Wprowadzenie: Cyfrowe polowanie na skarb
Konnichiwa! Witajcie w AI Automation Dojo, programie, który przygląda się Waszemu dniu pracy i pyta: „Gdzie uciekł cały ten czas i czy mogę go odzyskać?”. Dziś wyruszamy na cyfrowe polowanie na skarb, by odnaleźć Wasz najcenniejszy i najbardziej kradziony zasób: Wasz czas. Mówimy o całej niewidocznej, wyczerpującej pracy, która zatyka Wasz dzień. Zastanawialiście się kiedyś, ile czasu tak naprawdę zajmuje Wam ta praca? Gdybyście mogli odzyskać cały ten czas, co byście zrobili? Rozwiązalibyście problem głodu na świecie? Nauczyli się grać na ukulele? Dziś porozmawiamy o technologii zwanej task mining. Brzmi trochę jak coś, co robi się w grze wideo, ale obiecuję, że jest jeszcze bardziej ekscytujące. No dobrze, może nie bardziej ekscytujące niż pokonanie smoka, ale lepiej płaci, a zbroja jest o wiele wygodniejsza.
Jestem waszym gospodarzem, Andrzej Kinastowski, jednym z założycieli Office Samurai, firmy, która odważa się pytać: „A co, jeśli naprawimy pracę zamiast tylko obwiniać pracowników?”. Więc niezależnie od tego, czy jesteś menedżerem, który podejrzewa, że jego zespół jest bardziej zajęty niż produktywny, czy po prostu masz dość, że Twój palec od kliknięcia myszy ćwiczy bardziej niż Twój mózg, jesteś we właściwym miejscu. Teraz chwyć swoją kawę, a jeśli to był taki tydzień, może coś mocniejszego i zaczynajmy.
Czym jest task mining?
Task mining brzmi korporacyjnie i skomplikowanie, ale pomysł jest zaskakująco prosty. W swojej istocie task mining to technologia, która wykorzystuje oprogramowanie do obserwowania, jak ludzie używają swoich komputerów do wykonywania pracy. Rejestruje takie rzeczy jak kliknięcia myszy, wpisy na klawiaturze oraz używane aplikacje. To jakby mieć super inteligentnego, niezwykle dyskretnego obserwatora stojącego nad ramieniem zespołu i robiącego notatki na temat wszystkiego, co robisz – tyle że bez niezręcznych odgłosów oddechu i oceniania. Pomyśl o tym jak o analityku sportowym, który analizuje nagranie meczu klatka po klatce, aby zobaczyć, dlaczego zagranie się udało lub nie. I nie chodzi o obwinianie gracza, lecz o zrozumienie gry. Celem jest uzyskanie krystalicznie jasnego, opartego na danych obrazu tego, jak praca faktycznie jest wykonywana. Nie tak, jak mówi podręcznik, nie tak, jak uważa Twój menedżer, lecz tak, jak naprawdę dzieje się w chaotycznym świecie wtorkowego popołudnia, gdy kawa jeszcze nie zadziałała.
Więc jak to działa? Na komputerze pracownika instalowany jest mały fragment oprogramowania, często nazywany agentem. Chociaż wraz z rozwojem AI wygląda na to, że termin „agent” mógł zostać przejęty, więc zobaczycie też określenia takie jak scout czy connection up. Ten agent następnie rejestruje interakcje użytkownika. Zanim jednak w Twojej głowie zabrzmi alarm prywatności, bądźmy bardzo jasni – wszystko to odbywa się z bezpieczeństwem i prywatnością na najwyższym poziomie. Dane mogą być anonimizowane, co oznacza, że użytkownik Andrzej Kinastowski może stać się agentem 007. Mogą być agregowane na poziomie zespołu, dzięki czemu wiesz, co dzieje się w zespole, ale nie na poziomie poszczególnych użytkowników. Firmy mają bardzo szczegółową kontrolę nad tym, jakie dane i w jaki sposób są rejestrowane przez oprogramowanie. Mogą określić, które aplikacje monitorować, jak ERP, CRM, Excel czy wewnętrzne oprogramowanie, a które całkowicie ignorować, jak Spotify, prywatny e-mail czy ta liga fantasy football, którą zdecydowanie nie zarządzasz w godzinach pracy.
