Wiederkehrende manuelle Aufgaben waren lange Teil des täglichen Arbeitsrhythmus des Unternehmens, begannen jedoch zunehmend zu begrenzen, wie schnell die Teams Mehrwert liefern und Kunden unterstützen konnten. Für Paulina Wołowiec, Process Director und treibende Kraft hinter der Automatisierung bei Inelo, war dies der Moment, einen neuen Ansatz in Betracht zu ziehen.
Die Lösung begann ihrer Überzeugung nach nicht bei der Technologie, sondern bei der Denkweise – bei der Veränderung dessen, wie Menschen über Verbesserung, Wachstum und die Rolle der Automatisierung in der Zukunft ihrer Arbeit dachten.
„Wir brauchten eine neue Art zu arbeiten“, erklärt sie. „Nicht um Menschen zu ersetzen, sondern um sie von repetitiven Aufgaben zu entlasten und uns allen zu helfen, anders darüber nachzudenken, wie Arbeit erledigt wird. Für mich ist die Denkweise der wichtigste Teil der Automatisierungsreise.“ Mit dieser Philosophie im Mittelpunkt machte sich Inelo daran, sein operatives Modell neu zu gestalten.
Die Grundlagen für Skalierung schaffen
Der erste Schritt auf Inelos Automatisierungsreise war nicht die Auswahl von Technologie – sondern das Verständnis der Realität. Paulina Wołowiec, Process Director, und ihr Team begannen damit, die tatsächliche Arbeitszeit zu messen, jeden einzelnen Prozessschritt zu erfassen und die realen Kosten der repetitivsten Aufgaben des Unternehmens zu berechnen. Diese Erkenntnisse bildeten die Grundlage für eine datenbasierte Automatisierungs-Roadmap.
Wołowiec erinnert sich: „Wir haben uns alles angesehen.“ Schnell wurde klar, dass große Teile der Arbeitszeit für repetitive, strukturierte Aufgaben aufgewendet wurden – und so wandte sich das Team der Automatisierung zu.
UiPath war klar die beste Technologie auf dem Markt für unsere Anforderungen. Und sie haben uns nicht nur die Plattform bereitgestellt – sie haben uns auch mit Office Samurai verbunden, dem besten lokalen Partner, der uns von Tag eins an begleiten und unterstützen konnte.
Paulina Wołowiec • Process Director bei Inelo
Das Team wählte einen einfachen, aber wirkungsvollen Prozess als Ausgangspunkt: die Datenverarbeitung von Kundennachrichten und E-Mails – also die Bearbeitung von Fahrerdateien, Dokumenten und strukturierten Eingaben, die Inelos Abrechnungs- und Analysesysteme speisten.
Der Prozess war regelbasiert, repetitiv und machte einen großen Teil der täglichen Arbeit aus – damit war er ein idealer Ausgangspunkt. Er wurde zu einem Testfeld, das dem Team ermöglichte, schnell zu lernen, den Ansatz zu verfeinern und den Mehrwert im Zeitverlauf zu messen. Heute sprechen die Ergebnisse für sich: Sechs Jahre Robotereinsatz haben 26.534 Stunden manueller Arbeit eingespart.
Noch wichtiger war, dass die Menschen den Unterschied sofort spürten. Wie Wołowiec erklärt: „All das geschah, ohne jemanden zu ersetzen – wir wollten allen zeigen, wie Arbeit schneller und ohne menschliche Fehler erledigt werden kann.“
Der Erfolg verschaffte Inelo die Grundlage, die Automatisierung strategisch im gesamten Unternehmen zu skalieren. Doch selbst mit frühen Erfolgen erforderte der weitere Weg weiterhin Widerstandsfähigkeit, Geduld und die Bereitschaft, alte Gewohnheiten zu hinterfragen.
Die richtige Denkweise schaffen
Mit der Ausweitung der Automatisierung stieß Wołowiec auf dieselben Herausforderungen, die in vielen wachsenden Organisationen zu beobachten sind: Unsicherheit, Missverständnisse rund um Automatisierung und Zurückhaltung bei Mitarbeitenden, die befürchteten, dass Roboter ihre Rollen ersetzen könnten.
Einige Führungskräfte waren zunächst überzeugt, dass ihre Prozesse bereits optimiert seien. Manche Mitarbeitende sorgten sich um ihre Arbeitsplatzsicherheit. Doch anstatt diese Bedenken als Widerstand zu betrachten, sah Paulina Wołowiec darin eine Chance, den wichtigsten Teil der Reise zu stärken: die Denkweise.
Durch Workshops, Discovery-Sessions und kontinuierliche Kommunikation begann sie, die Wahrnehmung von Automatisierung bei Teams und Führungskräften grundlegend zu verändern. Sie zeigte die Vorher-Nachher-Effekte jeder Lösung auf, teilte Ergebnisse offen und machte sichtbar, wie Roboter repetitive Aufgaben übernahmen, sodass sich Mitarbeitende auf anspruchsvollere Tätigkeiten konzentrieren konnten.
„Wenn Menschen verstehen, warum Automatisierung existiert und wie sie ihnen hilft, ändert sich alles. Heute kommen Mitarbeitende auf mich zu und fragen: ‚Vielleicht können wir als Nächstes das automatisieren?‘ Das ist alles sehr spannend!“
Paulina Wołowiec • Process Director bei Inelo
Mit der Zeit gaben die Teams den Robotern sogar traditionelle polnische Namen wie Robert und Samurai – ein kleines Detail, das die Verbundenheit und das Verständnis stärkte und die Bots ganz selbstverständlich als unterstützende Kollegen und nicht als Bedrohung positionierte.
