, atlikti užduotis ir perkelti failus tarp programų per vartotojo sąsajas ir API. Ji gali automatizuoti užduotis nuo pradžios iki pabaigos arba padėti žmonėms darbo eigoje ir veikia su esamomis sistemomis, įskaitant senąsias, kurios neturi API prieigos.
Šiuolaikinė RPA programinė įranga ir įrankiai yra lengvai konfigūruojami, todėl komandos gali automatizuoti procesus ir kurti RPA darbo srautus be sudėtingo programavimo. Vidinėje struktūroje ši sistema taip pat gali pasitelkti pažangius komponentus, kad apdorotų nestruktūruotus duomenis ir grąžintų rezultatus į jūsų programas.
Išmanioji automatizacija ir dirbtinis intelektas: kaip automatizuoti darbo srautus naudojant RPA?
Žmonės dažnai painioja Robotic Process Automation ir dirbtinį intelektą.
RPA yra taisyklės ir veiksmai, o AI – dėsningumai ir mokymasis.
Kai juos sujungiate, įvyksta išmanioji automatizacija: RPA atlieka veiksmus, o AI, mašininis mokymasis, natūralios kalbos apdorojimas ir kompiuterinė rega rūpinasi mąstymu. Tai –
Evoliucija yra tikra ir aiški: ankstesnės bangos apdorodavo paprastą duomenų surinkimą, vėlesnės pridėjo modelius, o dabar dirbtinio intelekto agentai planuoja, kai RPA vykdo užduotis įvairiuose įrankiuose ir sistemose.
Kokia yra nauda?
Sumažinkite žmogiškąsias klaidas ir pagerinkite klientų patirtį
Robotic Process Automation mažina išlaidas ir riziką, tuo pačiu didindama efektyvumą. Programiniai robotai veikia 24/7, atlieka didelės apimties užduotis ir automatizuoja pasikartojančius veiksmus be nuovargio. Toks pastovumas sumažina žmogiškųjų klaidų skaičiavimuose ir įrašų atnaujinimuose, pagerina atitiktį, sumažina pasikartojančių užduočių kiekį ir sukuria išmatuojamus kaštų taupymo rezultatus.
Dar geriau – tai nukreipia darbuotojus į aukštesnės vertės darbus, kuriems reikia sprendimo priėmimo ir kūrybiškumo. Naudokite RPA darbo srautams, tokiems kaip suderinimai ar patvirtinimai, automatizuoti, o vėliau optimizuokite procesus, kai duomenys parodo, kur slypi trintis.
Rezultatas – trumpesni ciklų laikai ir sklandesnė klientų patirtis visuose kanaluose.
RPA tipai personalo valdymui ir ne tik
Diegiant pažangias technologijas, tokias kaip RPA sprendimai, galima gauti daugiau naudos, nei galėtumėte tikėtis. Svarbiausia, kad išmanioji automatizacija sujungia kelis skyrius (personalo, finansų, paslaugų, klientų aptarnavimo ir IT), kad jie veiktų sinchroniškai ir sumažintų trintį visame versle.
| Valdomoji RPA | Padeda žmonėms pagal poreikį atlikti užduotis jų darbo eigoje kompiuteryje, pagreitindama užklausų sprendimą ir nukreiptą darbą. |
| Autonominė RPA | Automatinis vykdymas pagal tvarkaraščius ir trigerius – tai klasikinė autonominė automatizacija, skirta užnugario (back-office) užduočių eilėms. |
| Žmogus procese | Žmonės ir RPA robotai pasidalija darbo krūvį, aiškiai perduodant užduotis, kai reikia žmogaus įsikišimo arba sprendžiant išimtis. |
Šie veikimo režimai leidžia išlaikyti pasikartojančius procesus nuoseklius, o AI paslaugos tuo pačiu metu praturtina sprendimų priėmimą.