Nie, Twój szef nie zobaczy, że podczas przerwy na lunch kupujesz buty, chyba że robisz to w oficjalnym firmowym oprogramowaniu zakupowym – w takim przypadku masz większe problemy, a ten podcast może Ci w tym pomóc. Gdy dane zostaną zebrane, do akcji wkracza zdrowa dawka AI i uczenia maszynowego. System przeszukuje wszystkie kliknięcia i wpisy, aby zidentyfikować wzorce. Zaczyna rozpoznawać powtarzalne zadania, na przykład: za każdym razem, gdy przychodzi e-mail z fakturą od tego dostawcy, ta osoba otwiera Excela, kopiuje te trzy pola, wkleja je tutaj, następnie otwiera osobny portal płatności, loguje się, ponownie wpisuje te same trzy pola i zapisuje potwierdzenie w formacie PDF w określonym folderze. Widzi wszystkie wariacje, wszystkie wyjątki i czas, jaki to zajmuje. Robi to w zespołach i działach, aby znaleźć wspólne przepływy pracy, a co ważniejsze – wspólne frustracje. Wymaga to również ludzkiej ekspertyzy. Możemy skonfigurować procesy w narzędziu, aby pomóc mu zrozumieć ten wspaniały bałagan, którym my, ludzie, radzimy sobie w ciągu dnia pracy.
Task mining a process mining
Być może słyszeliście o podobnym pojęciu – process mining. Ważne jest, aby znać różnicę, ponieważ wiele osób je myli. Pomyśl o tym w ten sposób: process mining to jak patrzenie na mapę GPS trasy dostawy. Pokazuje główne przystanki: magazyn, punkty odbioru, miejsce docelowe. Widać, że ciężarówka opuściła magazyn o 9:00 i dotarła do pierwszego przystanku o 10:00. Dane pochodzą z dużych systemów korporacyjnych, takich jak CRM czy ERP. Daje widok end-to-end na to, co dzieje się w głównym systemie, ale najczęściej jest ślepy na wszystko, co dzieje się poza nim. A moje doświadczenie w pracy z procesami biznesowymi pokazuje, że niestety przynajmniej połowę czasu nie pracujemy w ERP, lecz w e-mailu, arkuszu kalkulacyjnym, aplikacji do komunikacji i tak dalej.
Task mining z kolei jest jak umieszczenie kamery wewnątrz ciężarówki dostawczej. Pokazuje, jak kierowca faktycznie prowadzi. Widać, że utknął w korku, wziął objazd z powodu remontu, wysiadł, żeby sprawdzić adres. Widzimy, że spędza 10 minut, próbując uzyskać podpis na pękniętym ekranie tabletu, a może zatrzymuje się na burrito w porze lunchu. To widok z poziomu „ziemi” na wszystkie pojedyncze kroki w każdym przystanku na mapie. Jak niektórzy z Was wiedzą, jestem nieco sceptyczny wobec process mining. Nie dlatego, że nie działa – działa. Raczej dlatego, że w wielu przypadkach firmy, które skutecznie je wdrożyły, mówią tak: zajęło to trzy razy więcej czasu niż przewidywano, kosztowało dwa razy więcej niż zaplanowano, a w końcu osiągnęliśmy połowę obiecanego efektu. Task mining, moim skromnym, ale dobrze poinformowanym zdaniem, daje niesamowite rezultaty naprawdę, naprawdę szybko w porównaniu z process mining.
