Das Bürochaos zähmen – Ein vollständiger Leitfaden zu Automatisierungslösungen mit RPA, BPA und KI

Das Hauptziel der Automatisierung ist es nicht nur, den Büroalltag zu überstehen. Es geht darum, ihn zu erobern.

Dieser Leitfaden zeigt, wie Automatisierungslösungen, darunter Robotic Process Automation (RPA), Business Process Automation (BPA) und fortschrittliche Künstliche Intelligenz (KI), Ihren Arbeitsplatz transformieren können – vorausgesetzt, Sie setzen sie richtig ein.

Wir zeigen Ihnen, wie Tools zur Geschäftsprozessautomatisierung erhebliche Effizienzgewinne ermöglichen und die digitale Transformation in Ihrem Unternehmen vorantreiben.

Verständnis von Automatisierungslösungen – Die grundlegenden Konzepte

Das Ziel der Automatisierung besteht darin, wiederkehrende und manuelle Aufgaben innerhalb von Geschäftsabläufen zu eliminieren oder zu reduzieren. Es handelt sich um ein Spektrum von Technologien, die darauf ausgelegt sind, unser Berufsleben einfacher – oder zumindest unterhaltsamer – zu machen.

Robotic-Process-Automation-(RPA)-Lösungen

RPA ist eine Softwaretechnologie, die Software-Roboter (Bots) erstellt, bereitstellt und verwaltet, um menschliche Interaktionen mit digitalen Systemen nachzuahmen. Sie eignet sich besonders zur Automatisierung von Aufgaben mit hohem Volumen und Wiederholungscharakter wie Dateneingabe, Formularausfüllung, Kopieren und Einfügen, Berechnungen und Dateiverwaltung.

RPA funktioniert über Benutzeroberflächen und APIs und ermöglicht so die Integration in verschiedene Anwendungen, sogar in Altsysteme.

Arten von RPA

Attended RPA: Diese Bots unterstützen menschliche Mitarbeiter bei Routinetätigkeiten, die häufig durch Auslöser oder Eingaben gestartet werden. Man findet sie typischerweise im Kundenservice und in IT-Helpdesks, wo sie Seite an Seite mit menschlichen Nutzern arbeiten.

Unattended RPA: Diese Bots arbeiten eigenständig auf der Grundlage vorprogrammierter Auslöser, Dateneingaben und Zeitpläne. Sie übernehmen typischerweise Backoffice-Prozesse wie Dateneingabe und Anwendungsintegrationen.

Hybrid RPA: Eine Kombination aus beidem, bei der Bots und Menschen gemeinsam an Aufgaben arbeiten und sich so an komplexe Geschäftsprozesse anpassen.

Vorteile von RPA-Lösungen

• Gesteigerte Produktivität und beschleunigte digitale Transformation.
• Erhebliche Kosteneinsparungen und Prozesseffizienz.
• Höhere Genauigkeit und geringere menschliche Fehlerquote.
• Erhöhte Sicherheit und Skalierbarkeit.
• Verbesserte Mitarbeitererfahrung durch die Befreiung von monotoner und sich wiederholender Arbeit.

Branchen, in denen sich Geschäftsprozesse mit RPA verbessern lassen

RPA ist in nahezu jeder Branche und Funktionsabteilung einsetzbar – hier einige Beispiele:

Finanzdienstleistungen: Kunden-Onboarding, Kreditverarbeitung und Compliance-Berichterstattung, die höhere Genauigkeit und Sicherheit gewährleisten.	Gesundheitswesen: Patientenplanung, Schadensfallbearbeitung und Verwaltung von Patientendaten – zur Verringerung der administrativen Belastung und zur Verbesserung der Patientenversorgung.
Fertigung: Bestandsverwaltung, Auftragsabwicklung und Qualitätskontrolle – zur Senkung der Kosten und Verbesserung der Markteinführungszeit.	Kundendienst: Anfragenbearbeitung über Chatbots oder virtuelle Assistenten, Ticketing und Kunden-Onboarding – zur Steigerung der Kundenzufriedenheit.

