Folge 14 | CEO von KYP.ai – Neue KI-Tools zur Automatisierung der Prozessanalyse (Interview)

Einführung: Die Digitalkamera in Ihren Abläufen

AK: Konnichiwa, willkommen im AI Automation Dojo, der Show für alle, die schon einmal einen Unternehmensprozess angestarrt und gedacht haben: „Das kann doch nicht das Ergebnis intelligenten Designs sein, oder?“ Vor einiger Zeit habe ich euch alles über Task Mining erzählt – die Technologie, die wie eine Kamera in euren Abläufen funktioniert. Heute sprechen wir mit demjenigen, der diese Kamera gebaut hat. Wir haben den Mitbegründer und CEO unserer Lieblingsplattform für Produktivitätsintelligenz, KYP.ai, Adam Bujak.

Ich bin euer Gastgeber Andrzej Kinastowski, einer der Gründer von Office Samurai. Wir glauben, dass das Teuerste im Geschäft eine wunderschöne Prozesskarte ist, die keinerlei Bezug zur Realität hat. Egal, ob Sie ein Manager sind, der sich fühlt, als würde er blind fliegen, ein Mitarbeiter, der in unsinnigen Workarounds untergeht, oder einfach jemand, der eine gute Geschichte darüber liebt, wie Daten über Täuschung triumphieren – Sie sind hier genau richtig. Also schnappt euch euer Lieblingskatana oder das Kündigungsschreiben, an dem ihr seit 2019 schreibt, und legen wir los.

Ich habe Adam vor etwa 15 Jahren kennengelernt. Wir trafen uns tatsächlich in Bangalore, Indien, wo er damals die Abläufe für das BPO im Asien-Pazifik-Raum leitete. Ich war ziemlich beeindruckt von der Zeit und Aufmerksamkeit, die Adam mir entgegenbrachte. Irgendwann später kam Adam aus Indien zurück und übernahm die globale Organisation für Delivery Excellence. Er wurde der Chef des Chefs meines Chefs, und wir hatten eine großartige Zusammenarbeit. Als ich Capgemini verließ, verloren wir ein wenig den Kontakt. Vor vier Jahren sah ich auf LinkedIn, dass Adam etwas wirklich Interessantes macht, also habe ich ihn kontaktiert. Wir begannen zu sprechen, und unsere Unternehmen begannen zusammenzuarbeiten.

AB: Danke, dass ich hier sein darf.

AK: Ich wollte damit beginnen, dich nach dem Namen des Unternehmens zu fragen, KYP.ai, den ihr mit „know your process“, „know your people“, „know your potential“ übersetzt. Das ist ziemlich clever, und ich wollte fragen: War das etwas, womit ihr gestartet seid, oder hattet ihr vorher einige furchtbare Namen, mit denen ihr herumexperimentiert habt, bevor dieser Name entstand?

Die Entstehungsgeschichte: Von KYC zu KYP.ai

AB: Eigentlich dachten wir, der Name sollte einfach sein und sich an KYC (Know Your Customer), das jeder kennt, anlehnen. Wir sagten, niemand benutzt KYP, also nehmen wir es. Damals stand es für „know your process potential“, und dieses P war in einem Quadrat, also nannten wir es P-Quadrat. Natürlich hat es niemand verstanden, also ist das eine lustige Geschichte. Tatsächlich wurde unser Logo zum ersten Mal in einem der Restaurants in Krakau auf ein Taschentuch gezeichnet. Wir sind sehr stolz darauf, sodass man sagen kann, dass das Unternehmen hier in Krakau geboren wurde.

AK: Ja, das klingt gut. Die besten Dinge scheinen wohl auf einem Taschentuch geboren zu werden. Bevor du KYP.ai gegründet hast, hast du 14 Jahre in demselben großen internationalen Konzern verbracht. Ich weiß aus eigener Erfahrung, dass es dort gemütlich werden kann, besonders sobald man ein bestimmtes Level erreicht und eine schöne Karriere hat. Sag mal, wie kam es dazu, dass du gesagt hast: „Diesen schönen Monatsgehaltsscheck brauche ich nicht mehr. Ich gründe jetzt mein eigenes Unternehmen“?