Jak możecie się domyślić, technologia, która obiecuje znajdowanie i naprawianie ukrytych problemów, jest całkiem popularna. Rynek tych narzędzi rośnie w szybkim tempie. Wydaje się, że co drugi tydzień pojawia się nowa firma obiecująca zrewolucjonizowanie sposobu, w jaki pracujesz. Nie dzieje się to w próżni. Napędzają to cyfrowa transformacja, ogromne przejście na pracę zdalną i hybrydową oraz stała presja na firmy, aby robiły więcej przy mniejszym nakładzie – to stworzyło idealną burzę. Każdy szuka przewagi. Mamy duże, ugruntowane firmy w automatyzacji i oprogramowaniu oraz całą masę nowych, innowacyjnych firm, które próbują ugryźć kawałek tego rynku. To klasyczna historia technologiczna: szybki wzrost, dużo konkurencji i mnóstwo branżowego żargonu. Ale ta konkurencja jest świetna dla klientów. Napędza innowacje, obniża ceny i zmusza firmy do tworzenia lepszego, bardziej przyjaznego użytkownikowi oprogramowania. To dynamiczne, trochę chaotyczne i oznacza, że jest mnóstwo opcji do wyboru.
KYP.ai: Platforma inteligencji produktywności
Zamiast podawać wam długą listę nazw, które od razu zapomnicie, pomyślałem, że bardziej przydatne będzie skupienie się na możliwościach. W tym celu przyjrzymy się jednej firmie, która podchodzi do tego w naprawdę ciekawy sposób. Firmą tą jest KYP.ai i jest naszym ulubionym dostawcą task mining. I uwierzcie mi, sprawdziliśmy wiele alternatyw. I nie nazywają siebie tylko narzędziem do task mining, nazywają się platformą inteligencji produktywności, co, tak, brzmi jak coś wymyślonego w laboratorium marketingowym. Ale gdy zagłębisz się w to, co robią, zaczyna to mieć sens.
Cała ich filozofia opiera się na tym, co nazywają produktywnością 360°. Chodzi o to, że prawdziwa produktywność to nie tylko proces, lecz trzy elementy: ludzie, procesy i technologia. Trzeba zrozumieć, jak wszystkie trzy ze sobą współdziałają. Dzięki temu otrzymujesz holistyczny obraz. Na przykład możesz odkryć, że jakiś proces jest powolny. Proste narzędzie mogłoby po prostu stwierdzić, że proces jest powolny, ale widok 360° może pokazać, że proces jest wolny, ponieważ technologia oprogramowania ma 10 lat i codziennie się zawiesza, a w związku z tym pracownicy stworzyli skomplikowane, 20-etapowe obejście w Excelu, tylko po to, by wykonać swoją pracę. Nie da się naprawić problemu, nie widząc wszystkich trzech jego części.
Jednym z największych wyróżników jest to, że są niezależni od automatyzacji i AI. To elegancki sposób na powiedzenie, że nie obchodzi ich, czego użyjesz, aby rozwiązać problem. Wiele narzędzi należy do firm zajmujących się automatyzacją, więc niespodzianka – ich głównym zaleceniem jest zawsze: „zautomatyzuj to naszym drogim botem”. KYP.ai natomiast może zidentyfikować możliwość zastosowania RPA, ale może też zasugerować program szkoleniowy, zmianę procesu, a nawet po prostu lepsze oprogramowanie dla pracowników. Nie sprzedają lekarstwa, tylko diagnozują chorobę. To różnica między lekarzem, który posiada aptekę i przepisuje tylko własne leki, a tym, który daje Ci najlepsze leczenie, niezależnie od producenta.