RPA veikime įvairiuose verslo procesuose
Įvairiose pramonės šakose Robotic Process Automation užtikrina nepertraukiamą darbo eigą, perimdama rankines užduotis, kurios lėtina komandas – nuo duomenų kopijavimo tarp sistemų ir skaičių ištraukimo iš PDF failų bei el. laiškų iki sąskaitų suderinimo, užsakymų suvedimo ir būsenos atnaujinimų.
Ji atlieka sąskaitų suderinimus ir pasirengimą uždarymui, generuoja ir siunčia ataskaitas, atnaujina CRM įrašus ir kontaktinę informaciją, apdoroja naujų darbuotojų formas ir darbo užmokesčio patikras, atstato slaptažodžius ir suteikia vartotojų prieigas, nukreipia ir tikrina paraiškas, atnaujina atsargas, kuria rinkinių sąrašus ir siuntimo etiketes, o netgi valdo tvarkaraščius, priminimus ir kambarių rezervacijas.
Kokios pramonės šakos gali gauti naudos iš RPA diegimo?
 Finansinės paslaugos – paspartinkite naujų klientų įtraukimą, patikras ir patvirtinimus naudodami RPA įrankius ir politikos taisykles. |  Sveikatos priežiūra – automatizuokite tvarkaraščių sudarymą, paraiškų nukreipimą ir duomenų suvedimą, kad gydytojai galėtų daugiau laiko skirti pacientams. |  Gamyba – valdykite užsakymus, atsargų atnaujinimus ir kokybės registravimą naudodami RPA technologiją. |
 Klientų aptarnavimas – paspartinkite užklausų sprendimą naudodami valdomas darbo vietas ir eilių apdorojimą, kurie automatizuoja darbo srautus nuo pradžios iki pabaigos. |  Personalo valdymas – sklandžiai tvarkykite naujų darbuotojų dokumentus, darbo užmokesčio atnaujinimus ir išmokų pakeitimus, taikydami autonominę RPA ten, kur tai tinkama. |
Kokio darbo RPA neturėtų atlikti?
Jei užduočiai reikia kūrybiškumo, empatijos ar tikro pokalbio – palikite ją žmogui.
Koučingo pokalbiai, derybos, sudėtingos diagnozės – kontekstas yra svarbus. Kai rezultatą lemia nuotaika, tonas ar pasitikėjimas, sprendimą turėtų priimti žmogus. Leiskite robotui surinkti faktus ir paruošti pagrindą, tačiau galutinį sprendimą palikite žmogaus intelektui.
Venkite procesų, kurie keičiasi kas antrą savaitę arba neturi aiškaus atsakingo asmens.
Jei niekas negali paaiškinti, kaip procesas turėtų veikti – sustokite. Pirmiausia sutvarkykite procesą, o tada automatizuokite. RPA geriausiai veikia, kai taisyklės yra aiškios, duomenys stabilūs, o veiksmai kartojasi daugelyje atvejų. Nuolat besikeičiantys procesai virsta trapiais robotais ir triukšmingomis eilėmis.
Stebėkite mažos apimties vienkartines užduotis.
Kartą per ketvirtį, dešimt minučių, penki patvirtinimai. Praleisite daugiau laiko prižiūrėdami tokį robotą, nei sutaupysite. Tokiems atvejams naudokite kontrolinį sąrašą, o ne robotą.
Neautomatizuokite sprendimų, kuriems reikia didelės atsakomybės, be žmogaus įsitraukimo.
Kredito sprendimai, medicininė atranka, saugos patvirtinimai, atleidimai – naudokite automatizavimą įrodymams surinkti ir įrašams saugoti, o ne rezultatams spręsti.
Būkite atsargūs su netvarkingais įvesties duomenimis.
Jei darbas prasideda nuo laisvos formos el. laiškų gijos, ranka rašytų užrašų ar ekrano nuotraukų, kurios kiekvieną kartą atrodo skirtingai, pirmiausia reikia geresnio duomenų surinkimo proceso. Standartizuokite formą, žymas ir taisykles. Tik tada apsvarstykite RPA diegimą.
Niekada nekurkite automatizavimo remdamiesi sugadintais pirminiais duomenimis.
