Rzeczywiste procesy są chaotyczne, niespójne i pełne skrótów. Process Intelligence pokazuje, jak praca faktycznie przepływa przez Twoją organizację – między systemami, zespołami i punktami przekazania – dzięki czemu możesz zobaczyć pełny obraz, zidentyfikować to, co Cię spowalnia, i działać tam, gdzie ma to naprawdę znaczenie.
Między „ścieżką idealną” opisaną w oficjalnych procedurach a chaotyczną rzeczywistością zapracowanego wtorkowego popołudnia istnieje ogromna przepaść. Nawet jeśli dashboard pokazuje, że proces jest „zakończony”, nie zobaczysz tam trzech ukrytych arkuszy i modlitwy, które Twój zespół wykorzystał, żeby do tego doprowadzić. Ta luka widoczności to miejsce, w którym zyski uciekają przez ukryte wąskie gardła, ciągłe poprawki i ręczne obejścia, których menedżerowie nie mają czasu zauważyć.
Process Intelligence zastępuje założenia i ręczne analizy rzeczywistymi danymi o wykonaniu. Na tej podstawie możesz zacząć zarządzać wydajnością, identyfikować obszary do usprawnień i – zamiast zgadywać – podejmować właściwe decyzje. Oto, co możesz dzięki temu zrobić:
Otrzymujesz jasny obraz obciążenia pracą w zespołach: ile osób faktycznie potrzebujesz, jak czas jest rozłożony między procesy i narzędzia oraz kiedy praca osiąga szczyty lub spowalnia. Zamiast reagować na problemy, możesz planować zdolności operacyjne w oparciu o rzeczywiste trendy – a nie założenia czy nieaktualne raporty.
Zarządzaj operacjami w oparciu o solidne dane
Otrzymujesz jasny obraz obciążenia pracą w zespołach: ile osób faktycznie potrzebujesz, jak czas jest rozłożony między procesy i narzędzia oraz kiedy praca osiąga szczyty lub spowalnia. Zamiast reagować na problemy, możesz planować zdolności operacyjne w oparciu o rzeczywiste trendy – a nie założenia czy nieaktualne raporty.
Na bieżąco monitorujesz, jak procesy działają w rzeczywistości, a nie jak powinny działać na papierze. Śledzisz KPI bezpośrednio z danych o wykonaniu i identyfikujesz miejsca, w których pojawiają się opóźnienia, poprawki lub nieefektywności. Możemy też pomóc Ci wskazać konkretne obszary, w których usprawnienia rzeczywiście przyniosą efekt.
Osiągaj doskonałość operacyjną bez niekończących się warsztatów
Na bieżąco monitorujesz, jak procesy działają w rzeczywistości, a nie jak powinny działać na papierze. Śledzisz KPI bezpośrednio z danych o wykonaniu i identyfikujesz miejsca, w których pojawiają się opóźnienia, poprawki lub nieefektywności. Możemy też pomóc Ci wskazać konkretne obszary, w których usprawnienia rzeczywiście przyniosą efekt.
Zamiast eksperymentować na ślepo, widzisz, gdzie Twoje zespoły faktycznie spędzają czas – na działaniach takich jak przetwarzanie dokumentów, pisanie e-maili czy powtarzalne, wymagające kontekstu zadania. Dzięki temu jasno widać, gdzie narzędzia takie jak IDP, copiloty czy agenci AI mogą realnie przynieść wartość – a gdzie nie.
Dowiedz się, gdzie GenAI naprawdę przyniesie efekty
Zamiast eksperymentować na ślepo, widzisz, gdzie Twoje zespoły faktycznie spędzają czas – na działaniach takich jak przetwarzanie dokumentów, pisanie e-maili czy powtarzalne, wymagające kontekstu zadania. Dzięki temu jasno widać, gdzie narzędzia takie jak IDP, copiloty czy agenci AI mogą realnie przynieść wartość – a gdzie nie.
Nie potrzebujesz ankiet ani deklaracji, żeby wiedzieć, gdzie ludzie pracują. Platforma pokazuje, jak praca jest realizowana w różnych środowiskach – zarówno w biurze, jak i zdalnie. Widzisz, gdzie pracownicy spędzają czas, szczególnie w narzędziach do produktywności, oraz jak wpływa to na operacje.
Zrozum, jak praca przebiega w różnych lokalizacjach
Nie potrzebujesz ankiet ani deklaracji, żeby wiedzieć, gdzie ludzie pracują. Platforma pokazuje, jak praca jest realizowana w różnych środowiskach – zarówno w biurze, jak i zdalnie. Widzisz, gdzie pracownicy spędzają czas, szczególnie w narzędziach do produktywności, oraz jak wpływa to na operacje.