Kolejną kluczową cechą jest widoczność w czasie rzeczywistym. To nie jest jednorazowe badanie, które daje raport zbierający kurz na półce. Ich pulpity są na żywo, stale pobierają dane, dzięki czemu menedżerowie mogą zobaczyć, co dzieje się w danej chwili, i śledzić wpływ zmian w czasie. Dzięki temu narzędzie to nie tylko pozwala zrobić migawkę stanu faktycznego, ale także rzeczywiście monitorować i zarządzać operacjami przez dłuższy czas. Mają też automatyczne mapowanie procesów, które tworzy wizualne schematy przepływu pracy. I to jest ogromne. Oficjalne mapy procesów większości firm to piękne dzieła fikcji, przechowywane w zakurzonych segregatorach, napisane lata temu przez kogoś, kto już odszedł z firmy, i nie mające nic wspólnego z rzeczywistością. To narzędzie daje Ci żywą, cyfrową mapę tego, co naprawdę się dzieje.
Potem jest generatywny kreator biznesowego uzasadnienia. To naprawdę fajne. Gdy platforma zidentyfikuje nieefektywność, pomaga zbudować biznesowe uzasadnienie do jej naprawy. Kwalifikuje i kwantyfikuje potencjalne oszczędności w czasie, pieniądzach i etatach (FTE – pełny ekwiwalent etatu, dla tych, którzy nie mówią płynnie korporacyjnym językiem i skrótami trzy-literowymi). Pomaga w ustalaniu priorytetów, aby najpierw zająć się zmianami, które będą miały największy wpływ. Przekształca niejasną skargę typu „ten system jest wolny” w konkretną propozycję: „możemy zaoszczędzić 400 godzin miesięcznie, co przekłada się na 150 000 rocznie, wdrażając tę konkretną zmianę”.
Maję też coś, co nazywa się Concierge. Nie mam dużego doświadczenia z tą funkcją, jest całkiem nowa, ale zasadniczo możesz rozmawiać ze swoimi danymi. Menedżer może dosłownie wpisać pytanie typu „ile czasu mój zespół spędza na przetwarzaniu faktur i który krok zajmuje najwięcej czasu” i otrzymać natychmiastową odpowiedź w formie czatu. To jak posiadanie analityka danych na wezwanie 24/7, który nigdy nie męczy się twoimi głupimi pytaniami. Mają przykłady z działów finansów, HR, obsługi klienta, praktycznie ze wszystkich działów, gdzie ludzie spędzają cały dzień przed komputerem – a dziś to praktycznie wszystkie działy.
Rzeczywiste korzyści płynące z task mining
Chcę opowiedzieć o niektórych rzeczywistych korzyściach, które zaobserwowaliśmy dzięki task mining. Dużą zaletą dla każdego menedżera jest możliwość inteligentniejszego równoważenia obciążenia pracą. W każdym zespole są osoby, które wydają się tonąć w pracy, oraz inni, którzy, powiedzmy, mają więcej czasu na przemyślenia.
A jeśli uważasz, że obciążenie pracą w twoich zespołach jest dobrze zrównoważone, to mam 20 lat doświadczenia w Continuous Improvement, które mówi mi, że prawdopodobnie się mylisz. Nie chodzi tu tylko o sprawiedliwość, lecz o odporność. Możesz równoważyć obciążenie nie tylko między poszczególnymi osobami w zespole, ale także między różnymi zespołami. Przechodzisz od zarządzania intuicją do zarządzania danymi. Dzięki ujawnieniu ukrytych wąskich gardeł możesz zacząć je eliminować.
Na podstawie danych z task mining możesz standaryzować swoje procesy, tak aby wszyscy podążali za najlepszą, najbardziej efektywną ścieżką, a nie za swoimi własnymi, dziwacznymi obejściami wymyślonymi 10 lat temu. Oznacza to mniej zmarnowanego czasu i więcej czasu poświęconego na wartościową pracę, wiesz – pracę, do której faktycznie zatrudniłeś ludzi.
