Leaders are in a loop of constant pressure to optimize costs, streamline operations, and deliver predictable results. Yet, in many organizations, they are still relying on their „gut feeling” too frequently when steering operations.
My, w Office Samurai, chcemy pokazać ci, jak możesz przerwać ten cykl i wreszcie prowadzić z zimną głową i stałymi zyskami.
Podczas gdy firmy zainwestowały znaczne środki w transformację cyfrową, standardowe raporty korporacyjne ujawniają jedynie wyniki („co”), a nie kluczową metodę pracy („jak”), pozostawiając znaczną „lukę widoczności”. Luka ta jest często wypełniana przez subiektywne opinie lub „korporacyjną fikcję” – różnicę między czystą mapą procesu narysowaną w Visio a niechlujną rzeczywistością pracowitego wtorkowego popołudnia.
KYP.ai, zdefiniowana jako Productivity Intelligence Platform, zapewnia narzędzie potrzebne do ujawnienia „obiektywnej prawdy” o tym, jak faktycznie wykonywana jest praca. Została zaprojektowana, aby uprościć podejmowanie złożonych decyzji i zapewnić liderom „dobry sen”.
Tożsamość: co właściwie oznacza K-Y-P?
KYP.ai działa w oparciu o kompleksową filozofię Produktywności 360°. Podejście to uznaje, że prawdziwej produktywności nie można poprawić, jeśli nie mierzy się jednoczesnej interakcji trzech podstawowych elementów: ludzi, procesów i technologii.
Nazwa odzwierciedla ten holistyczny mandat:
- Poznaj swoje procesy (kąt transformacji): koncentruje się na uchwyceniu „obecnej” rzeczywistości przepływów pracy i zmian, rzucając wyzwanie „szczęśliwej ścieżce” zaprojektowanej w starych podręcznikach.
- Poznaj swoich ludzi (aspekt operacyjny): ma to kluczowe znaczenie w erze pracy hybrydowej, obejmuje zrozumienie równowagi obciążenia pracą, tarć cyfrowych i zapewnienie, że wysoko wydajni pracownicy nie wypalają się.
- Poznaj swój potencjał (aspekt automatyzacji): wskazywanie „nieoszlifowanych diamentów wydajności i potencjału automatyzacji” ukrywających się w codziennych zadaniach.
Task Mining vs. Process Mining
Warstwą inteligencji umożliwiającą podejście KYP.ai jest Task Mining. Technologia ta wykorzystuje lekkich agentów oprogramowania (czasami nazywanych zwiadowcami lub aplikacjami połączeniowymi) zainstalowanych na komputerach w celu pasywnego przechwytywania „cyfrowych śladów” pracy – w tym kliknięć myszą, wpisów na klawiaturze i kopiowania – w dowolnej aplikacji.
Kluczowe rozróżnienie: przechwytywanie obrazu z kamery a widok z ulicy
W przypadku napotkania zastrzeżenia: „mamy już narzędzie do eksploracji procesów”, rozróżnienie jest kluczowe:
| Technologia | Analogia | Źródło danych i cel |
| Process Mining | Kamera przechwytująca | Ustrukturyzowane dzienniki zdarzeń z podstawowych systemów przedsiębiorstwa (ERP, CRM). Zamiast odległego widoku, działa bardziej jak most wyposażony w kamery, czujniki i kontrolę obciążenia, rejestrując każdy etap podróży ciężarówki, a nie tylko duże przystanki na drodze. |
| Task Mining | Kamera wewnątrz samochodu dostawczego | Nieuporządkowane interakcje użytkowników na pulpicie (Excel, poczta e-mail, starsze aplikacje). Dostrzega obejścia, skróty i cyfrowe tarcia. |
Ta szczegółowa rejestracja ma znaczenie, ponieważ ludzki mózg nie jest w stanie przyjąć rzeczywistej ilości codziennej pracy. W środowisku transakcyjnym ktoś z niższej półki może wykonać około 17 000 działań dziennie, podczas gdy osoba osiągająca najlepsze wyniki może osiągnąć około 35 000. Przez działania rozumiemy kliknięcia myszą, wprowadzanie danych z klawiatury i wszystkie inne interakcje w aplikacjach biznesowych. Rolą KYP.ai jest przekształcenie całego tego szumu w wyraźny, czytelny sygnał dla ludzi.
Funkcjonalność i wyróżniki
KYP.ai zapewnia kilka innowacyjnych funkcji, które przekształcają przechwycone dane w użyteczną inteligencję, zapewniając, że platforma wykracza poza proste raportowanie i zajmuje się pełnym spektrum złożoności operacyjnej.
Zautomatyzowane przechwytywanie danych i widoczność w czasie rzeczywistym
Platforma zaczyna się od Automated Data Capture, gdzie dane są stale gromadzone na maszynach i użytkownikach, aby ująć holistyczną, kompleksową podróż pracy pomiędzy ludźmi, procesami i technologią. Możliwość ta pozwala przezwyciężyć problem statycznej, przestarzałej dokumentacji, ponieważ oficjalne mapy procesów większości firm są często „pięknymi dziełami fikcji przechowywanymi w zakurzonym segregatorze”.
