„Sappi” supaprastina operacijas naudodama išmaniąją automatizaciją

Kaip ir bet kuri pasaulinė organizacija, „Sappi” turi platų tinklą su įvairiais skyriais. Nuo finansų ir žmogiškųjų išteklių iki logistikos ir gamybos – daugybė pasikartojančių užduočių. „Kiekviename skyriuje ir kiekvienoje komandoje, – aiškina Wojciechas Bazarnikas, „Sappi” Krokuvos procesų kompetencijos centro robotų procesų automatizavimo vadovas, – yra užduočių, kurias dar visai neseniai reikėjo, kad kas nors sėdėtų ir apdorotų vis tuo pačiu būdu.”

Jau vien dėl šių pasikartojančių procesų apimties įmonė turėjo didelių automatizavimo galimybių. Ne tik administracinėse ir finansinėse funkcijose, bet ir kituose skyriuose. Prieš ketverius metus „Sappi” pradėjo tirti pažangias automatizavimo galimybes. Prieš tai Bazarnikas dažnai susidurdavo su tradicinių nuolatinio tobulinimo projektų apribojimais.

„Dažnai kreipdavomės į IT specialistus, kad šie pateiktų individualius sprendimus, arba pasikliaudavome kvalifikuotais asmenimis”, – prisimena jis. Tačiau norėjome išsamesnio sprendimo, kuris atitiktų didesnius verslo poreikius. Nors išorės konsultacinės įmonės teikė ad hoc sprendimus, „Sappi” siekė sukaupti ir vidinių žinių automatizavimo srityje.

Ieškodama tvaraus, keičiamo sprendimo, „Sappi” kreipėsi į „UiPath” ir jos partnerį „Office Samurai”.

Bazarnik teigia, kad „UiPath” lengva naudoti. Tai reiškia, kad „Sappi” gali jį prijungti prie savo esamų sistemų ir programų be specialių žinių. „UiPath” sklandžiai veikia su mūsų darbuotojų kasdien naudojamomis priemonėmis, pavyzdžiui, skaičiuoklėmis ir PDF formatais”, – sako jis. Šis lengvai naudojamų technologijų ir ekspertų patarimų derinys padėjo pagrindą „Sappi” automatizavimo kelionei.

Įžengimas į automatizavimo Partenoną

„Sappi” vidinė komanda, apmokyta „UiPath” ir „Office Samurai”, nekantravo pademonstruoti automatizavimo galimybes. Pirmasis kūrinys buvo robotas, pavadintas graikų pasiuntinių dievo Hermio vardu. Jis buvo sukurtas tam, kad automatiškai parengtų savaitinę ataskaitą finansų direktoriui.

„Norėjome parodyti, kad galime greitai įdiegti automatizavimą”, – aiškina Bazarnikas. „Hermes” leido finansų direktoriui sutelkti dėmesį į duomenų analizę, o ne į jų kaupimą.” Anksčiau ataskaitos rengimas buvo rankinis, ilgas darbas, dažnai užtrukdavęs apie valandą. Naudojant „Hermes”, ją buvo galima parengti greičiau nei per tris minutes. Be to, bet kokį prašymą pakartotinai paleisti ataskaitą su kitais parametrais buvo galima atlikti beveik iš karto.

„Hermes” iš karto sulaukė sėkmės. Nors vyresnioji vadovybė jau palaikė automatizavimą, „Hermes” pateikė apčiuopiamų įrodymų apie jo galimybes visoje įmonėje. Siekdama dar labiau sudominti darbuotojus, „Sappi” ir toliau naudojo savo robotams skirtingus pavadinimus, semdamasi įkvėpimo iš graikų mitologijos ir istorinių personažų.

Kiekvieno roboto pavadinimas buvo kruopščiai parinktas taip, kad atspindėtų jo funkciją ar paskirtį, padėtų greitai atpažinti robotą ir sukurtų komandos draugiškumo jausmą. Bazarnikas juokauja: „Sizifas, pavadintas figūros, pasmerktos be galo stumti akmenį į kalną, vardu, turėjo atlikti pasikartojantį darbą – kas mėnesį tikrinti PVM numerius. Tai puikus pavyzdys, kaip automatizavimas atlieka tas pačias, pasikartojančias užduotis”.

Tačiau dėl automatizavimo diegimo darbuotojai susirūpino dėl darbo vietos saugumo. Siekdama įveikti šiuos nuogąstavimus, „Sappi” ėmėsi atsargaus ir atviro požiūrio. „Diskutavome su darbuotojais, pripažindami jų susirūpinimą”, – priduria Bazarnik. „Pradėjome nuo nedidelių, mažos rizikos automatizacijų, kad pademonstruotume, jog robotai yra skirti jiems padėti, o ne juos pakeisti.”

Po metų komandą užplūdo prašymai. Jie įdiegė apie 80 automatizavimo priemonių ir vien Europos regione sutaupė apie 5 000 valandų. Augant automatizavimo poreikiui, „Sappi” suprato, kad reikia suderinti greitus laimėjimus su didesniais, didesnį poveikį turinčiais projektais. Tai atvėrė kelią automatizavimo projektui, pavadintam „Gutenberg”.