Die Entscheidung, die Unternehmenswelt zu verlassen

AB: Ich war Unternehmer, bevor ich zu Capgemini kam. Ich wusste schon, bevor ich zu Capgemini kam, dass ich nach 10 Jahren wieder gehen würde. Ich kam, um im Grunde zu lernen, wie große Konzerne ihre Abläufe gestalten. Es gab eine Mission, und ich plante, 10 Jahre daran zu arbeiten. Ich hatte absolut keine Erwartungen in Bezug auf eine große Karriere, eine Führungsposition oder Ähnliches. Ich war einfach offen, um zu lernen. Was mein Chef nicht wusste, war, dass das Gehalt – übrigens ein lausiges Gehalt – das sie mir zahlten, in 5 Tagen meiner Karriere vor Capgemini verdient war. Ich war bereit zu lernen; das war die Mission. Ich habe immer den nächsten Schritt im Kopf.

AK: Wie reagierten die Menschen um dich herum, als du gesagt hast: „Ich verlasse die Unternehmenswelt, um etwas Eigenes aufzubauen“?

AB: Zunächst einmal erzeugt man in solchen Organisationen ein großes Echo, besonders wenn man außergewöhnlich erfolgreich ist. Ich war erfolgreich, weil ich großartige Chefs hatte und fantastische Mitarbeiter, die mit mir arbeiteten. Als ich ins Executive Committee kam, hatte man ein fantastisches Auto, Pensionspläne, Aktien. Das verwöhnte einen enorm, aber ich wusste, dass ich gehen musste. Wir bauten bereits die Lösung auf; im Grunde ging uns das Geld aus. Wir konnten die acht Entwickler, die wir hatten, nicht bezahlen, also mussten wir VC-Geld aufnehmen. Wenn man VC-Geld aufnimmt, unterschreibt man einen notariellen Vertrag, da gibt es kein Zurück mehr.

Ich erzähle euch, dass ich eine irreführende Erfahrung gemacht habe, als ich ankündigte, dass ich gehe. Ich bekam über 4.000 Likes, hunderte Kommentare, Leute gratulierten mir zu diesem Schritt, und ich war so stolz. Mein Ego stand absolut auf dem Gipfel des Everest. Und dann bekam mein dritter Beitrag über KYP.ai 12 Likes. Da wusste ich, dass etwas schiefgelaufen war. Vor zwei Jahren traf ich eine meiner Kolleginnen aus dieser Zeit, und als sie betrunken war, sagte sie zu mir: „Adam, wir hielten dich für einen absoluten Idioten, weil niemand eine Karriere, einen Job, bei dem man leicht in Rente gehen kann, aufgibt.“ Ich leitete damals die globale Intelligent Automation Practice; ich definierte die Richtung von Capgemini.

AK: Hast du jemals daran gezweifelt, dass es der richtige Schritt war?

AB: Eigentlich blickt man in diesen ersten Momenten der Reise jeden zweiten Tag in den Spiegel und sagt: „Ich habe zwei Kinder, ich habe eine Frau, die eine fantastische Unterstützerin all dessen ist, was ich erreicht habe. Verdienen sie eine weitere riskante Reise?“ Meine Frau bekam ihr erstes Kind, als wir in Indien waren. Ich habe ihnen eine Achterbahnfahrt beschert. Damals sah ich jeden zweiten Tag in den Spiegel und fragte mich: „Bin ich ein absoluter Idiot, oder wird es vielleicht klappen?“ Ich würde mit einer Aussage abschließen: Macht es nicht. Wenn ihr Stabilität mögt, eure Urlaube und Rente planen wollt – tut es einfach nicht. Es ist nicht für jeden.

AK: Ich bin wirklich froh, dass ich es gemacht habe, aber es ist eindeutig nicht für jeden. Es verlangt einem viel ab und ist eine große Belastung für einen selbst, für die Familie und so weiter, ganz sicher. Warum war die Idee hinter KYP.ai das Eine, bei dem du den nächsten Schritt gegangen bist?