Dublikatai, trūkstami raktai, laukeliai, kurių pavadinimai mėnesio viduryje pasikeičia – sutvarkykite pirminį šaltinį arba pridėkite griežtą patikrą duomenų surinkimo etape. Automatizavimas neišvalo šiukšlių – jis tik greičiau jas perkelia.
Jei sistemos savininkas draudžia automatizuotą prieigą, sustokite.
Bendradarbiaukite su IT skyriumi, kad sutartumėte dėl saugių modelių, API ar paslaugų paskyrų. RPA turėtų laikytis nustatytų kontrolės priemonių, o ne jas apeiti.
Atlikite greitą patikrą prieš kurdami:
- Ar veiksmai yra žinomi ir dokumentuoti?
- Ar duomenys yra struktūruoti ir nuoseklūs?
- Ar yra aiškus proceso savininkas?
- Ar apimtis pateisina pastangas?
- Ar žmogus gali saugiai pakeisti roboto sprendimą?
Jei bent vienas atsakymas yra neigiamas – sustokite ir sutvarkykite pagrindus.
Išimtys, kurioms reikia žmogaus įsikišimo
- Eskalacijos su supykusiais klientais, kai svarbus bendravimo tonas.
- Sudėtinga pagrindinės priežasties analizė po didelio sistemos sutrikimo.
- Strateginiai sprendimai, kai yra daug kompromisų ir nėra vieno teisingo atsakymo.
Laikykite atrankos taisykles paprasta anglų kalba ir nuspręskite dėl trijų galimų rezultatų dar prieš paleidžiant procesą: robotas bando dar kartą, kai klaida atrodo laikina (pvz., pasibaigęs laikas ar trumpas užrakinimas), sustabdo elementą, kai trūksta arba neaiškūs įvesties duomenys, ir perduoda žmogui, kai taisyklių rinkinys negali priimti sprendimo arba kai rizika yra didelė.
Naudokite paprastas rimtumo kategorijas, kurias visi supranta:
- 1 lygio rimtumas – pinigų pervedimai, atitikties ar saugos klausimai, kuriems reikalinga neatidėliotina žmogaus peržiūra;
- 2 lygio rimtumas – klientams svarbūs terminai, kurių įvykdymas numatytas šiandien, peržiūrimi per valandą;
- 3 lygio rimtumas – užnugario (back-office) darbai, peržiūrimi iki dienos pabaigos.
Kai užduotis pasiekia žmogų, pateikite visą kontekstą, kad nereikėtų spėlioti: pirminį failą, veiksmus, kuriuos atliko robotas, klaidų kodus, ekrano nuotraukas (jei jos naudingos), taip pat duomenų paketo informaciją, aplinką, roboto versiją, vykdymo ID, laiko žymas ir bet kokius koreliacijos ID iš tikslinių sistemų.
Pateikite tai nuosekliai – „išimties kortelėje“, kuri visada rodo, ką robotas bandė atlikti, kur jis nesėkmingai veikė, kodėl nepavyko (paprastais žodžiais), ką jis jau bandė pakartoti, siūlomus tolesnius veiksmus bei nuorodas į veiksmų vadovą ir žurnalus.
Nustatykite atsakomybes dar prieš atsirandant problemoms, kad užklausos nebūtų permetinėjamos: verslo padalinys atsako už duomenų klaidas ir trūkstamus patvirtinimus, IT – už ryšio, leidimų ir platformos problemas, o kompetencijų centras (CoE) – už projektavimo trūkumus ir selektorių pataisas.
Matuokite tai, kas svarbiausia, ir laikykite duomenis matomus: išimčių dažnį, vidutinį patvirtinimo laiką, vidutinį sprendimo laiką ir dalį klaidų, išspręstų automatiškai pakartojant. Žymėkite pagrindines priežastis, kad išryškėtų dėsningumai. Jei dvi įvesties reikšmės lemia daugumą klaidų – sustiprinkite įvesties patikrą; jei dauguma klaidų įvyksta 2 val. nakties dėl laiko limitų – pakeiskite vykdymo laiką arba padidinkite laukimo tarpą pakartojimams.