Gutenbergo istorija

„Sappi” nustatė puikią didelio masto galimybę: apdoroti krovinių vežėjų užsakymų patvirtinimus. „Logistikos komanda kasdien gauna užsakymų patvirtinimus PDF formatu”, – aiškina Bazarnik. „Jie turėjo rankiniu būdu perskaityti kiekvieną dokumentą, išskirti pagrindinę informaciją ir saugoti ją tinkamuose aplankuose su atitinkamais pavadinimų formatais.”

Šis procesas buvo ne tik varginantis, bet ir kupinas klaidų. Vienas žmogus dirbo visą dieną, praleisdamas valandų valandas peržiūrinėdamas dokumentus. Bazarnik priduria: „Šią informaciją analizėms atlikti naudojo ir kitos logistikos komandos, pavyzdžiui, transporto planuotojai ir vadybininkai. Bet kokios klaidos čia galėjo turėti pasekmių visoje grandinėje.” Jis daro pauzę: „Jei apskaičiuotume šiam procesui sugaištą laiką, tai būtų beveik 2 000 valandų per metus.”

Procesą sudarė keli sudėtingi etapai, įskaitant naujausio kiekvieno užsakymo užsakymo patvirtinimo nustatymą, daugybės el. laiškų peržiūrą ir konkrečių duomenų ištraukimą iš kiekvieno PDF failo. „Tai būtų vežėjų pavadinimai, atvykimo laikai, konteinerių numeriai, paskirties vietos ir t. t.”, – aiškina Bazarnik.

Kadangi tiekimo grandinėje yra daugybė krovinių vežėjų, kurių kiekvienas turi savo unikalius dokumentų formatus ir išdėstymą, šis procesas tapo idealiu „UiPath” dokumento supratimo koncepcijos įrodymu. Dabar robotas renka ir rūšiuoja el. laiškus prieš išgaudamas reikiamus duomenis.

Gutenbergo poveikis buvo didelis. Nuo projekto įgyvendinimo iki šiol „Sappi” sutaupė apie 600 valandų, t. y. gerokai mažiau.

Dar svarbiau tai, kad buvo parodyta, kaip vidaus komanda, turėdama tinkamą pagalbą, gali automatizuoti visą galutinį procesą. „Po „Gutenberg” iš tos pačios komandos sulaukėme dar daugiau projektų idėjų”, – priduria Bazarnik. „Jie pamatė, kas įmanoma, ir norėjo tai pritaikyti kitiems procesams.”

Plečiasi horizontai

„Sappi” įdiegė 132 automatizavimo priemones. Vien Europoje per pastaruosius metus tai leido sutaupyti apie 13 000 valandų. Tai rodo, kokios svarbios yra komandos pastangos RPA, kurios labai prisideda prie bendrovės skaitmeninės transformacijos įgaliojimų vykdymo. Šių iniciatyvų sėkmė paskatino nuolatinį projektų srautą visoje įmonėje. „Taip pat pastebėjome, kad labai padaugėjo žmonių, kurie klausia, kaip kurti robotus ir įsitraukti į automatizavimo procesą”, – pastebi Bazarnik.

Žvelgdama į ateitį, „Sappi” yra pasirengusi dar labiau išplėsti savo automatizavimo galimybes. „Šiuo metu pradedame komunikacijų kasybos projektą”, – atskleidžia Bazarnikas. „Jis skirtas padėti mūsų pardavimų komandai apdoroti užsakymus, ir jį kūrėme pastaruosius penkis mėnesius.”

Komunikacijų kasyba padės „Sappi” apdoroti didelį klientų užsakymų, gaunamų el. paštu, kiekį. Bazarnik aiškina: „Šiuose laiškuose dažnai būna nestruktūrizuotų duomenų ir techninės informacijos, kurią mūsų pardavimų atstovai apdoroja rankiniu būdu.” Vietoj to, komunikacijų gavybos įrankis suskirstys šiuos el. laiškus į kategorijas ir išgaus atitinkamą užsakymų informaciją, kuri bus perduota „Sappi” įmonės išteklių planavimo (ERP) sistemai.

Be to, „Sappi” taip pat tiria agentinio dirbtinio intelekto galimybes. „Mums tai labai nauja tema”, – pripažįsta Bazarnikas. „Tačiau matome daug potencialo, ir kai turėsime gerą verslo planą, prašysime „UiPath” ir „Office Samurai” pagalbos.” Nors „Sappi” atsargiai žiūri į agentinį dirbtinį intelektą, versle jaučiamas didelis apetitas. „Mes džiaugiamės galimybėmis, – priduria Bazarnik.

Organizacijoms, svarstančioms apie savo automatizavimo kelią, Bazarnikas siūlo vertingų patarimų: „Nepraleiskite progos įsidiegti šių įrankių, nes kitaip rizikuojate atsilikti nuo konkurentų.” Bazarnikas priduria: „Sutelkite dėmesį į darbuotojų pasitikėjimą ir parodykite automatizavimo vertę jau šiandien.”

„Sappi” kelionė rodo, kokią transformuojančią galią turi automatizavimas. Įgyvendindama naujoves, bendrovė didina efektyvumą, produktyvumą ir ruošiasi tolesnei sėkmei skaitmeniniame amžiuje.