Business-Process-Automation-(BPA)-Lösungen

Business Process Automation (BPA) ist ein umfassender Begriff für Software zur digitalen Prozessautomatisierung, die Unternehmen hilft, Geschäftsziele zu erreichen, die weit über die IT-Abteilung hinausgehen. Der Schwerpunkt liegt auf der Automatisierung ganzer Arbeitsabläufe, der Verbindung mehrerer Systeme und der Sicherstellung der Prozesskontinuität über Abteilungsgrenzen hinweg.

BPA befasst sich häufig mit ereignisgesteuerten, geschäftskritischen Kernprozessen.

Das Verhältnis von BPA zu RPA

Während RPA eine spezielle Art von Software ist, die einzelne Aufgaben automatisiert, fasst BPA diese Bausteine zusammen und automatisiert einen gesamten Geschäftsprozess. RPA kann dabei als Werkzeug dienen, das Teile eines gesamten Prozesses automatisiert. BPA sorgt für eine umfassendere Transformation, während RPA als taktische Lösung für spezifische Aufgaben eingesetzt wird.

Zentrale Fähigkeiten von BPA-Lösungen

Bei der Bewertung von Tools zur Geschäftsprozessautomatisierung gibt es bestimmte Funktionen, auf die man besonders achten sollte. Ein gutes BPA-Tool sollte bieten:

• No-Code-Automatisierung: Sie erleichtert Geschäftsanwendern die Erstellung leistungsstarker Automatisierungen zur Straffung von Prozessen.
• Schrittaufzeichner: Zum einfachen Erstellen und Aktualisieren robuster Aufzeichnungen von Web- und Desktop-Benutzerinteraktionen, um leistungsstarke BPA-Workflows ohne Code zu erstellen.
• Native Aktionen: Für gängige Anwendungen wie Microsoft- und Cloud-Apps, mit Drag-and-Drop-Entwicklung.
• API-Integrationspaket: Ermöglicht es den Nutzern, sich einfach mit geschäftskritischen Anwendungen zu verbinden, um stärkere Automatisierungen für BPA-Workflows zu erstellen.
• Maschinelles Lernen und KI: Bieten die Möglichkeit, BPA-Prozesse dort zu erweitern, wo mehr kritisches Denken erforderlich ist, und machen strukturierte sowie unstrukturierte Daten besser nutzbar.
• Workflow-Management: Zur Straffung und Organisation von Aufgaben für eine effiziente Ausführung.
• Prozessüberwachung: Verfolgung des Fortschritts und Bereitstellung von Echtzeiteinblicken in laufende Prozesse.
• Fehlerbehandlung: Erkennen und Beheben von Problemen, um einen reibungslosen Prozessablauf sicherzustellen.
• Versionskontrolle: Verwaltung und Nachverfolgung von Änderungen an Prozessen zur Gewährleistung von Konsistenz und Nachvollziehbarkeit.

Vorteile von BPA-Lösungen

BPA-Software wird Ihre Arbeitsweise transformieren und zu erheblichen Vorteilen für Ihr Unternehmen führen.

• Effizienz: Beseitigung manueller, sich wiederholender Aufgaben in vielen Abteilungen, sodass Teams sich auf wertschöpfendere Tätigkeiten konzentrieren können.
• Flexibilität: Einführung digitaler Prozessautomatisierung in nahezu jeden Geschäftsprozess und Integration bestehender Lösungen und Workflows – ohne teure Hardwareänderungen oder individuelle Entwicklungen.
• Skalierbarkeit: Intuitive Software-Roboter ermöglichen es Ihnen, Ihre Automatisierungsstrategie mit den wachsenden Anforderungen Ihres Unternehmens zu erweitern.
• Vielseitigkeit: Nutzung eines leistungsstarken Repositories wiederverwendbarer Automatisierungsbausteine und einer Drag-and-Drop-Oberfläche, um Automatisierung innerhalb weniger Stunden in Ihre Abläufe einzuführen.
• Kosteneinsparungen: Durch Straffung der Prozesse und Verringerung der Komplexität.
• Gesteigerte Produktivität: Durch automatisierte Workflows.
• Verbesserte Genauigkeit: Durch konsistente, automatisierte Ausführung.
• Reduzierte Fehler: Minimierung menschlicher Fehler, die bei manuellen Aufgaben auftreten können.
• Standardisierung: Gewährleistung konsistenter Ergebnisse bei jeder Prozessautomatisierung.
• Erhöhte Klarheit: Durch die Anforderung von Transparenz bereits in der Entwurfsphase des Prozesses, was zugleich auch als Schulungsressource dient.
• Compliance-Aufzeichnungen: Jeder einzelne Schritt eines Geschäftsprozesses wird protokolliert und kann bei Prüfungen vorgelegt werden, um die Einhaltung nachzuweisen.