Uždarykite ciklą kiekvieną savaitę, peržiūrėdami dažniausias klaidų rūšis ir pasirinkdami dvi pataisas, kurias išleisti; pridėkite taisyklę, patobulinkite patikrą arba pakeiskite tvarkaraštį. Išimčių skaičius laikui bėgant turėtų mažėti. Jei ne, pristabdykite naujas automatizacijas, stabilizuokite aplinką ir tik tada tęskite.
Jūsų automatizavimo kelionė: sukurkite automatizavimo strategiją ir automatizavimo programą
 Pradėkite nuo aiškaus plano. |  Įtraukite vadovus anksti ir susitarkite, kaip vertinsite sėkmę. |  Įgyvendindami RPA, sukurkite kompetencijų centrą (Center of Excellence), kuris nustatytų standartus, šablonus ir gaires jūsų automatizavimo programai. |
 Pridėkite procesų gavybą (process mining), kad užtikrintumėte procesų identifikavimą ir valdymą, ypač kai jie apima senąsias sistemas. |  Pasirinkite tiekėjus, kurie siūlo RPA įrankius tiek profesionalams, tiek verslo naudotojams, taip pat orkestravimo ir saugumo sprendimus, atitinkančius jūsų rizikos modelį. |  Pradėkite nuo mažų, bet didelę grąžą duodančių kandidatų, o tuomet plėskite mastą. Įgyvendindami RPA, dokumentuokite kiekvieną robotą, tvarkykite išimtis ir aiškiai apibrėžkite užduočių perdavimo etapus. |
 Stebėkite veikimo laiką, našumą ir investicijų grąžą (ROI), kad galėtumėte optimizuoti procesus ir pašalinti neefektyvius elementus. |
Įgyvendinant RPA dideliu mastu, suderinkite pokyčių valdymą, mokymus ir darbuotojų įgūdžius, kad komandos sėkmingai priimtų naują darbo būdą.
Kliūčių įveikimas skaitmeninės transformacijos kelyje
Kaip automatizuoti užduotis be kliūčių?
Tai gali būti klausimas, kuris dažnai iškyla jūsų galvoje.
Norint išvengti kliūčių, susijusių su RPA sprendimų diegimu, reikia greitai jas spręsti ir užtikrinti nuolatinę vertės kūrimo eigą.
Kaip tai padaryti tinkamai? Štai jūsų paruoštas procesas:
- Tikėkitės įprastų kliūčių: silpno procesų identifikavimo, trapių selektorių ir duomenų, įstrigusių nestruktūruotuose failuose.
- Spręskite juos tiesiogiai.
- Naudokite Document AI laukams išgauti ir normalizuoti, tuomet perduokite švarius duomenis robotams.
- Pridėkite procesų gavybą (process mining), kad nustatytumėte neefektyvumą ir sudarytumėte prioritetus.
- Kai pasikeičia sąsajos, pasikliaukite savarankiškai atsistatančiais selektoriais arba įspėjimais, kurie pateikia pataisas dar prieš sistemos sutrikimus.
- Mokykite žmones pagal jų vaidmenis, taikydami praktinius mokymus, ir laikykite automatizacijas versijų kontrolėje, naudodami tinkamai sukonfigūruotas aplinkas.
- Toms užduotims, kurios išlieka rankinės, nustatykite aiškius perdavimo procesus ir paslaugų lygių susitarimus (SLA), kad žmonės ir robotai netrukdytų vieni kitiems. Taip diegsite automatizaciją su mažiau netikėtumų ir geresniais rezultatais.
Į ką atkreipti dėmesį šiuolaikinėje RPA platformoje?
Tą, kuri turi didžiausią potencialą sėkmingai jūsų organizacijos skaitmeninei transformacijai.
Tačiau ką tai iš tikrųjų reiškia?
