Wie jedes globale Unternehmen verfügt auch Sappi über ein riesiges Netzwerk mit verschiedenen Abteilungen. Von der Finanz- und Personalabteilung über die Logistik bis hin zur Produktion gibt es eine Vielzahl sich wiederholender Aufgaben. „In jeder Abteilung und in jedem Team“, erklärt Wojciech Bazarnik, Leiter der robotergestützten Prozessautomatisierung im Sappi Krakau Center of Process Excellence, „gibt es Aufgaben, die bis vor kurzem von jemandem erledigt werden mussten, der sich immer wieder auf die gleiche Weise hinsetzte.“
Die schiere Menge dieser wiederkehrenden Prozesse stellte für das Unternehmen eine erhebliche Automatisierungsmöglichkeit dar. Nicht nur in den Verwaltungs- und Finanzfunktionen, sondern auch in anderen Abteilungen. Vor vier Jahren begann Sappi mit der Erkundung fortschrittlicher Automatisierungsmöglichkeiten. Zuvor war Bazarnik häufig an die Grenzen traditioneller Projekte zur kontinuierlichen Verbesserung gestoßen.
„Wir haben uns oft an die IT-Abteilung gewandt, um maßgeschneiderte Lösungen zu erhalten, oder uns auf erfahrene Mitarbeiter verlassen“, erinnert er sich. Aber wir wollten eine umfassendere Lösung, die den größeren Bedarf des Unternehmens abdecken konnte. Während externe Beratungsunternehmen Ad-hoc-Lösungen anboten, versuchte Sappi, auch intern Fachwissen im Bereich Automatisierung aufzubauen.
Diese Suche nach einer nachhaltigen, skalierbaren Lösung führte Sappi zu UiPath und seinem Partner Office Samurai.
Wir wollten von den Erfahrungen anderer lernen. Office Samurai bot uns wertvolle Schulungen und Einblicke in UiPath, die uns in unserer Entscheidung bestärkten.
Wojciech Bazarnik – RPA-Leiter bei Sappi
Bazarnik sagt, dass UiPath einfach zu bedienen ist. Das bedeutet, dass Sappi es ohne Spezialkenntnisse mit seinen aktuellen Systemen und Anwendungen verbinden kann. „UiPath arbeitet nahtlos mit den Tools zusammen, die unsere Mitarbeiter tagtäglich verwenden, wie z. B. Tabellenkalkulationen und PDFs“, sagt er. Diese Mischung aus benutzerfreundlicher Technologie und fachkundiger Anleitung legte den Grundstein für Sappis Automatisierungsreise.
Betreten Sie den Parthenon der Automatisierung
Mit UiPath und der Office Samurai-Schulung im Gepäck war das interne Team von Sappi begierig darauf, die Leistungsfähigkeit der Automatisierung zu demonstrieren. Die erste Kreation war ein Roboter namens Hermes, nach dem griechischen Gott der Boten. Er sollte automatisch einen Wochenbericht für den Finanzdirektor erstellen.
„Wir wollten zeigen, dass wir die Automatisierung schnell umsetzen können“, erklärt Bazarnik. „Hermes ermöglichte es dem Finanzdirektor, sich auf die Analyse der Daten zu konzentrieren, anstatt sie zusammenzustellen.“ Vorher war der Bericht eine manuelle, langwierige Arbeit, die oft etwa eine Stunde in Anspruch nahm. Mit Hermes konnte er in weniger als drei Minuten erstellt werden. Außerdem konnte jede Anforderung, den Bericht mit anderen Parametern erneut zu erstellen, fast sofort ausgeführt werden.
Hermes war ein sofortiger Erfolg. Während die Unternehmensleitung die Automatisierung bereits unterstützte, lieferte Hermes einen greifbaren Beweis für ihr Potenzial im gesamten Unternehmen. Um die Mitarbeiter noch mehr einzubinden, setzte Sappi die Namensgebung für seine Roboter fort und ließ sich dabei von der griechischen Mythologie und historischen Figuren inspirieren.