Praktische Beispiele für BPA

Mitarbeiter-Onboarding: Straffung von Prozessen wie dem Ausfüllen von Formularen, der Organisation von Schulungen, der Einrichtung von Bankkonten und dem Sammeln von Dokumenten. BPA sorgt für reibungslose Übergänge, hält die relevanten Mitarbeiter informiert und schafft Transparenz über den Prozessstatus.	Finanzen & Buchhaltung: Automatisierung der Rechnungsverarbeitung, Spesenabrechnungen und Berichtserstellung – zur Sicherstellung der Genauigkeit und zur Entlastung der Finanzteams für strategische Analysen.
Bestellaufträge: Verbesserung der Verantwortlichkeit, Transparenz und präzisen Datenerfassung, auf die relevante Beteiligte zugreifen können.	IT-Service-Desk: Automatisierung gängiger Anfragen wie Passwortzurücksetzungen oder Zugriffsbereitstellungen – zur Entlastung des IT-Personals.

Die nächste Grenze – KI-Assistenten und KI-Agenten

Bei Office Samurai sehen wir einen klaren Unterschied, wenn es um die nächste Stufe der Automatisierung geht:

KI-Assistent: Beantwortet in erster Linie Fragen, oft durch das Trainieren von Modellen mit dem Unternehmenswissen.

KI-Agent: Beantwortet nicht nur Fragen, sondern führt auch Aktionen aus und besitzt tatsächliche Handlungsfähigkeit.

KI-Assistenten – Tiefgehendes Geschäftsprozesswissen jederzeit griffbereit

Eine kostengünstige Möglichkeit, KI-Assistenten zu entwickeln, ohne große generative KI-Modelle neu zu trainieren, ist die Retrieval Augmented Generation (RAG). So funktioniert es: Relevantes Wissen (z. B. Unternehmensrichtlinien, Standards) wird aufbereitet, in Abschnitte zerlegt und in einer Vektordatenbank gespeichert, die nach Bedeutungen sucht – nicht nur nach Wörtern.

Wenn ein Nutzer eine Frage stellt, ruft die RAG-Anwendung relevante Wissensbausteine aus der Datenbank ab und übergibt sie als Kontext an ein GenAI-Modell, das die Frage dann innerhalb dieses Kontexts beantwortet. Dies ist deutlich kostengünstiger und einfacher, als ein eigenes GenAI-Modell zu entwickeln.

Betrachten wir unser Cyber Ola, ein GenAI, das unserem Dojo einzigartigen Geschäftswert bringt. Es handelt sich um einen Assistenten in Microsoft Teams, der HR- und Verwaltungsfragen beantwortet (z. B. das Buchen eines Besprechungsraums, Mitarbeiterbenefits, Laptop-Benennung, das Beantworten sich ständig wiederholender Fragen, deren Beantwortung wir satt hatten). Entscheidend ist, dass Cyber Ola sagen kann: „Ich weiß es nicht“, wenn die Information nicht in seiner Wissensdatenbank enthalten ist – und so Halluzinationen vermeidet, eine große Herausforderung bei generativen KI-Modellen und Standardlösungen. Diese Fähigkeit, Unsicherheit einzugestehen, ist entscheidend für Vertrauenswürdigkeit.

KI-Agenten – Aktiv werden

KI-Agenten verfügen über die Fähigkeit, Aufgaben und Aktionen auszuführen – nicht nur Fragen zu beantworten. Aufbauend auf unserem Cyber-Ola-Beispiel umfassen seine agentischen Fähigkeiten:

• Erstellen von Trainingsumfragen für Trainer durch Anbindung an Jotform per API, Einspielen der Informationen und Generieren von Kurzlinks/QR-Codes.
• Automatisierung von Formularen durch das Sammeln von Informationen sowie das Erstellen und Hochladen eines PDFs.
• Finden von Buchungszeiten für Mitarbeiter im Unternehmen durch Anbindung an die Microsoft Graph API.
• Erstellung weiterer HR-Dokumente.

