Jak Inelo zbudowało kulturę automatyzacji, która odmieniła efektywność

Powtarzalne, manualne zadania od dawna były częścią codziennego rytmu pracy firmy, jednak zaczęły ograniczać tempo, w jakim zespoły mogły dostarczać wartość i wspierać klientów. Dla Pauliny Wołowiec, Process Director i głównej siły napędowej automatyzacji w Inelo, był to moment, by rozważyć nowe podejście.

Jej zdaniem rozwiązanie nie zaczynało się od technologii, lecz od sposobu myślenia — od zmiany tego, jak ludzie postrzegają rozwój, doskonalenie oraz rolę, jaką automatyzacja może odegrać w przyszłości ich pracy.

„Potrzebowaliśmy nowego sposobu pracy” — wyjaśnia. „Nie po to, by zastępować ludzi, ale by uwolnić ich od powtarzalnych zadań i pomóc nam wszystkim inaczej spojrzeć na to, jak wykonywana jest praca. Dla mnie sposób myślenia to najważniejszy element drogi do automatyzacji.” Mając tę filozofię w centrum działań, Inelo rozpoczęło na nowo projektowanie swojego modelu operacyjnego.

Budowanie fundamentów pod skalowanie

Pierwszym krokiem w drodze Inelo do automatyzacji nie był wybór technologii — było nim zrozumienie rzeczywistości. Paulina Wołowiec, Process Director, wraz ze swoim zespołem rozpoczęła od mierzenia rzeczywistego czasu pracy, mapowania każdego etapu procesów oraz obliczenia realnych kosztów najbardziej powtarzalnych zadań w firmie. Te wnioski stały się fundamentem mapy drogowej automatyzacji opartej na danych.

Jak wspomina Paulina Wołowiec: „Przyjrzeliśmy się wszystkiemu”. Szybko okazało się, że znaczna część czasu pracowników była poświęcana na powtarzalne, ustrukturyzowane zadania — dlatego zespół zwrócił się w stronę automatyzacji.

Zespół jako punkt wyjścia wybrał prosty, ale mający duży wpływ proces: przetwarzanie danych z wiadomości i e-maili od klientów — obsługę plików kierowców, dokumentów oraz ustrukturyzowanych danych wejściowych, które trafiały do systemów rozliczeń i analiz Inelo.

Był to proces oparty na regułach, powtarzalny i obejmujący dużą część codziennej pracy — co czyniło go idealnym punktem startowym. Stał się on swoistym poligonem doświadczalnym, który pozwolił zespołowi szybko się uczyć, doskonalić podejście i mierzyć wartość w czasie. Dziś wyniki mówią same za siebie: sześć lat pracy robotów pozwoliło zaoszczędzić 26 534 godziny pracy manualnej.

Co ważniejsze, ludzie od razu odczuli różnicę. Jak wyjaśnia Paulina Wołowiec: „Wszystko to zostało zrobione bez zastępowania kogokolwiek — chcieliśmy pokazać wszystkim, że pracę można wykonywać szybciej i bez ludzkich błędów.”

Sukces dał Inelo solidne podstawy do strategicznego skalowania automatyzacji w całej organizacji. Jednak nawet przy wczesnych osiągnięciach dalsza droga wciąż wymagała wytrwałości, cierpliwości oraz gotowości do podważania starych nawyków.

Budowanie właściwego sposobu myślenia

Wraz z rozwojem automatyzacji Wołowiec napotkała te same wyzwania, które pojawiają się w wielu rosnących organizacjach: niepewność, błędne przekonania na temat automatyzacji oraz obawy pracowników, że roboty mogą zastąpić ich role.

Niektórzy menedżerowie byli początkowo przekonani, że ich procesy są już w pełni zoptymalizowane. Część pracowników obawiała się o bezpieczeństwo swoich stanowisk. Zamiast jednak traktować te wątpliwości jako opór, Paulina Wołowiec postrzegała je jako szansę na wzmocnienie najważniejszego elementu tej drogi — sposobu myślenia.

Poprzez warsztaty, sesje odkrywcze oraz stałą komunikację zaczęła zmieniać sposób, w jaki zespoły i kadra zarządzająca postrzegały automatyzację. Pokazywała efekty rozwiązań „przed i po”, otwarcie dzieliła się wynikami i udowadniała, że roboty eliminują powtarzalne zadania, dzięki czemu pracownicy mogą skupić się na bardziej ambitnej pracy.

Z czasem zespoły zaczęły nawet nadawać robotom tradycyjne polskie imiona, takie jak Robert czy Samurai — drobny detal, który wzmocnił poczucie więzi i zrozumienia, pokazując boty po prostu jako wspierających współpracowników, a nie zagrożenie.

Dziś ta zmiana sposobu myślenia jest jednym z największych osiągnięć Inelo. Efektywność rośnie z roku na rok nie tylko dzięki samej automatyzacji, lecz dlatego, że pracownicy myślą teraz proaktywnie o tym, jak automatyzacja może usprawnić ich pracę — i czują, że mają realny wpływ na kształtowanie tej przyszłości.

