Vadovauti tokiai didelei organizacijai, turinčiai tūkstančius narių, tiekėjų ir partnerių, yra sudėtinga. Tam reikia milžiniško procesų, informacijos ir mokėjimų tinklo, kuris turi būti veiksmingas ir efektyvus.
Tai pasiekti gali būti iššūkis, ypač kai įmonė turi tokį ilgą palikimą, senesnes sistemas ir IT. Todėl Holgeris Gerlachas, E/D/E finansų skyriaus grupės vadovas, visada nori ieškoti naujų būdų, kaip racionalizuoti darbą, padidinti investicijų grąžą ir pakeisti sąnaudas.
„2019 m. kalbėjausi su senu kolega, – pradeda Gerlachas. „Jis paminėjo, kaip jo įmonė naudoja automatizavimą, kad pakeistų veiklą. Pagalvojau, kad ir mes galėtume padaryti tą patį, ir gimė idėja.”
Bendradarbiaudamas su kolega IT srityje, Gerlachas pasirinko „UiPath” kaip technologijų partnerį. Tuomet jis pristatė savo planą CIO ir finansų direktoriui. Abu iš karto susižavėjo automatizavimo koncepcija ir net pasiūlė partnerį, kuris galėtų padėti įgyvendinti projektą: Krokuvoje (Lenkija) įsikūrusi bendrovė „Office Samurai”. Iš karto buvo pradėtas koncepcijos patikrinimas.
Daug žadanti pradžia
Inauguracinis automatizavimas buvo susijęs su PVM duomenų patvirtinimu. „Kai siunčiame prekes į kitas ES valstybes nares, PVM neskaičiuojame. Tai neapmokestinama”, – aiškina Gerlachas. „Tačiau norėdami nepažeisti teisės aktų, turime užtikrinti, kad klientai turėtų galiojančius PVM mokėtojo kodus”.
Kad tai pasiektų, „E/D/E” turėjo traukti ataskaitas iš SAP sistemos, kuri sukūrė „Excel” dokumentą. Tada kolega turėjo pridėti klientų duomenis, nurodydamas jų vardus, pavardes ir adresus. Tada ši skaičiuoklė buvo perduota mokesčių specialistui, kad šis patvirtintų informaciją. Tai buvo rankinis procesas, kuris kiekvieną mėnesį užtrukdavo šešias valandas ir kainavo 500 eurų buhalteriui. „Tai buvo neveiksminga. Išteklių eikvojimas, tačiau tai reikėjo daryti”, – su nusivylimu prisimena Gerlachas.
Procesą automatizavome. Robotas paėmė duomenis iš SAP, pridėjo informacijos ir, naudodamasis scenarijumi, patikrino sąrašą Vokietijos ir ES mokesčių duomenų bazėse, kurias galima rasti viešųjų registrų svetainėse. Automatizavimas ne tik sutrumpino laiką iki 50 minučių per mėnesį, bet ir sutaupė mokesčių.
Holgeris Gerlachas – „E/D/E” finansų skyriaus komandos vadovas
„Pristatėme rezultatus informaciniam direktoriui ir finansų direktoriui ir sulaukėme šypsenos”, – sako Gerlachas. „Jie piktdžiugiškai paklausė, kodėl to nepadarėme anksčiau. Tai buvo didelė sėkmė įmonei, kuri gali būti šiek tiek senamadiška. Įrodėme, kad galime naudoti pažangiausią technologiją procesams tobulinti ir taupyti pinigus.”
Automatizavimo vaidmens didinimas
Norėdamas užtikrinti sklandų programinės įrangos diegimą, Gerlachas žinojo, kad jam reikės darbuotojų. „Su kolegomis surengėme keletą pietų ir mokymosi sesijų. Iš pradžių nerimavau, kad žmonės manys, jog ketiname juos pakeisti automatizavimu, bet jie taip nemanė. Vienas žmogus man pasakė: „Aš turiu per daug darbo. Būtų puiku sulaukti pagalbos iš roboto”. Tai buvo fantastiška reakcija.”
Vėliau buvo įdiegtas antrasis automatizavimo būdas – kiekvieną dieną viename skyriuje buvo kuriama SAP ataskaita, kuri buvo siunčiama kitam skyriui, kur ji buvo spausdinama ir atliekami veiksmai. Tai buvo papildoma nedidelė sėkmė, kuri paskatino pirmąjį didelį technologijos išbandymą.
Geriausias technologijų panaudojimas
„Klientams siūlome faktoringo paslaugą. Per ją perkame neapmokėtas sąskaitas faktūras ir padedame padidinti jų pinigų srautus”, – sako Gerlachas. „Prieš perimdami sąskaitas faktūras, turime patikrinti visus skolininkus ir apskaičiuoti riziką. Paprastai reikia patikrinti nuo dviejų šimtų iki tūkstančio, todėl darbuotojai tai darė rankiniu būdu.”
Tada pagalbos paprašė didesnis klientas. Jis norėjo parduoti E/D/E sąskaitas faktūras iš 20 000 skolininkų. „Joms patikrinti būtų prireikę šešių mėnesių”, – prisipažįsta Gerlachas. „Mes paprasčiausiai negalėjome to padaryti, nes dėl to būtume praradę sutartį. Todėl paprašėme „Office Samurai” pasiūlyti sprendimą.” Automatika įvertino kreditingumą, parsisiųsdama visus reikiamus duomenis iš kredito ataskaitos ir juos apdorodama automatiškai.
