Prowadzenie tak dużej działalności, z tysiącami członków, dostawców i partnerów jest skomplikowane. Wymaga ogromnej sieci procesów, informacji i płatności, które muszą być wydajne i skuteczne.
Osiągnięcie tego może być wyzwaniem, zwłaszcza gdy firma ma tak długą tradycję, ze starszymi systemami i IT. Dlatego Holger Gerlach, lider zespołu w dziale finansowym w E/D/E, zawsze chętnie poszukuje nowych sposobów na usprawnienie pracy, zwiększenie zwrotu z inwestycji i przekształcenie kosztów.
„W 2019 roku rozmawiałem ze starym kolegą” – zaczyna Gerlach. „Wspomniał, że jego firma wykorzystuje automatyzację do przekształcania operacji. Pomyślałem, że możemy zrobić to samo i tak narodził się pomysł”.
Współpracując z kolegą z działu IT, Gerlach wybrał UiPath jako partnera technologicznego. Następnie przedstawił swój plan CIO i dyrektorowi finansowemu. Obaj byli natychmiast zainteresowani koncepcją automatyzacji, sugerując nawet partnera, który mógłby pomóc we wdrożeniu: Office Samurai z siedzibą w Krakowie. Weryfikacja koncepcji rozpoczęła się natychmiast.
Obiecujący początek
Inauguracyjna automatyzacja dotyczyła walidacji danych VAT. „Kiedy wysyłamy produkty do innych państw członkowskich UE, nie naliczamy podatku VAT. Jest to nieopodatkowane” – wyjaśnia Gerlach. „Aby jednak zachować zgodność z przepisami, musimy upewnić się, że klienci posiadają ważną identyfikację VAT”.
Aby to osiągnąć, E/D/E musiał pobrać raporty z systemu SAP, który utworzył dokument Excel. Następnie współpracownik musiał dodać dane klientów zawierające ich nazwy i adresy. Arkusz kalkulacyjny trafiał następnie do specjalisty podatkowego w celu zatwierdzenia informacji. Był to ręczny proces, który zajmował sześć godzin każdego miesiąca i kosztował 500 euro w opłatach księgowych. „To było nieefektywne. Pochłaniało zasoby, ale musiało być wykonywane” – wspomina z frustracją Gerlach.
Zautomatyzowaliśmy ten proces. Robot pobrał dane z SAP, dodał informacje, a następnie użył skryptu do sprawdzenia listy w niemieckich i unijnych bazach danych podatkowych dostępnych za pośrednictwem stron internetowych z rejestrami publicznymi. Automatyzacja nie tylko skróciła czas do 50 minut miesięcznie, ale także pozwoliła zaoszczędzić na opłatach.
Holger Gerlach – lider zespołu w dziale finansowym w E/D/E
„Przedstawiliśmy wyniki CIO i dyrektorowi finansowemu i uśmiechnęliśmy się” – mówi Gerlach. „Zapytali z uśmiechem, dlaczego nie zrobiliśmy tego wcześniej. To był wielki sukces dla firmy, która może być nieco staromodna. Udowodniliśmy, że możemy wykorzystać najnowocześniejszą technologię do usprawnienia procesów i zaoszczędzenia pieniędzy”.
Rozszerzenie roli automatyzacji
Aby zapewnić sprawne wdrożenie oprogramowania, Gerlach wiedział, że będzie potrzebował pracowników. „Mieliśmy kilka sesji lunchu i nauki z kolegami. Na początku obawiałem się, że ludzie pomyślą, że zamierzamy zastąpić ich automatyzacją, ale nie postrzegali tego w ten sposób. Jedna osoba powiedziała mi: „Mam za dużo pracy. Pomoc robota byłaby świetna”. To była fantastyczna reakcja”.
Następnie nastąpiła druga automatyzacja, polegająca na codziennym tworzeniu raportu SAP w jednym dziale i wysyłaniu go do innego, gdzie był drukowany i przetwarzany. Był to kolejny mały sukces, który doprowadził do pierwszego dużego testu technologii.
Jak najlepsze wykorzystanie technologii
„Oferujemy klientom usługę zwaną faktoringiem. Polega ona na tym, że kupujemy niezapłacone faktury, aby pomóc im zwiększyć przepływ gotówki” – mówi Gerlach. „Zanim przejmiemy faktury, musimy sprawdzić wszystkich dłużników i obliczyć związane z tym ryzyko. Zwykle jest ich od dwustu do tysiąca do sprawdzenia, więc pracownicy robili to ręcznie”.
Następnie o pomoc poprosił większy klient. Chciał sprzedać faktury E/D/E od 20 000 dłużników. „Ich sprawdzenie zajęłoby sześć miesięcy” – zwierza się Gerlach. „Po prostu nie mogliśmy tego zrobić, bo stracilibyśmy kontrakt. Poprosiliśmy więc Office Samurai o rozwiązanie”. Automatyzacja oceniła zdolność kredytową, pobierając wszystkie niezbędne dane z raportu kredytowego i przetwarzając je automatycznie.
