Was ist RPA Robotic Process Automation

Vielleicht siehst du deine Konkurrenten voller Bewunderung an und fragst dich: Wie setzen sie so komplexe Prozesse um und bewältigen wiederholende Aufgaben mit solcher Geschwindigkeit und Genauigkeit?

Betritt man das Büro um 7:55 Uhr, erlebt dein Team Folgendes, sobald es den Einschaltknopf drückt: Tickets stapeln sich, drei Systeme sind geöffnet, dieselbe Aufgabe wartet darauf, erneut eingetippt zu werden. Zwei Bildschirme betreffen Altsysteme, ein Anbieterportal funktioniert nur über Benutzeroberflächen.

Genau dort zeigt die Robotic Process Automation RPA ihre Zähne. Wetten, dass sie glänzend und messerscharf sind.

Wir nehmen deinem Team manuelle Aufgaben ab – mit Software-Robotern und unbeaufsichtigter RPA, die sich wiederholende Arbeiten automatisieren, strukturierte Daten verarbeiten und Aufgaben über Benutzeroberflächen und APIs hinweg ausführen, ohne das Bestehende zu beeinträchtigen.

In Kombination mit Process Mining und einer klaren Automatisierungsstrategie reduzieren wir menschliche Fehler, beseitigen manuelle Prozesse, die den Ablauf behindern, und verschaffen menschlichen Arbeitskräften Zeit für wertschöpfendere Aufgaben.

Wenn Prozesse Altsysteme beinhalten, entwickeln wir ein Automatisierungsprogramm, das Tag und Nacht Aufgaben ausführen kann – geleitet von menschlichen Fähigkeiten und menschlicher Intelligenz –, damit deine Mitarbeitenden ihre Kreativität dort einbringen können, wo sie wirklich zählt.

RPA nutzt Software-Roboter, um Aufgaben auf zuverlässige und überprüfbare Weise auszuführen.

Es ist eine zentrale Technologie der Geschäftsprozessautomatisierung und eine praktische Unterstützung für moderne Teams.

Robotic Process Automation (RPA) ist prozessorientiert und regelbasiert, sodass sie dieselben sich wiederholenden Aufgaben ohne Abweichung ausführt, menschliche Fehler reduziert und menschliche Arbeitskräfte von Routinearbeiten befreit, damit sie sich auf wertschöpfendere Tätigkeiten konzentrieren können.

Kurz gesagt: Robotic Process Automation liefert die Ausführungsebene, die Pläne in Taten umsetzt.

Verstehen, wie Bots in der RPA funktionieren

Robotic Process Automation umfasst Software-Roboter, die mit digitalen Systemen genau so interagieren, wie es eine Person tun würde.

Gut konzipierte RPA-Technologie ermöglicht es RPA-Bots, Daten zu extrahieren, Formulare auszufüllen, Aufgaben auszuführen und Dateien über Benutzeroberflächen und APIs zwischen Anwendungen zu übertragen. Sie kann Aufgaben vollständig automatisieren oder Menschen während des Prozesses unterstützen und funktioniert mit bestehenden Systemen, einschließlich Altsystemen, die keine APIs bereitstellen.

Moderne RPA-Software und -Tools sind einfach zu konfigurieren, sodass Teams Prozesse automatisieren und RPA-Workflows ohne umfangreiche Programmierung erstellen können. Unter der Haube kann dieser Stack auch erweiterte Komponenten aufrufen, um unstrukturierte Daten zu verarbeiten und die Ergebnisse anschließend in deine Anwendungen zurückzuführen.

Intelligente Automatisierung und Künstliche Intelligenz: Wie automatisiert man Workflows mit RPA?

Menschen verwechseln häufig Robotic Process Automation und Künstliche Intelligenz.

RPA besteht aus Regeln und Aktionen, während KI aus Mustern und Lernen besteht.

Wenn man sie kombiniert, entsteht intelligente Automatisierung: RPA übernimmt die Ausführung, während KI, Maschinelles Lernen, Natural Language Processing und Computer Vision das Denken übernehmen. Das ist intelligente Prozessautomatisierung in der Praxis. Erkenntnisse werden schneller in Aktionen umgesetzt, und RPA kann Workflows automatisieren, die früher an unstrukturierten Eingaben scheiterten.

