Einführung: Die digitale Schatzsuche
Konnichiwa! Willkommen im AI Automation Dojo, der Show, die sich deinen Arbeitstag anschaut und fragt: „Wo ist nur all die Zeit geblieben und kann ich sie zurückbekommen?“ Heute begeben wir uns auf eine digitale Schatzsuche nach deinem wertvollsten – und am meisten gestohlenen – Gut: deiner Zeit. Wir sprechen über all die unsichtbare, zermürbende Arbeit, die deinen Tag verstopft. Hast du dich jemals gefragt, wie viel deines Tages dieser Kram tatsächlich frisst? Wenn du all die Zeit zurückbekommen könntest – was würdest du tun? Den Welthunger lösen? Ukulele spielen lernen? Heute sprechen wir über eine Technologie namens Task Mining. Klingt ein bisschen wie etwas aus einem Videospiel, aber ich verspreche, es ist sogar noch spannender. Na gut – vielleicht nicht spannender als einen Drachen zu besiegen, aber es wird besser bezahlt und die Rüstung ist viel bequemer.
Ich bin dein Gastgeber Andrzej Kinastowski, einer der Gründer von Office Samurai – dem Unternehmen, das sich traut zu fragen: „Was wäre, wenn wir die Arbeit reparieren, anstatt nur die Mitarbeitenden verantwortlich zu machen?“ Egal, ob du eine Führungskraft bist, die vermutet, dass ihr Team eher beschäftigt als produktiv ist, oder du es einfach leid bist, dass dein Mausklickfinger mehr Training bekommt als dein Gehirn – du bist hier genau richtig. Also schnapp dir deinen Kaffee – oder, wenn es so eine Woche war, vielleicht etwas Stärkeres – und legen wir los.
Was ist Task Mining?
Task Mining – das klingt geschäftlich und kompliziert, aber die Idee ist überraschend einfach. Im Kern ist Task Mining eine Technologie, die Software einsetzt, um zu beobachten, wie Menschen ihre Computer benutzen, um ihre Arbeit zu erledigen. Sie zeichnet Dinge auf wie Mausklicks, Tastatureingaben und welche Anwendungen verwendet werden. Es ist, als hätte man einen superintelligenten, unglaublich diskreten Beobachter, der über den Schultern deines Teams steht und sich Notizen zu allem macht, was ihr tut – nur eben ohne das peinliche Atmen und die wertenden Blicke. Stell es dir vor wie einen Sportanalysten, der das Spiel Bild für Bild analysiert, um zu verstehen, warum ein Spielzug funktioniert hat oder gescheitert ist. Und dabei geht es nicht darum, den Spieler verantwortlich zu machen – sondern das Spiel zu verstehen. Das Ziel ist es, ein glasklares, datengestütztes Bild davon zu bekommen, wie Arbeit tatsächlich erledigt wird. Nicht, wie es im Handbuch steht, nicht, wie dein Manager denkt, dass es läuft, sondern wie es wirklich passiert – in der chaotischen Realität eines Dienstagnachmittags, wenn der Kaffee noch nicht gewirkt hat.
Also, wie funktioniert das Ganze? Ein kleines Stück Software – oft als Agent bezeichnet – wird auf dem Computer eines Mitarbeiters installiert. Wobei, mit dem Aufstieg der KI scheint der Begriff „Agent“ mittlerweile etwas überstrapaziert zu sein, daher sieht man inzwischen auch Bezeichnungen wie „Scout“ oder „Connector“. Dieser Agent erfasst dann die Interaktionen des Nutzers. Bevor jetzt aber die Datenschutz-Alarmglocken in deinem Kopf läuten, lass uns eines klarstellen: Das Ganze geschieht mit Sicherheit und Datenschutz als oberster Priorität. Die Daten können anonymisiert werden – das heißt, aus Benutzer Andrzej Kinastowski kann Agent 007 werden. Sie können auch auf Teamebene aggregiert werden, sodass man weiß, was innerhalb des Teams passiert, aber nicht, wer genau was getan hat. Unternehmen haben sehr feine Kontrolle darüber, welche Daten und in welcher Form sie von der Software erfasst werden. Sie können genau festlegen, welche Anwendungen überwacht werden sollen – etwa dein ERP-, CRM-System, Excel oder interne Software – und welche komplett ignoriert werden, wie Spotify, private E-Mails oder diese Fantasy-Football-Liga, die du ganz sicher nicht während der Arbeitszeit managst.