Der Zweck von KYP.ai: Daten statt Bauchgefühl

AB: Zu dieser Zeit setzten wir bei Capgemini hauptsächlich Robotic Process Automation für unsere globalen Kunden ein. Ich sah zwei grundlegende Probleme:

1. Obwohl wir 280 Business Analysten hatten, wählten wir nicht immer die besten Anwendungsfälle aus. Zum Beispiel sah ein Controller- oder Finanzteam, dass die Investition, die sie getätigt hatten (in der Regel einige Millionen, um etwas einzuführen), und dann nur 80.000 Einsparungen erzielt wurden, keine gute Rendite für irgendjemanden darstellte. Wir sagten, wir müssen das irgendwie herausfinden.
2. Da die Aufgabe im Bereich Delivery Excellence darin bestand, Prozesse zu analysieren, zu optimieren, Verschwendung zu beseitigen und zu standardisieren, wusste ich, dass die Prozesskomplexität etwas mehr ist als nur auf dem Whiteboard zu zeichnen. Wir sagten, wir brauchen Technologie, um das zu bewältigen.

Wenn man für Giganten wie Capgemini arbeitet, sind sie nicht bereit, Mittel bereitzustellen, um große Softwarelösungen zu entwickeln. Sie sind im Dienstleistungsgeschäft tätig. Also mussten wir hinausgehen und extern etwas erschaffen.

AK: Also hast du im Grunde gedacht: „Wenn ich es nicht innerhalb des Unternehmens machen kann, muss ich es draußen umsetzen“.

AB: Wir beschlossen, dass man diese acht Leute, die man eingestellt hat, nicht im Stich lassen kann. Die Taschen sind leer, also entweder jetzt oder…

AK: Für alle, die noch nie von KYP.ai gehört haben: In einfachen Worten, welchen Nutzen ziehen Unternehmen daraus, es zu implementieren?

AB: Einen ruhigen Schlaf. Führungskräfte haben oft das Problem, zu häufig auf ihr Bauchgefühl zu vertrauen. Wir setzen auf datengetriebenes Arbeiten. Egal, ob man Abläufe steuert oder Veränderungen vorantreibt, man braucht Daten. Das macht die ganze Geschichte viel einfacher, weil der Entscheidungsprozess deutlich leichter wird. Man nutzt Google Maps oder Waze und weiß: „Ich muss 500 Kilometer fahren, ich plane, heute Abend anzukommen, ich brauche eine bestimmte Menge Treibstoff. Das ist der optimale Weg.“ Und genau diesen optimalen Weg versuchen wir zu finden. Letztendlich liefern wir lebenswichtige Informationen in großem Maßstab. In drei Sätzen: Zuerst sehen, was passiert. Dann die Details verstehen. Und schließlich ändern, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen.

Die harte Wahrheit: Führungskräfte, die blind steuern

AK: Die Software liefert die Wahrheit darüber, was in den Prozessen passiert, und manchmal ist diese Wahrheit für die Menschen ziemlich brutal. Was ist das eine, das Führungskräfte und Manager in Bezug darauf, was in ihren Teams vor sich geht, falsch einschätzen?

AB: Ich teile einfach, was ich gelernt habe. Ich wusste, dass die Prozessrealität etwas komplexer ist, als das menschliche Gehirn erfassen kann. Aber was mich am meisten überraschte, ist, dass ein schlechter Performer in einer Organisation in einer transaktionalen Umgebung bis zu 17.000 Aktionen pro Tag ausführt. Der Top-Performer kommt auf 35.000. Was bedeutet das? Es bedeutet, dass unser menschliches Gehirn nicht in der Lage ist, das zu erfassen.

Ich habe Mitleid mit all den Führungskräften. Wenn man nicht mit objektiven Informationen darüber ausgestattet ist, was passiert und was man ändern kann, ist das ein sehr schwieriger Job. Es ist wie wenn ich dich jetzt fragen würde: „Geh zur Hauptstadt Kasachstans. Viel Glück.“ Und du sollst mir sagen, wann du ankommst – ohne Handy, ohne Karten usw. Ich habe das starke Gefühl, dass viele Führungskräfte vor dieser Herausforderung stehen: von Krakau aus zur Hauptstadt Kasachstans zu gehen, ohne Hilfsmittel, die ihnen zum Erfolg verhelfen. Ich denke, das ist besonders wichtig, gerade jetzt im Zeitalter der Daten. Alles ist verfügbar; es ist da.