Aktionen mit KI-Agenten ermöglichen

Jeder KI-Agent besteht aus mehreren zentralen Komponenten, die seine Handlungsfähigkeit bestimmen:

Natural Language Prompt: Die „Stellenbeschreibung“ des Agenten, die sein Ziel und seine Vorgehensweise beschreibt.	Kontext: Unternehmensspezifisches Wissen wie Datenbanken, Dokumente und Richtlinien, das das Verständnis des Agenten prägt. Dies kann in einem Storage-Bucket in einem Orchestrator gespeichert werden.	Tools: Integrationsdienste, andere Automatisierungen oder sogar weitere Agenten, die der KI-Agent aufrufen kann, um Aufgaben auszuführen. Dadurch können Agenten Prozesse nutzen, die bereits in Ihrem Orchestrator veröffentlicht wurden, oder sogar einen anderen spezialisierten Agenten einbeziehen
Human-in-the-loop: Mechanismen, mit denen der Agent bei unsicheren oder ungewöhnlichen Situationen menschliches Eingreifen anfordern kann, um Kontrolle und Sicherheit zu gewährleisten. Dabei wird im Aktionszentrum eine Aufgabe erstellt, die von einem menschlichen Operator überprüft wird.	Speicher: Nach menschlichem Feedback speichert der Agent die gewonnenen Erkenntnisse, um Fehler künftig zu vermeiden.

Dieses modulare Design ermöglicht es KI-Agenten, mit komplexen Unternehmenssystemen zu interagieren, mit Robotern zusammenzuarbeiten und bei Bedarf menschliche Unterstützung einzuholen – und macht sie so zu flexiblen Bausteinen der Automatisierung.

Welche Geschäftsprozesse lassen sich mit KI-Agenten automatisieren?

Fast alles. KI-Agenten können in zahlreichen Unternehmensbereichen wertvolle datengestützte Einblicke und Automatisierungen bieten:

• Vertrieb: Liefert nicht nur Informationen über Produkte, sondern aktualisiert auch den Lead-Status in CRM-Systemen, erstellt Angebote und Offerten und trägt Besprechungsnotizen ein.
• Finanzen: Geht über die reine Verfahrensberatung hinaus und führt aktiv Buchungen und Ausgleichungen durch sowie erstellt Berichte.
• IT-Service-Desk: Ermöglicht umfassendes Self-Service für Nutzer, verwaltet Zugriffe auf ERP-Systeme oder startet automatisch Genehmigungs-Workflows.
• Kundendienst: Beantwortet Kundenanfragen effizient, verwaltet unterschiedliche Kommunikationskanäle und sorgt für schnellere Lösungen.
• HR und Recruiting: Übernimmt die erste Sichtung von Lebensläufen, extrahiert Informationen, beantwortet häufige Fragen von Bewerbern, erstellt Interviewfragen und bewertet die Passgenauigkeit von Profilen.

Unser Ausblick ist klar: KI-Agenten werden die Arbeitsweise von Organisationen grundlegend verändern und in wenigen Jahren zum „Business as usual“ werden. Stellen Sie sich vor, mehrere Assistenten und Agenten unterstützen Sie bei der täglichen Arbeit. Und das Beste daran? Sie können so viele haben, wie Sie möchten – und sie arbeiten genau so, wie Sie es brauchen.

Die Synergie von Tools zur Geschäftsprozessautomatisierung: RPA, BPA und KI im Zusammenspiel

Wenn RPA mit kognitiven Technologien wie Machine Learning (ML), Natural Language Processing (NLP), Computer Vision und Generativer KI kombiniert wird, entsteht intelligente Automatisierung. Hier kommt Hyperautomatisierung ins Spiel – eine Plattform, auf der alle Automatisierungsbausteine nahtlos zusammenpassen und Systemintegration sowie Orchestrierung ermöglichen.

Orchestrierungsplattformen (UiPath Maestro)

Orchestrierungsplattformen wie UiPath Maestro sind zentral für die intelligent business process automation. Sie ermöglichen die Modellierung langer und komplexer Prozesse mit vielen beweglichen Teilen in einem klaren, leicht verständlichen BPMN-Diagramm.