Wszystkie dane są zbierane w tle. Bez ręcznego wprowadzania, bez ewidencji czasu pracy, bez przełączania się między narzędziami. Pracownicy skupiają się na swojej pracy, a Ty otrzymujesz pełny, obiektywny obraz tego, jak ta praca jest wykonywana.
Mierz wszystko bez zakłócania pracy swoich zespołów
Wszystkie dane są zbierane w tle. Bez ręcznego wprowadzania, bez ewidencji czasu pracy, bez przełączania się między narzędziami. Pracownicy skupiają się na swojej pracy, a Ty otrzymujesz pełny, obiektywny obraz tego, jak ta praca jest wykonywana.
Dzięki widoczności rzeczywistego obciążenia pracą możesz równomierniej rozdzielać zadania, ograniczać niepotrzebne nadgodziny i poprawiać równowagę między pracą a życiem prywatnym. Zamiast zgadywać, kto jest przeciążony, a kto ma wolne moce, widzisz to jasno.
Zarządzaj pracą zespołów dzięki głębokim analizom
Dzięki widoczności rzeczywistego obciążenia pracą możesz równomierniej rozdzielać zadania, ograniczać niepotrzebne nadgodziny i poprawiać równowagę między pracą a życiem prywatnym. Zamiast zgadywać, kto jest przeciążony, a kto ma wolne moce, widzisz to jasno.
Możesz identyfikować użycie nieautoryzowanych narzędzi i aplikacji, w tym zewnętrznych narzędzi GenAI, do których pracownicy mogą wklejać wrażliwe dane firmowe. Dzięki temu możesz zarządzać ryzykiem, zanim przerodzi się ono w problem bezpieczeństwa lub zgodności.
Wykrywaj Shadow IT i ryzykowne zachowania na wczesnym etapie
You can identify the use of unauthorized tools and applications, including external GenAI tools where employees might paste sensitive company data. This helps you manage risk before it becomes a security or compliance issue.
Otrzymujesz pełny inwentarz narzędzi używanych w całej organizacji. Dzięki temu możesz identyfikować niewykorzystywane lub zbędne licencje SaaS, ograniczać rozrost liczby narzędzi i podejmować bardziej świadome decyzje dotyczące Twojego stosu IT.
Przejmij kontrolę nad swoim środowiskiem IT
Otrzymujesz pełny inwentarz narzędzi używanych w całej organizacji. Dzięki temu możesz identyfikować niewykorzystywane lub zbędne licencje SaaS, ograniczać rozrost liczby narzędzi i podejmować bardziej świadome decyzje dotyczące Twojego stosu IT.
Pomagamy Ci identyfikować zadania i procesy nadające się do automatyzacji oraz oceniać ich wpływ biznesowy. W wielu przypadkach takie podejście ujawnia 10–25% pracy, którą można zautomatyzować, a w niektórych środowiskach nawet 50–70%. Dzięki temu zespoły automatyzacji otrzymują stały strumień możliwości zamiast opierania się na ad hocowych pomysłach.
Zbuduj pipeline automatyzacji
Pomagamy Ci identyfikować zadania i procesy nadające się do automatyzacji oraz oceniać ich wpływ biznesowy. W wielu przypadkach takie podejście ujawnia 10–25% pracy, którą można zautomatyzować, a w niektórych środowiskach nawet 50–70%. Dzięki temu zespoły automatyzacji otrzymują stały strumień możliwości zamiast opierania się na ad hocowych pomysłach.
Niezależnie od tego, czy przenosisz procesy między zespołami, tworzysz struktury SSC/GBS/BPO, czy przechodzisz przez fuzję lub podział – możesz mierzyć, jak procesy działają przed zmianą i po niej. Nie musisz polegać na założeniach – widzisz, co się poprawiło, a co nie.
Mierz wpływ zmian
Niezależnie od tego, czy przenosisz procesy między zespołami, tworzysz struktury SSC/GBS/BPO, czy przechodzisz przez fuzję lub podział – możesz mierzyć, jak procesy działają przed zmianą i po niej. Nie musisz polegać na założeniach – widzisz, co się poprawiło, a co nie.
Jeśli masz dość słuchania „to skomplikowane” za każdym razem, gdy pytasz, dlaczego proces działa wolno, umów się na demo narzędzi Process Intelligence.