AK: Ich hatte immer das Gefühl, dass wir bei Lean-Management-Projekten gesehen haben, dass es so viele Missverständnisse darüber gibt, was wirklich passiert. Es war für Führungskräfte und Manager fast unmöglich, wirklich zu verstehen, was ihre Mitarbeiter tun, es sei denn, es handelte sich um etwas wirklich Einfaches.

Überraschende Erkenntnisse aus dem Task Mining

AK: Hast du Beispiele für Dinge, die KYP.ai Unternehmen in ihren Prozessen aufgezeigt hat und die für sie wirklich überraschend waren?

AB: Drei Beispiele:

1. Die Armee der leistungsstarken Introvertierten: Auf diesem Planeten gibt es eine riesige Armee leistungsstarker Introvertierter, die absolut unterschätzt wird, weil sie nie mit ihren Beiträgen prahlen. Sie sind stille Umsetzer und unterstützen in der Regel mehrere Parteien. Für uns gibt es einen sehr lohnenden Moment, in dem wir zeigen können, wie komplex die Dinge sind. Heutzutage sieht in der hybriden Arbeitsumgebung niemand die Armee leistungsstarker Introvertierter, die nach Mitternacht arbeitet und dann ausbrennt. Genau das versuchen wir zu ermöglichen – die Sichtbarkeit des Beitrags.
2. Geldverschwendung bei RPA: Viele Menschen treffen falsche Entscheidungen aufgrund fehlender Daten. Wenn wir zum Beispiel zeigen, dass Robotic Process Automation absolut nutzlos ist, öffnen die Leute die Augen. Das hat nichts mit der Qualität von RPA zu tun; die Technologie funktioniert. Aber wenn man 1 Million Varianten hat und alles unterschiedlich abläuft und man zu einem falschen Preis eingekauft hat, ist die Lizenz einfach zu teuer, um die Ablösung fortzusetzen. Wie verschwende ich Geld für Dinge, die ich aus meiner Managerperspektive als relevant sehe, die meine Mitarbeiter aber niemals umsetzen würden? Die 17.000 oder 35.000 Aktionen – das ist unmenschlich.
3. GenAI-Risiken minimieren: Die Leute sprechen jetzt über KI-Agenten. KYP.ai ermöglicht nicht nur, die besten Anwendungsfälle zu finden, sondern auch den Code für diesen Agenten zu erstellen und den Business Case im Voraus auf Basis von Daten und Realität zu berechnen. Eine KI-Agenten-Story zu entwickeln ist wie zum Mond zu fliegen. Wir sehen uns als Enabler, um den Erfolg zu sichern und Risiken zu minimieren.

Generative KI, Adoption und Kontext

AK: Du hast GenAI angesprochen, das gerade in aller Munde ist. Siehst du generative KI als etwas, das die Spielregeln bei Geschäftsprozessen wirklich verändern wird, oder eher als Ablenkung von den Kernproblemen, die wir seit Jahrzehnten haben?

AB: Weder noch. Die Zeit wird es zeigen. Als Mira, unser CTO, mir sagte, dass er OpenAI auf einen Prozessgraphen anwenden wird, fragte ich: „Welchen Mehrwert hat das?“ Was wir aus den hochgeladenen Datenpunkten sahen, übertraf absolut alle Erwartungen, die ich hatte.

Jetzt kann man mit KYP.ai oder der Organisation Prompts verwenden. Wir haben Leadership-Prompts, die im Grunde sagen: „Hey, schätze dieses Team, weil es gestern außergewöhnliche Arbeit geleistet hat,“ oder einem Mitarbeiter mitteilen: „Schau, du arbeitest so hart. Gestern waren es zweieinhalb Stunden Arbeit, was wir bemerkt haben, und du solltest wahrscheinlich ein paar Sit-ups machen.“ Wir statten dich mit dem aus, was du zum Erfolg brauchst, abhängig vom Level, weil wir sowohl die Führungsebene als auch den einzelnen Mitarbeiter ansprechen wollen.

