Czym jest RPA automatyzacja procesów robotycznych

Możesz patrzeć w całkowitym zachwycie na swoich konkurentów i zastanawiać się: jak oni wdrażają tak złożone procesy i wykonują powtarzalne zadania z taką szybkością i dokładnością?

Wchodząc do biura o 7:55 rano, oto czego doświadcza twój zespół, gdy naciska przycisk zasilania: bilety piętrzą się, otwarte są trzy systemy, to samo zadanie czeka, by wpisać je ponownie. Dwa ekrany obejmują systemy starszej generacji, jeden portal dostawcy działa tylko poprzez interfejsy użytkownika.

Właśnie tutaj automatyzacja procesów robotycznych RPA pokazuje swoje zęby. Założę się, że są lśniące i niezwykle ostre.

Zdejmujemy z twojego zespołu ręczne zadania dzięki robotyce programowej i bezobsługowej RPA, które automatyzują powtarzalną pracę, obsługują dane strukturalne i wykonują zadania w różnych interfejsach użytkownika oraz API, nie zakłócając działania istniejących systemów.

W połączeniu z analizą procesów i przejrzystą strategią automatyzacji ograniczamy błędy ludzkie, usprawniamy ręczne procesy, które blokują przepływ pracy, oraz dajemy pracownikom czas na zadania o wyższej wartości.

Gdy procesy obejmują systemy starszej generacji, tworzymy program automatyzacji, który może wykonywać zadania dniem i nocą, kierując się ludzkimi umiejętnościami i inteligencją, aby twoi pracownicy mogli wnosić ludzką kreatywność tam, gdzie ma to znaczenie.

RPA wykorzystuje roboty programowe do wykonywania zadań w sposób niezawodny i możliwy do audytowania.

To kluczowa technologia automatyzacji procesów biznesowych i praktyczne wsparcie dla nowoczesnych zespołów.

Automatyzacja procesów robotycznych (RPA) jest oparta na procesach i regułach, dzięki czemu wykonuje te same powtarzalne zadania bez odchyleń, redukując błędy ludzkie i jednocześnie uwalniając pracowników, by mogli skupić się na pracy o wyższej wartości.

W skrócie: automatyzacja procesów robotycznych zapewnia warstwę wykonawczą, która zamienia plany w działanie.

Zrozumienie, jak działają boty w RPA

Automatyzacja procesów robotycznych obejmuje roboty programowe, które wchodzą w interakcję z systemami cyfrowymi dokładnie tak, jak zrobiłby to człowiek.

Dobrze zaprojektowana technologia RPA pozwala botom RPA pobierać dane, wypełniać formularze, wykonywać zadania i przenosić pliki między aplikacjami za pośrednictwem interfejsów użytkownika i API. Może automatyzować zadania od początku do końca lub wspierać ludzi w trakcie pracy, a także współpracuje z istniejącymi systemami, w tym z systemami starszej generacji, które nie udostępniają interfejsów API.

Nowoczesne oprogramowanie i narzędzia RPA są łatwe w konfiguracji, dzięki czemu zespoły mogą automatyzować procesy i tworzyć przepływy pracy RPA bez potrzeby zaawansowanego kodowania. Pod spodem ten zestaw technologiczny może również odwoływać się do zaawansowanych komponentów, aby obsługiwać dane nieustrukturyzowane, a następnie wprowadzać wyniki z powrotem do twoich aplikacji.

Inteligentna automatyzacja i sztuczna inteligencja: jak automatyzować przepływy pracy za pomocą RPA?

Ludzie często mylą automatyzację procesów robotycznych z sztuczną inteligencją.

RPA opiera się na regułach i działaniach, natomiast AI na wzorcach i uczeniu się.

Gdy je połączysz, zachodzi inteligentna automatyzacja: RPA wykonuje ciężką pracę, a AI, uczenie maszynowe, przetwarzanie języka naturalnego i rozpoznawanie obrazów zajmują się myśleniem. To jest praktyczna inteligentna automatyzacja procesów. Wnioski zamieniają się w działania szybciej, a RPA może automatyzować przepływy pracy, które wcześniej zatrzymywały się na nieuporządkowanych danych wejściowych.