Užduotis buvo atlikta vos per tris su puse savaitės, todėl buvo sutaupyti mėnesiai darbo ir užtikrinta sutartis. Tai buvo svarbus lūžio taškas, dar kartą įrodęs naują ir naujovišką automatizavimo būdą, kuris taip pat turėjo apčiuopiamą komercinį poveikį.
Dokumento supratimo pridėjimas
„Turime centrinį sandėlį Vokietijoje, kuriame laikoma daugiau nei šimtas tūkstančių prekių. Iš čia mūsų nariai gali užsisakyti tai, ko jiems reikia, o kasdien užsakoma 22 000 prekių, kurios pristatomos 6300 kartų”, – aiškina Gerlachas. „Mūsų komandoje dirba 11 kolegų, kurie valdo atsargas, atnaujina SAP ir prireikus užsako naujas atsargas. Tai buvo didžiulis rankinis procesas.”
Vienas iš 11 komandos narių paliko įmonę, todėl likusiems darbuotojams teko papildoma našta. Išgirdę apie automatizavimą, jie paprašė Gerlacho pagalbos. „Iš pradžių sakėme, kad tai bus per sunku, nes dirbome su 700 skirtingų tiekėjų, kurie visi turėjo skirtingus užsakymo patvirtinimo dokumentus. Manėme, kad kiekvienam iš jų turėsime sukurti skirtingą šabloną”.
Gerlachas pateikė šį iššūkį savo partneriams iš „Office Samurai”, kurie kaip sprendimą pasiūlė dokumentų supratimą. Naudojant šią technologiją, automatizavimo įrenginys galėtų iš įvairių dokumentų išgauti visą reikiamą informaciją ir tada juos apdoroti. Tai veikė kaip svajonė.
Neseniai kita komanda kreipėsi į Gerlachą dėl panašios problemos, su kuria susidūrė sandėlio valdymo komanda. „Mes jiems pasakėme: „Nesijaudinkite, mes turime kažką, kas padės. Dabar tyrinėjame jų procesą prieš diegdami tokį patį automatizavimą”.
Dabar „E/D/E” turi du programinės įrangos robotus, kurie atlieka 25 procesus. Kiekvienas automatizavimo įrenginys atsiperka per metus, o vėliau kiekvienas sutaupytas efektyvumo rodiklis atperka investicijas.
Sėkmės paslaptis
Apmąstydamas automatizavimo naudojimą bendrovėje „E/D/E”, Gerlachas sako: „Jis nėra didelis, bet mes sparčiai augame.” Jis taip pat nori pabrėžti, kad „E/D/E” iki šiol pasiekė sėkmę neturėdama vidaus komandos. „Tai tik aš ir dar du žmonės iš IT skyriaus, dirbantys šalia savo pagrindinių darbų.” Paslaptis buvo darbas išvien su IT komanda ir bendradarbiavimas su „Office Samurai”.
Kartu esame galinga jėga, pasiekianti puikių rezultatų ir besimėgaujanti darbu. Iš kolegų gauname automatizavimo idėjų, atliekame pirminę žvalgybą ir tada prašome „Office Samurai” pasiūlyti, kaip efektyviai jas įgyvendinti.
Holgeris Gerlachas – „E/D/E” finansų skyriaus komandos vadovas
Ateities planavimas
E/D/E srityje planuojama toliau kruopščiai diegti automatizavimą, daugiausia dėmesio skiriant dokumentų supratimui. Apmąstydamas savo patirtį, Gerlachas sako turįs tris patarimus kitoms įmonėms. „Pirma, gaukite tinkamą pagalbą. Darbas su „Office Samurai” buvo fantastiškas. Išorės partneris gali įgyvendinti jūsų vardu, suteikdamas daug patirties. Jie taip pat gali būti aktyvūs, siūlyti naujas idėjas, naujas technologijas ir rasti būdų, kaip išspręsti problemas, kurių mes negalime išspręsti.”
Antra, jis perspėja, kad neskubėtumėte per greitai. „Nesistenkite visko padaryti iš karto. Veikite žingsnis po žingsnio, ypač jei neturite daug vidinių išteklių. Užtikrinkite, kad į procesą įsitrauktų žmonės iš visų verslo lygių, tada sukurkite automatizavimo priemonių planą ir kruopščiai jį įgyvendinkite.”
Galiausiai Gerlachas sako, kad norint sėkmingai suprasti dokumentus, labai svarbu kruopščiai apmokyti mašininio mokymosi modelius. „Kai mokėme robotą sandėlio komandai, dalyvavo skirtingi žmonės, kurių kiekvienas turėjo šiek tiek skirtingą požiūrį. Tai klaidino robotą. Programa „Office Samurai” galėjo pateikti geriausios praktikos gaires ir apmokyti robotą, kad jis pasiektų geresnį tikslumą ir rezultatus.”
Atsižvelgiant į tai, kad „E/D/E” veikia jau daugiau nei 90 metų, su visu tuo susijusiu palikimu ir istorija, ji sparčiai diegia pažangiausias technologijas, kurios ją lenkia daugelį panašių organizacijų. Ir nors jos istorija gali būti susijusi su geležies gaminiais, rankiniais įrankiais ir dirbtuvių įranga, jos ateičiai padės naujos kartos įrankiai. Būtent automatizavimas, dokumentų supratimas, mašininis mokymasis ir dirbtinis intelektas.