Also nein, dein Chef wird nicht sehen, dass du in deiner Mittagspause Schuhe einkaufst – es sei denn, du tust es über die offizielle Einkaufssoftware des Unternehmens. In diesem Fall hast du größere Probleme, und dann kann dir dieser Podcast wirklich helfen.
Sobald diese Daten gesammelt sind, kommt eine ordentliche Portion KI und Machine Learning ins Spiel. Das System durchforstet all diese Klicks und Tastatureingaben, um Muster zu erkennen. Es beginnt, wiederkehrende Aufgaben zu identifizieren – zum Beispiel: Jedes Mal, wenn eine Rechnungsmail von diesem Anbieter eintrifft, öffnet diese Person Excel, kopiert drei Felder, fügt sie hier ein, öffnet dann ein separates Zahlungsportal, loggt sich ein, gibt dieselben drei Felder erneut ein und speichert anschließend ein Bestätigungs-PDF in einem bestimmten Ordner. Das System erkennt alle Variationen, alle Ausnahmen und die gesamte dafür benötigte Zeit. Es tut das über Teams und Abteilungen hinweg, um gemeinsame Arbeitsabläufe – und, noch wichtiger, gemeinsame Frustrationen – zu erkennen. Natürlich braucht es dafür auch menschliche Expertise. Wir können im Tool Prozesse einrichten, um ihm zu helfen, dieses herrliche Chaos zu verstehen, das wir Menschen während unseres Arbeitstags jonglieren.
Task Mining versus Process Mining
Vielleicht hast du schon von einem ähnlichen Begriff gehört – Process Mining. Es ist wichtig, den Unterschied zu kennen, denn viele Menschen verwechseln die beiden. Stell es dir so vor: Process Mining ist wie das Betrachten einer GPS-Karte einer Lieferroute. Sie zeigt die wichtigsten Stationen – das Lager, die Ablieferungspunkte, das endgültige Ziel. Man sieht, dass der LKW das Lager um 9:00 Uhr verlassen und den ersten Stopp um 10:00 Uhr erreicht hat. Process Mining bezieht seine Daten aus großen Unternehmenssystemen wie CRM oder ERP. Es liefert dir also eine End-to-End-Sicht auf die Vorgänge innerhalb deines Hauptsystems. Doch meistens ist es blind für alles, was außerhalb davon passiert. Und aus meiner Erfahrung in der Arbeit mit Geschäftsprozessen weiß ich: Leider verbringen wir mindestens die Hälfte unserer Arbeitszeit nicht im ERP-System, sondern in E-Mails, Tabellen, Messenger-Apps und ähnlichen Tools.
Task Mining hingegen ist, als würdest du eine Kamera in den Lieferwagen stellen. Sie zeigt dir, wie der Fahrer tatsächlich fährt. Sie sieht, wie er in den Verkehr gerät, wegen einer Baustelle einen Umweg nimmt, aussteigt, um die Adresse zu überprüfen. Sie sieht, wie er zehn Minuten damit verbringt, eine Unterschrift auf einem gesprungenen Tablet-Bildschirm zu bekommen – und vielleicht in der Mittagspause für einen Burrito anhält.
Task Mining liefert also die Bodenperspektive – die detaillierte Ansicht all der einzelnen Schritte innerhalb jeder Station auf der Karte. Ich bin – wie einige von euch vielleicht wissen – etwas skeptisch gegenüber Process Mining. Nicht, weil es nicht funktioniert, wohlgemerkt: es funktioniert. Aber in vielen Fällen berichten Unternehmen, die es erfolgreich eingeführt haben, Folgendes: Es hat dreimal so lange gedauert wie erwartet, doppelt so viel gekostet wie geplant – und am Ende nur die Hälfte des versprochenen Ergebnisses gebracht. Task Mining hingegen liefert – in meiner bescheidenen, aber gut informierten Meinung – erstaunliche Ergebnisse wirklich, wirklich schnell im Vergleich zu Process Mining.