Firmy, które wdrażają Process Intelligence, zazwyczaj odnotowują wpływ na poziomie 15–30% w swoim rachunku zysków i strat. Nie wynika to z jednej dużej inicjatywy, lecz z połączenia usprawnień w obszarach produktywności, automatyzacji, procesów i wykorzystania IT. Niewielkie straty usunięte na dużą skalę przekładają się na znaczące oszczędności.
10–25%
Duża część nieefektywności wynika z tego, jak zorganizowana jest praca, a nie z tego, jak ciężko pracują ludzie. Widząc, jak zadania są rozdzielone między zespoły i narzędzia, możesz lepiej zrównoważyć obciążenia, usunąć zbędne kroki i wyeliminować czas tracony na koordynację lub przełączanie się między zadaniami.
poprawa produktywności
Duża część nieefektywności wynika z tego, jak zorganizowana jest praca, a nie z tego, jak ciężko pracują ludzie. Widząc, jak zadania są rozdzielone między zespoły i narzędzia, możesz lepiej zrównoważyć obciążenia, usunąć zbędne kroki i wyeliminować czas tracony na koordynację lub przełączanie się między zadaniami.
10–50%
Większość firm nie docenia, jak duża część ich pracy może zostać zautomatyzowana. Process Intelligence wskazuje powtarzalne zadania, oparte na regułach i zależne od kontekstu, które dobrze nadają się do automatyzacji. Średnio jest to około 10–20%, ale w niektórych zespołach potencjał może znacznie przekraczać 50%.
zakres potencjału automatyzacji
Większość firm nie docenia, jak duża część ich pracy może zostać zautomatyzowana. Process Intelligence wskazuje powtarzalne zadania, oparte na regułach i zależne od kontekstu, które dobrze nadają się do automatyzacji. Średnio jest to około 10–20%, ale w niektórych zespołach potencjał może znacznie przekraczać 50%.
5–15%
Procesy często występują w wielu wersjach w różnych zespołach, regionach lub u poszczególnych osób. Process Intelligence pokazuje, jak faktycznie przebiegają i gdzie się różnią. Dzięki temu możliwa jest standaryzacja ich realizacji, eliminacja zbędnych wariantów oraz poprawa spójności bez konieczności polegania na warsztatach czy założeniach.
usprawnienie i standaryzacja procesów
Procesy często występują w wielu wersjach w różnych zespołach, regionach lub u poszczególnych osób. Process Intelligence pokazuje, jak faktycznie przebiegają i gdzie się różnią. Dzięki temu możliwa jest standaryzacja ich realizacji, eliminacja zbędnych wariantów oraz poprawa spójności bez konieczności polegania na warsztatach czy założeniach.
2–7%
Wiele firm płaci za narzędzia, z których nie korzysta w pełni lub których w ogóle nie potrzebuje. Mając jasny obraz tego, jak systemy są faktycznie używane, możesz ograniczyć liczbę niewykorzystywanych licencji, skonsolidować nakładające się narzędzia i zwiększyć wykorzystanie tych, które naprawdę mają znaczenie.
oszczędności wynikające z lepszego wykorzystania narzędzi IT
Wiele firm płaci za narzędzia, z których nie korzysta w pełni lub których w ogóle nie potrzebuje. Mając jasny obraz tego, jak systemy są faktycznie używane, możesz ograniczyć liczbę niewykorzystywanych licencji, skonsolidować nakładające się narzędzia i zwiększyć wykorzystanie tych, które naprawdę mają znaczenie.
Każde podejście zapewnia inny poziom wglądu w działanie organizacji. Analiza manualna opiera się na warsztatach i założeniach, Process Mining pokazuje, co dzieje się w systemach, a Process Intelligence idzie o krok dalej, rejestrując rzeczywistą aktywność użytkowników w narzędziach, zespołach i procesach. Dzięki temu możesz wreszcie zobaczyć, jak praca faktycznie jest wykonywana, a nie jak powinna wyglądać.
Kryteria
Co faktycznie widzisz
Co faktycznie widzisz
Pełny obraz: działania użytkowników + systemy +narzędzia
Tylko logi systemowe (ERP, CRM itp.)