Ewolucja jest realna i wyraźna: wcześniejsze fale obsługiwały proste przechwytywanie danych, kolejne fale wprowadzały modele, a teraz agenci AI planują, podczas gdy RPA wykonuje zadania w różnych narzędziach i systemach.

Jakie są korzyści?

Ogranicz błędy ludzkie i popraw doświadczenia klientów

Automatyzacja procesów robotycznych zmniejsza koszty i ryzyko, jednocześnie zwiększając efektywność. Roboty programowe działają 24/7, obsługują zadania o dużej objętości i automatyzują powtarzalne kroki bez zmęczenia. Taka konsekwencja ogranicza błędy ludzkie w obliczeniach i aktualizacji zapisów, poprawia zgodność z przepisami, minimalizuje liczbę powtarzalnych zadań i generuje wymierne oszczędności.

Co więcej, przesuwa pracowników w stronę zadań o wyższej wartości, które wymagają oceny i ludzkiej kreatywności. Wykorzystaj ją do automatyzacji przepływów pracy, takich jak uzgadnianie danych czy zatwierdzenia, a następnie optymalizuj procesy, gdy dane pokażą, gdzie kryją się przeszkody.

Efektem są krótsze czasy realizacji i płynniejsze doświadczenia klientów we wszystkich kanałach.

Rodzaje RPA w zasobach ludzkich i nie tylko

Wdrażanie zaawansowanych technologii, takich jak rozwiązania RPA, może przynieść więcej korzyści, niż można by się spodziewać. Co najważniejsze, inteligentna automatyzacja łączy wiele działów (HR, finanse, helpdesk, obsługa klienta i IT), dzięki czemu pracują one w synchronizacji i redukują tarcia w całym przedsiębiorstwie.

Te tryby pozwalają utrzymać spójność powtarzalnych procesów, podczas gdy usługi AI wzbogacają decyzje w tym samym przebiegu.

RPA w działaniu w różnych procesach biznesowych

W różnych branżach automatyzacja procesów robotycznych utrzymuje płynność pracy, przejmując ręczne zadania, które spowalniają zespoły — od kopiowania danych między systemami i pobierania danych z plików PDF i e-maili, po dopasowywanie faktur, wprowadzanie zamówień i aktualizacje statusów.

Obsługuje uzgadnianie kont i przygotowanie do zamknięcia okresu, generuje i wysyła raporty, aktualizuje rekordy CRM i dane kontaktowe, przetwarza formularze rekrutacyjne i listy płac, resetuje hasła i przydziela uprawnienia użytkownikom, kieruje i weryfikuje roszczenia, aktualizuje stan magazynu, tworzy listy kompletacyjne i etykiety wysyłkowe, a nawet zarządza harmonogramami, przypomnieniami i rezerwacjami sal.

Które branże mogą czerpać korzyści z wdrożeń RPA?

Usługi finansowe – przyspiesz onboardingi, kontrole i zatwierdzenia dzięki narzędziom RPA i zasadom polityki.	Opieka zdrowotna – automatyzuj harmonogramowanie, kierowanie roszczeń i wprowadzanie danych, aby lekarze mieli więcej czasu dla pacjentów.	Produkcja – koordynuj zamówienia, aktualizacje stanów magazynowych i rejestrowanie jakości dzięki technologii RPA.
Obsługa klienta – przyspiesz rozwiązywanie zgłoszeń dzięki przewodnikom na pulpicie i obsłudze kolejek, które automatyzują przepływy pracy od początku do końca.	HR – obsługuj pakiety rekrutacyjne, aktualizacje płac i zmiany w świadczeniach w sposób uporządkowany dzięki bezobsługowej RPA tam, gdzie jest to stosowne.

Praca, której RPA nie powinna wykonywać?

Jeśli zadanie wymaga kreatywności, empatii lub prawdziwej rozmowy, pozostaw je człowiekowi

Rozmowy coachingowe, negocjacje, skomplikowane diagnozy: kontekst ma znaczenie. Gdy wynik zależy od nastroju, tonu lub zaufania, decyzję powinien podjąć człowiek. Pozwól botowi zebrać fakty i przygotować grunt, ale pozostaw ostateczną decyzję ludzkiej inteligencji.

