Führungskräfte stehen unter dem ständigen Druck, Kosten zu optimieren, Abläufe zu rationalisieren und vorhersehbare Ergebnisse zu erzielen. Dennoch verlassen sie sich in vielen Unternehmen immer noch zu häufig auf ihr „Bauchgefühl“, wenn es um die Steuerung der Abläufe geht.
Wir, die Office Samurai, möchten Ihnen zeigen, wie Sie diesen Kreislauf durchbrechen und endlich mit kühlem Kopf und stetigen Gewinnen führen können.
Unternehmen haben zwar viel in die digitale Transformation investiert, aber die üblichen Unternehmensberichte zeigen nur die Ergebnisse (das „Was“) und nicht die entscheidende Arbeitsmethode (das „Wie“), so dass eine erhebliche „Sichtbarkeitslücke“ entsteht. Diese Lücke wird oft durch subjektive Meinungen oder „Corporate Fiction“ gefüllt – der Unterschied zwischen der sauberen Prozesskarte, die in Visio gezeichnet wurde, und der chaotischen Realität an einem geschäftigen Dienstagnachmittag.
KYP.ai, definiert als Productivity Intelligence Platform, bietet das Instrument, das benötigt wird, um die „objektive Wahrheit“ darüber zu enthüllen, wie die Arbeit tatsächlich erledigt wird. Sie wurde entwickelt, um komplexe Entscheidungsprozesse zu vereinfachen und Führungskräften einen „guten Schlaf“ zu ermöglichen.
Die Identität: Was bedeutet eigentlich K-Y-P?
KYP.ai arbeitet nach der umfassenden Philosophie von Productivity 360°. Dieser Ansatz erkennt an, dass echte Produktivität nur dann verbessert werden kann, wenn Sie die gleichzeitige Interaktion von drei Kernkomponenten messen: Menschen, Prozesse und Technologie.
Der Name spiegelt diesen ganzheitlichen Auftrag wider:
- Kennen Sie Ihren Prozess (der Blickwinkel der Transformation): konzentriert sich auf die Erfassung der „Ist“-Wirklichkeit von Arbeitsabläufen und Variationen und stellt den in alten Handbüchern entworfenen „Happy Path“ in Frage.
- Kennen Sie Ihre Mitarbeiter (der operative Aspekt): In der Ära der hybriden Arbeit ist es wichtig, die Balance zwischen Arbeitsbelastung und digitalen Reibungen zu verstehen und sicherzustellen, dass leistungsstarke Mitarbeiter nicht ausbrennen.
- Kennen Sie Ihr Potenzial (der Blickwinkel der Automatisierung): Aufspüren der „ungeschliffenen Diamanten der Effizienz und des Automatisierungspotenzials“, die sich in den täglichen Aufgaben verbergen.
Der Motor: Task Mining vs. Process Mining
Die Intelligenzebene, die den Ansatz von KYP.ai ermöglicht, ist Task Mining. Diese Technologie verwendet leichtgewichtige Software-Agenten (manchmal auch Scouts oder Verbindungs-Apps genannt), die auf Computern installiert werden, um passiv die „digitalen Fußabdrücke“ der Arbeit – einschließlich Mausklicks, Tastatureingaben und Copy-Paste – in jeder Anwendung zu erfassen.
Der entscheidende Unterschied: Kameraerfassung vs. Straßenansicht
Wenn Sie auf den Einwand stoßen: „Wir haben bereits ein Process Mining Tool“, ist die Unterscheidung entscheidend:
| Technologie | Analogie | Datenquelle & Fokus |
| Prozess-Bergbau | Die aufnehmende Kamera | Strukturierte Ereignisprotokolle von zentralen Unternehmenssystemen (ERP, CRM). Statt eines Blicks aus der Ferne funktioniert es eher wie eine Brücke, die mit Kameras, Sensoren und einer Ladekontrolle ausgestattet ist und jeden Schritt der Lkw-Reise erfasst und nicht nur die großen Stopps entlang der Straße. |
| Task Mining | Die Kamera im Inneren des Lieferwagens | Unstrukturierte Benutzerinteraktionen auf dem Desktop (Excel, E-Mail, Legacy-Anwendungen). Sieht die Umgehungsmöglichkeiten, Abkürzungen und digitalen Reibungen. |
Diese granulare Erfassung ist wichtig, weil das menschliche Gehirn das tatsächliche Volumen der täglichen Arbeit nicht aufnehmen kann. In einer transaktionalen Umgebung kann jemand am unteren Ende der Skala etwa 17.000 Aktionen pro Tag erreichen, während ein Top-Performer etwa 35.000 erreichen kann. Mit Aktionen meinen wir Mausklicks, Tastatureingaben und alle anderen Interaktionen in Geschäftsanwendungen. Die Aufgabe von KYP.ai ist es, all dieses Rauschen in ein klares, lesbares Signal für Menschen zu verwandeln.
Funktionalität und Unterscheidungsmerkmale
KYP.ai bietet mehrere innovative Funktionen, die die erfassten Daten in verwertbare Informationen umwandeln. Dadurch wird sichergestellt, dass die Plattform über einfache Berichte hinausgeht und das gesamte Spektrum der betrieblichen Komplexität abdeckt.
Automatisierte Datenerfassung und Echtzeit-Transparenz
Die Plattform beginnt mit der automatisierten Datenerfassung, bei der kontinuierlich Daten über Maschinen und Benutzer gesammelt werden, um die ganzheitliche End-to-End-Arbeitsreise über Menschen, Prozesse und Technologie hinweg zu erfassen. Diese Fähigkeit überwindet das Problem der statischen, veralteten Dokumentation, denn die offiziellen Prozesslandkarten der meisten Unternehmen sind oft „schöne Werke der Fiktion, die in einem verstaubten Aktenordner aufbewahrt werden“.