To, co ludzie mówią, że robią
Zakres rzeczywistej pracy
Zakres rzeczywistej pracy
100% w całym zakresie aplikacji i działań
~20% (tylko to, co dzieje się w kluczowych systemach)
Niepełny, zależny od wywiadów
Widoczność pracy ludzkiej
Widoczność pracy ludzkiej
Tak – pokazuje czas poświęcony na pracę, obciążenie oraz nieefektywności
Nie – pomija większość pracy manualnej wykonywanej poza systemami
Szacunkowe, często niedokładne
Szybkość uzyskiwania wniosków
Szybkość uzyskiwania wniosków
Wnioski w czasie rzeczywistym lub zbliżonym do rzeczywistego
Opóźnione, oparte na danych historycznych z logów
Powolne, tygodnie lub miesiące
Możliwości automatyzacji
Możliwości automatyzacji
Automatycznie identyfikowane wraz z uzasadnieniem biznesowym i ROI
Częściowo wykrywane, wymagają analizy manualnej
Wykrywane ręcznie, często pomijane
Możliwości wykorzystania GenAI
Możliwości wykorzystania GenAI
Wyraźnie pokazuje, gdzie można zastosować AI (dokumenty, e-maile, agenci)
Niewidoczne
Niewidoczne
Dokładność procesu
Dokładność procesu
Oparta na rzeczywistym zachowaniu (bez założeń)
Oparta wyłącznie na zdarzeniach systemowych
Oparta na opiniach i warsztatach
Wysiłek wdrożeniowy
Wysiłek wdrożeniowy
Niski – zbieranie danych w tle, skalowalne
Wysoki – wymaga integracji i konfiguracji
Wysoki – warsztaty, wywiady, dokumentacja
Skalowalność
Skalowalność
Łatwo skaluje się między zespołami, krajami i narzędziami
Ograniczone przez integracje i infrastrukturę
Bardzo ograniczone, wymaga pracy manualnej
Dopasowanie do zastosowań
Dopasowanie do zastosowań
Zarządzanie operacjami, pipeline automatyzacji, wgląd w pracę zespołów
Transformacje ERP, zgodność, przepływy wysokiego poziomu
Wstępne rozpoznanie, ale niewystarczające do podejmowania decyzji
Spróbujmy rozwiać Twoje wątpliwości – zapoznaj się z tą sekcją zawierającą najczęstsze pytania dotyczące realizacji usług.
Nie. Dane są zbierane automatycznie w tle. Pracownicy nie muszą rejestrować czasu, przełączać się między narzędziami ani zmieniać sposobu pracy.
Tak. Skupiamy się na procesach, a nie na poszczególnych osobach. Możesz analizować, jak praca przepływa między zespołami i systemami, bez oceniania indywidualnej wydajności.
Tak. Dane mogą być w pełni anonimizowane i agregowane. To Ty decydujesz o poziomie widoczności w zależności od wymagań dotyczących zarządzania i zgodności.
Tak. W zależności od rozwiązania możesz wybrać wdrożenie w chmurze, prywatnej chmurze lub lokalnie (on-premises), aby dopasować je do swoich standardów bezpieczeństwa.
Tak. Wiodące platformy PI są projektowane z myślą o RODO, w tym o minimalizacji danych, anonimizacji oraz pełnej kontroli nad tym, co jest zbierane i przechowywane.
Tak, ale w kontrolowany sposób. PI pomaga zidentyfikować, gdzie GenAI ma sens, oraz mierzyć jego wpływ, zamiast wdrażać je bezrefleksyjnie w całej organizacji.
W porównaniu do wartości, którą ujawniają – nie. Większość organizacji szybko odzyskuje koszt dzięki wzrostowi produktywności, automatyzacji i lepszemu wykorzystaniu zasobów.
Niekoniecznie. Integracja nie jest bezwzględnie wymagana, ale wnosi istotną wartość, dzięki czemu jest bardziej opłacalna w scenariuszach obejmujących optymalizację procesów na większą skalę lub bardziej złożone środowiska danych.
Narzędzia PI nie opierają się na nagrywaniu ekranu ani OCR. Śledzą wykorzystanie aplikacji i interakcje w ustrukturyzowany sposób, z poszanowaniem prywatności.
Nie. Celem jest zrozumienie procesów, a nie monitorowanie poszczególnych osób. Przy odpowiedniej konfiguracji dane są anonimizowane i wykorzystywane do usprawniania sposobu wykonywania pracy.
Najlepiej sprawdzają się w organizacjach o złożonych operacjach, centrach usług wspólnych lub przy dużej liczbie powtarzalnych zadań – takich jak zespoły finansowe, HR, IT i operacyjne.
Umów się na bezpłatną konsultację i zobacz, jak Twoje procesy faktycznie działają, zanim zdecydujesz, co naprawić.
Pomogliśmy już ponad 80 organizacjom korporacyjnym w regionie EMEA i Ameryce Północnej. W Office Samurai jesteśmy dumni z tego, że nie jesteśmy tylko kolejnym dostawcą usług, ale strategicznym partnerem dla naszych klientów, prowadzącym ich przez drogę cyfrowej transformacji i doskonałości biznesowej.