Wie du dir vorstellen kannst, ist eine Technologie, die verspricht, versteckte Probleme zu finden und zu beheben, ziemlich beliebt. Der Markt für solche Tools boomt. Es fühlt sich an, als würde jede zweite Woche ein neues Unternehmen auftauchen, das verspricht, deine Arbeitsweise zu revolutionieren. Das passiert natürlich nicht im luftleeren Raum. Der Druck zur digitalen Transformation, der massive Wandel hin zu Remote- und Hybridarbeit und der ständige Zwang für Unternehmen, mit weniger mehr zu erreichen, haben einen perfekten Sturm geschaffen. Jeder sucht nach einem Vorteil. Es gibt die großen, etablierten Player im Bereich Automatisierung und Software – und dazu eine ganze Reihe neuer, innovativer Unternehmen, die sich ein Stück vom Kuchen sichern wollen. Es ist eine klassische Tech-Geschichte: rasantes Wachstum, viel Konkurrenz und eine Menge Schlagworte. Aber diese Konkurrenz ist großartig für die Kunden. Sie treibt Innovationen voran, drückt die Preise und zwingt die Anbieter, bessere, benutzerfreundlichere Software zu entwickeln. Es ist dynamisch, ein bisschen chaotisch – und bedeutet, dass es da draußen eine Menge Optionen gibt.
KYP.ai: Eine Plattform für Produktivitätsintelligenz
Anstatt dir also eine endlose Liste von Namen zu geben, die du sofort wieder vergessen würdest, dachte ich, es wäre nützlicher, sich auf die Fähigkeiten zu konzentrieren. Dafür schauen wir uns ein Unternehmen genauer an, das einen wirklich interessanten Ansatz für das ganze Thema verfolgt. Das Unternehmen heißt KYP.ai – und es ist unser Lieblingsanbieter im Bereich Task Mining. Und glaub mir, wir haben viele Alternativen geprüft. Und sie bezeichnen sich nicht einfach nur als Task-Mining-Tool – sie nennen sich eine Productivity Intelligence Platform. Ja, das klingt nach etwas, das in einem Marketinglabor erfunden wurde. Aber wenn man sich anschaut, was sie tatsächlich tun, ergibt es langsam Sinn.
Ihre gesamte Philosophie basiert auf dem, was sie Productivity 360° nennen. Die Idee dahinter ist, dass wahre Produktivität nicht nur vom Prozess abhängt, sondern von drei Faktoren: den Menschen, den Prozessen und der Technologie. Man muss verstehen, wie alle drei miteinander interagieren. Das Ergebnis ist ein ganzheitlicher Blick. Zum Beispiel könntest du entdecken, dass ein Prozess langsam ist. Ein einfaches Tool würde dir nur sagen: „Dieser Prozess ist langsam.“
Die 360-Grad-Sicht jedoch zeigt dir, warum der Prozess langsam ist – nämlich weil die Softwaretechnologie zehn Jahre alt ist und zweimal am Tag abstürzt. Und genau deshalb haben die Mitarbeitenden – also die Menschen – einen komplizierten 20-stufigen Workaround in Excel geschaffen, nur um ihre Arbeit erledigen zu können. Das Problem lässt sich nicht lösen, ohne alle drei Teile zu sehen.
Einer der größten Unterschiede besteht darin, dass KYP.ai sowohl automatisierungs- als auch KI-agnostisch ist. Das ist ein schicker Ausdruck dafür, dass es ihnen egal ist, welches Tool du zur Problemlösung verwendest. Viele andere Tools gehören zu Automatisierungsunternehmen – und, Überraschung, ihre Hauptempfehlung lautet fast immer: „Automatisiere das mit unserem teuren Bot.“ KYP.ai hingegen könnte zwar eine Gelegenheit für RPA (Robotic Process Automation) identifizieren, aber ebenso ein Schulungsprogramm, eine Prozessänderung oder einfach den Einsatz besserer Software vorschlagen. Sie verkaufen nicht die Heilung, sie stellen die Diagnose. Das ist der Unterschied zwischen einem Arzt, der eine eigene Apotheke besitzt und nur seine eigenen Medikamente verschreibt, und einem Arzt, der dir die beste Behandlung empfiehlt – unabhängig davon, wer sie herstellt.
Ein weiteres zentrales Merkmal ist die Echtzeit-Transparenz. Das ist keine einmalige Studie, die dir einen Bericht liefert, der dann im Regal verstaubt. Die Dashboards von KYP.ai sind live – sie ziehen kontinuierlich Daten, sodass Manager jederzeit sehen können, was gerade passiert, und die Auswirkungen von Veränderungen über die Zeit hinweg nachverfolgen können. Damit ist es nicht nur ein Tool, um eine Momentaufnahme des aktuellen Zustands zu erstellen, sondern eines, mit dem man Betriebsabläufe langfristig überwachen und steuern kann. Außerdem verfügt es über eine automatisierte Prozessabbildung, die visuelle Flussdiagramme erstellt, die zeigen, wie Arbeit tatsächlich erledigt wird. Und das ist ein echter Gamechanger. In den meisten Unternehmen sind die offiziellen Prozessdiagramme wunderschöne Fantasiewerke, die in einem verstaubten Ordner liegen – vor Jahren von jemandem erstellt, der längst das Unternehmen verlassen hat, und die mit der Realität nichts mehr zu tun haben. Dieses Tool hingegen liefert dir eine lebendige, dynamische, digitale Karte dessen, was wirklich passiert.