Die Entwicklung ist real und deutlich: Frühere Wellen bewältigten einfache Datenerfassung, die nächsten Wellen fügten Modelle hinzu, und jetzt planen KI-Agenten, während RPA über Tools und Systeme hinweg ausführt.

Was sind die Vorteile?

Reduziere menschliche Fehler und verbessere das Kundenerlebnis

Robotic Process Automation senkt Kosten und Risiken und steigert gleichzeitig die Effizienz. Software-Roboter arbeiten rund um die Uhr, übernehmen Aufgaben mit hohem Volumen und automatisieren wiederholende Schritte ohne Ermüdung. Diese Beständigkeit reduziert menschliche Fehler bei Berechnungen und Datenaktualisierungen, verbessert die Compliance, minimiert die Anzahl repetitiver Aufgaben und schafft messbare Kosteneinsparungen.

Noch besser: Sie führt menschliche Arbeitskräfte zu wertschöpfenderen Aufgaben, die Urteilsvermögen und menschliche Kreativität erfordern. Nutze sie, um Workflows wie Abstimmungen oder Genehmigungen zu automatisieren, und optimiere anschließend Prozesse, sobald Daten zeigen, wo Reibungen entstehen.

Das Ergebnis sind schnellere Durchlaufzeiten und ein reibungsloseres Kundenerlebnis über alle Kanäle hinweg.

Arten von RPA für Personalwesen und darüber hinaus

Die Implementierung fortschrittlicher Technologien wie RPA-Lösungen kann mehr Wert schaffen, als man vielleicht erwartet. Am wichtigsten ist, dass intelligente Automatisierung mehrere Abteilungen (HR, Finanzen, Service Desk, Kundensupport und IT) miteinander verbindet, sodass sie synchron arbeiten und Reibungen im gesamten Unternehmen reduzieren.

Diese Modi ermöglichen es, wiederkehrende Prozesse konsistent zu halten, während KI-Dienste Entscheidungen im selben Ablauf bereichern.

RPA im Einsatz in Geschäftsprozessen

Branchenübergreifend hält Robotic Process Automation die Arbeit am Laufen, indem sie manuelle Aufgaben übernimmt, die Teams ausbremsen – vom Kopieren von Daten zwischen Systemen und dem Extrahieren von Zahlen aus PDFs und E-Mails bis hin zum Abgleichen von Rechnungen, der Auftragseingabe und Statusaktualisierungen.

Sie übernimmt Kontenabstimmungen und Abschlussvorbereitungen, erstellt und versendet Berichte, aktualisiert CRM-Datensätze und Kontaktdetails, verarbeitet Onboarding-Formulare und Gehaltsabrechnungen, setzt Passwörter zurück und legt Benutzer an, leitet Anträge weiter und validiert sie, aktualisiert Bestände, erstellt Kommissionierlisten und Versandetiketten und verwaltet sogar Terminplanung, Erinnerungen und Raumbuchungen.

Welche Branchen können von RPA-Implementierungen profitieren?

Finanzdienstleistungen – beschleunige Onboarding, Prüfungen und Genehmigungen mit RPA-Tools und Richtlinienregeln.	Gesundheitswesen – automatisiere Terminplanung, Antragsweiterleitung und Dateneingabe, damit medizinisches Personal mehr Zeit für Patientinnen und Patienten hat.	Fertigung – koordiniere Bestellungen, Bestandsaktualisierungen und Qualitätsprotokollierung mit RPA-Technologie.
Kundenservice – beschleunige Problemlösungen mit geführten Desktops und Warteschlangenverwaltung, die Workflows von Anfang bis Ende automatisieren.	Personalwesen – verarbeite Onboarding-Unterlagen, Gehaltsaktualisierungen und Leistungsänderungen effizient mit unbeaufsichtigter RPA, wo es sinnvoll ist.

Arbeiten, die RPA NICHT übernehmen sollte?

Wenn eine Aufgabe Kreativität, Empathie oder ein echtes Gespräch erfordert, sollte sie von Menschen erledigt werden.

Coaching-Gespräche, Verhandlungen, schwierige Diagnosen: Der Kontext ist entscheidend. Wenn Stimmung, Tonfall oder Vertrauen das Ergebnis bestimmen, sollte ein Mensch die Entscheidung treffen. Lass den Bot Fakten sammeln und den Rahmen schaffen, aber überlasse die endgültige Entscheidung einer menschlichen Intelligenz.