Unikaj procesów, które zmieniają się co chwilę lub nie mają wyraźnego właściciela

Jeśli nikt nie potrafi wyjaśnić, jak to powinno działać, zatrzymaj się. Najpierw napraw proces, a potem automatyzuj. RPA błyszczy, gdy zasady są jasne, dane są stabilne, a kroki powtarzają się w wielu przypadkach. Poruszające się cele zamieniają się w kruche boty i hałaśliwe kolejki.

Uważaj na pojedyncze, rzadkie przypadki

Raz na kwartał, dziesięć minut, pięć zatwierdzeń. Spędzisz więcej czasu na utrzymaniu takiego bota, niż kiedykolwiek zaoszczędzisz. W takich przypadkach użyj listy kontrolnej, a nie robota.

Nie automatyzuj decyzji o dużym znaczeniu bez człowieka w pętli

Decyzje kredytowe, triage medyczny, zatwierdzenia bezpieczeństwa, zwolnienia: wykorzystaj automatyzację do gromadzenia dowodów i prowadzenia rejestrów, a nie do podejmowania decyzji.

Uważaj na nieuporządkowane dane wejściowe

Jeśli praca zaczyna się od swobodnej korespondencji e-mail, ręcznych notatek lub zrzutów ekranu, które za każdym razem wyglądają inaczej, najpierw potrzebujesz lepszego sposobu przyjmowania danych. Ustandaryzuj formularz, etykiety i zasady. Dopiero potem rozważ RPA.

Nigdy nie buduj na wadliwych danych wejściowych z wcześniejszych etapów

Duplikaty, brakujące klucze, pola, które zmieniają nazwy w trakcie miesiąca – napraw źródło lub dodaj twardą walidację przy przyjmowaniu danych. Automatyzacja nie oczyści śmieci; po prostu przenosi je szybciej.

Jeśli właściciel systemu zabrania automatycznego dostępu, zatrzymaj się

Współpracuj z IT, aby ustalić bezpieczne wzorce, interfejsy API lub konta serwisowe. RPA powinna respektować kontrole, a nie je omijać.

Przeprowadź szybki test, zanim zaczniesz budować:

• Czy kroki są znane i udokumentowane?
• Czy dane są ustrukturyzowane i spójne?
• Czy istnieje wyraźny właściciel procesu?
• Czy wolumen uzasadnia wysiłek?
• Czy człowiek może bezpiecznie zastąpić decyzję bota?

Jeśli na którekolwiek pytanie odpowiedź brzmi „nie”, zatrzymaj się i napraw podstawy.

Wyjątki wymagające interwencji ludzi

• Eskalcje z rozzłoszczonymi klientami, gdzie ton ma znaczenie.
• Skomplikowana analiza przyczyn źródłowych po poważnej awarii.
• Wybory strategiczne z wieloma kompromisami i bez jednej właściwej odpowiedzi.

Utrzymuj zasady triage w prostym języku i określ trzy możliwe wyniki zanim cokolwiek zostanie uruchomione: bot ponawia próbę, gdy błąd wygląda na tymczasowy (przekroczenie czasu, krótkie zablokowanie), odkłada element, gdy dane wejściowe są brakujące lub niejednoznaczne, i eskaluje do człowieka, gdy zestaw zasad nie może podjąć decyzji lub ryzyko jest wysokie.

Używaj prostych poziomów ważności, które każdy rozumie:

• Poziom 1 dla przepływu pieniędzy, zgodności lub bezpieczeństwa z natychmiastową kontrolą człowieka;
• Poziom 2 dla terminów związanych z obsługą klienta przypadających na dziś, sprawdzanych w ciągu godziny;
• Poziom 3 dla pracy back-office, sprawdzanej do końca dnia.

Gdy element trafia do człowieka, podaj pełen kontekst, aby nie musiał zgadywać: plik źródłowy, kroki wykonane przez bota, kody błędów, zrzuty ekranu jeśli pomagają, oraz szczegóły danych, środowisko, wersję bota, identyfikator uruchomienia, znaczniki czasu i wszelkie identyfikatory korelacji z systemów docelowych.