Dann gibt es noch den generativen KI-Business-Case-Builder – und der ist wirklich beeindruckend. Sobald die Plattform eine Ineffizienz erkennt, hilft sie dir, einen Business Case zu erstellen, um das Problem zu beheben. Sie qualifiziert und quantifiziert das mögliche Einsparpotenzial – in Zeit, Geld und FTEs (das steht für Full Time Equivalent, also Vollzeitstellen, für alle, die nicht fließend „Konzernisch“ und Drei-Buchstaben-Abkürzungen sprechen). Das Tool hilft dir, Prioritäten zu setzen, damit du zuerst die Veränderungen angehst, die den größten Effekt haben. Es verwandelt eine vage Beschwerde wie „Dieses System ist langsam“ in einen konkreten Vorschlag: „Wir können 400 Stunden pro Monat sparen – das entspricht 150.000 Euro pro Jahr –, wenn wir genau diese Änderung umsetzen.“
Und dann gibt es noch etwas namens Concierge. Ich habe damit selbst noch nicht so viel Erfahrung – es ist ziemlich neu –, aber im Grunde kannst du damit mit deinen Daten chatten. Ein Manager kann buchstäblich eine Frage eintippen wie: „Wie viel Zeit verbringt mein Team mit der Rechnungsverarbeitung und welcher Schritt dauert am längsten?“
– und erhält sofort eine Antwort im Chat. Es ist, als hättest du einen Datenanalysten auf Abruf, rund um die Uhr, der sich nie über deine vermeintlich dummen Fragen beschwert. KYP.ai hat Anwendungsbeispiele aus Bereichen wie Finanzen, HR, Kundenservice – im Grunde aus jeder Abteilung, in der Menschen den ganzen Tag vor dem Computer sitzen. Also praktisch aus allen.
Reale Vorteile von Task Mining
Ich möchte dir von einigen realen Vorteilen erzählen, die wir mit Task Mining in der Praxis gesehen haben. Einer der größten – besonders für Führungskräfte – ist die Möglichkeit, Arbeitslasten intelligenter zu verteilen. In jedem Team gibt es Menschen, die scheinbar in Arbeit ertrinken, und andere, die – sagen wir – mehr Zeit zum Nachdenken haben.
Und wenn du glaubst, dass die Arbeitslast in deinen Teams gut ausbalanciert ist – dann sage ich dir aus 20 Jahren Erfahrung im Bereich Continuous Improvement: Wahrscheinlich liegst du damit völlig daneben. Dabei geht es nicht nur um Fairness, sondern um Resilienz. Du kannst die Arbeitslast nicht nur innerhalb eines Teams ausgleichen, sondern auch zwischen verschiedenen Teams. So bewegst du dich weg vom Bauchgefühl-Management hin zu einem datenbasierten Management. Indem du die versteckten Engpässe sichtbar machst, kannst du beginnen, sie systematisch zu beseitigen.
Basierend auf den Task-Mining-Daten kannst du deine Prozesse standardisieren, sodass alle dem besten und effizientesten Ablauf folgen – und nicht ihren eigenen, vor zehn Jahren erfundenen Sonderweg.
Das bedeutet: weniger verschwendete Zeit und mehr Zeit für wertvolle Arbeit – also für genau die Tätigkeiten, für die du deine Mitarbeitenden eigentlich eingestellt hast.
Für viele Unternehmen besteht der Hauptgrund, Task Mining einzuführen, darin, eine beschleunigte digitale Transformation und Automatisierung zu ermöglichen. Viele Unternehmen wollen automatisieren, wissen aber nicht, wo sie anfangen sollen – oder sie haben bereits alle einfachen, offensichtlichen Prozesse automatisiert und tun sich schwer, weitere geeignete Anwendungsfälle für ihr Automatisierungsprogramm zu finden. Das führt oft zu Frustration – und zu einem Ratespiel im Sitzungssaal, bei dem sich am Ende die Meinung der höchstbezahlten Person durchsetzt.