Anstelle einer einmaligen Studie erstellt KYP.ai automatisch eine „lebende, atmende digitale Karte“ davon, wie die Arbeit in der chaotischen Welt eines Dienstagnachmittags wirklich erledigt wird. Mit dieser Fähigkeit wird das ideale operative Informationszentrum mit flexiblen, vorgefertigten Dashboards geschaffen, die Informationen in Echtzeit liefern. Dies ermöglicht die Überwachung und Verwaltung von Abläufen über lange Zeiträume hinweg und geht über eine einzelne Momentaufnahme des aktuellen Zustands hinaus.
Agnostischer Ansatz für Automatisierung und KI-Agentenaktivierung
KYP.ai zeichnet sich dadurch aus, dass es keine Automatisierung und keine KI einsetzt. Das bedeutet, dass sich die Plattform auf die Diagnose der Prozesskrankheit konzentriert, anstatt ein bestimmtes Heilmittel zu verschreiben. Sie hilft beim Aufbau einer erfolgreichen KI- und Automatisierungspipeline für das gesamte Unternehmen, mit nachweisbarem ROI. Sie identifiziert Möglichkeiten für die robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA), kann aber auch ein Schulungsprogramm, eine Änderung des Prozesses oder einfach eine bessere Software vorschlagen. Die Plattform bietet die Möglichkeit, Ihren Business Case ganz einfach zu quantifizieren, indem sie mit wenigen Klicks die potenziellen Einsparungen berechnet.
Außerdem hilft KYP.ai Unternehmen, das Rennen um die KI-Agenten zu gewinnen. Die Plattform fungiert als Enterprise Intelligence-Plattform, die genau die Aufgaben, Teams und Arbeitsabläufe identifiziert , bei denen KI-Agenten einen Mehrwert schaffen können – und zwar auf der Grundlage echter Systemdaten, nicht von Vorhersagen. Die Plattform ermöglicht es Anwendern, vorkonfigurierte oder benutzerdefinierte Muster zu überwachen, bei denen KI und Automatisierung den größten Unterschied ausmachen können, damit Teams ihre Produktivität schnell und effizient verbessern können. Sie arbeitet außerdem nahtlos mit bestehenden Unternehmenstools wie SAP, ServiceNow, Salesforce, UiPath, BluePrism und Microsoft zusammen.
Konversations-KI und Antworten auf Abruf
KYP.ai setzt führende generative KI ein, um die Entscheidungsfindung und langfristige Strategien zu unterstützen. Der KYP.ai Concierge ist eine einzigartige, interaktive KI, die primäre und sekundäre Daten in einer Intelligenzzentrale zusammenfasst. Diese Funktion, die es den Benutzern ermöglicht, „mit Ihren Daten zu sprechen“, steigert die Kapazität und den Einfluss des Unternehmens.
Anstatt Benutzer zu zwingen, Daten zu analysieren und sich in Dashboards zu vertiefen, liefert der Concierge Antworten auf Abruf. So kann ein Manager beispielsweise eine Frage wie „Wie viel Zeit verbringt mein Team mit der Rechnungsbearbeitung und welcher Schritt dauert am längsten“ eingeben und erhält sofort eine Antwort. Diese interaktive Intelligenz zeigt die Bereiche auf, die für das Wachstum und den Erfolg des Unternehmens am wichtigsten sind.
Datenschutzorientierte Architektur
Die Plattform erkennt die Notwendigkeit an, den „Big Brother“-Faktor zu bekämpfen, und hat Sicherheit und Datenschutz als oberste Priorität. Die Unternehmen behalten die genaue Kontrolle über die erfassten Daten.
Die Plattform verwendet Whitelisting/Blacklisting, so dass Unternehmen festlegen können, welche Geschäftsanwendungen (wie ERP, CRM, Excel) überwacht und welche komplett ignoriert werden sollen (wie Spotify oder persönliche E-Mails). Die Daten können anonymisiert und durch PII-Maskierung (Schutz sensibler Daten) geschützt werden. Wichtig ist, dass die Datenmaskierung auf dem Desktop des Benutzers angewendet werden kann, bevor sie an den Server gesendet werden. Darüber hinaus können Mitarbeiter auf personalisierte Dashboards zugreifen, die ihnen genau zeigen, welche Aktionen bei ihrer Arbeit erfasst wurden, so dass das Tool für sie als Schutz und Befähiger dient.
IV. Fazit: Der Weg vom „Denken“ zum „Wissen“
KYP.ai ist ein herausragender Branchenführer, der von HFS Research als die Zukunft der Prozessintelligenz anerkannt wird, und ein starker Performer in der Forrester Wave™ 2025: Process Intelligence Software.
Der von Process Intelligence abgeleitete Wert folgt einem einfachen, umsetzbaren Arbeitsablauf:
- Sehen Sie, was passiert (durch kontinuierliche, automatische Datenerfassung).
- Verstehen Sie die Details (analysieren Sie Varianten, Reibung und Verbesserungspotenzial).
- Ändern, um das Ergebnis zu erzielen (datengesteuerte Optimierung oder Automatisierung).
Indem subjektive Schätzungen (Corporate Fiction) durch objektive, datengestützte Fakten ersetzt werden, erzielt KYP.ai messbare Ergebnisse. So erreichte Allied Global eine Steigerung der aktiven produktiven Vollzeitäquivalente um 25 % und die Hollard Insurance Group einen Produktivitätssprung von 20 %, wodurch die Teams 307 Stunden manuelle Arbeit pro Monat einsparten.