Dla wielu firm powodem wdrożenia task mining jest umożliwienie przyspieszonej transformacji cyfrowej i automatyzacji. Wiele firm chce automatyzować, ale nie wie, od czego zacząć, albo już zautomatyzowało wszystkie „łatwe do sięgnięcia owoce”, wszystkie oczywiste procesy, i ma problem ze znalezieniem kolejnych przypadków do programu automatyzacji. Często staje się to źródłem ogromnej frustracji i gry w zgadywanie w sali zarządu, gdzie zwycięża opinia najlepiej opłacanej osoby. Task mining daje Ci drogowskaz oparty na danych. Tworzy pipeline najlepszych możliwości automatyzacji, priorytetyzowany według potencjalnego ROI. Pokaże, gdzie leżą możliwości dla robotycznej automatyzacji procesów (RPA), a wraz z rosnącą rolą agentic AI pokaże również, które procesy mogą wymagać agenta AI. Umożliwia także mierzenie efektów po fakcie, abyś mógł udowodnić, że Twój nowy, efektowny robot faktycznie wykonuje to, za co zapłaciłeś. Usuwa zgadywanie z transformacji i zastępuje je danymi. KYP.ai ma nawet funkcję, która może generować prompt dla agenta na podstawie obserwowanego procesu. Czy to działa? Jeszcze nie wiem, ale pomysł jest naprawdę świetny.
Następnie można osiągnąć znaczące oszczędności kosztów. To jest język, który menedżerowie uwielbiają słyszeć. Kiedy redukujesz godziny spędzane na pracy ręcznej, uzyskujesz tzw. oszczędności FTE. I bądźmy szczerzy – nie musi to oznaczać zwalniania ludzi, chodzi o uwolnienie ludzkiego potencjału. Oznacza to, że pracownicy, którzy spędzali 20 godzin tygodniowo na kopiowaniu i wklejaniu, mogą teraz poświęcić ten czas na rozmowy z klientami, analizę danych lub innowacje. Oznacza to także niższe koszty operacyjne i lepsze przydzielanie zasobów. Nie po prostu rzucasz ludzi na problem, lecz naprawiasz sam problem. A dzięki task mining znajdziesz wiele głupich, powtarzalnych zadań, które wykonują Twoi pracownicy. Jednym z moich ulubionych widoków w KYP.ai jest tabela kopiuj-wklej, która w zasadzie pokazuje, jak często Twoi pracownicy używają Ctrl C, Ctrl V i z jakich aplikacji kopiują dane oraz do jakich je wklejają.
Mam świetny przykład z firmy ubezpieczeniowej, gdzie pracownicy często korzystali z aplikacji do notatek typu sticky notes i kopiowali dane z tych notatek do systemu ERP. Po wykryciu tego w danych, bliższe zbadanie pokazało, że ich system ERP był tak wolny, że podczas rozmowy z klientem nie mogli robić notatek bezpośrednio w ERP. Więc zrobili to, co robią ludzie – wymyślili obejście. Podczas rozmowy robili notatki na elektronicznych sticky notes, a po zakończeniu rozmowy spędzali czas na kopiowaniu i wklejaniu ich do wolnego systemu ERP. To kompletnie idiotyczny problem, ale nasze procesy są pełne takich przypadków, a narzędzie, które szczegółowo mierzy procesy, pozwala nie tylko je znaleźć, lecz także mieć solidne dane do stworzenia biznesowego uzasadnienia ich naprawy.
Kolejną korzyścią płynącą z task mining, a jest to duża rzecz i dziś ważniejsza niż kiedykolwiek, jest poprawa doświadczenia pracownika. Bądźmy szczerzy – nikt nie lubi spędzać dnia na kopiowaniu i wklejaniu danych. To zabija duszę, to rodzaj cyfrowego tarcia, które prowadzi do wypalenia i sprawia, że ludzie cicho aktualizują swoje CV. Kiedy automatyzujesz lub eliminujesz te frustrujące, mało wartościowe zadania, praca staje się bardziej angażująca i bardziej ludzka.