Task Mining bietet hier einen datenbasierten Fahrplan. Es erstellt eine Pipeline der besten Automatisierungsmöglichkeiten, priorisiert nach dem potenziellen ROI. Es zeigt dir, wo Chancen für Robotic Process Automation (RPA) liegen – und mit dem Aufkommen von agentischer KI auch, welche Prozesse möglicherweise einen KI-Agenten benötigen. Außerdem ermöglicht es, den Effekt im Nachhinein zu messen, sodass du belegen kannst, dass dein schicker neuer Roboter auch wirklich das tut, wofür du bezahlt hast. Kurz gesagt: Es nimmt das Raten aus der Transformation heraus und ersetzt es durch klare Daten. KYP.ai hat sogar eine Funktion, die Agenten-Prompts für beobachtete Prozesse generieren kann. Ob das funktioniert? – Keine Ahnung. Aber die Idee ist verdammt cool.
Dann gibt es noch die erheblichen Kosteneinsparungen, die sich realisieren lassen – und das ist die Sprache, die Führungskräfte besonders gern hören. Wenn du die Stunden reduzierst, die für manuelle Arbeit aufgewendet werden, erzielst du sogenannte FTE-Einsparungen (Full Time Equivalent). Und um das klarzustellen: Das muss nicht bedeuten, Menschen zu entlassen – es bedeutet, menschliches Potenzial freizusetzen. Das heißt: Mitarbeitende, die bisher 20 Stunden pro Woche mit Kopieren und Einfügen verbracht haben, können diese Zeit nun nutzen, um mit Kunden zu sprechen, Daten zu analysieren oder Innovationen voranzutreiben. Das führt zu niedrigeren Betriebskosten und besserer Ressourcennutzung. Du wirfst nicht einfach mehr Menschen auf ein Problem, du löst das Problem an der Wurzel. Und mit Task Mining wirst du eine Menge dummer, sich wiederholender Aufgaben entdecken, die deine Mitarbeitenden ausführen. Einer meiner Lieblingsblicke in KYP.ai ist die Copy-Paste-Ansicht – sie zeigt dir im Grunde, wie oft deine Leute Strg +C und Strg + V verwenden und zwischen welchen Anwendungen sie Daten kopieren und einfügen.
Ein großartiges Beispiel habe ich bei einer Versicherungsgesellschaft gesehen: Dort nutzten die Mitarbeitenden ständig eine Notizzettel-App und kopierten anschließend die Daten daraus manuell in ihr ERP-System.
Als man das in den Task-Mining-Daten entdeckte und genauer untersuchte, stellte sich heraus, dass das ERP-System so langsam war, dass die Mitarbeitenden während eines Kundentelefonats keine Notizen direkt im System machen konnten. Also taten sie, was Menschen eben tun – sie fanden einen Workaround. Während des Gesprächs machten sie sich Notizen in der elektronischen Sticky-Notes-App und nach dem Anruf kopierten sie diese Informationen per Copy-Paste ins ERP-System.
Das ist natürlich ein völlig absurdes Problem, aber unsere Prozesse sind voll von solchen Fällen. Mit einem Tool, das deine Prozesse im Detail misst, kannst du solche Situationen nicht nur aufdecken, sondern hast auch harte Daten, um einen Business Case zur Behebung dieser Probleme aufzubauen.
Ein weiterer großer Vorteil von Task Mining – und das ist heute wichtiger denn je – ist eine verbesserte Employee Experience. Seien wir ehrlich: Niemand hat Spaß daran, den ganzen Tag Daten zu kopieren und einzufügen. Das ist seelenzerstörend – eine Form von digitaler Reibung, die zu Burnout führt und dazu, dass Mitarbeitende heimlich ihren Lebenslauf aktualisieren. Wenn du diese frustrierenden, wenig wertschöpfenden Aufgaben automatisierst oder eliminierst, machst du die Arbeit interessanter, sinnvoller und menschlicher.
Es zeigt den Mitarbeitenden, dass du ihre Zeit und ihr Talent wertschätzt.
Task Mining hilft außerdem dabei zu erkennen, wo Menschen Schwierigkeiten haben. Wenn eine Person für eine Aufgabe 5 Minuten braucht und eine andere 30, dann bedeutet das vielleicht, dass die zweite Person mehr Schulung oder bessere Werkzeuge benötigt.