Heute ist dieser Wandel in der Denkweise eine der größten Errungenschaften von Inelo. Die Effizienz steigt Jahr für Jahr nicht allein durch Automatisierung, sondern weil Mitarbeitende nun proaktiv darüber nachdenken, wie Automatisierung ihre Arbeit verbessern kann – und sich befähigt fühlen, diese Zukunft aktiv mitzugestalten.
Wirkung in großem Maßstab erschließen
Heute unterstützen UiPath-Roboter einige der wichtigsten operativen Prozesse von Inelo. Von über 74 Millionen automatisch importierten Fahrer- und Fahrzeugaktivitätstagen bis hin zu mehr als 980.000 von Robotern abgewickelten Fahrerabrechnungen verarbeitet das Automatisierungsprogramm von Inelo kontinuierlich große Mengen an Kundenanfragen und Unternehmensdaten mit hoher Genauigkeit und Konsistenz.
Finanziell ist der Effekt ebenso bedeutend: Die Roboter erzielen inzwischen einen Return on Investment innerhalb von fünf bis zwölf Monaten und generieren dabei einen durchschnittlichen monatlichen Nutzen von rund 190.000 PLN. Wie Paulina Wołowiec erklärt,
The results showed our people that automation was something that made their work easier and the company stronger.
Paulina Wołowiec • Process Director bei Inelo
Nothing demonstrates this better than Inelo’s largest automation: driver settlement. It involves interpreting raw driver activity data, categorizing it according to legal requirements, calculating pay, preparing documents, and ensuring everything is delivered to clients on time. “Before automation, this process required so many manual steps. It was precise work, but it was also repetitive and time-consuming,” Paulina notes.
Today, thirteen UiPath robots run 24/7 to support the process end to end. They import and validate data, transfer information between systems, classify activities, prepare settlement files, and send the completed documents to customers seamlessly.
Wie Paulina Wołowiec ergänzt: „Unsere Mitarbeitenden haben schnell erkannt, dass die Roboter ihnen die Arbeit nicht wegnehmen, sondern ihnen Zeit zurückgeben – Zeit, um mit Kunden zu sprechen oder an komplexeren Fällen zu arbeiten.“
Der Erfolg hat innerhalb der Organisation den Glauben gestärkt, dass Automatisierung ein vertrauenswürdiger Partner ist – einer, der Menschen unterstützt, ihnen hilft, in ihren Rollen zu glänzen, und den Weg für noch ambitioniertere Innovationen bereitet. Mit der fortgesetzten Unterstützung von Office Samurai ist Inelo nun gut positioniert, die Automatisierung noch weiter auszubauen.
Die Zukunft bei Inelo gestalten
Mit einer ausgereiften Automatisierungsbasis ist Inelo nun dabei, sich auf die nächste Phase seiner digitalen Evolution vorzubereiten. Das Unternehmen hat bereits KI in die Kundeninteraktionen eingeführt und nutzt intelligente Modelle zur Unterstützung von Chat-Antworten sowie zur Verbesserung der Qualität und Konsistenz der Kommunikation. Doch die Vision reicht weit darüber hinaus.
Für Wołowiec liegt die Zukunft darin, die Automatisierung weiter in Bereiche wie Dateninterpretation, Bearbeitung von Kundenanfragen und systemübergreifende Workflows zu vertiefen – Bereiche, in denen intelligente Entscheidungsfindung noch größere Mehrwerte erschließen kann. „KI wird uns helfen, schneller zu werden und unsere Teams auf eine Weise zu unterstützen, die Roboter allein nicht leisten können“, erklärt sie. „Dabei müssen wir sie jedoch bedacht, sicher und stets im Sinne des Schutzes unserer Kunden einsetzen.“
In der Zwischenzeit konzentriert sich Inelo darauf, seine Kompetenzen weiter zu stärken, die Automatisierung innerhalb der gesamten Eurowag Group auszubauen und die Denkweise auf allen Ebenen der Organisation weiterzuentwickeln – während gleichzeitig Prozesse gemeinsam mit UiPath und Office Samurai kontinuierlich optimiert werden. Workshops mit Führungskräften und Teams laufen bereits, um Automatisierungspotenziale zu identifizieren und zu verstehen, wie digitale Werkzeuge ihre Arbeitsweise transformieren können.
Diese Denkweise prägt auch ihren Rat an Organisationen, die am Anfang ihrer Automatisierungsreise stehen. Sie sagt: „Messt die tatsächliche Arbeitszeit. Schaut euch an, was die Menschen wirklich tun. Erst dann könnt ihr verstehen, wo Automatisierung den größten Nutzen bringt.“
Ebenso wichtig betont Wołowiec die menschliche Seite dieser Reise.
Teilt die Ergebnisse. Zeigt das Vorher und Nachher. Und erklärt, dass Roboter Aufgaben übernehmen – nicht Arbeitsplätze. Wenn Menschen das verstehen, helfen sie dabei, eine positive Kultur rund um Automatisierung zu schaffen. Wenn die Denkweise stimmt, wird alles andere möglich.
Paulina Wołowiec • Process Director bei Inelo
Mit Blick auf die Zukunft wird diese Denkweise – offen, neugierig und dem kontinuierlichen Verbesserungswillen verpflichtet – Inelo in die nächste Ära der intelligenten Automatisierung führen. Inelo zeigt, dass Transformation klar und voller Möglichkeiten wird, wenn Technologie und Menschen gemeinsam voranschreiten.