Pokazuje pracownikom, że cenisz ich czas i talent. Pomaga także zidentyfikować, gdzie ludzie mają trudności. Jeśli jedna osoba wykonuje zadanie w 5 minut, a inna w 30, być może ta druga potrzebuje więcej szkolenia lub lepszych narzędzi. Pozwala to na ocenę wydajności opartą na danych, zamiast polegać tylko na tym, kto wygląda na zajętego lub kto najszybciej odpowiada na e-maile. W erze pracy zdalnej, wysokiej rotacji i braku zasobów chętnych do wykonywania zadań podstawowych, tworzenie lepszego środowiska pracy to nie tylko miłe, ale przewaga konkurencyjna.
I jednym z powodów, dla których warto stosować task mining, o którym ludzie często nie myślą, jest poprawa zgodności i nadzoru. W wielu branżach, takich jak finanse czy opieka zdrowotna, istnieją ścisłe zasady dotyczące sposobu realizacji określonych procesów. Task mining może zapewnić, że te zasady są rzeczywiście przestrzegane. Tworzy perfekcyjną, nieprzerwaną ścieżkę audytu. Jeśli proces wymaga określonej czterostopniowej weryfikacji, narzędzie może sprawdzić, czy ktoś pominął krok trzeci. Może w czasie rzeczywistym sygnalizować odstępstwa od standardowych procedur, pomagając identyfikować i łagodzić ryzyka zanim staną się poważnym problemem lub – co gorsza – przyczyną wysokich kar.
Wiele firm tworzy własne powody wdrożenia task mining. Jednym z głównych powodów jednego z naszych klientów było stworzenie programu motywacyjnego dla pracowników. Każdy pracownik wykonujący pracę transakcyjną dokładnie wie, jak jest oceniany i może zobaczyć swoje wyniki na pulpicie, z własnymi danymi, do których ma dostęp. Podsumowując, istnieje mnóstwo powodów, by wdrożyć task mining, i mnóstwo korzyści do uzyskania. To jedna z nielicznych inicjatyw biznesowych, która potrafi wywołać uśmiech zarówno u Twojego CFO, jak i u najbardziej cynicznego pracownika – choć zapewne z zupełnie innych powodów.
Przeszkody we wdrożeniu
Do tej pory malowałem całkiem różowy obraz. Podłączasz to narzędzie, znajdujesz całą głupią pracę, naprawiasz ją i wszyscy odjeżdżają w zachód słońca na jednorożcu. I choć jest to potężne narzędzie, bądźmy szczerzy – to technologia korporacyjna i wdrożenie nigdy nie jest aż tak proste. Możesz napotkać kilka przeszkód, ale dobra wiadomość jest taka, że nasze doświadczenie pokazuje, iż są one do pokonania.
Pierwszą i największą przeszkodą jest czynnik ludzki, efekt Wielkiego Brata. W momencie, gdy powiesz „zainstalujemy oprogramowanie, aby zobaczyć, jak pracujesz”, ludzie usłyszą „instalujemy szpiegowskie oprogramowanie, które będzie obserwować każdy Twój ruch”. Strach jest realny. Pracownicy mogą obawiać się, że zostaną ukarani za zbyt wolną pracę lub za zbyt długie przerwy. A jeśli ludzie się boją, zmienią swoje zachowanie, co i tak zniekształci Twoje dane. Jak temu zaradzić? Poprzez radykalną transparentność. Trzeba nadmiernie komunikować. Wyjaśnij „dlaczego” zanim w ogóle powiesz „jak”. Przedstaw to jako narzędzie, które ma im pomóc usunąć najbardziej irytujące części ich pracy. Pokaż, jak wyglądają dane. Udowodnij im, że nie widzisz ich draftu w fantasy football ani wiadomości do współmałżonka. Spraw, aby stali się partnerami. Zapytaj ich, które procesy doprowadzają ich do szaleństwa – zacznijmy od nich. Gdy ludzie widzą to jako narzędzie dla siebie, a nie jako broń przeciwko nim, strach znika.