Uwalnianie efektu na dużą skalę

Dziś roboty UiPath wspierają jedne z najważniejszych procesów operacyjnych Inelo. Od ponad 74 milionów automatycznie zaimportowanych dni aktywności kierowców i pojazdów po ponad 980 000 rozliczonych przez roboty rekordów kierowców — program automatyzacji Inelo konsekwentnie obsługuje duże wolumeny zapytań klientów oraz danych firmowych z wysoką dokładnością i powtarzalnością.

Pod względem finansowym wpływ jest równie znaczący — roboty osiągają obecnie zwrot z inwestycji w ciągu pięciu do dwunastu miesięcy, generując przy tym średnią miesięczną korzyść na poziomie około 190 000 PLN. Jak wyjaśnia Paulina Wołowiec,

Nic nie pokazuje tego lepiej niż największa automatyzacja w Inelo — rozliczanie kierowców. Obejmuje ona interpretację surowych danych dotyczących aktywności kierowców, ich kategoryzację zgodnie z wymogami prawnymi, obliczanie wynagrodzeń, przygotowywanie dokumentów oraz dopilnowanie, aby wszystko zostało dostarczone klientom na czas. „Przed automatyzacją proces ten wymagał bardzo wielu manualnych kroków. Była to praca precyzyjna, ale jednocześnie powtarzalna i czasochłonna” — zauważa Paulina.

Dziś trzynaście robotów UiPath działa 24/7, wspierając ten proces od początku do końca. Importują i weryfikują dane, przenoszą informacje między systemami, klasyfikują aktywności, przygotowują pliki rozliczeniowe oraz płynnie wysyłają gotowe dokumenty do klientów.

Jak dodaje Paulina Wołowiec: „Nasi ludzie szybko zobaczyli, że roboty nie odbierają im pracy, lecz oddają im czas — dzięki czemu mogą rozmawiać z klientami lub zajmować się bardziej złożonymi sprawami.”

Ten sukces umocnił w organizacji przekonanie, że automatyzacja jest zaufanym partnerem — takim, który wspiera ludzi, pomaga im osiągać lepsze wyniki w swoich rolach i tworzy fundament pod jeszcze ambitniejsze innowacje. Dzięki stałemu wsparciu Office Samurai Inelo jest dziś gotowe, by rozwijać automatyzację na jeszcze większą skalę.

Kształtowanie przyszłości w Inelo

Dysponując dojrzałymi fundamentami automatyzacji, Inelo przygotowuje się teraz do kolejnego etapu swojej cyfrowej ewolucji. Firma już wprowadziła sztuczną inteligencję do interakcji z klientami, wykorzystując inteligentne modele do wspierania odpowiedzi na czatach oraz podnoszenia jakości i spójności komunikacji. Jednak ta wizja sięga znacznie dalej.

Dla Pauliny Wołowiec przyszłość leży w dalszym, głębszym rozszerzaniu automatyzacji na obszary takie jak interpretacja danych, obsługa zgłoszeń klientów czy przepływy pracy między systemami — czyli tam, gdzie inteligentne podejmowanie decyzji może przynieść jeszcze większe korzyści. „AI pomoże nam działać szybciej i wspierać nasze zespoły w sposób, w jaki same roboty nie są w stanie” — wyjaśnia. „Musimy jednak korzystać z niej rozważnie, bezpiecznie i zawsze w sposób chroniący naszych klientów.”

W międzyczasie Inelo koncentruje się na wzmacnianiu swoich kompetencji, rozszerzaniu automatyzacji w całej Grupie Eurowag oraz dalszej zmianie sposobu myślenia na wszystkich poziomach organizacji, jednocześnie doskonaląc procesy wspólnie z UiPath i Office Samurai. Już teraz prowadzone są warsztaty z menedżerami i zespołami, które pomagają identyfikować możliwości automatyzacji oraz lepiej zrozumieć, w jaki sposób narzędzia cyfrowe mogą transformować ich codzienną pracę.

Ten sposób myślenia kształtuje również jej rady dla organizacji, które dopiero rozpoczynają swoją drogę z automatyzacją. Jak mówi: „Mierzcie rzeczywisty czas pracy. Sprawdźcie, co ludzie faktycznie robią. Tylko wtedy można zrozumieć, gdzie automatyzacja przyniesie największą korzyść.”

Równie istotna, jak podkreśla Paulina Wołowiec, jest ludzka strona tej drogi.

Patrząc w przyszłość, to właśnie ta postawa — otwarta, ciekawa i nastawiona na ciągłe doskonalenie — będzie prowadzić Inelo w kolejną erę inteligentnej automatyzacji. Inelo pokazuje, że gdy technologia i ludzie rozwijają się razem, transformacja staje się jasna i pełna możliwości.