Turėtumėte pasirinkti RPA technologiją, kuri apjungia kūrimą, vykdymą ir valdymą vienoje vietoje, siūlo „low-code“ dizainą, tinkamą versijų valdymą ir įmonės lygmens kontrolės priemones.
Jūsų RPA programinė įranga turėtų integruotis tiek per vartotojo sąsają, tiek per API ir gebėti koordinuoti daugybę RPA robotų vienu metu. Stiprus orkestravimas leis nukreipti darbus pagal taisykles ir SLA, protingai kartoti nepavykusius bandymus, subalansuoti eiles ir automatizuoti darbo srautus nuo pradžios iki pabaigos be nuolatinės priežiūros.
Ieškokite RPA įrankių su jungtimis ir dirbtinio intelekto paslaugomis, tokiomis kaip natūralios kalbos apdorojimas, kompiuterinė rega ir mašininis mokymasis, kad galėtumėte automatizuoti procesus, viršijančius paprastą duomenų suvedimą, ir pereiti prie išmaniosios procesų automatizacijos, kurioje modeliai kuria didesnę vertę.
Technologinis rinkinys turėtų apimti testavimą, stebėseną, įspėjimus ir ataskaitų teikimą, kad komandos galėtų saugiai automatizuoti darbo srautus ir nuolat juos tobulinti.
Numatykite žmogaus įsitraukimo etapus, kai darbuotojai priima sprendimus, kurių robotai neturėtų atlikti, ir sukurkite aiškius perdavimo procesus, kad žmonės ir robotai nesusidurtų. Galiausiai užtikrinkite, kad RPA technologija būtų diegiama ten, kur jos reikia – debesijoje, vietoje ar hibridiniu būdu – su šifravimu, audito žurnalais ir įrodoma atitiktimi. Trumpai tariant, pasirinkite Robotic Process Automation (RPA) sprendimą, kuris leidžia orkestruoti daugelį RPA robotų, plėsti galimybes naudojant dirbtinį intelektą ir automatizuoti darbo srautus visoje organizacijoje.
Išmaniosios automatizacijos ateitis su RPA
Dirbtinio intelekto agentai vis geriau planuoja, tačiau RPA vis dar paverčia sprendimus veiksmais realiose sistemose. Būtent šis dirbtinio intelekto ir vykdymo derinys lemia, kad programiniai robotai neišnyks. Jie sujungia planus ir ekranus, formas ir failus, API ir scenarijus.
Tobulėjant modeliams, RPA automatizuos darbo srautus vis daugiau įrankių aplinkose su mažesniu žmogaus įsikišimu, o žmonės galės susitelkti į išimtis ir strateginius klausimus. Tikėkitės saugesnių vykdymo aplinkų, geresnių valdymo priemonių ir paprastesnių būdų diegti RPA robotus komandose bei įvairiose šalyse.
Pridėkite du pastovius ritmus į savo veiklos planą: verslo procesų automatizavimą ten, kur tai prasminga, ir atsakingą valdymą, kad visa sistema išliktų stabili.
Pasiruošę pereiti nuo planų prie rezultatų?
Esame pasiruošę pokalbiui apie RPA diegimus.
Nauda paprasta: didesnis efektyvumas, mažesnės išlaidos ir geresnė klientų patirtis kaip jūsų skaitmeninės transformacijos pastangų dalis.
Jei diegiate RPA, mes pateiksime tinkamus įrankius, programinę įrangą, technologijas ir automatizavimą, kad sujungtume jūsų skaitmenines sistemas ir paskatintume jūsų pažangą.
Mūsų programinė robotika apdoroja nestruktūruotus duomenis, duomenų rinkimą ir pasikartojančias užduotis, o išmani sistemų integracija optimizuoja rankinius procesus, kuriuos vis dar reikia atlikti vienodai kiekvieną kartą.
Jūs sutaupote daugiau lėšų ir pasiekiate realios pažangos skaitmeninės transformacijos srityje, sujungdami komandas ir skatindami pokyčius dideliu mastu.
Jei esate pasiruošę veikti – tiesiog susisiekite su mumis.
