Reale Prozesse sind unübersichtlich, inkonsistent und voller Abkürzungen. Process Intelligence zeigt, wie Arbeit tatsächlich in Ihrem Unternehmen abläuft – über Systeme, Teams und Übergaben hinweg – sodass Sie klar erkennen können, was Sie ausbremst, und dort handeln können, wo es wirklich zählt.
Zwischen dem „Happy Path“, der in Ihren offiziellen Handbüchern beschrieben ist, und der chaotischen Realität eines hektischen Dienstagnachmittags klafft eine enorme Lücke. Während Ihr Dashboard möglicherweise anzeigt, dass ein Prozess „abgeschlossen“ ist, zeigt es nicht die drei Schatten-Tabellen und das Gebet, das Ihr Team verwendet hat, um dorthin zu gelangen. Diese Transparenzlücke ist der Ort, an dem Ihre Gewinne durch versteckte Engpässe, ständige Nacharbeit und manuelle Workarounds verloren gehen, die Ihre Führungskräfte zu beschäftigt sind, um sie zu bemerken.
Process Intelligence ersetzt Annahmen und manuelle Analysen durch echte Ausführungsdaten. Auf dieser Grundlage können Sie beginnen, die Leistung zu steuern, Verbesserungspotenziale zu identifizieren und statt zu raten – die richtigen Entscheidungen zu treffen. Das können Sie damit tun:
Sie erhalten einen klaren Überblick über die Arbeitslast in den Teams: wie viele Mitarbeitende tatsächlich benötigt werden, wie sich die Zeit über Prozesse und Tools verteilt und wann die Auslastung Spitzen erreicht oder abnimmt. Statt auf Probleme zu reagieren, können Sie Kapazitäten auf Basis realer Trends planen – nicht auf Grundlage von Annahmen oder veralteten Berichten.
Steuern Sie Ihre Abläufe mit belastbaren Daten
Sie erhalten einen klaren Überblick über die Arbeitslast in den Teams: wie viele Mitarbeitende tatsächlich benötigt werden, wie sich die Zeit über Prozesse und Tools verteilt und wann die Auslastung Spitzen erreicht oder abnimmt. Statt auf Probleme zu reagieren, können Sie Kapazitäten auf Basis realer Trends planen – nicht auf Grundlage von Annahmen oder veralteten Berichten.
Sie überwachen kontinuierlich, wie Prozesse in der Realität ablaufen – nicht wie sie eigentlich ablaufen sollten. KPIs werden direkt aus den Ausführungsdaten erfasst und zeigen auf, wo Verzögerungen, Nacharbeit oder Ineffizienzen auftreten. Außerdem können wir Ihnen helfen, konkrete Bereiche zu identifizieren, in denen Verbesserungen tatsächlich einen Unterschied machen.
Operative Exzellenz vorantreiben – ohne endlose Workshops.
Sie überwachen kontinuierlich, wie Prozesse in der Realität ablaufen – nicht wie sie eigentlich ablaufen sollten. KPIs werden direkt aus den Ausführungsdaten erfasst und zeigen auf, wo Verzögerungen, Nacharbeit oder Ineffizienzen auftreten. Außerdem können wir Ihnen helfen, konkrete Bereiche zu identifizieren, in denen Verbesserungen tatsächlich einen Unterschied machen.
Statt blind zu experimentieren, sehen Sie, wo Ihre Teams Zeit für Tätigkeiten wie Dokumentenverarbeitung, E-Mail-Erstellung oder repetitive, kontextintensive Aufgaben aufwenden. Dadurch wird klar, wo Tools wie IDP, Copilots oder KI-Agenten echten Mehrwert liefern – und wo nicht.
Erkennen Sie, wo sich GenAI tatsächlich auszahlt
Statt blind zu experimentieren, sehen Sie, wo Ihre Teams Zeit für Tätigkeiten wie Dokumentenverarbeitung, E-Mail-Erstellung oder repetitive, kontextintensive Aufgaben aufwenden. Dadurch wird klar, wo Tools wie IDP, Copilots oder KI-Agenten echten Mehrwert liefern – und wo nicht.