So wird eine datenbasierte Leistungsbewertung möglich – anstatt sich nur darauf zu verlassen, wer am beschäftigtsten wirkt oder am schnellsten E-Mails beantwortet. In einer Zeit von Remote Work, hoher Fluktuation und mangelnder Bereitschaft, einfache Tätigkeiten zu übernehmen, ist die Schaffung eines besseren Arbeitsumfelds nicht nur „nett“, sondern ein klarer Wettbewerbsvorteil.
Und ein Grund für den Einsatz von Task Mining, an den viele gar nicht denken, ist die verbesserte Compliance und Governance. In vielen Branchen – etwa im Finanzwesen oder im Gesundheitssektor – gibt es strenge Vorschriften, wie bestimmte Prozesse ablaufen müssen. Task Mining kann sicherstellen, dass diese Vorgaben tatsächlich eingehalten werden. Es erstellt eine perfekte, lückenlose Prüfungsspur. Wenn ein Prozess beispielsweise eine vierstufige Verifizierung erfordert, kann das Tool erkennen, wenn jemand Schritt drei überspringt. Es kann Abweichungen von Standardverfahren in Echtzeit kennzeichnen und hilft so, Risiken frühzeitig zu erkennen und zu minimieren – bevor sie zu großen Problemen oder schlimmer noch zu hohen Geldstrafen führen.
Und viele Unternehmen finden ihre ganz eigenen Gründe, Task Mining einzuführen. Einer unserer Kunden hatte zum Beispiel den Hauptgrund, damit ein Anreizprogramm für Mitarbeitende zu schaffen. Alle Mitarbeitenden, die transaktionale Arbeit verrichten, wissen nun genau, wie ihre Leistung bewertet wird, und können auf einem Dashboard mit ihren eigenen Daten sehen, wo sie stehen. Kurz gesagt: Es gibt unzählige Gründe, Task Mining einzuführen – und unzählige Vorteile, die sich daraus ergeben. Es ist eine der wenigen Geschäftsinitiativen, die sowohl deinen CFO als auch deinen zynischsten Mitarbeitenden zum Lächeln bringen kann – wenn auch wahrscheinlich aus sehr unterschiedlichen Gründen.
Hürden bei der Implementierung
Bisher habe ich ein ziemlich rosiges Bild gezeichnet: Du installierst das Tool, findest all die sinnlosen Aufgaben, behebst sie – und alle reiten auf einem Einhorn in den Sonnenuntergang. Und ja, Task Mining ist leistungsstark, aber seien wir ehrlich: Das ist Unternehmenssoftware, und die Implementierung ist nie ganz so einfach. Es gibt ein paar Hürden, auf die man stoßen kann – aber die gute Nachricht ist: Unsere Erfahrung zeigt, dass sie alle lösbar sind.
Die erste und größte Hürde ist die menschliche – der sogenannte Big-Brother-Faktor. In dem Moment, in dem du sagst: „Wir werden eine Software installieren, um zu sehen, wie ihr arbeitet“, hören viele: „Wir installieren eine Spionagesoftware, die jede eurer Bewegungen überwacht.“ Diese Angst ist real. Mitarbeitende könnten befürchten, bestraft zu werden, weil sie nicht schnell genug sind oder weil sie eine Pause machen. Und wenn Menschen Angst haben, ändern sie ihr Verhalten – was deine Daten ohnehin verfälscht. Wie bekämpft man das? Mit radikaler Transparenz. Du musst überkommunizieren. Erkläre das Warum, noch bevor du über das Wie sprichst. Stell es als Werkzeug dar, das ihnen hilft, die nervigsten Teile ihrer Arbeit loszuwerden. Zeige ihnen, wie die Daten aussehen. Beweise ihnen, dass du ihren Fantasy-Football-Entwurf oder ihre Nachrichten an den Partner nicht sehen kannst. Mach sie zu Partnern im Prozess. Frag sie: „Welche Prozesse machen euch wahnsinnig? Schauen wir uns diese zuerst an.“ Wenn die Menschen sehen, dass es ein Werkzeug für sie ist – und keine Waffe gegen sie –, dann verschwindet die Angst ganz von selbst.