Zadanie to zajęło zaledwie trzy i pół tygodnia, oszczędzając miesiące pracy i zabezpieczając kontrakt. Był to ważny punkt zwrotny, który dodatkowo udowodnił nowy i nowatorski sposób automatyzacji, który miał również wymierny wpływ komercyjny.
Dodawanie rozumienia dokumentów
„Mamy centralny magazyn w Niemczech, który przechowuje ponad sto tysięcy produktów. Nasi członkowie mogą zamawiać stamtąd to, czego potrzebują, a 22 000 artykułów jest zamawianych za pośrednictwem 6300 dostaw dziennie” – wyjaśnia Gerlach. „Mamy 11 kolegów w zespole, którzy zarządzają zapasami, aktualizują SAP i w razie potrzeby zamawiają zapasy zastępcze. Był to ogromny proces ręczny”.
Jeden z 11 członków zespołu opuścił firmę, co dodatkowo obciążyło pozostałych pracowników. Słysząc o automatyzacji, poprosili o pomoc Gerlach. „Na początku stwierdziliśmy, że będzie to zbyt trudne, ponieważ współpracowaliśmy z 700 różnymi dostawcami, z których każdy miał inne dokumenty potwierdzające zamówienie. Myśleliśmy, że będziemy musieli stworzyć inny szablon dla każdego z nich”.
Gerlach zwrócił się z tym wyzwaniem do swoich partnerów z Office Samurai, którzy zasugerowali rozwiązanie polegające na zrozumieniu dokumentów. Dzięki tej technologii automatyzacja mogła wyodrębnić wszystkie potrzebne informacje z różnych dokumentów, a następnie je przetworzyć. Działało to jak marzenie.
Niedawno inny zespół zwrócił się do Gerlacha z problemem podobnym do tego, z którym borykał się zespół zarządzający magazynem. „Powiedzieliśmy im: nie martwcie się, mamy coś, co pomoże. Teraz badamy ich proces, zanim wdrożymy tę samą automatyzację”.
E/D/E posiada obecnie dwa roboty programowe obsługujące 25 procesów. Każda automatyzacja zwraca się w ciągu roku, po czym każda oszczędność wydajności stanowi zwrot z inwestycji.
Sekret sukcesu
Zastanawiając się nad wykorzystaniem automatyzacji w E/D/E, Gerlach mówi: „Nie jest ona ogromna, ale szybko się rozwijamy”. Chętnie podkreśla również, że E/D/E osiągnęło swój dotychczasowy sukces bez wewnętrznego zespołu. „To tylko ja i dwie inne osoby z działu IT, robiące to jako dodatek do naszej głównej pracy”. Sekretem była współpraca z zespołem IT i partnerstwo z Office Samurai.
Razem stanowimy potężną siłę, osiągając świetne wyniki i ciesząc się pracą. Otrzymujemy pomysły na automatyzacje od współpracowników, przeprowadzamy wstępną analizę, a następnie prosimy Office Samurai o sugestie, jak sprawić, by działały wydajnie.
Holger Gerlach – lider zespołu w dziale finansowym w E/D/E
Planowanie na przyszłość
W przypadku E/D/E plan zakłada kontynuację ostrożnego wdrażania automatyzacji z naciskiem na zrozumienie dokumentów. Rozważając swoje doświadczenia, Gerlach mówi, że ma trzy rady dla innych firm. „Po pierwsze, należy uzyskać odpowiednie wsparcie. Współpraca z Office Samurai była fantastyczna. Zewnętrzny partner może wdrażać rozwiązania w Twoim imieniu, wnosząc bogate doświadczenie. Może być również proaktywny, oferując nowe pomysły, sugerując nowe technologie i znajdując sposoby na rozwiązanie problemów, których my nie jesteśmy w stanie rozwiązać”.
Po drugie, ostrzega, by nie działać zbyt szybko. „Nie próbuj robić wszystkiego od razu. Działaj krok po kroku, zwłaszcza jeśli nie masz zbyt wielu zasobów wewnętrznych. Upewnij się, że masz na pokładzie ludzi ze wszystkich szczebli biznesu, a następnie zbuduj potok automatyzacji i dostarczaj je ostrożnie”.
Wreszcie, Gerlach mówi, że aby zrozumienie dokumentów odniosło sukces, konieczne jest staranne szkolenie modeli uczenia maszynowego. „Kiedy szkoliliśmy robota dla zespołu magazynowego, zaangażowane były różne osoby, z których każda miała nieco inne podejście. To dezorientowało robota. Office Samurai był w stanie zapewnić wskazówki dotyczące najlepszych praktyk i wyszkolić robota, aby uzyskać lepszą dokładność i wyniki”.
Biorąc pod uwagę, że E/D/E działa od ponad 90 lat, z całym dziedzictwem i historią, która się z tym wiąże, szybko przyjmuje najnowocześniejszą technologię, która stawia ją przed wieloma podobnymi organizacjami. I choć jej historia może opierać się na wyrobach żelaznych, narzędziach ręcznych i sprzęcie warsztatowym, nowa generacja narzędzi pomoże jej w przyszłości. Mianowicie automatyzacja, zrozumienie dokumentów, uczenie maszynowe i sztuczna inteligencja.