Sie müssen keine Umfragen oder Selbstauskünfte nutzen, um zu wissen, wo Menschen arbeiten. Die Plattform zeigt, wie Arbeit in verschiedenen Umgebungen tatsächlich ausgeführt wird – ob im Büro oder remote. Sie sehen, wo Mitarbeitende ihre Zeit verbringen, insbesondere in Produktivitätstools, und wie sich das auf die Abläufe auswirkt.
Verstehen Sie, wie Arbeit standortübergreifend abläuft
Sie müssen keine Umfragen oder Selbstauskünfte nutzen, um zu wissen, wo Menschen arbeiten. Die Plattform zeigt, wie Arbeit in verschiedenen Umgebungen tatsächlich ausgeführt wird – ob im Büro oder remote. Sie sehen, wo Mitarbeitende ihre Zeit verbringen, insbesondere in Produktivitätstools, und wie sich das auf die Abläufe auswirkt.
Alle Daten werden im Hintergrund erfasst. Keine manuelle Eingabe, kein Zeiterfassen, kein Wechsel zwischen Tools. Die Mitarbeitenden konzentrieren sich auf ihre Arbeit, während Sie einen vollständigen, objektiven Überblick darüber erhalten, wie diese Arbeit tatsächlich ausgeführt wird.
Messen Sie alles, ohne Ihre Teams zu stören
Alle Daten werden im Hintergrund erfasst. Keine manuelle Eingabe, kein Zeiterfassen, kein Wechsel zwischen Tools. Die Mitarbeitenden konzentrieren sich auf ihre Arbeit, während Sie einen vollständigen, objektiven Überblick darüber erhalten, wie diese Arbeit tatsächlich ausgeführt wird.
Mit Einblick in die tatsächliche Arbeitslast können Sie Aufgaben gleichmäßiger verteilen, unnötige Überstunden reduzieren und die Work-Life-Balance verbessern. Statt zu raten, wer überlastet ist und wer Kapazitäten hat, sehen Sie es klar und deutlich.
Verwalten Sie Ihre Belegschaft mit tiefgehenden Einblicken
Mit Einblick in die tatsächliche Arbeitslast können Sie Aufgaben gleichmäßiger verteilen, unnötige Überstunden reduzieren und die Work-Life-Balance verbessern. Statt zu raten, wer überlastet ist und wer Kapazitäten hat, sehen Sie es klar und deutlich.
Sie können die Nutzung nicht autorisierter Tools und Anwendungen erkennen, einschließlich externer GenAI-Tools, in die Mitarbeitende möglicherweise sensible Unternehmensdaten einfügen. So können Sie Risiken steuern, bevor sie zu einem Sicherheits- oder Compliance-Problem werden.
Erkennen Sie Shadow-IT und riskantes Verhalten frühzeitig
Sie können die Nutzung nicht autorisierter Tools und Anwendungen erkennen, einschließlich externer GenAI-Tools, in die Mitarbeitende möglicherweise sensible Unternehmensdaten einfügen. So können Sie Risiken steuern, bevor sie zu einem Sicherheits- oder Compliance-Problem werden.
Sie erhalten ein vollständiges Inventar der in der Organisation verwendeten Tools. Dadurch können Sie ungenutzte oder redundante SaaS-Lizenzen identifizieren, Tool-Wildwuchs reduzieren und fundiertere Entscheidungen über Ihren IT-Stack treffen.
Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihre IT-Landschaft
Sie erhalten ein vollständiges Inventar der in der Organisation verwendeten Tools. Dadurch können Sie ungenutzte oder redundante SaaS-Lizenzen identifizieren, Tool-Wildwuchs reduzieren und fundiertere Entscheidungen über Ihren IT-Stack treffen.
Wir helfen Ihnen dabei, Aufgaben und Prozesse zu identifizieren, die sich für die Automatisierung eignen, und deren geschäftliche Auswirkungen zu bewerten. In vielen Fällen zeigt eine solche Prozessanalyse, dass 10–25 % der Arbeit automatisiert werden können, in manchen Umgebungen sogar 50–70 %. Dadurch erhalten Ihre Automatisierungsteams eine kontinuierliche Pipeline an Möglichkeiten, statt sich auf spontane Ideen verlassen zu müssen.