Prezentuj to w spójnym „karnetu wyjątków”, który zawsze pokazuje, co bot próbował zrobić, gdzie wystąpiła awaria, dlaczego awaria nastąpiła w prostych słowach, co już zostało ponowione, proponowane kolejne kroki oraz linki do instrukcji i logów.

Ustal właścicieli zanim pojawią się problemy, aby zgłoszenia nie krążyły: biznes odpowiada za problemy z danymi i brakujące zatwierdzenia, IT za łączność, uprawnienia i problemy z platformą, a CoE za błędy w projektowaniu i poprawki selektorów.

Mierz to, co ważne, i utrzymuj widoczność: wskaźnik wyjątków, średni czas na potwierdzenie, średni czas na rozwiązanie oraz udział automatycznie rozwiązanych poprzez ponowienie; oznacz przyczynę źródłową, aby wzorce były widoczne. Jeśli dwa pola powodują większość błędów, zaostrz walidację danych wejściowych; jeśli większość błędów to przekroczenia czasu o 2 w nocy, zmień okno uruchomienia lub wydłuż czas oczekiwania.

Zamykaj pętlę co tydzień, przeglądając najczęstsze typy błędów i wybierając dwie poprawki do wdrożenia; dodaj regułę, popraw walidację lub zmień harmonogram. Liczba wyjątków powinna stopniowo maleć. Jeśli tak się nie dzieje, wstrzymaj nowe automatyzacje, ustabilizuj środowisko i dopiero wtedy kontynuuj.

Twoja droga automatyzacji: stwórz strategię automatyzacji i program automatyzacji

Zacznij od jasnego planu.	Zaangażuj liderów wcześnie i ustalcie, jak będziecie mierzyć sukces.	Podczas wdrażania RPA stwórz Centrum Doskonałości, aby ustalać standardy, szablony i wytyczne dla programu automatyzacji.
Dodaj analizę procesów (process mining) do odkrywania i nadzoru, szczególnie gdy procesy obejmują systemy starszej generacji.	Wybierz dostawców, którzy oferują narzędzia RPA dla profesjonalistów i użytkowników biznesowych, a także orkiestrację i bezpieczeństwo dopasowane do twojego modelu ryzyka.	Zacznij od małych projektów z wysokim zwrotem, a następnie skaluj. Podczas wdrażania RPA dokumentuj każdego bota, obsługuj wyjątki i definiuj przekazywanie zadań.
Monitoruj czas pracy, przepustowość i zwrot z inwestycji, aby móc optymalizować i eliminować nadmiar.

Podczas wdrażania RPA na dużą skalę, dostosuj zarządzanie zmianą, szkolenia i umiejętności ludzi, aby zespoły przyjęły nowy sposób pracy.

Pokonywanie przeszkód na drodze do transformacji cyfrowej

Jak automatyzować zadania bez przeszkód?

To może być pytanie, które często pojawia się w twojej głowie.

Aby ominąć bariery we wdrażaniu rozwiązań RPA, musisz je szybko rozwiązywać i utrzymywać przepływ wartości.

Jak to zrobić prawidłowo? Oto gotowy proces:

• Spodziewaj się typowych przeszkód: słabego odkrywania procesów, kruchych selektorów i danych zamkniętych w nieustrukturyzowanych plikach.
• Podejdź do nich bezpośrednio.
• Użyj Document AI, aby wyodrębnić i ustandaryzować pola, a następnie przekaż czyste dane do botów.
• Dodaj analizę procesów, aby wykrywać marnotrawstwo i ustalać priorytety.
• Gdy zmieniają się interfejsy, polegaj na samonaprawiających się selektorach lub alertach, które ujawniają poprawki zanim dojdzie do awarii.
• Szkol ludzi poprzez praktyczne ćwiczenia oparte na rolach i utrzymuj automatyzacje pod kontrolą wersji w odpowiednich środowiskach.
• Dla tego, co pozostaje ręczne, określ wyraźne przekazywanie zadań i SLA, aby ludzie i boty się nie wchodziły sobie w drogę. W ten sposób wdrażasz automatyzację z mniejszą liczbą niespodzianek i lepszymi rezultatami.