Die Benennung der Roboter half, sie zu vermenschlichen und die interne Kommunikation zu verbessern. Anstatt von ‚dem Roboter, der Dokumente liest‘ zu sprechen, sagten wir ‚Hermes hat den Bericht geliefert‘. Das gab ihnen eine Persönlichkeit.
Wojciech Bazarnik – RPA-Leiter bei Sappi
Der Name jedes Roboters wurde sorgfältig ausgewählt, um seine Funktion oder seinen Zweck widerzuspiegeln, damit er schnell identifiziert werden kann und ein Gefühl der Kameradschaft innerhalb des Teams entsteht. Bazarnik scherzt: „Sisyphos, benannt nach der Figur, die dazu verdammt ist, einen Stein endlos bergauf zu schieben, wurde mit der sich wiederholenden Aufgabe betraut, jeden Monat die Mehrwertsteuer zu überprüfen. Das ist ein perfektes Beispiel dafür, wie die Automatisierung die gleichen, sich wiederholenden Aufgaben übernimmt.“
Die Einführung der Automatisierung hat bei den Mitarbeitern jedoch Bedenken hinsichtlich der Arbeitsplatzsicherheit geweckt. Um mit diesen Sorgen umzugehen, hat Sappi einen vorsichtigen und offenen Ansatz gewählt. „Wir haben mit den Mitarbeitern diskutiert und ihre Bedenken zur Kenntnis genommen“, fügt Bazarnik hinzu. „Wir haben mit kleinen, risikoarmen Automatisierungen begonnen, um zu zeigen, dass die Roboter sie unterstützen und nicht ersetzen sollen.“
Nach einem Jahr wurde das Team mit Anfragen überschwemmt. Sie hatten etwa 80 Automatisierungen implementiert und damit allein in der Region Europa etwa 5.000 Stunden eingespart. Als die Nachfrage nach Automatisierung stieg, erkannte Sappi die Notwendigkeit, ein Gleichgewicht zwischen schnellen Erfolgen und größeren, wirkungsvolleren Projekten herzustellen. Dies ebnete den Weg für ein Automatisierungsprojekt namens Gutenberg.
Die Gutenberg-Geschichte
Sappi erkannte die perfekte Gelegenheit für ein großes Projekt: die Verarbeitung von Buchungsbestätigungen von Frachtunternehmen. „Jeden Tag erhält das Logistikteam Buchungsbestätigungen im PDF-Format“, erklärt Bazarnik. „Sie mussten jedes Dokument manuell lesen, die wichtigsten Informationen extrahieren und sie in den richtigen Ordnern mit den entsprechenden Benennungsformaten speichern.“
Dieser Prozess war nicht nur mühsam, sondern auch fehleranfällig. Eine Person arbeitete den ganzen Tag an dieser Aufgabe und verbrachte Stunden damit, Dokumente durchzusehen. Bazarnik fügt hinzu: „Diese Informationen wurden auch von anderen Logistikteams, wie Transportplanern und Managern, zur Analyse verwendet. Jegliche Fehler in diesem Bereich könnten Konsequenzen für die gesamte Kette haben.“ Er hält inne: „Wenn wir den Zeitaufwand für diesen Prozess berechnen, waren es fast 2.000 Stunden pro Jahr.“
Der Prozess umfasste mehrere komplexe Schritte, darunter die Identifizierung der letzten Buchungsbestätigung für jede Bestellung, die Sichtung unzähliger E-Mails und die Extraktion spezifischer Daten aus jeder PDF-Datei. „Dazu gehören die Namen der Spediteure, Ankunftszeiten, Containernummern, Zielorte usw.“, erklärt Bazarnik.
Da das Unternehmen zahlreiche Frachtunternehmen in seiner Lieferkette hat, von denen jedes seine eigenen Dokumentenformate und -layouts hat, war dieser Prozess ein idealer Proof of Concept für UiPaths Document Understanding. Der Bot sammelt und sortiert nun E-Mails, bevor er die erforderlichen Daten extrahiert.