Erstellen Sie eine Automatisierungspipeline
Wir helfen Ihnen dabei, Aufgaben und Prozesse zu identifizieren, die sich für die Automatisierung eignen, und deren geschäftliche Auswirkungen zu bewerten. In vielen Fällen zeigt eine solche Prozessanalyse, dass 10–25 % der Arbeit automatisiert werden können, in manchen Umgebungen sogar 50–70 %. Dadurch erhalten Ihre Automatisierungsteams eine kontinuierliche Pipeline an Möglichkeiten, statt sich auf spontane Ideen verlassen zu müssen.
Ob Sie Prozesse zwischen Teams verlagern, SSC/GBS/BPO-Strukturen aufbauen oder eine Fusion bzw. einen Split durchlaufen – Sie können messen, wie Prozesse vor und nach der Veränderung funktionieren. Sie müssen sich nicht auf Annahmen verlassen, sondern sehen, was sich verbessert hat und was nicht.
Messen Sie die Wirkung von Veränderungen
Ob Sie Prozesse zwischen Teams verlagern, SSC/GBS/BPO-Strukturen aufbauen oder eine Fusion bzw. einen Split durchlaufen – Sie können messen, wie Prozesse vor und nach der Veränderung funktionieren. Sie müssen sich nicht auf Annahmen verlassen, sondern sehen, was sich verbessert hat und was nicht.
Wenn Sie es satt haben, jedes Mal „es ist kompliziert“ zu hören, wenn Sie fragen, warum ein Prozess langsam ist, vereinbaren Sie eine Demo für Process-Intelligence-Tools.
Unternehmen, die Process Intelligence einsetzen, erzielen typischerweise eine Auswirkung von 15–30 % auf ihre Gewinn- und Verlustrechnung (P&L). Nicht durch eine einzelne große Initiative, sondern durch eine Kombination von Verbesserungen in den Bereichen Produktivität, Automatisierung, Prozesse und IT-Nutzung. Kleine, auf breiter Basis behobene Ineffizienzen führen zu erheblichen Einsparungen.
10–25%
Ein großer Teil der Ineffizienz entsteht nicht dadurch, wie hart Menschen arbeiten, sondern wie Arbeit organisiert ist. Wenn Sie sehen, wie Aufgaben über Teams und Tools verteilt sind, können Sie Arbeitslasten neu ausbalancieren, unnötige Schritte entfernen und Zeitverluste durch Koordination oder Systemwechsel reduzieren.
Produktivitätssteigerung
Ein großer Teil der Ineffizienz entsteht nicht dadurch, wie hart Menschen arbeiten, sondern wie Arbeit organisiert ist. Wenn Sie sehen, wie Aufgaben über Teams und Tools verteilt sind, können Sie Arbeitslasten neu ausbalancieren, unnötige Schritte entfernen und Zeitverluste durch Koordination oder Systemwechsel reduzieren.
10–50%
Die meisten Unternehmen unterschätzen, wie viel ihrer Arbeit automatisiert werden kann. Process Intelligence identifiziert repetitive, regelbasierte und kontextintensive Aufgaben, die starke Kandidaten für die Automatisierung sind. Im Durchschnitt liegt dieses Potenzial bei etwa 10–20 %, in einigen Teams kann es jedoch deutlich über 50 % hinausgehen.
Automatisierungspotenzial
Die meisten Unternehmen unterschätzen, wie viel ihrer Arbeit automatisiert werden kann. Process Intelligence identifiziert repetitive, regelbasierte und kontextintensive Aufgaben, die starke Kandidaten für die Automatisierung sind. Im Durchschnitt liegt dieses Potenzial bei etwa 10–20 %, in einigen Teams kann es jedoch deutlich über 50 % hinausgehen.
5–15%
Prozesse existieren oft in mehreren Varianten über Teams, Regionen oder einzelne Mitarbeitende hinweg. Process Intelligence zeigt, wie sie tatsächlich ablaufen und wo sie voneinander abweichen. Dadurch wird es möglich, die Ausführung zu standardisieren, unnötige Variationen zu entfernen und die Konsistenz zu verbessern – ohne auf Workshops oder Annahmen angewiesen zu sein.
