SPS działa w dużych, wieloklienckich środowiskach usługowych, w których kluczowe znaczenie mają dokładność, skalowalność i spójność operacyjna. Organizacja miała już wdrożone solidne procesy realizacji usług oraz ramy zarządzania, jednak wraz z rozszerzaniem zakresu usług w różnych regionach i dla kolejnych klientów SPS dostrzegł możliwość wprowadzenia bardziej zintegrowanej widoczności operacyjnej w czasie rzeczywistym.
Aby wesprzeć ten rozwój, SPS nawiązał współpracę z KYP.ai. Celem było zwiększenie przejrzystości, efektywności oraz integracji danych w środowisku, w którym wolumen, różnorodność i złożoność naturalnie rosną. KYP.ai zapewniło warstwę analityczną, która pomogła SPS usprawnić istniejący model operacyjny i nadal dostarczać usługi wysokiej jakości na dużą skalę.
Szansa
1 Naturalna złożoność w operacjach wieloklienckich
Obsługa wielu klientów w różnych regionach oznacza z założenia pracę z wieloma systemami i źródłami danych. SPS radził sobie z tym skutecznie, jednocześnie dostrzegając możliwość uproszczenia sposobu, w jaki porządkowane i dopasowywane są informacje związane z projektami.
2 Precyzyjne rozliczenia na dużą skalę
SPS zarządza wieloma jednoczesnymi współpracami z klientami. KYP.ai zaoferowało sposób na dalsze usprawnienie łączenia danych z różnych systemów, aby wspierać dokładne i terminowe rozliczenia.
3 Solidne raportowanie z możliwością uzyskania głębszych wglądów
SPS już monitorował wyniki i poziomy usług w ramach ugruntowanych procesów. KYP.ai zapewniło bardziej szczegółowy wgląd w czasie rzeczywistym, który umożliwił szybsze wprowadzanie korekt i bardziej precyzyjne, ciągłe doskonalenie.
4 Wiele strumieni danych
Ponieważ zespoły pracują zarówno nad zadaniami online, jak i offline, dane naturalnie znajdują się w kilku różnych środowiskach. KYP.ai ułatwiło ujednolicenie tych danych wejściowych bez zmiany już ustalonych sposobów pracy.
Rozwiązanie
KYP.ai wzmocniło ramy operacyjne SPS, dodając zintegrowaną warstwę analityki produktywności.
1 Automatyczne zbieranie sygnałów procesowych
Cyfrowe sygnały procesowe były zbierane z istniejących przepływów pracy, co ograniczyło potrzebę ręcznego przygotowywania danych i zwiększyło dokładność przypisywania działań do projektów.
2 Ujednolicona integracja danych
Baza Integracyjna (IDB) skonsolidowała dane operacyjne z różnych systemów w jednym modelu. Poprawiło to spójność i ograniczyło ilość pracy administracyjnej związanej z ich uzgadnianiem.
3 Łączność z SAP w czasie rzeczywistym
Zweryfikowane dane były automatycznie przesyłane do SAP poprzez połączenie IDoc, co umożliwiło bardziej efektywne i niezawodne procesy rozliczeniowe.
4 Rozszerzony wgląd operacyjny
Panele w czasie rzeczywistym zapewniły głębszą widoczność rozkładu obciążenia pracą, różnic w przebiegu procesów oraz trendów wydajności. Wspierało to szybsze podejmowanie decyzji w zespołach i regionach.
Rezultaty
1 Nakład pracy administracyjnej zmniejszony o ponad 50%
Zadania związane z gromadzeniem, weryfikacją i dopasowywaniem danych projektowych stały się znacząco bardziej efektywne, co pozwoliło zespołom poświęcić więcej czasu na pracę tworzącą wartość.
2 Wydajność operacyjna zwiększona o 25%
Dzięki płynniejszym przepływom pracy i mniejszemu obciążeniu administracyjnemu zespoły mogły w większym stopniu koncentrować się bezpośrednio na zadaniach związanych z klientami.
3 Większa przejrzystość w różnych regionach
Różnice i wzorce między zespołami stały się łatwiejsze do zidentyfikowania, co wspierało ukierunkowane, ciągłe doskonalenie w sposób uzupełniający istniejące procesy SPS.
4 Bardziej uporządkowany krajobraz systemów
Dwa oddzielne systemy zostały zastąpione jedną zintegrowaną warstwą danych operacyjnych, co uprościło utrzymanie i poprawiło skalowalność.
Kluczowe wnioski
- SPS wzmocnił już dojrzałe środowisko operacyjne, dodając dodatkową warstwę widoczności i efektywności.
- Liderzy zyskali głębszy wgląd w dane, jednocześnie utrzymując niewielkie obciążenie raportowe dla pracowników.
- KYP.ai wzmacnia spójność wymaganą w środowisku usług współdzielonych obsługujących wielu klientów.
- Integracja wzmacnia zdolność SPS do utrzymywania wysokiej jakości operacji w różnych regionach.
- To podejście tworzy skalowalną podstawę do rozszerzania analityki produktywności na kolejne obszary usług.
W liczbach
- Ponad 50% redukcji pracy administracyjnej związanej z uzgadnianiem danych
- 25% wzrost produktywnej produktywnej zdolności operacyjnej
- O 13 punktów procentowych więcej czasu przeznaczanego na działania tworzące wartość
- Dwa systemy skonsolidowane w jedną zintegrowaną warstwę danych
Dwa systemy skonsolidowane w jedną zintegrowaną warstwę danych
Office Samurai pełniło rolę strategicznego partnera wdrożeniowego, wnosząc zarówno kompetencje techniczne, jak i swoje transparentne podejście #nobullshit, aby zapewnić pozytywny zwrot z inwestycji.
Ściśle współpracując z zespołem SPS, Office Samurai przeprowadziło dogłębną analizę potrzeb użytkowników oraz mapowanie procesów, aby zapewnić precyzyjną konfigurację platformy KYP.ai.
Jako certyfikowani KYP.ai Platform Evangelists zapewnili kompleksowe szkolenia i onboarding dla użytkowników, a ich angażujące podejście budowało zaufanie w zespole SPS i bezpośrednio przyczyniło się do szybkiego sukcesu projektu.
O KYP.ai
KYP.ai Productivity 360 to platforma Process Intelligence oparta na trzech filarach: 360° View, która zbiera dane w czasie rzeczywistym dotyczące ludzi, procesów i technologii w całej organizacji; Business Transformation Engine, który identyfikuje nieefektywności i oblicza ROI z automatyzacji; oraz Agentic AI Enabler, który generuje gotowy do uruchomienia kod agentów na podstawie uporządkowanego kontekstu biznesowego. KYP.ai wykracza poza ograniczenia tradycyjnego process mining i task mining, zapewniając pełną widoczność operacyjną, możliwości automatyzacji priorytetyzowane według ROI oraz przekształcając dane w gotowych do wdrożenia agentów AI.
