Sappi usprawnia operacje dzięki inteligentnej automatyzacji

Jak każda globalna organizacja, Sappi posiada rozległą sieć z różnorodnymi działami. Od finansów i HR po logistykę i produkcję, istnieje wiele powtarzalnych zadań. „W każdym dziale i w każdym zespole” – wyjaśnia Wojciech Bazarnik, lider ds. automatyzacji procesów zrobotyzowanych w Centrum Doskonałości Procesowej Sappi Kraków – „istnieją zadania, które do niedawna wymagały od kogoś siedzenia i przetwarzania w ten sam sposób, w kółko”.

Sama ilość tych powtarzających się procesów stanowiła dla firmy znaczącą szansę na automatyzację. Nie tylko w funkcjach administracyjnych i finansowych, ale także w innych działach. Firma Sappi zaczęła badać możliwości zaawansowanej automatyzacji cztery lata temu. Wcześniej Bazarnik często napotykał ograniczenia tradycyjnych projektów ciągłego doskonalenia.

„Często sięgaliśmy do działu IT po niestandardowe rozwiązania lub polegaliśmy na wykwalifikowanych osobach” – wspomina. Chcieliśmy jednak bardziej kompletnego rozwiązania, które mogłoby zaspokoić większe potrzeby firmy. Podczas gdy zewnętrzne firmy konsultingowe dostarczały rozwiązania ad hoc, Sappi starało się budować wewnętrzną wiedzę również w zakresie automatyzacji.

Poszukiwanie zrównoważonego, skalowalnego rozwiązania doprowadziło firmę Sappi do UiPath i jej partnera Office Samurai.

Bazarnik twierdzi, że UiPath jest łatwy w użyciu. Oznacza to, że Sappi może podłączyć go do swoich obecnych systemów i aplikacji bez specjalistycznej wiedzy. „UiPath płynnie współpracuje z narzędziami, z których nasi pracownicy korzystają na co dzień, takimi jak arkusze kalkulacyjne i pliki PDF” – mówi. To połączenie łatwej w użyciu technologii i wskazówek ekspertów położyło podwaliny pod podróż Sappi w kierunku automatyzacji.

Wejście do partenonu automatyzacji

Mając za sobą szkolenie UiPath i Office Samurai, wewnętrzny zespół Sappi chciał zademonstrować moc automatyzacji. Pierwszym dziełem był robot o imieniu Hermes, od imienia greckiego boga posłańców. Jego zadaniem było automatyczne tworzenie cotygodniowych raportów dla dyrektora finansowego.

„Chcieliśmy pokazać, że możemy szybko wdrożyć automatyzację” – wyjaśnia Bazarnik. „Hermes pozwolił dyrektorowi finansowemu skupić się na analizie danych, zamiast na ich kompilowaniu”. Wcześniej przygotowanie raportu było ręczną, długą pracą, która często zajmowała około godziny. Dzięki Hermes można go było wygenerować w mniej niż trzy minuty. Co więcej, każda prośba o ponowne uruchomienie raportu z innymi parametrami może być wykonana niemal natychmiast.

Hermes odniósł natychmiastowy sukces. Podczas gdy kierownictwo wyższego szczebla już wcześniej popierało automatyzację, Hermes dostarczył namacalnych dowodów na jej potencjał w całej firmie. Sappi kontynuowało odrębną konwencję nazewnictwa dla swoich robotów, aby jeszcze bardziej zaangażować pracowników, czerpiąc inspirację z mitologii greckiej i postaci historycznych.

Nazwa każdego robota została starannie dobrana, aby odzwierciedlić jego funkcję lub cel, pomagając w szybkiej identyfikacji i tworząc poczucie koleżeństwa w zespole. Bazarnik żartuje: „Syzyf, nazwany na cześć postaci skazanej na niekończące się pchanie kamienia pod górę, miał za zadanie powtarzalne zadanie comiesięcznej weryfikacji numerów VAT. To doskonały przykład tego, jak automatyzacja wykonuje te same, powtarzalne zadania”.

Jednak wprowadzenie automatyzacji wzbudziło wśród pracowników obawy o bezpieczeństwo zatrudnienia. Aby poradzić sobie z tymi obawami, firma Sappi przyjęła ostrożne i otwarte podejście. „Rozmawialiśmy z pracownikami, uznając ich obawy” – dodaje Bazarnik. „Zaczęliśmy od małych, mało ryzykownych automatyzacji, aby pokazać, że roboty mają ich wspierać, a nie zastępować”.

Po roku zespół został zasypany prośbami. Wdrożono około 80 automatyzacji, oszczędzając około 5000 godzin w samym regionie europejskim. Wraz ze wzrostem zapotrzebowania na automatyzację, Sappi dostrzegło potrzebę zrównoważenia szybkich zwycięstw z większymi, bardziej wpływowymi projektami. Utorowało to drogę dla projektu automatyzacji o nazwie Gutenberg.