Kolejną ogromną przeszkodą, często pierwszą, na jaką natkniesz się, jest Twój własny dział IT i bezpieczeństwa. I chwała im za to, to ich zadanie. W momencie, gdy wspomnisz o instalacji oprogramowania na komputerach wszystkich pracowników w celu zbierania danych, zaczną się pocić zimnym potem. Zaczną rzucać terminami takimi jak RODO, prywatność danych, luki w zabezpieczeniach i będą mieli wizje wrażliwych danych firmowych przesyłanych na niezabezpieczony serwer w obcym kraju. Są strażnikami i ich zadaniem jest mówić „nie”, dopóki nie udowodnisz, że jest to bezpieczne.
Dobra wiadomość jest taka, że każdy renomowany dostawca task mining jest na to przygotowany. Żyją tym tematem. Budują swoje platformy od podstaw z myślą o bezpieczeństwie. Będą rozmawiać o szyfrowaniu end-to-end, anonimizacji danych u źródła i bezpiecznych, certyfikowanych środowiskach hostingowych. Pokażą Ci swoje certyfikaty, niezależne audyty potwierdzające, że mają solidne mechanizmy kontroli bezpieczeństwa. Mają gotową szczegółową dokumentację dotyczącą zgodności z RODO i umowy o przetwarzaniu danych.
Kluczem do pokonania tej przeszkody nie jest walka z nią, lecz włączenie dostawcy do rozmowy już na wczesnym etapie. Niech eksperci rozmawiają z ekspertami. Twój zespół IT zadaje trudne pytania, dostawca daje certyfikowane odpowiedzi i możesz iść dalej z pewnością siebie.
Trzecią przeszkodą jest nadmiar danych lub paraliż analityczny. Te narzędzia mogą wygenerować górę informacji – każdy klik, każde naciśnięcie klawisza, każda sekunda. Łatwo się w tym wszystkim zgubić i spędzić tyle czasu na analizowaniu danych, że w końcu niczego się nie robi. Narzędzia pomagają w analizie danych, ale jak często bywa, lekarstwem jest zaczęcie od małych kroków i utrzymanie skupienia. Nie próbuj naprawić całej firmy naraz. Wybierz jeden konkretny, bolesny obszar, od którego zaczniesz. Zrób proof of concept, zdobądź szybki sukces, udowodnij wartość, a potem przejdź do następnego problemu. Nie próbuj „wrzeć cały ocean”.
I ostatnia przeszkoda, najbardziej tragiczna, to syndrom „raportu na półce”. Robisz projekt, generujesz niesamowite wnioski, tworzysz piękny raport z wykresami pokazującymi miliony potencjalnych oszczędności, a potem trafia on na cyfrową półkę i nic się nie dzieje. Cały ten potencjał zmarnowany. To problem przywództwa. Od pierwszego dnia projekt potrzebuje zespołu inteligentnych i zmotywowanych ludzi oraz sponsora wykonawczego, kogoś z autorytetem, kto może doprowadzić do realizacji. Potrzebny jest też wyraźny właściciel projektu i powiązanie go z rzeczywistymi celami biznesowymi. Celem nie jest stworzenie raportu, celem jest wprowadzenie zmiany. Tak, są wyzwania, ale nie są to problemy techniczne, lecz ludzkie i procesowe, i przy odrobinie planowania oraz dużej komunikacji są całkowicie rozwiązywalne.
Kluczowe wnioski
Podsumowując. Pomyśl o klasycznej korporacyjnej skrzynce sugestii, tym smutnym, zakurzonym pudełku wiszącym na ścianie, zazwyczaj pustym, czasem wypełnionym sarkastyczną notatką o jakości kawy. To miły pomysł, ale zasadniczo jest wadliwy. Dlaczego? Ponieważ pojedynczą anegdotyczną skargę łatwo zignorować. Jedna osoba mówiąca „ten system jest wolny” lub „ten proces jest do niczego” to po prostu szum. Task mining to skrzynka sugestii na sterydach. To skrzynka sugestii z megafonem i armią księgowych. Bierze skargę jednej osoby i potwierdza ją danymi od setki innych osób. Udowadnia, że problem, który zidentyfikowano, to nie tylko irytacja, lecz problem kosztujący firmę tysiące godzin miesięcznie. Zamienia szeptanie na korytarzu w argument oparty na danych, którego kierownictwo nie może zignorować.
