SPS betreibt große, mandantenübergreifende Serviceumgebungen, in denen Genauigkeit, Skalierbarkeit und operative Konsistenz entscheidend sind. Die Organisation verfügte bereits über starke Delivery-Prozesse und Governance-Strukturen, doch mit der Ausweitung des Leistungsumfangs über Regionen und Kunden hinweg erkannte SPS die Möglichkeit, mehr integrierte Echtzeit-Transparenz in seine Abläufe zu bringen.
Um diese Weiterentwicklung zu unterstützen, ging SPS eine Partnerschaft mit KYP.ai ein. Ziel war es, Transparenz, Effizienz und Datenintegration in einem Umfeld zu stärken, in dem Volumen, Vielfalt und Komplexität naturgemäß wachsen. KYP.ai stellte eine Intelligence-Ebene bereit, die SPS dabei unterstützte, sein bestehendes Betriebsmodell weiterzuentwickeln und weiterhin hochwertige Services im großen Maßstab bereitzustellen.
Die Chance
1 Natürliche Komplexität in mandantenübergreifenden Betriebsabläufen
Die Betreuung vieler Kunden über verschiedene Regionen hinweg bedeutet von Natur aus die Arbeit mit mehreren Systemen und Datenquellen. SPS bewältigte dies effektiv und erkannte gleichzeitig das Potenzial, die Abstimmung projektbezogener Informationen zu vereinfachen.
2 Hochpräzise Abrechnung im großen Maßstab
SPS betreut viele parallele Kundenprojekte. KYP.ai bot eine Möglichkeit, die Zusammenführung von Daten aus verschiedenen Systemen weiter zu optimieren, um eine genaue und zeitnahe Abrechnung zu unterstützen.
3 Starkes Reporting mit Potenzial für tiefere Einblicke
SPS überwachte Leistung und Service Levels bereits über etablierte Prozesse. KYP.ai bot eine detailliertere Echtzeitansicht, die schnellere Anpassungen und eine präzisere kontinuierliche Verbesserung unterstützte.
4 Mehrere Datenströme
Da Teams sowohl an Online- als auch an Offline-Aktivitäten arbeiten, befinden sich Daten naturgemäß in mehreren Umgebungen. KYP.ai erleichterte die Zusammenführung dieser Daten, ohne bestehende Workflows zu verändern.
Die Lösung
KYP.ai erweiterte das operative Framework von SPS durch eine integrierte Productivity-Intelligence-Ebene.
1 Automatisierte Erfassung von Prozesssignalen
Digitale Prozesssignale wurden aus bestehenden Workflows erfasst, wodurch der manuelle Vorbereitungsaufwand reduziert und die Genauigkeit der Projektzuordnung verbessert wurde.
2 Vereinheitlichte Datenintegration
Die Integrationsdatenbank (IDB) konsolidierte operative Daten aus verschiedenen Systemen in einem einheitlichen Modell. Dies verbesserte die Konsistenz und reduzierte den administrativen Abstimmungsaufwand.
3 Echtzeit-SAP-Anbindung
Validierte Daten wurden über eine IDoc-Verbindung automatisch in SAP übertragen, was effizientere und zuverlässigere Abrechnungsprozesse ermöglichte.
4 Erweiterte operative Einblicke
Echtzeit-Dashboards boten tiefere Einblicke in die Verteilung der Arbeitslast, Prozessvariationen und Leistungstrends. Dies unterstützte schnellere Entscheidungen über Teams und Regionen hinweg.
Ergebnisse
1 Administrativer Aufwand um über 50 % reduziert
Aufgaben im Zusammenhang mit der Zusammenstellung, Validierung und Abstimmung projektbezogener Daten wurden deutlich effizienter, sodass Teams mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten aufwenden konnten.
2 Produktive Kapazität um 25 % gesteigert
Durch reibungslosere Workflows und einen geringeren administrativen Aufwand konnten sich Teams stärker auf kundenbezogene Aufgaben konzentrieren.
3 Größere Transparenz über Regionen hinweg
Unterschiede und Muster zwischen Teams ließen sich leichter erkennen, was eine gezielte kontinuierliche Verbesserung unterstützte und die bestehenden Prozesse von SPS ergänzte.
4 Eine stärker optimierte Systemlandschaft
Zwei separate Systeme wurden durch eine integrierte operative Datenebene ersetzt, was die Wartung vereinfachte und die Skalierbarkeit verbesserte.
Wichtigste Erkenntnisse
- SPS ergänzte eine bereits ausgereifte operative Umgebung um eine zusätzliche Ebene von Transparenz und Effizienz.
- Führungskräfte erhielten tiefere Einblicke, während die Berichtslast für Mitarbeitende gering blieb.
- KYP.ai erhöht die Konsistenz, die in mandantenübergreifenden Shared Services erforderlich ist.
- Die Integration stärkt die Fähigkeit von SPS, hochwertige operative Abläufe über Regionen hinweg aufrechtzuerhalten.
- Der Ansatz schafft eine skalierbare Grundlage, um Productivity Intelligence auf weitere Servicebereiche auszuweiten.
In Zahlen
- Mehr als 50% Reduzierung bei administrativem Abstimmungsaufwand
- 25% Steigerung der produktiven Kapazität
- 13 Prozentpunkte mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten
- Zwei Systeme zu einer integrierten Datenebene konsolidiert
Strategische Implementierungspartnerschaft
Office Samurai fungierte als strategischer Implementierungspartner und brachte sowohl technisches Fachwissen als auch ihren transparenten #nobullshit-Ansatz ein, um einen positiven ROI zu erzielen.
In enger Zusammenarbeit mit dem SPS-Team führte Office Samurai eine umfassende Analyse der Nutzerbedürfnisse sowie eine Prozessanalyse durch, um eine präzise Konfiguration der KYP.ai-Plattform sicherzustellen.
Als zertifizierte KYP.ai Platform Evangelists boten sie umfassende Schulungen und Onboarding für Nutzer an. Ihr engagierter Ansatz stärkte das Vertrauen innerhalb des SPS-Teams und trug direkt zum schnellen Erfolg des Projekts bei.
Über KYP.ai
KYP.ai Productivity 360 ist eine Process-Intelligence-Plattform, die auf drei Säulen basiert: einer 360°-Ansicht, die Echtzeitdaten über Menschen, Prozesse und Technologien in Ihrer Organisation erfasst; einer Business Transformation Engine, die Ineffizienzen quantifiziert und den Automatisierungs-ROI berechnet; sowie einem Agentic AI Enabler, der sofort ausführbaren Agenten-Code mit strukturiertem Geschäftskontext generiert. KYP.ai geht über die Grenzen von traditionellem Process Mining und Task Mining hinaus, indem es vollständige operative Transparenz liefert, nach ROI priorisierte Automatisierungsmöglichkeiten aufzeigt und Daten in produktionsreife KI-Agenten verwandelt.