Prozessverbesserung und Standardisierung
Prozesse existieren oft in mehreren Varianten über Teams, Regionen oder einzelne Mitarbeitende hinweg. Process Intelligence zeigt, wie sie tatsächlich ablaufen und wo sie voneinander abweichen. Dadurch wird es möglich, die Ausführung zu standardisieren, unnötige Variationen zu entfernen und die Konsistenz zu verbessern – ohne auf Workshops oder Annahmen angewiesen zu sein.
2–7%
Viele Unternehmen bezahlen für Tools, die sie nicht vollständig nutzen oder gar nicht benötigen. Mit einem klaren Überblick darüber, wie Systeme tatsächlich genutzt werden, können Sie ungenutzte Lizenzen reduzieren, sich überschneidende Tools konsolidieren und die Nutzung der wirklich wichtigen Anwendungen verbessern.
Einsparungen durch bessere Nutzung von IT-Tools
Viele Unternehmen bezahlen für Tools, die sie nicht vollständig nutzen oder gar nicht benötigen. Mit einem klaren Überblick darüber, wie Systeme tatsächlich genutzt werden, können Sie ungenutzte Lizenzen reduzieren, sich überschneidende Tools konsolidieren und die Nutzung der wirklich wichtigen Anwendungen verbessern.
Jeder Ansatz bietet Ihnen ein anderes Maß an Einblick in Ihre Abläufe. Die manuelle Analyse basiert auf Workshops und Annahmen, Process Mining zeigt, was innerhalb von Systemen passiert, und Process Intelligence geht darüber hinaus, indem es echte Benutzeraktivitäten über Tools, Teams und Prozesse hinweg erfasst. So können Sie endlich sehen, wie Arbeit tatsächlich erledigt wird – nicht nur, wie sie eigentlich ablaufen sollte.
Kriterien
Was Sie tatsächlich sehen
Was Sie tatsächlich sehen
Vollständiges Bild: Benutzeraktionen + Systeme +tools
Nur Systemprotokolle (ERP, CRM usw.)
Was Menschen sagen, dass sie tun
Abdeckung der tatsächlichen Arbeit
Abdeckung der tatsächlichen Arbeit
100 % über alle Anwendungen und Aktivitäten hinweg
~20 % (nur das, was in Kernsystemen passiert)
Fragmentiert, abhängig von Interviews
Sichtbarkeit menschlicher Arbeit
Sichtbarkeit menschlicher Arbeit
Ja – zeigt Zeitaufwand, Arbeitslast und Ineffizienzen
Nein – ignoriert den Großteil der manuellen Arbeit außerhalb von Systemen.
Geschätzt, oft ungenau
Geschwindigkeit der Erkenntnisse
Geschwindigkeit der Erkenntnisse
Echtzeit- oder nahezu Echtzeit-Einblicke
Verzögert, basierend auf historischen Protokollen
Langsam, Wochen oder Monate
Automatisierungsmöglichkeiten
Automatisierungsmöglichkeiten
Automatisch identifiziert, inklusive Business Case und ROI
Teilweise identifiziert, erfordert manuelle Analyse
Manuell entdeckt, oft übersehen
GenAI-Möglichkeiten
GenAI-Möglichkeiten
Zeigt klar, wo KI eingesetzt werden kann (Dokumente, E-Mails, Agenten)
Nicht sichtbar
Nicht sichtbar
Prozessgenauigkeit
Prozessgenauigkeit
Basierend auf dem tatsächlichen Verhalten (ohne Annahmen)
Ausschließlich auf Systemereignissen basierend
Basierend auf Meinungen und Workshops
Implementierungsaufwand
Implementierungsaufwand
Niedrig – Datenerfassung im Hintergrund, skalierbar
Hoch – erfordert Integrationen und Einrichtung
Hoch – Workshops, Interviews, Dokumentation
Skalierbarkeit
Skalierbarkeit
Skaliert problemlos über Teams, Länder und Tools hinweg
Durch Integrationen und Infrastruktur begrenzt
Sehr begrenzt, manueller Aufwand erforderlich
Eignung für Anwendungsfälle
Eignung für Anwendungsfälle
Steuerung von Betriebsabläufen, Automatisierungspipeline, Workforce-Insights
ERP-Transformationen, Compliance, übergeordnete Prozessabläufe
Erste Bestandsaufnahme, jedoch nicht zuverlässig für Entscheidungen
Lassen Sie uns Ihre Fragen klären – entdecken Sie diesen Abschnitt mit häufigen Fragen zur Servicebereitstellung
Nein. Die Daten werden automatisch im Hintergrund erfasst. Mitarbeitende müssen keine Zeiten erfassen, keine Tools wechseln und ihre Arbeitsweise nicht ändern.