Diese Tools verbinden verschiedene Elemente wie Agenten, Integrationen, Roboter und Human-in-the-Loop (Action Center) zu einer End-to-End-Automatisierung. Maestro bietet eine umfassende und detaillierte Sicht auf Automatisierungs-Workflows und ermöglicht visuelle Modellierung, Implementierung durch Verknüpfung von BPMN-Blöcken mit UiPath-Aktivitäten, Betrieb, Überwachung und Leistungsanalyse mittels Heatmaps.

Recruitment Helper Lab: Ein End-to-End-Prozessbeispiel

Werfen wir einen Blick auf das Recruitment Helper Lab: ein End-to-End-Prozess, der mehrere Agenten (Phishing Guard, CV-Extractor, Antwortgenerator), Integrationen und menschliche Überprüfung über das Action Center nutzt, um die Verwaltungsaufgaben im Recruiting zu automatisieren. Dies zeigt KI als „Arme und Beine“, wobei RPA die Interaktionen mit Unternehmenssystemen und Altsystemen übernimmt, während KI-Agenten als Kommunikationsschicht zwischen Menschen und Automatisierung dienen – sie interpretieren Absichten, treffen Entscheidungen und überbrücken die Lücke zwischen Menschen und Prozessen. Diese integrierten Automatisierungslösungen können komplexe Prozesse bewältigen, die bisher als „zu schwer handhabbar“ galten.

Der Prozessablauf umfasst typischerweise:

E-Mail-Eingang: Das System erkennt eine neue Bewerbungs-E-Mail mit angehängtem Lebenslauf.	Erstprüfungs-Agent (Phishing Guard): Überprüft verdächtige Inhalte und entscheidet, ob die E-Mail sicher zur weiteren Verarbeitung ist.	Lebenslaufprüfungs-Agent (CV-Extractor): Analysiert den angehängten Lebenslauf auf fehlende Informationen (z. B. Sprachkenntnisse).
Antwortgenerator-Agent: Beantwortet Bewerberfragen unter Verwendung von Unternehmensrichtlinien als Kontext.	Antworterstellungs-Agent: Fasst Feedback und Antworten zu einer Entwurfs-E-Mail zusammen.	Menschliche Validierung: Ein Recruiter prüft und genehmigt die Antwort im Action Center vor dem Versand und stellt so die menschliche Aufsicht sicher.
Datenspeicherung: Bewerberinformationen werden in einer Datenbank (z. B. UiPath Data Service) gespeichert, und unvollständige Bewerbungen werden markiert.	Follow-up-Agenten: Erstellen Interviewfragen und bewerten die Eignung des Bewerbers anhand der Profildaten, wobei sie relevante Fragen auf Grundlage der Stellenbeschreibung und des Lebenslaufs bereitstellen.	Abschließende Datenverarbeitung: Reine RPA-Flows speichern die Bewerberdaten in SharePoint zur Überprüfung durch HR.

Dieses System entlastet Recruiter von der manuellen Verarbeitung hunderter E-Mails, der Datenerfassung und dem Verfassen sich wiederholender Antworten und ermöglicht es ihnen, sich auf die Auswahl der richtigen Kandidaten zu konzentrieren.

Für Einblicke in unseren Ansatz zur Intelligent Automation hören Sie unseren Podcast an (verwenden Sie den Filter auf der linken Seite in unserer Knowledge Base): https://office-samurai.com/knowledge/

Den Hype und die Realität der Automatisierung navigieren

Wie viele fortschrittliche Technologien durchläuft auch die Geschäftsprozessautomatisierung, einschließlich KI, oft einen Zyklus überhöhter Erwartungen, gefolgt von Ernüchterung – ähnlich wie RPA und das frühe Internet. Seien Sie vorsichtig in Situationen, in denen „das, was als KI-Agent präsentiert wird, in Wirklichkeit nur eine Vielzahl an ‚Bedingungsanweisungen‘ oder schlicht viele Menschen sind, die die Arbeit erledigen“.

Wir haben Beispiele für übertriebene Versprechen und enttäuschende Ergebnisse gesehen, wie bei Nate (0 % Automatisierungsrate, abhängig von menschlichen Auftragnehmern) und Clara (Massenentlassungen, gefolgt von Wiedereinstellungen aufgrund von Qualitätsproblemen).