Vermeide Prozesse, die sich jede zweite Woche ändern oder keinen klaren Verantwortlichen haben.

Wenn niemand erklären kann, wie ein Prozess ablaufen soll, halte inne. Behebe zuerst den Prozess und automatisiere erst danach. RPA entfaltet ihre Stärke, wenn die Regeln klar sind, die Daten stabil und die Schritte sich in vielen Fällen wiederholen. Bewegliche Ziele führen zu instabilen Bots und überlasteten Warteschlangen.

Achte auf einmalige Vorgänge mit geringem Volumen.

Einmal im Quartal, zehn Minuten, fünf Genehmigungen. Du wirst mehr Zeit damit verbringen, diesen Bot zu warten, als du jemals einsparst. Verwende für solche Fälle eine Checkliste, keinen Roboter.

Automatisiere keine Entscheidungen mit hohem Risiko ohne menschliche Beteiligung.

Kreditentscheidungen, medizinische Ersteinschätzungen, Sicherheitsfreigaben, Kündigungen: Nutze Automatisierung, um Beweise zusammenzustellen und Aufzeichnungen zu führen – nicht, um Ergebnisse zu bestimmen.

Sei vorsichtig bei unstrukturierten Eingaben.

Wenn die Arbeit mit einer frei formulierten E-Mail-Korrespondenz, handschriftlichen Notizen oder Screenshots beginnt, die jedes Mal anders aussehen, brauchst du zuerst eine bessere Datenerfassung. Standardisiere das Formular, die Bezeichnungen und die Regeln. Erst danach sollte RPA in Betracht gezogen werden.

Baue niemals auf fehlerhaften Quelldaten auf.

Dubletten, fehlende Schlüssel, Felder, die mitten im Monat ihre Namen ändern – behebe die Quelle oder füge bei der Erfassung eine strikte Validierung hinzu. Automatisierung beseitigt keinen Müll; sie bewegt den Müll nur schneller.

Wenn der Systemeigner automatisierten Zugriff verbietet, halte an

Arbeite mit der IT zusammen, um sichere Vorgehensweisen, APIs oder Servicekonten zu vereinbaren. RPA sollte Kontrollen respektieren, nicht umgehen.

Verwende einen kurzen Test, bevor du mit dem Aufbau beginnst:

• Sind die Schritte bekannt und dokumentiert?
• Sind die Daten strukturiert und konsistent?
• Gibt es einen klaren Prozessverantwortlichen?
• Rechtfertigt das Volumen den Aufwand?
• Kann ein Mensch den Bot bei Bedarf sicher überstimmen?

Wenn eine der Antworten Nein lautet, halte inne und behebe zuerst die Grundlagen.

Ausnahmen, die menschliches Eingreifen erfordern

• Eskalationen mit verärgerten Kunden, bei denen der Tonfall entscheidend ist.
• Komplexe Ursachenanalyse nach einem größeren Ausfall.
• Strategische Entscheidungen mit vielen Abwägungen und keiner eindeutig richtigen Antwort.

Halte die Triage-Regeln in einfachem Englisch und lege drei Ergebnisse fest, bevor etwas ausgeführt wird: Der Bot startet einen erneuten Versuch, wenn der Fehler vorübergehend erscheint (ein Timeout, eine kurze Sperre), er parkt das Element, wenn Eingaben fehlen oder unklar sind, und er eskaliert an einen Menschen, wenn der Regelensatz keine Entscheidung treffen kann oder das Risiko hoch ist.

Verwende einfache Schweregrade, die jeder versteht:

• Schweregrad 1 für Geldbewegungen, Compliance oder Sicherheit mit sofortiger menschlicher Überprüfung;
• Schweregrad 2 für kundenrelevante Fristen, die heute fällig sind, mit Überprüfung innerhalb einer Stunde;
• Schweregrad 3 für Backoffice-Arbeiten, die bis zum Ende des Tages überprüft werden.

Wenn ein Element bei einer Person landet, gib den vollständigen Kontext, damit sie nicht raten müssen: die Quelldatei, die vom Bot durchgeführten Schritte, Fehlercodes, Screenshots, sofern sie hilfreich sind, sowie Payload-Details, Umgebung, Bot-Version, Run-ID, Zeitstempel und etwaige Korrelations-IDs aus Zielsystemen.