Ja. Der Fokus liegt auf Prozessen, nicht auf einzelnen Personen. Sie können analysieren, wie Arbeit über Teams und Systeme hinweg abläuft, ohne die individuelle Leistung zu bewerten.
Ja. Die Daten können vollständig anonymisiert und aggregiert werden. Sie bestimmen den Grad der Transparenz entsprechend Ihren Governance- und Compliance-Anforderungen.
Ja. Je nach Lösung können Sie zwischen Cloud-, Private-Cloud- oder On-Premises-Bereitstellung wählen, passend zu Ihren Sicherheitsstandards.
Ja. Führende PI-Plattformen wurden unter Berücksichtigung der DSGVO entwickelt, einschließlich Datenminimierung, Anonymisierung und vollständiger Kontrolle darüber, welche Daten erfasst und gespeichert werden.
Ja, aber auf kontrollierte Weise. PI hilft dabei zu identifizieren, wo GenAI sinnvoll ist, und misst dessen Auswirkungen, anstatt es ungezielt im gesamten Unternehmen einzusetzen.
Im Vergleich zu dem Wert, den sie aufdecken, nein. Die meisten Organisationen amortisieren die Kosten schnell durch Produktivitätssteigerungen, Automatisierung und eine bessere Ressourcenzuweisung.
Nicht unbedingt. Eine Integration ist nicht zwingend erforderlich, bietet jedoch erheblichen Mehrwert und ist besonders in Szenarien mit groß angelegter Prozessoptimierung oder komplexeren Datenumgebungen von Vorteil.
PI-Tools basieren nicht auf Bildschirmaufzeichnungen oder OCR. Sie erfassen die Nutzung von Anwendungen und Interaktionen auf strukturierte und datenschutzbewusste Weise.
Nein. Ziel ist es, Prozesse zu verstehen, nicht einzelne Personen zu überwachen. Bei richtiger Konfiguration werden die Daten anonymisiert und genutzt, um Arbeitsabläufe zu verbessern.
Sie eignen sich am besten für Organisationen mit komplexen Abläufen, Shared Services oder hohem Volumen an wiederkehrender Arbeit – wie z. B. in den Bereichen Finanzen, HR, IT und Operations.
Vereinbaren Sie eine kostenlose Beratung und sehen Sie, wie Ihre Prozesse tatsächlich ablaufen, bevor Sie entscheiden, was optimiert werden soll.
Wir haben bereits über 70 Unternehmen in der EMEA-Region und Nordamerika geholfen. Wir bei Office Samurai sind stolz darauf, nicht einfach nur ein weiterer Dienstleister zu sein, sondern ein strategischer Partner für unsere Kunden, der sie auf dem Weg zur digitalen Transformation und Business Excellence begleitet.
Ich habe mit Office Samurai während meiner Zeit bei Amer Sports und jetzt bei Atomic an vielen Projekten gearbeitet. Sie liefern immer hochwertige Ergebnisse, die unsere Erwartungen erfüllen.