Deshalb lassen wir uns bei Office Samurai vom Kinastowski-Prinzip leiten:

• Dust Collectors (Geringer Nutzen, geringe Coolness): Technologien, die veraltet oder nicht anwendbar sind, z. B. Blockchain für die allgemeine Buchhaltung.
• Showoffs (low usefulness, high coolness): technologies everybody wants but lack business sense, e.g., VR/3D printing for office work.
• Beige Workhorses (Hoher Nutzen, geringe Coolness): Wesentliche, aber unspektakuläre Technologien, z. B. ERP-Systeme, RPA (inzwischen „Business as usual“).
• Lifesavers (Hoher Nutzen, hohe Coolness): Technologien, die zuvor unlösbare Geschäftsprobleme lösen. Zu dieser Kategorie gehören:
  • Process Intelligence: Bietet erstaunliche Einblicke in die Abläufe Ihrer Prozesse und Teams, indem es die Benutzeraktivitäten in allen Anwendungen beobachtet, Automatisierungspotenziale erkennt und Prozessverbesserungen aufzeigt.
  • Intelligent Document Processing (IDP): enables machines to extract data from structured, semi-structured, and unstructured documents like invoices with high accuracy through machine learning, learning from human corrections.
  • Communication Mining: Verarbeitet unstrukturierte Daten aus der Kommunikation (z. B. E-Mails, Tickets), um Absichten zu verstehen und Entitäten für die automatische Verarbeitung zu extrahieren – und löst damit Probleme, die zuvor unlösbar waren.
  • GenAI Assistants/Agents: bietet kontextbezogene Antworten und führt Aktionen innerhalb von Unternehmens-Workflows aus.

Die Bedeutung eigener Erfahrungen und Tests

Eigene Erfahrung ist am wichtigsten. Wer zu lange wartet, verpasst die „Low-Hanging Fruits“. Pilotprojekte und das Ausprobieren von Technologien in verschiedenen Bereichen sind entscheidend, um zu lernen, wo ihr Einsatz sinnvoll ist. Individuelle, maßgeschneiderte Lösungen bieten oft mehr Kontrolle und bessere Ergebnisse als Standardtools – insbesondere in Bezug auf Probleme wie Halluzinationen.

Das Testen von KI-basierten Tools ist aufgrund nicht-deterministischer Ergebnisse eine Herausforderung. Es erfordert ausgefeilte Bewertungsmethoden wie „LLM as a Judge“, bei denen ein LLM die Ausgabe bewertet, anstatt nur einen einfachen Zeichenkettenvergleich durchzuführen.

Einstieg in Automatisierungslösungen: Die praktischen Ratschläge von Office Samurai

Bereit einzutauchen? So starten Sie Ihre Automatisierungsreise:

Grundlage: Zugang zu Large Language Models (LLMs)

Stellen Sie sicher, dass Ihre Organisation Zugang zu verschiedenen Large Language Models (LLMs) hat. Dies ist ein sehr grundlegendes Fundament und dient als Rahmen für Ihr Automatisierungspuzzle.

Steigerung der persönlichen Produktivität

Investieren Sie in Tools (z. B. Copilot) und stellen Sie den Mitarbeitern angemessene Schulungen zur Verfügung, um deren Nutzung zu maximieren und die Produktivität zu steigern. Diese Art von Software kann die Produktivität Ihrer Mitarbeiter bei gängigen Aufgaben wie dem Verfassen von E-Mails, dem Erstellen von Notizen oder der Vorbereitung von Präsentationen erheblich verbessern.

Wissensmanagement mit KI-Assistenten

Implementieren Sie KI-Assistenten für interne Wissensanfragen (z. B. HR-, Finanz- oder IT-Prozesse), sodass Mitarbeiter Informationen schnell finden können, ohne sich durch umfangreiche Dokumentationen arbeiten zu müssen.

Spezialisierte KI-Tools

Erkunden Sie den Einsatz von KI für Lagerbestände, E-Commerce-Optimierung und andere spezifische Geschäftsanforderungen, bei denen Fachspezialisten wertvolle Einblicke liefern können.

