SPS veikia didelėse, daugiaklientėse paslaugų aplinkose, kur tikslumas, mastelio keitimas ir veiklos nuoseklumas yra būtini. Organizacija jau turėjo stiprius paslaugų teikimo procesus ir valdymo sistemas, tačiau plečiantis paslaugų apimčiai skirtinguose regionuose ir tarp klientų, SPS įžvelgė galimybę savo veikloje įdiegti labiau integruotą, realaus laiko matomumą.
Siekdama palaikyti šią evoliuciją, SPS bendradarbiavo su KYP.ai. Tikslas buvo sustiprinti skaidrumą, efektyvumą ir duomenų integraciją aplinkoje, kurioje apimtis, įvairovė ir sudėtingumas natūraliai didėja. KYP.ai suteikė intelekto sluoksnį, kuris padėjo SPS sustiprinti esamą veiklos modelį ir toliau teikti aukštos kokybės paslaugas dideliu mastu.
Galimybė
1 Natūralus sudėtingumas daugiaklientėse operacijose
Aptarnaujant daugybę klientų skirtinguose regionuose natūraliai dirbama su keliomis sistemomis ir duomenų šaltiniais. SPS su tuo sėkmingai susitvarkė, kartu matydama galimybę supaprastinti, kaip suderinama su projektais susijusi informacija.
2 Didelio tikslumo atsiskaitymai dideliu mastu
SPS vienu metu valdo daug klientų projektų. KYP.ai pasiūlė būdą dar labiau supaprastinti, kaip duomenys iš skirtingų sistemų sujungiami, kad būtų užtikrintas tikslus ir savalaikis atsiskaitymas.
3 Stipri ataskaitų sistema, su galimybe dar gilesnėms įžvalgoms
SPS jau stebėjo veiklos rezultatus ir paslaugų lygius naudodama nusistovėjusius procesus. KYP.ai suteikė detalesnį, realaus laiko vaizdą, kuris padėjo greičiau atlikti koregavimus ir dar labiau stiprinti nuolatinį tobulinimą.
4 Keli duomenų srautai
Kadangi komandos dirba tiek su internetinėmis, tiek su neprisijungus vykdomomis veiklomis, duomenys natūraliai yra saugomi keliose skirtingose aplinkose. KYP.ai padėjo lengviau suvienodinti šiuos duomenų srautus nekeičiant jau nusistovėjusių darbo procesų.
Sprendimas
KYP.ai sustiprino SPS veiklos sistemą, pridėdama integruotą produktyvumo įžvalgų sluoksnį.
1 Automatinis procesų signalų rinkimas
Skaitmeniniai procesų signalai buvo surenkami iš esamų darbo procesų, taip sumažinant rankinio paruošimo poreikį ir pagerinant tikslumą priskiriant veiklas projektams.
2 Suvienodinta duomenų integracija
Integracijos duomenų bazė (IDB) sujungė veiklos duomenis iš įvairių sistemų į vieną modelį. Tai pagerino nuoseklumą ir sumažino administracinį suderinimo darbą.
3 Tiesioginis SAP ryšys realiuoju laiku
Patvirtinti duomenys buvo automatiškai perduodami į SAP per IDoc ryšį, leidžiant užtikrinti efektyvesnius ir patikimesnius atsiskaitymo procesus.
4 Išplėstos operacinės įžvalgos
Realaus laiko prietaisų skydeliai suteikė gilesnį matomumą apie darbo krūvio pasiskirstymą, procesų variacijas ir veiklos tendencijas. Tai padėjo komandoms ir regionams greičiau priimti sprendimus.
Rezultatai
1 Administracinės pastangos sumažintos daugiau nei 50 %
Užduotys, susijusios su projektų duomenų surinkimu, tikrinimu ir suderinimu, tapo gerokai efektyvesnės, todėl komandos gali skirti daugiau laiko didesnę vertę kuriančiam darbui.
2 Produktyvus pajėgumas padidėjo 25 %
Sklandesni darbo procesai ir sumažinta administracinė našta leido komandoms daugiau dėmesio skirti su klientais susijusioms užduotims.
3 Didesnis skaidrumas visuose regionuose
Skirtumus ir pasikartojančius modelius tarp komandų tapo lengviau nustatyti, todėl buvo galima kryptingiau vykdyti nuolatinį tobulinimą, papildant jau esamus SPS procesus.
4 Labiau supaprastinta sistemų aplinka
Dvi atskiros sistemos buvo pakeistos vienu integruotu operacinių duomenų sluoksniu, supaprastinant priežiūrą ir pagerinant mastelio keitimo galimybes.
Pagrindinės išvados
- SPS papildė jau brandžią veiklos aplinką papildomu matomumo ir efektyvumo sluoksniu.
- Vadovai įgijo gilesnių įžvalgų, tuo pačiu išlaikydami nedidelę ataskaitų teikimo naštą darbuotojams.
- KYP.ai stiprina nuoseklumą, reikalingą daugiaklientėse bendrų paslaugų aplinkose.
- Integracija sustiprina SPS gebėjimą išlaikyti aukštos kokybės veiklą skirtinguose regionuose.
- Šis požiūris sukuria mastelio keitimui pritaikytą pagrindą produktyvumo įžvalgų plėtrai į papildomas paslaugų sritis.
Skaičiais
- Daugiau nei 50% sumažėjimas administracinio suderinimo darbuose
- 25% produktyvaus pajėgumo pagerėjimas
- 13 procentinių punktų daugiau laiko skiriama vertę kuriančiai veiklai
- Dvi sistemos sujungtos į vieną integruotą duomenų sluoksnį
Strateginės įgyvendinimo partnerystės
Office Samurai buvo strateginis įgyvendinimo partneris, suteikęs tiek techninę kompetenciją, tiek savo skaidrų #nobullshit požiūrį, padėjusį pasiekti teigiamą investicijų grąžą.
Glaudžiai bendradarbiaudama su SPS komanda, Office Samurai atliko išsamią naudotojų poreikių analizę ir procesų žemėlapiavimą, kad užtikrintų tikslų KYP.ai platformos sukonfigūravimą.
Būdami sertifikuoti KYP.ai platformos evangelistai, jie suteikė išsamius naudotojų mokymus ir įvedimą, o jų įtraukiantis požiūris sustiprino SPS komandos pasitikėjimą ir tiesiogiai prisidėjo prie greitos projekto sėkmės.
Apie KYP.ai
KYP.ai Productivity 360 yra procesų įžvalgų platforma, sukurta remiantis trimis ramsčiais: 360° vaizdu, kuris realiuoju laiku fiksuoja duomenis apie organizacijos žmones, procesus ir technologijas; verslo transformacijos varikliu, kuris kiekybiškai įvertina neefektyvumą ir apskaičiuoja automatizavimo ROI; ir Agentic AI Enabler, kuris generuoja paruoštą vykdyti agentų kodą su struktūruotu verslo kontekstu. KYP.ai peržengia tradicinio procesų ir užduočių kasybos ribas, suteikdama pilną operacinį matomumą, pagal ROI prioritetizuotas automatizavimo galimybes ir paversdama duomenis į gamybai paruoštus AI agentus.