Eine weitere große Hürde – und oft die allererste, auf die du stößt – ist deine eigene IT-Sicherheitsabteilung. Und ganz ehrlich: Gott segne sie dafür, denn genau das ist ihr Job. In dem Moment, in dem du erwähnst, dass du Software auf allen Mitarbeitercomputern installieren willst, um Daten zu erfassen, bekommen sie kalten Schweißausbruch. Dann fallen sofort Begriffe wie DSGVO, Datenschutz, Sicherheitslücken – und in ihren Köpfen entstehen Bilder von sensiblen Unternehmensdaten, die auf unsichere Server irgendwo im Ausland übertragen werden. Sie sind die Torwächter, und ihre Aufgabe ist es, Nein zu sagen, bis du beweisen kannst, dass alles sicher ist. Die gute Nachricht: Jeder seriöse Task-Mining-Anbieter ist darauf vorbereitet. Diese Unternehmen leben und atmen Sicherheit – sie haben ihre Plattformen von Grund auf mit Sicherheitsprinzipien entwickelt. Sie werden mit dir über End-to-End-Verschlüsselung, Anonymisierung an der Quelle und zertifizierte, sichere Hosting-Umgebungen sprechen. Sie können dir ihre Zertifizierungen und unabhängigen Audits zeigen, die belegen, dass sie robuste Sicherheitskontrollen implementiert haben. Sie verfügen über detaillierte Dokumentationen zur DSGVO-Konformität und Datenverarbeitungsvereinbarungen, die sofort einsatzbereit sind. Der Schlüssel, um diese Hürde zu überwinden, ist also nicht, dagegen anzukämpfen, sondern den Anbieter frühzeitig in die Gespräche einzubeziehen. Lass Experten mit Experten sprechen: Dein IT-Team stellt die kritischen Fragen, der Anbieter liefert die zertifizierten Antworten – und ihr könnt das Projekt mit Vertrauen voranbringen.
Die dritte Hürde ist die Datenflut – oder, wie man so schön sagt, Analyse-Paralyse. Diese Tools können Berge von Informationen erzeugen – jeden Klick, jeden Tastendruck, jede Sekunde. Es ist leicht, sich darin zu verlieren und so viel Zeit mit der Datenanalyse zu verbringen, dass man nie wirklich etwas umsetzt. Die Tools helfen zwar dabei, die Daten zu verstehen, aber – wie so oft – liegt die Lösung darin, klein anzufangen und fokussiert zu bleiben. Versuch nicht, das ganze Unternehmen auf einmal zu reparieren.
Wähle einen konkreten, schmerzhaften Bereich als Startpunkt.
Mach ein Proof of Concept, erziele einen schnellen Erfolg, beweise den Mehrwert – und dann geh zum nächsten Problem über. Oder, um es bildlich zu sagen: Versuch nicht, den Ozean zum Kochen zu bringen.
Und die letzte Hürde ist die tragischste von allen – das sogenannte „Report-auf-dem-Regal“-Syndrom. Man führt das Projekt durch, gewinnt unglaubliche Erkenntnisse, erstellt einen wunderschönen Bericht mit Diagrammen und Grafiken, die Millionen an potenziellen Einsparungen zeigen – und dann landet das Ganze auf einem digitalen Regal, wo es nie wieder jemand anschaut. All dieses Potenzial – verschwendet. Das ist kein technisches, sondern ein Führungsproblem. Von Tag eins an braucht das Projekt ein Team aus klugen, motivierten Menschen und einen Executive Sponsor – also jemanden mit der Autorität, Veränderungen tatsächlich umzusetzen. Es braucht einen klaren Verantwortlichen und eine Verknüpfung mit echten Geschäftszielen. Das Ziel ist nicht, einen Bericht zu erstellen – das Ziel ist, Veränderung umzusetzen. Also ja, es gibt Herausforderungen – aber sie sind keine technischen Probleme, sondern Menschen- und Prozessprobleme. Und mit ein wenig Planung und viel Kommunikation sind sie vollständig lösbar.
Zentrale Erkenntnisse
Fassen wir das Ganze zusammen. Denk an die klassische Vorschlagsbox im Unternehmen – diese traurige, verstaubte Box an der Wand, meist leer, manchmal mit einem sarkastischen Zettel über den schlechten Kaffee gefüllt. Eine nette Idee, aber grundlegend kaputt. Warum? Weil eine einzelne, anekdotische Beschwerde leicht zu ignorieren ist. Wenn eine Person sagt: „Dieses System ist langsam“ oder „Dieser Prozess ist Mist“, dann ist das nur Hintergrundrauschen. Task Mining ist die Vorschlagsbox auf Steroiden – die Vorschlagsbox mit Megafon und einem Heer von Buchhaltern. Es nimmt die Beschwerde einer einzelnen Person und untermauert sie mit Daten von hundert anderen. Es beweist, dass das identifizierte Problem nicht nur nervig, sondern ein teures Problem ist – eines, das dem Unternehmen vielleicht tausend Stunden pro Monat kostet.