Na co zwracać uwagę w nowoczesnej platformie RPA

Ten, który ma największy potencjał do skutecznej transformacji cyfrowej Twojej organizacji

Ale co to naprawdę oznacza?

Powinieneś wybrać technologię RPA, która obejmuje budowanie, uruchamianie i zarządzanie w jednym miejscu, z projektowaniem low-code, odpowiednim wersjonowaniem i kontrolami dla przedsiębiorstw.

Twoje oprogramowanie RPA powinno integrować się zarówno przez interfejs użytkownika, jak i API, oraz koordynować wiele botów RPA jednocześnie. Silna orkiestracja będzie kierować zadania według reguł i SLA, inteligentnie powtarzać próby, równoważyć kolejki i automatyzować przepływy pracy od początku do końca bez potrzeby nadzoru.

Szukaj narzędzi RPA z konektorami oraz usługami sztucznej inteligencji, takimi jak przetwarzanie języka naturalnego, wizja komputerowa i uczenie maszynowe, aby móc automatyzować procesy wykraczające poza proste wprowadzanie danych i przejść do inteligentnej automatyzacji procesów, gdzie modele zwiększają wartość.

Stos powinien obejmować testowanie, monitorowanie, powiadamianie i raportowanie, aby zespoły mogły bezpiecznie automatyzować przepływy pracy i ciągle je udoskonalać.

Oczekuj kroków z udziałem człowieka tam, gdzie pracownicy powinni podejmować decyzje, których boty nie powinny, i zaprojektuj jasne przekazania zadań, aby pracownicy i boty się nie nakładali. Na koniec upewnij się, że technologia RPA wdraża się tam, gdzie jej potrzebujesz – w chmurze, lokalnie lub w trybie hybrydowym – z szyfrowaniem, rejestrami audytu i zgodnością, którą możesz udowodnić. Krótko mówiąc, wybierz Robotic Process Automation (RPA), która pozwala orkiestracji wielu botów RPA, rozszerzaniu ich o AI i automatyzacji przepływów pracy w całym przedsiębiorstwie.

Przyszłość inteligentnej automatyzacji z RPA

Agenci sztucznej inteligencji coraz lepiej radzą sobie z planowaniem, ale RPA wciąż przekształca decyzje w działania w rzeczywistych systemach. To połączenie sztucznej inteligencji z wykonaniem jest powodem, dla którego roboty programowe nie znikną. Łączą one plany z ekranami, formularze z plikami, API ze skryptami.

W miarę jak modele będą się ulepszać, RPA będzie automatyzować przepływy pracy w coraz większej liczbie narzędzi przy mniejszym udziale człowieka, podczas gdy ludzie będą koncentrować się na wyjątkach i strategii. Można oczekiwać bezpieczniejszych środowisk uruchomieniowych, lepszych kontroli oraz prostszych sposobów wdrażania botów RPA w zespołach i w różnych krajach.

Dodaj do swojej mapy drogowej dwa stałe elementy: automatyzację procesów biznesowych tam, gdzie jest to sensowne, oraz staranną kontrolę, aby cały ekosystem pozostał w dobrej kondycji.

Gotowy, aby przejść od planów do efektów?

Jesteśmy umówieni na rozmowę o wdrożeniach RPA.

Korzyści są proste: zwiększenie efektywności, oszczędności kosztów i lepsze doświadczenie klienta w ramach działań związanych z transformacją cyfrową.

Jeśli wdrażasz RPA, dostarczymy odpowiednie narzędzia, oprogramowanie, technologię i automatyzację, aby połączyć Twoje systemy cyfrowe i przyspieszyć Twój proces transformacji.

Nasze roboty programowe obsługują dane nieustrukturyzowane, zbieranie danych i rutynowe zadania, podczas gdy inteligentna integracja systemów porządkuje procesy ręczne, które nadal wymagają wykonywania tych samych zadań w ten sam sposób za każdym razem.

Otrzymujesz większe oszczędności oraz realne postępy w działaniach związanych z transformacją cyfrową, które łączą zespoły i napędzają cyfrową transformację na dużą skalę.

Jeśli jesteś gotowy do działania, po prostu się z nami skontaktuj.