Ich glaube, es geht um Adoption. Es geht nicht darum, mit all diesen Co-Piloten ausgestattet zu sein. Es geht darum, wie man diese Reise für Menschen strukturiert, die vielleicht nicht so besessen von diesen Technologien sind und nicht so hungrig wie wir täglich, und ihnen trotzdem die Möglichkeit gibt, davon zu profitieren. Für die meisten fortgeschrittenen Nutzer ermöglichen wir jedem, mit KYP.ai Prompts zu verwenden, aber man kann auch zwei Seiten lange Prompts definieren, die einfach durch einen Pfad klickbar sind. Der Mitarbeiter oder Teamleiter muss nicht programmieren, um die Komplexität zu verstehen. Das Potenzial ist unbestreitbar, aber wir haben gesehen, dass viele großartige Technologien nur zu 5 bis 10 % genutzt werden. Ich denke, das ist die Herausforderung.

AK: Wenn man keine Menschen hat, die in der Lage sind, Daten zu verstehen und zumindest wissen, welche Fragen sie stellen müssen, sind die Daten wertlos.

AB: Ich würde noch den Kontext hinzufügen. Wir beide können Zugriff auf Gemini oder welche Lösung auch immer haben, aber die Frage ist: Welche Art von Daten wird analysiert? Was ist der Referenzpunkt? Ich denke, das Verständnis des Kontexts ist entscheidend. Deshalb sind wir auch sehr froh, dass wir diese Daten erzeugen oder dabei helfen, die strukturierten und unstrukturierten Datenkomponenten aufzudecken, um Prompts zu ermöglichen, die gezielt auf die Probleme in einer bestimmten Organisation, Abteilung oder einem Prozess ausgerichtet sind.

Den „Big-Brother“-Faktor adressieren (Datenschutz und Vertrauen)

AK: Ein großer Teil dieser Technologie besteht darin, zu verstehen, was Menschen an ihren Computern tun. Für viele Menschen erzeugt das erste Gespräch über solche Technologien dieses „Big-Brother“-Gefühl. Wie geht ihr mit dem Thema menschliche Privatsphäre und dem Gefühl, beobachtet zu werden, um? Wie erklärt ihr den Mitarbeitern, dass das für sie Sinn macht?

AB: Zunächst einmal wollten wir ein „Privacy-First“-Unternehmen sein, das bedeutet, man benötigt nur so viele Daten, wie nötig sind, um etwas zu erreichen. Das Ziel kann sein, die eigene Leistung zu verbessern oder weniger transaktionale Arbeit zu leisten und das Wissen besser zu nutzen. Wir sehen das als Enabler. Am Anfang entscheidet man, was auf die Whitelist kommt. Vielleicht möchte man verstehen, wo Copy-Paste am häufigsten passiert, beim Wechsel zwischen SAP und Excel. Diese Beobachtbarkeit ist essenziell für das „Wie“, aber nicht unbedingt dafür, ob jemand um 9 Uhr kommt oder pünktlich geht. Es geht darum, wie Dinge erledigt werden und wie sie verändert werden können. Es bietet einen Navigationspunkt – wie zu wissen, dass ein Stau ist oder wie viel Treibstoff dein Auto verbraucht.

Es ist, als würde ich zum Arzt gehen und er sagt: „Hey, Sie haben hohen Blutdruck.“ Man weiß, dass er das zu meinem eigenen Wohl tut. Ich möchte den hohen Blutdruck verhindern. Das Gespräch mit dem Arzt dreht sich nicht darum, wie er mich aus dieser Katastrophe heilt, sondern wie ich verhindern kann, dass diese Situation überhaupt eintritt. Wir sehen viele „Krankheiten“ in jeder Organisation. Deren Entstehung zu verhindern, ist das Wichtigste.

AK: Und damit Ihr Arzt Sie gesund halten kann, müssen Sie regelmäßig zu Untersuchungen gehen und die Parameter Ihres Körpers messen, damit er weiß, was zu tun ist, und zusätzlich müssen Sie ein vernünftiges Leben führen.