Historia Gutenberga

Sappi zidentyfikowało idealną okazję na dużą skalę: przetwarzanie potwierdzeń rezerwacji od przewoźników towarowych. „Każdego dnia zespół logistyczny otrzymuje potwierdzenia rezerwacji w formacie PDF” – wyjaśnia Bazarnik. „Musieli ręcznie czytać każdy dokument, wyodrębniać kluczowe informacje i przechowywać je we właściwych folderach z odpowiednimi formatami nazw”.

Proces ten był nie tylko żmudny, ale i podatny na błędy. Jedna osoba pracowała nad tym zadaniem przez cały dzień, spędzając godziny na przeglądaniu dokumentów. Bazarnik dodaje: „Informacje te były również wykorzystywane do analizy przez inne zespoły logistyczne, takie jak planiści i menedżerowie transportu. Wszelkie błędy w tym zakresie mogą mieć konsekwencje w całym łańcuchu”. Po chwili dodaje: „Jeśli obliczymy czas poświęcony na ten proces, będzie to blisko 2000 godzin rocznie”.

Proces obejmował kilka złożonych kroków, w tym identyfikację najnowszego potwierdzenia rezerwacji dla każdego zamówienia, przeglądanie niezliczonych wiadomości e-mail i wyodrębnianie określonych danych z każdego pliku PDF. „Obejmowało to nazwy przewoźników, czasy przylotów, numery kontenerów, miejsca docelowe i tak dalej” – wyjaśnia Bazarnik.

Z wieloma przewoźnikami w łańcuchu dostaw, z których każdy ma własne unikalne formaty i układy dokumentów, proces ten stał się idealnym dowodem koncepcji dla UiPath’s Document Understanding. Bot gromadzi teraz i sortuje wiadomości e-mail przed wyodrębnieniem wymaganych danych.

Wpływ Gutenberga był znaczący. Projekt pozwolił Sappi zaoszczędzić około 600 godzin od momentu jego wdrożenia, co stanowi znaczną redukcję.

Co ważniejsze, pokazał on, jak wewnętrzny zespół – przy odpowiednim wsparciu – może zautomatyzować cały kompleksowy proces. „Po wprowadzeniu Gutenberga otrzymaliśmy jeszcze więcej pomysłów na projekty od tego samego zespołu” – dodaje Bazarnik. „Zobaczyli, co jest możliwe i chcieli zastosować to w innych procesach”.

Poszerzanie horyzontów

Firma Sappi wdrożyła 132 automatyzacje. Pozwoliło to zaoszczędzić około 13 000 godzin w samej Europie w ciągu ostatniego roku. Pokazuje to, jak ważne są wysiłki zespołu w zakresie RPA, co jest kluczowym czynnikiem przyczyniającym się do realizacji mandatu firmy w zakresie transformacji cyfrowej. Sukces tych inicjatyw napędził stały strumień projektów z całej firmy. „Zaobserwowaliśmy również znaczny wzrost liczby osób pytających o to, jak budować roboty i angażować się w automatyzację” – zauważa Bazarnik.

Patrząc w przyszłość, Sappi jest gotowa jeszcze bardziej rozszerzyć swoje możliwości automatyzacji. „Obecnie uruchamiamy nasz projekt wydobycia komunikacji” – ujawnia Bazarnik. „Ma on wspierać nasz zespół sprzedaży w przetwarzaniu zamówień i spędziliśmy ostatnie pięć miesięcy na jego rozwijaniu”.

Eksploracja komunikacji pomoże Sappi w przetwarzaniu dużej ilości zamówień klientów otrzymywanych za pośrednictwem poczty elektronicznej. Bazarnik wyjaśnia: „E-maile te często zawierają nieustrukturyzowane dane i informacje techniczne, które nasi przedstawiciele handlowi przetwarzają ręcznie”. Narzędzie Communications Mining będzie natomiast kategoryzować te wiadomości e-mail i wyodrębniać odpowiednie informacje o zamówieniach, które następnie zostaną przekazane do systemu planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP) firmy Sappi.

Ponadto, Sappi bada również potencjał agentowej sztucznej inteligencji. „To dla nas bardzo nowy temat” – przyznaje Bazarnik. „Widzimy jednak duży potencjał i poprosimy UiPath i Office Samurai o pomoc, gdy będziemy mieli dobry biznesplan”. Podczas gdy Sappi ostrożnie podchodzi do agentowej sztucznej inteligencji, w firmie jest na nią duży apetyt. „Jesteśmy podekscytowani możliwościami” – dodaje Bazarnik.

Bazarnik oferuje cenne rady dla organizacji rozważających wprowadzenie automatyzacji: „Nadszedł czas”, „Nie przegap szansy na przyjęcie tych narzędzi lub ryzykuj pozostanie w tyle za konkurencją”. Bazarnik dodaje: „Skup się na budowaniu zaufania wśród pracowników i demonstrowaniu wartości automatyzacji już dziś”.

Podróż Sappi pokazuje transformacyjną moc automatyzacji. Wdrażając innowacje, firma zwiększa wydajność, produktywność i pozycjonuje się na dalszy sukces w erze cyfrowej.