Pracowałam z Office Samurai przy wielu projektach zarówno podczas mojej pracy w Amer Sports, jak i obecnie w Atomic. Zawsze dostarczają wysokiej jakości rozwiązania, które spełniają nasze oczekiwania.
Zespół jest elastyczny i doskonale dostosowuje się do naszych potrzeb. Współpracowaliśmy w obszarach automatyzacji procesów (RPA), zgodności z SOX, mapowania procesów oraz innych kluczowych inicjatyw. Za każdym razem wnoszą świeże i kreatywne pomysły.
Proaktywne podejście i głęboka ekspertyza Office Samurai są kluczowe dla naszego sukcesu. To nie tylko dostawcy usług, ale prawdziwi partnerzy, którzy angażują się w nasze projekty i ich powodzenie.
Antycypują wyzwania i oferują skuteczne rozwiązania. Ich konsekwencja oraz zaangażowanie sprawiają, że są niezastąpionym wsparciem dla naszego zespołu.
Cieszę się na dalszą współpracę i realizację nowych projektów razem!
Współpraca z Office Samurai jest fantastyczna.
Zewnętrzny partner nie tylko wdraża rozwiązania w naszym imieniu, wnosząc ogromne doświadczenie, ale także działa proaktywnie – proponując nowe pomysły, sugerując innowacyjne technologie i znajdując sposoby na rozwiązanie problemów, z którymi sami moglibyśmy sobie nie poradzić.
Podczas szkolenia robota dla zespołu magazynowego zaangażowanych było wiele osób, z których każda miała nieco inne podejście. To wprowadzało zamieszanie i dezorientowało robota. Office Samurai dostarczyło nam najlepsze praktyki, które pozwoliły usprawnić procesy i poprawić dokładność oraz skuteczność działania robota.
Razem stanowimy silny zespół, który osiąga świetne wyniki i czerpie przyjemność z pracy. Otrzymujemy pomysły na automatyzacje od współpracowników, przeprowadzamy ich wstępną analizę, a następnie prosimy Office Samurai o zaproponowanie najlepszego i najbardziej efektywnego rozwiązania.
Sappi Kraków CoPE współpracuje z Office Samurai od 2021 roku i jesteśmy niezwykle zadowoleni z tej partnerskiej relacji. Office Samurai odegrało kluczową rolę w rozwoju naszych kompetencji w zakresie Robotic Process Automation (RPA).
Ich ekspertyza w UiPath była nieoceniona w budowaniu wiedzy naszego zespołu RPA, konfiguracji środowiska UiPath oraz wdrożeniu najlepszych praktyk. Dzięki temu wsparciu mogliśmy szybko opracować kilka automatyzacji o łatwej i średniej złożoności, które przyniosły znaczące korzyści Sappi Europe.
Cieszymy się, że możemy współpracować z wysoko wykwalifikowanym zespołem deweloperów w Office Samurai. Ich wiedza, profesjonalizm i zaangażowanie były kluczowe dla naszego sukcesu w automatyzacji. Z niecierpliwością czekamy na dalszą owocną współpracę.
Z wielką przyjemnością rekomenduję Office Samurai, z którym współpracujemy w InPost od 2021 roku w obszarze automatyzacji procesów.
Office Samurai to zespół wyjątkowych profesjonalistów, którzy doskonale rozumieją zarówno biznesowe, jak i technologiczne potrzeby. Ich ekspercka wiedza i innowacyjne podejście pozwoliły nam z powodzeniem zautomatyzować kluczowe procesy, co przełożyło się na znaczną poprawę efektywności operacyjnej oraz redukcję kosztów. Ich znajomość najnowszych produktów UiPath jest skutecznie wykorzystywana w naszych wspólnych projektach.
Gdyby Office Samurai byli superbohaterami, ich supermocą byłaby błyskawiczna automatyzacja procesów! Bardzo polecam Office Samurai jako rzetelnego i zaufanego partnera w dziedzinie automatyzacji procesów.
Zadaj pytanie lub po prostu przywitaj się – skontaktujemy się z Tobą w ciągu jednego dnia. To szybkie, bezpłatne i może zaoszczędzić wielu kłopotów. Podczas krótkiej rozmowy (online/telefonicznie) omówimy, w jaki sposób możemy pomóc w rozwiązaniu Twoich wyzwań. Poprowadzimy Cię zgodnie z naszą najlepszą wiedzą, nawet jeśli oznacza to, że nie możemy zaoferować Ci naszych usług.