Präsentiere dies in einer einheitlichen „Exception Card“, die immer zeigt, was der Bot zu tun versuchte, wo er scheiterte, warum er scheiterte (in einfachen Worten), was er bereits erneut versucht hat, empfohlene nächste Schritte sowie Links zum Runbook und zu den Protokollen.

Lege die Verantwortlichkeiten fest, bevor Probleme auftreten, damit Tickets nicht hin- und hergeschoben werden: Das Business ist für Datenprobleme und fehlende Genehmigungen zuständig, die IT für Konnektivität, Berechtigungen und Plattformprobleme, und das CoE ist verantwortlich für Designfehler und Korrekturen von Selektoren.

Miss, was wichtig ist, und halte es sichtbar: Ausnahmequote, durchschnittliche Zeit bis zur Bestätigung, durchschnittliche Zeit bis zur Behebung und den Anteil der automatisch durch Wiederholungen gelösten Fälle; kennzeichne die Ursache, damit Muster erkennbar werden. Wenn zwei Felder die meisten Fehler verursachen, verschärfe die Eingabevalidierung; wenn die meisten Fehler um 2 Uhr morgens durch Timeouts entstehen, ändere das Ausführungsfenster oder erhöhe das Backoff-Intervall.

Schließe jede Woche den Kreis, indem du die wichtigsten Fehlertypen überprüfst und zwei Korrekturen zur Auslieferung auswählst; füge eine Regel hinzu, verbessere die Validierung oder verschiebe den Zeitplan. Ausnahmen sollten im Zeitverlauf abnehmen. Wenn sie das nicht tun, pausiere neue Automatisierungen, stabilisiere die Umgebung und mache erst dann weiter.

Deine Automatisierungsreise: Entwickle eine Automatisierungsstrategie und ein Automatisierungsprogramm

Beginne mit einem klaren Plan.	Beziehe Führungskräfte frühzeitig ein und einigt euch darauf, wie der Erfolg gemessen wird.	Beim Implementieren von RPA solltest du ein Center of Excellence aufbauen, das Standards, Vorlagen und Leitplanken für dein Automatisierungsprogramm festlegt.
Füge Process Mining für die Analyse und Governance hinzu, insbesondere wenn Prozesse Altsysteme beinhalten.	Wähle Anbieter, die RPA-Tools sowohl für Fachleute als auch für Geschäftsanwender unterstützen und Orchestrierung sowie Sicherheit bieten, die zu deinem Risikomodell passen.	Starte klein mit Kandidaten mit hohem Nutzen und skaliere anschließend. Beim Implementieren von RPA dokumentiere jeden Bot, behandle Ausnahmen und definiere Übergaben.
Verfolge Betriebszeit, Durchsatz und ROI, damit du optimieren und ausdünnen kannst.

Beim großflächigen Implementieren von RPA sollten Change Management, Schulungen und menschliche Kompetenzen aufeinander abgestimmt werden, damit Teams die neue Arbeitsweise übernehmen.

Hürden auf dem Weg zur digitalen Transformation überwinden

Wie kann man Aufgaben ohne Hindernisse automatisieren?

Diese Frage kommt dir wahrscheinlich ziemlich oft in den Sinn.

Um die Hürden bei der Implementierung von RPA-Lösungen zu vermeiden, musst du sie schnell angehen und den Wertfluss aufrechterhalten.

Wie macht man das richtig? Hier ist dein sofort einsetzbarer Prozess:

• Erwarte die üblichen Hindernisse: schwache Prozesserkennung, instabile Selektoren und Daten, die in unstrukturierten Dateien eingeschlossen sind.
• Gehe sie direkt an.
• Verwende Document AI, um Felder zu extrahieren und zu normalisieren, und leite anschließend bereinigte Daten an die Bots weiter.
• Füge Process Mining hinzu, um Verschwendung zu erkennen und Prioritäten festzulegen.
• Wenn sich Schnittstellen ändern, verlasse dich auf selbstheilende Selektoren oder Benachrichtigungen, die Korrekturen anzeigen, bevor Ausfälle auftreten.
• Schule Mitarbeitende mit rollenbasierten, praxisnahen Übungen und halte deine Automatisierungen unter Versionskontrolle mit geeigneten Umgebungen.
• Für manuelle Aufgaben definiere klare Übergaben und SLAs, damit Menschen und Bots sich nicht gegenseitig behindern. So lieferst du Automatisierung mit weniger Überraschungen und besseren Ergebnissen.