AB: Was die Menschen lernen, ist, dass es mit zunehmendem Alter immer spannender wird, weil ich jeden Moment daran arbeiten muss, die Chancen zu erhöhen, die nächsten 10 Jahre zu überleben. Ich habe lieber im Kopf, wie man diese ganze Komplexität auf gesunde Weise navigieren kann. Man möchte Prävention betreiben, statt ständig Brände zu löschen, also misst man frühzeitig, bevor man in größere Probleme gerät.

Ratschlag für Führungskräfte: Fang bei dir selbst an

AK: Wenn du an Führungskräfte denkst, die darüber nachdenken, wie sie besser führen oder transformieren können, was wir tun, bevor wir dazu gezwungen werden – was würdest du ihnen raten?

AB: Ich fühle mich nicht berechtigt, jemandem Ratschläge zu geben, aber wenn man die Geschichte umdreht und fragt, was man sich selbst sagen könnte, würde ich sagen: Fang zuerst bei dir selbst an. Es geht nicht darum, dass andere dich jeden Tag bestrafen; es geht darum, ein Vorbild zu werden, diese Herausforderung anzunehmen, sich selbst weiterzubilden und sich selbst herauszufordern.

Nummer zwei: Ich würde sagen, man muss respektieren, dass auch die Menschen eine entscheidende Rolle dabei spielen. Technologien werden gutes Change Management nicht ersetzen oder das Verständnis dafür, dass jemand heute vielleicht nicht optimal passt oder Sorgen darüber hat, was passiert.

Nummer drei: Ich liebe das Flow-Konzept. Es gibt einen Professor an der Harvard University, Chik Chin Mihili, der das Flow-Konzept entwickelt hat. Man muss immer die Herausforderung mit den Fähigkeiten abgleichen. Wenn die Herausforderung zu groß und die Fähigkeiten gering sind, geraten Menschen in Stress (Burnout-Situation). Wenn die Fähigkeiten zu hoch und die Herausforderung zu gering ist, entsteht Langeweile, was ebenfalls stressig ist. Wie hält man den Flow aufrecht? Wenn sie sich im Flow-Zustand befinden, vollbringen sie die größten Wunder.

AK: Ich bin auch ein großer Fan des Flow-Konzepts, das besagt, dass man darauf achten muss, die Menschen nicht mit zu vielen Herausforderungen zu überlasten, aber sie auch nicht zu lange langweilen zu lassen.

AB: Zurück zu KYP.ai: Meine Obsession ist es, Wert zu liefern. Wir sind mit einem sehr innovativen Team ausgestattet. Wir versuchen, im Voraus zu überlegen, welche Erkenntnisse aus unserem Privatleben in Bezug auf Large Language Models, Prompts usw. für die Unternehmenswelt relevant sein könnten. Wir sehen, dass Technologie dabei eine wesentliche Rolle spielt, solange man hilft, ihre optimale Nutzung zu navigieren. Kürzlich haben wir gesehen, dass ein Kunde eine Rendite von 4.000 % erzielte, was unglaublich ist. Wenn man Wert schafft, lächeln die Menschen einen an und sagen: „Hey, wir haben das gemeinsam gemeistert.“

AK: Wunderbar, Adam, vielen Dank, dass du bei uns warst. Ich bin wirklich gespannt, was in naher Zukunft passieren wird, und freue mich sehr auf unsere weitere Zusammenarbeit.

AB: Vielen Dank, dass ich hier sein durfte.

AK: Und damit ist die Entstehungsgeschichte von KYP.ai abgeschlossen. Es scheint, dass das Rezept für Innovation aus einem Teil Beobachtung, einem Teil Frustration und zwei Teilen Mut besteht, tatsächlich etwas dagegen zu unternehmen. Dōmo arigatō fürs Einschalten. Ein riesiges Dankeschön an unseren Gast Adam Bujak. Diese Episode wäre ein glorreiches Chaos ohne die ruhige Hand von Anna Cubal, unserer Produzentin. Wir nehmen im mächtigen Wodzu Beats Studio auf. Bis zum nächsten Mal: Hört auf zu raten, was das Problem ist, und geht die Daten finden.