Task Mining verwandelt Flurfunk und Geflüster in ein datenbasiertes Argument, das Führungskräfte nicht mehr ignorieren können.
Also, die wichtigsten Erkenntnisse:
- Task Mining ist ein Megafon für deine Mitarbeitenden. Es findet nicht nur Ineffizienzen, sondern bestätigt die täglichen Herausforderungen der Menschen an vorderster Front. Es beweist, dass sie nicht einfach nur klagen, sondern echte, kostspielige Probleme aufzeigen.
- Task Mining ist der ultimative Bullshit-Detektor. Jedes Unternehmen hat seine offizielle Märchengeschichte darüber, wie Arbeit erledigt wird.
Task Mining durchschneidet diese Fassade und zeigt die chaotische, komplizierte, von Workarounds geprägte Realität. Es ersetzt die unternehmerische Fiktion durch datenbasierte Fakten. - Das eigentliche Ziel hier ist nicht nur Effizienz, sondern gesunder Menschenverstand – oder besser gesagt: geistige Gesundheit. Der wahre ROI ist nicht nur eine Zahl in einer Tabellenkalkulation, sondern eine Belegschaft, die nicht durch schlechte Arbeitsverteilung, kaputte Prozesse und miserable Software in den Wahnsinn getrieben wird. Es geht darum, einen Arbeitsplatz zu schaffen, an dem Menschen ihre Arbeit wirklich erledigen können, anstatt den ganzen Tag dagegen anzukämpfen.
Also, hier ist mein abschließender Gedanke für dich: Frag nicht einfach: „Wie können wir effizienter werden?“ Frag stattdessen: „Was ist die eine Sache, über die sich mein Team ständig beschwert?“ Und stell dir dann vor, du könntest in das Büro deines Chefs gehen und ihm in harten Zahlen und Fakten beweisen, dass dein Team absolut recht hat. Das ist die Kraft, über die wir hier sprechen. Und das war’s! Wir haben offiziell alle Aufgaben abgebaut, die in eine Folge passen. Herzlichen Glückwunsch, du hast das Ende einer weiteren Episode des AI Automation Dojo erreicht. Dein Engagement, echte Arbeit zu vermeiden, indem du einen Podcast über Arbeit hörst, ist wirklich inspirierend.
Domo arigato, dass du eingeschaltet hast! Egal, ob du aufmerksam zugehört hast oder diese Folge nur im Hintergrund laufen ließest, um so zu tun, als wärst du in einem sehr wichtigen, sehr langen Conference Call – wir schätzen deine Zeit. Wir haben natürlich dein Engagement überwacht – und die Daten sehen vielversprechend aus. Ein riesiges Dankeschön an das menschliche Element, das verhindert, dass diese Show nur aus Fehlermeldungen besteht – und an Anna Cubal, unsere Produzentin, die es schafft, meinen chaotischen Prozess zu bändigen, ganz ohne Softwarelizenz. Und natürlich aufgenommen wurde das Ganze im mächtigen Wodzu Beats Studio – unserem Dojo, in dem wir versuchen, die Welt ein Podcast nach dem anderen ein bisschen verständlicher zu machen. Wenn dich diese Folge dazu gebracht hat, die digitale Spur deines eigenen Teams zu untersuchen, tu uns einen Gefallen: Abonniere uns, hinterlass eine Fünf-Sterne-Bewertung und teile diese Episode mit einem Kollegen, von dem du genau weißt, dass er viel zu viel Zeit mit Kopieren und Einfügen verbringt. Folge uns auch in den sozialen Medien – unser Prozess zur Inhaltserstellung ist, sagen wir mal, agil. Hast du eine Frage, eine Geschichte über eine wirklich seelenzerstörende Aufgabe, die du einmal erledigen musstest – oder willst du uns einfach einen Screenshot deines absurdesten Workarounds schicken? Dann schreib uns – wir leben für sowas. Bis zum nächsten Mal: Halte deine Daten sauber und deine Arbeit sinnvoll – und um Himmels willen: Finger weg von den Sticky Notes.
Mata ne!