Das Team ist sehr flexibel und passt sich gut an unsere Bedürfnisse an. Wir haben bei der Automatisierung von Roboterprozessen, der Einhaltung von SOX-Vorschriften, der Prozessabbildung und anderen wichtigen Projekten zusammengearbeitet. Jedes Mal brachten sie neue und kreative Ideen mit ein. Die proaktive Herangehensweise und das umfassende Fachwissen von Office Samurai sind entscheidend für unseren Erfolg. Sie sind nicht nur Dienstleister, sondern echte Partner, die in unseren Erfolg investieren. Sie sehen Herausforderungen voraus und bieten effektive Lösungen.
Ihre beständige Leistung und ihr Engagement machen sie zu einer unschätzbaren Bereicherung für unser Team.
Die Zusammenarbeit mit Office Samurai war fantastisch. Ein externer Partner kann in Ihrem Namen implementieren und bringt einen großen Erfahrungsschatz mit. Er kann auch proaktiv sein, neue Ideen einbringen, neue Technologien vorschlagen und Wege finden, Probleme zu lösen, die wir nicht lösen können. Als wir den Roboter für das Lagerteam trainierten, waren verschiedene Personen beteiligt, die alle einen etwas anderen Ansatz verfolgten. Das verwirrte den Roboter. Office Samurai war in der Lage, die besten Praktiken zu vermitteln und den Roboter so zu trainieren, dass er eine bessere Genauigkeit und bessere Ergebnisse erzielte.
Gemeinsam sind wir eine starke Truppe, die großartige Ergebnisse erzielt und Spaß an der Arbeit hat. Wir erhalten Ideen für Automatisierungen von Kollegen, führen eine erste Sondierung durch und bitten Office Samurai dann um Vorschläge, wie sie diese effizient umsetzen können.
Sappi Kraków CoPE arbeitet seit 2021 mit Office Samurai zusammen, und wir sind sehr zufrieden mit dieser Partnerschaft. Office Samurai hat eine entscheidende Rolle bei der Verbesserung unserer Robotic Process Automation (RPA) Fähigkeiten gespielt. Ihr Fachwissen über die UiPath-Software hat unserem RPA-Team geholfen, grundlegende Kenntnisse zu erwerben, die UiPath-Umgebung einzurichten und Best Practices zu etablieren. Diese grundlegende Unterstützung führte zu einer raschen Entwicklung von mehreren einfachen bis mittelkomplexen Automatisierungen, von denen Sappi Europe erheblich profitiert hat.
Wir freuen uns über die Zusammenarbeit mit dem hochqualifizierten Entwicklerteam von Office Samurai. Ihr Wissen, ihre Professionalität und ihr Engagement waren der Schlüssel zu unserem Erfolg bei der Automatisierung. Wir freuen uns auf die Fortsetzung unserer fruchtbaren Zusammenarbeit mit ihnen.
Mit großer Freude empfehle ich Office Samurai, mit dem wir bei InPost seit 2021 auf dem Gebiet der Prozessautomatisierung zusammenarbeiten.
Office Samurai ist ein Team von außergewöhnlichen Fachleuten, die sowohl die geschäftlichen als auch die technologischen Anforderungen genau verstehen. Ihr Fachwissen und ihr innovativer Ansatz haben es uns ermöglicht, Schlüsselprozesse erfolgreich zu automatisieren, was zu einer deutlichen Verbesserung der betrieblichen Effizienz und einer Kostenreduzierung geführt hat. Ihr Fachwissen über die neuesten UiPath-Produkte wird in unseren gemeinsamen Projekten effektiv genutzt.
Wenn Office Samurai Superhelden wären, dann wäre ihre Superkraft die blitzschnelle Prozessautomatisierung! Ich kann Office Samurai als zuverlässigen Partner im Bereich der Prozessautomatisierung sehr empfehlen.
Stellen Sie eine Frage oder sagen Sie einfach „Hallo“ – wir melden uns innerhalb eines Tages bei Ihnen. Das geht schnell, ist kostenlos und könnte Ihnen eine Menge Ärger ersparen. In einem kurzen Telefonat (online/telefonisch) besprechen wir, wie wir Ihnen bei der Lösung Ihrer Probleme helfen können. Wir werden Sie nach bestem Wissen und Gewissen beraten, auch wenn das bedeutet, dass wir Ihnen unsere Dienste nicht anbieten können.