Tak więc kluczowe wnioski:
- Task mining to megafon dla Twoich pracowników. Nie tylko wykrywa nieefektywności, lecz także potwierdza codzienne trudności osób pracujących na pierwszej linii. Udowadnia, że nie narzekają bez powodu, lecz wskazują realne, kosztowne problemy.
- Task mining to ostateczny wykrywacz bzdur. Każda firma ma swoją oficjalną bajkę o tym, jak wykonywana jest praca. Task mining przebija się przez to i pokazuje rzeczywistość pełną bałaganu, komplikacji i obejść. Zastępuje korporacyjną fikcję faktami opartymi na danych.
- Prawdziwym celem nie jest tylko efektywność, lecz zdrowy rozsądek. Ostateczny zwrot z inwestycji to nie tylko liczba w arkuszu kalkulacyjnym, lecz zespół, który nie jest stopniowo doprowadzany do szaleństwa przez źle rozłożone obciążenie pracą, wadliwe procesy i kiepskie oprogramowanie. Chodzi o stworzenie miejsca, w którym ludzie mogą naprawdę wykonywać swoją pracę, zamiast walczyć przez cały dzień.
Oto moja ostatnia myśl dla Was. Nie pytajcie tylko „Jak możemy być bardziej efektywni?”. Zacznijcie od pytania „Co jest jedną rzeczą, na którą mój zespół ciągle narzeka?”. A potem wyobraźcie sobie, że wchodzicie do biura szefa i możecie udowodnić w dolarach i centach, że mają całkowitą rację. O to właśnie chodzi. I to wszystko. Oficjalnie „przeminowaliśmy” wszystkie zadania w jednym odcinku. Gratulacje za dotarcie do końca kolejnego AI Automation Dojo. Wasze poświęcenie, by unikać prawdziwej pracy, słuchając podcastu o pracy, jest naprawdę godne podziwu.
Domo arigato za włączenie się do nas. Niezależnie od tego, czy słuchaliście uważnie, czy po prostu mieliście ten odcinek w tle, żeby wyglądało, że uczestniczycie w bardzo ważnej, bardzo długiej konferencji, doceniamy Wasz czas. Monitorowaliśmy Wasze zaangażowanie i dane wyglądają obiecująco. Wielkie podziękowania dla czynnika ludzkiego, który sprawia, że ten program nie jest serią komunikatów o błędach, oraz dla Anny Cubal, naszej producentki, która ujarzmia mój chaotyczny proces bez potrzeby posiadania licencji na oprogramowanie.
Oczywiście nagraliśmy to w potężnym Wodzu Beats Studio, naszym dojo, gdzie staramy się ogarnąć wszystko jeden podcast na raz. Jeśli ten odcinek sprawił, że chcesz zacząć badać cyfrowy ślad swojego zespołu, zrób nam przysługę: subskrybuj, zostaw pięciogwiazdkową recenzję i podziel się tym z kolegą, o którym wiesz, że spędza zbyt dużo czasu na kopiowaniu i wklejaniu. Śledź nas w mediach społecznościowych, gdzie nasz proces tworzenia treści jest – nazwijmy to – zwinny. Masz pytanie, historię o naprawdę wyczerpującym zadaniu, które kiedyś musiałeś wykonać, albo może po prostu chcesz wysłać nam zrzut ekranu swojego najśmieszniejszego obejścia – napisz do nas, żyjemy tym wszystkim.
Do następnego razu – dbajcie o czystość danych i sens swojej pracy, a dla miłości wszystkiego, co nieproduktywne, trzymajcie się z daleka od sticky notes. Mata ne!