Gutenberg verarbeitet etwa 12.000 Dokumente pro Jahr, wobei 80 % der Dokumente keinen Eingriff eines Mitarbeiters erfordern. Der Roboter tut das, was ein Mensch tut, aber viel schneller und genauer. Aber es gibt immer einen menschlichen Mitarbeiter, der sich um Ausnahmen kümmert.
Wojciech Bazarnik – RPA-Leiter bei Sappi
Die Auswirkungen von Gutenberg waren erheblich. Durch das Projekt hat Sappi seit seiner Einführung bisher rund 600 Stunden eingespart, eine erhebliche Reduzierung.
Noch wichtiger ist, dass es zeigte, wie das interne Team – mit der richtigen Unterstützung – einen gesamten End-to-End-Prozess automatisieren kann. „Nach Gutenberg erhielten wir noch mehr Projektideen von demselben Team“, fügt Bazarnik hinzu. „Sie sahen, was möglich war und wollten es auf andere Prozesse anwenden.
Horizonte erweitern
Sappi hat 132 Automatisierungen eingeführt. Dadurch wurden allein in Europa im letzten Jahr etwa 13.000 Stunden eingespart. Dies zeigt, wie wichtig die RPA-Bemühungen des Teams sind, die einen wichtigen Beitrag zum Auftrag des Unternehmens, die digitale Transformation, leisten. Der Erfolg dieser Initiativen hat einen stetigen Strom von Projekten aus dem gesamten Unternehmen ausgelöst. „Wir haben auch einen signifikanten Anstieg der Zahl derer festgestellt, die uns fragen, wie man Roboter baut und in die Automatisierung einsteigt“, bemerkt Bazarnik.
Mit Blick auf die Zukunft ist Sappi bereit, seine Automatisierungsmöglichkeiten noch weiter auszubauen. „Wir starten gerade unser Projekt für den Abbau von Kommunikation“, verrät Bazarnik. „Es soll unser Verkaufsteam bei der Auftragsabwicklung unterstützen und wir haben die letzten fünf Monate damit verbracht, es zu entwickeln.“
Communications Mining wird Sappi dabei helfen, die große Menge an Kundenaufträgen zu verarbeiten, die per E-Mail eingehen. Bazarnik erklärt: „Diese E-Mails enthalten oft unstrukturierte Daten und technische Informationen, die unsere Vertriebsmitarbeiter manuell verarbeiten.“ Das Communications Mining Tool kategorisiert diese E-Mails und extrahiert relevante Auftragsinformationen, die dann an das ERP-System (Enterprise Resource Planning) von Sappi weitergeleitet werden.
Darüber hinaus erforscht Sappi auch das Potenzial der agentenbasierten KI. „Das ist ein sehr neues Thema für uns“, räumt Bazarnik ein. „Aber wir sehen viel Potenzial und werden UiPath und Office Samurai um Hilfe bitten, sobald wir einen guten Geschäftsplan haben.“ Obwohl Sappi einen vorsichtigen Ansatz in Bezug auf agentenbasierte KI verfolgt, ist der Appetit darauf innerhalb des Unternehmens groß. „Wir sind begeistert von den Möglichkeiten“, fügt Bazarnik hinzu.
Unternehmen, die ihre eigene Automatisierungsreise in Betracht ziehen, gibt Bazarnik wertvolle Ratschläge: „Die Zeit ist reif“, „Verpassen Sie nicht die Chance, diese Tools einzuführen, sonst riskieren Sie, hinter Ihre Konkurrenten zurückzufallen.“ Bazarnik fügt hinzu: „Konzentrieren Sie sich darauf, Vertrauen bei den Mitarbeitern aufzubauen und den Wert der Automatisierung schon heute zu demonstrieren.“
Der Weg von Sappi zeigt die transformative Kraft der Automatisierung. Durch die Einführung von Innovationen steigert das Unternehmen seine Effizienz, erhöht seine Produktivität und positioniert sich für einen anhaltenden Erfolg im digitalen Zeitalter.