Unternehmensweite agentische Automatisierung

Bei der Einführung unternehmensweiter agentischer Automatisierung gilt es Folgendes zu beachten:

• Fangen Sie klein an mit Pilotprojekten: Investieren Sie nicht übermäßig in große Plattformen, bevor Sie Tests durchgeführt haben, da eine überinvestierte und ungenutzte Plattform zu erheblichen unnötigen Kosten führen kann.
• Konzentrieren Sie sich auf Prozesse mit klarem Return on Investment (ROI): etwa im Kundenservice oder in der HR-Administration, wo die Vorteile leicht quantifizierbar sind.
• Setzen Sie auf integrierte Plattformen: wie den Agent Builder und Maestro von UiPath für eine einfachere Entwicklung und Orchestrierung von KI-Agenten. Diese Plattformen vereinfachen die Kombination von RPA und KI-Agenten und erfüllen so das Versprechen der Hyperautomatisierung.
• Balancieren Sie Benutzerfreundlichkeit mit dem Bedarf an vollständiger Kontrolle: Entscheiden Sie zwischen Low-Code/No-Code-Lösungen für eine schnellere Umsetzung und programmatischer Entwicklung für volle Kontrolle.
• Beziehen Sie Stakeholder frühzeitig ein: Binden Sie HR und Führungskräfte ein, um eine Strategie zu entwickeln.
• Schaffen Sie eine solide Grundlage: Richten Sie ein Centre of Excellence (CoE) für RPA-Standards und -Aufsicht ein, implementieren Sie Best Practices und stellen Sie Compliance sowie Sicherheit sicher.
• Messen Sie die Wirksamkeit: Nutzen Sie KPIs und Analysen, um die Leistung der Bots, ihre Verfügbarkeit und den ROI zu verfolgen, und sammeln Sie Feedback von Nutzern, um die Automatisierungen zu optimieren.

Warum JETZT der beste Zeitpunkt ist, um intelligenter zu automatisieren?

Denken Sie nicht länger darüber nach als nötig. Die Wahrheit über RPA, BPA und agentenbasierte KI ist klar: Wir automatisieren nicht nur der Neuheit willen – wir automatisieren, um Zeit zurückzugewinnen, Kosten zu senken und intelligent zu skalieren.

Jede dieser Technologien spielt eine bedeutende Rolle bei der digitalen Transformation Ihres Unternehmens:

RPA verleiht Ihnen einen starken Kern – schnell, zuverlässig und ausdauernd.

AI gibt Ihnen das Gehirn – verknüpft die Punkte über Systeme und Teams hinweg.

Menschen bleiben in Kontrolle – sie überwachen, führen und treffen die endgültigen Entscheidungen.

Aber hier ist der Haken – Automatisierung ist keine „kaufen und vergessen“-Lösung. Sie ist eine strategische Disziplin, bei der Pilotprojekte, Lernen, Anpassen und Iterieren entscheidend sind. Organisationen, die Automatisierung nur einführen, um ein digitales Transformationskästchen abzuhaken, bleiben oft mit verstaubten Dashboards und keinem echten ROI zurück. Wer also gewinnt? Diejenigen, die intelligent pilotieren, klug skalieren und Automatisierung als zentrale Geschäftsfähigkeit betrachten – nicht nur als IT-Initiative.

Wenn Sie immer noch auf den „perfekten“ Zeitpunkt zum Starten warten, bedenken Sie Folgendes: Viele Unternehmen automatisieren bereits genau die Prozesse, mit denen Sie noch manuell kämpfen. Sie senken Kosten, erhöhen die Geschwindigkeit und – am wichtigsten – geben den Menschen die Freiheit, die Aufgaben zu erledigen, die nur Menschen erledigen können.

Bei Office Samurai haben wir gesehen, was funktioniert – und was scheitert. Wir haben unseren Kunden geholfen, dem „Spreadsheet-Höllen“ zu entkommen, gebrochene Silos zwischen Abteilungen aufzubrechen und AI-Agenten zu entwickeln, die tatsächlich unterstützen, statt zu frustrieren. Und das alles tun wir mit einer Strategie, die auf praktischer Erfahrung, unternehmerischer Logik und technologischer Expertise basiert.

Egal, ob Sie gerade erst RPA erkunden, in einem Haufen halbautomatisierter Prozesse stecken oder bereits GenAI-Agenten testen – wir sind bereit, Ihnen dabei zu helfen, einen Arbeitsplatz zu gestalten, an dem menschliches Potenzial wirklich gedeiht.