Worauf sollte man bei einer modernen RPA-Plattform achten?

Diejenige mit dem größten Potenzial für eine erfolgreiche digitale Transformation deiner Organisation

Aber was bedeutet das eigentlich?

Du solltest eine RPA-Technologie wählen, die Entwicklung, Ausführung und Verwaltung an einem Ort vereint – mit Low-Code-Design, ordentlicher Versionsverwaltung und unternehmensweiten Kontrollmechanismen.

Deine RPA-Software sollte sowohl über die Benutzeroberfläche als auch über APIs integrieren und viele RPA-Bots gleichzeitig koordinieren können. Eine starke Orchestrierung leitet Arbeit nach Regeln und SLAs weiter, wiederholt intelligent, gleicht Warteschlangen aus und automatisiert Workflows von Anfang bis Ende ohne ständige Überwachung.

Achte auf RPA-Tools mit Konnektoren sowie auf Dienste der Künstlichen Intelligenz wie Natural Language Processing, Computer Vision und Maschinelles Lernen, damit du Prozesse über einfache Dateneingabe hinaus automatisieren und in die intelligente Prozessautomatisierung übergehen kannst, bei der Modelle den Mehrwert steigern.

Der Stack sollte Test-, Überwachungs-, Benachrichtigungs- und Berichtsfunktionen enthalten, damit Teams Workflows sicher automatisieren und kontinuierlich verbessern können.

Erwarte Human-in-the-Loop-Schritte, bei denen menschliche Mitarbeitende Entscheidungen treffen, die Bots nicht treffen sollten, und entwirf klare Übergaben, damit Menschen und Bots nicht kollidieren. Sorge schließlich dafür, dass die RPA-Technologie dort bereitgestellt werden kann, wo du sie benötigst – in der Cloud, lokal oder hybrid – mit Verschlüsselung, Prüfpfaden und nachweisbarer Compliance. Kurz gesagt: Wähle eine Robotic Process Automation (RPA), die es dir ermöglicht, viele RPA-Bots zu orchestrieren, mit KI zu erweitern und Workflows im gesamten Unternehmen zu automatisieren.

Die Zukunft der intelligenten Automatisierung mit RPA

KI-Agenten werden immer besser im Planen, doch RPA setzt Entscheidungen weiterhin in realen Systemen um. Diese Verbindung von Künstlicher Intelligenz und Ausführung ist der Grund, warum Software-Roboter nicht verschwinden werden. Sie schlagen Brücken zwischen Plänen und Bildschirmen, Formularen und Dateien, APIs und Skripten.

Mit der Verbesserung der Modelle wird RPA Workflows über mehr Tools hinweg mit weniger menschlichem Eingreifen automatisieren, während sich Menschen auf Ausnahmen und Strategie konzentrieren. Erwarte sicherere Laufzeitumgebungen, bessere Kontrollmechanismen und einfachere Möglichkeiten, RPA-Bots über Teams und Länder hinweg bereitzustellen.

Füge deiner Roadmap zwei gleichmäßige Takte hinzu: Geschäftsprozessautomatisierung dort, wo sie sinnvoll ist, und sorgfältige Governance, damit die gesamte Umgebung stabil bleibt.

Bereit, von Plänen zu Wirkung überzugehen?

Wir sind bereit für ein Gespräch über RPA-Implementierungen.

Der Nutzen ist einfach: Effizienzsteigerung, Kosteneinsparungen und ein besseres Kundenerlebnis als Teil deiner digitalen Transformationsbemühungen.

Wenn du RPA implementierst, bringen wir die richtigen Tools, Software, Technologie und Automatisierung mit, um deine digitalen Systeme zu verbinden und deine Reise voranzubringen.

Unsere Software-Robotik verarbeitet unstrukturierte Daten, Datenerfassung und Routineaufgaben, während intelligente Systemintegration manuelle Prozesse bereinigt, bei denen dieselbe Aufgabe jedes Mal auf dieselbe Weise ausgeführt werden muss.

Du sparst mehr Geld und erzielst echten Fortschritt bei digitalen Transformationsinitiativen, die Teams verbinden und digitale Transformation im großen Maßstab vorantreiben.

Wenn du bereit bist zu handeln, melde dich einfach bei uns.