Zamiast jednorazowego badania, KYP.ai automatycznie tworzy „żywą, oddychającą cyfrową mapę” tego, jak naprawdę wykonywana jest praca w chaotycznym świecie wtorkowego popołudnia. Ta funkcja tworzy idealne centrum wywiadu operacyjnego z elastycznymi, wstępnie zbudowanymi pulpitami nawigacyjnymi, które zapewniają
Podejście niezależne od automatyzacji i obsługa agentów AI
KYP.ai wyróżnia się tym, że jest agnostykiem automatyzacji i sztucznej inteligencji. Oznacza to, że platforma koncentruje się na diagnozowaniu choroby procesu, a nie na przepisywaniu konkretnego lekarstwa. Pomaga zbudować skuteczny potok AI i automatyzacji dla całej organizacji, ze śledzonym zwrotem z inwestycji. Identyfikuje możliwości automatyzacji procesów zrobotyzowanych (RPA), ale może również sugerować program szkoleniowy, zmianę w procesie lub po prostu lepsze oprogramowanie. Platforma oferuje możliwość łatwego określenia ilościowego uzasadnienia biznesowego poprzez obliczenie potencjalnych oszczędności za pomocą kilku kliknięć.
Co więcej, KYP.ai pomaga organizacjom wygrać wyścig agentów AI. Działa jako platforma inteligencji korporacyjnej, która wskazuje dokładne zadania, zespoły i przepływy pracy, w których agenci AI mogą tworzyć wartość – w oparciu o rzeczywiste dane systemowe, a nie prognozy. Platforma umożliwia użytkownikom monitorowanie wstępnie skonfigurowanych lub niestandardowych wzorców, w których sztuczna inteligencja i automatyzacja mogą mieć największy wpływ, pomagając zespołom szybko i skutecznie zwiększyć produktywność. Współpracuje również płynnie z istniejącymi narzędziami korporacyjnymi, takimi jak SAP, ServiceNow, Salesforce, UiPath, BluePrism i Microsoft.
Konwersacyjna sztuczna inteligencja i odpowiedzi na żądanie
KYP.ai wykorzystuje wiodącą generatywną sztuczną inteligencję do wspierania podejmowania decyzji i długoterminowych strategii. KYP
Zamiast zmuszać użytkowników do analizowania danych i zagłębiania się w pulpity nawigacyjne, Concierge dostarcza odpowiedzi na żądanie. Na przykład menedżer może dosłownie wpisać pytanie typu „Ile czasu mój zespół spędza na przetwarzaniu faktur i który krok zajmuje najwięcej czasu” i otrzymać natychmiastową odpowiedź. Ta interaktywna inteligencja wskazuje obszary o dużym wpływie na rozwój i sukces firmy.
Architektura zorientowana na prywatność
Uznając potrzebę uwzględnienia obaw związanych z efektem „Wielkiego Brata”, platforma została zaprojektowana z myślą o bezpieczeństwie i prywatności jako najwyższych priorytetach. Firmy zachowują szczegółową kontrolę nad zakresem i rodzajem gromadzonych danych.
Platforma wykorzystuje mechanizmy whitelistingu i blacklistingu, umożliwiając firmom precyzyjne określenie, które aplikacje biznesowe (np. ERP, CRM, Excel) mają być monitorowane, a które całkowicie ignorowane (np. Spotify czy prywatna poczta e-mail). Dane mogą być anonimizowane i chronione poprzez maskowanie danych wrażliwych (PII). Co istotne, maskowanie danych może być stosowane bezpośrednio na komputerze użytkownika, zanim informacje zostaną przesłane na serwer. Dodatkowo pracownicy mają dostęp do spersonalizowanych pulpitów, które pokazują dokładnie, jakie działania z ich pracy zostały zarejestrowane — co pozwala postrzegać narzędzie nie jako mechanizm kontroli, lecz jako formę ochrony i wsparcia w codziennej pracy.
IV. Wnioski: droga od „myślenia” do „wiedzy”
KYP.ai jest uznanym liderem w branży, wyróżnionym przez HFS Research jako „Future of Process Intelligence” oraz sklasyfikowanym jako Strong Performer w raporcie The Forrester Wave™ 2025: Process Intelligence Software.
Wartość płynąca z Process Intelligence opiera się na prostym, praktycznym schemacie działania:
- Zobacz, co się dzieje (dzięki ciągłemu, zautomatyzowanemu gromadzeniu danych).
- Zrozum szczegóły (analizuj warianty, punkty tarcia oraz potencjał usprawnień).
- Wprowadź zmiany, aby osiągnąć rezultat (wdrażając optymalizację lub automatyzację opartą na danych).
Zastępując subiektywne szacunki („korporcyjną fikcję”) obiektywnymi faktami opartymi na danych, KYP.ai generuje mierzalne rezultaty. Przykładowo Allied Global osiągnęło 25% wzrost aktywnych produktywnych etatów (FTE), a Hollard Insurance Group zwiększyło produktywność o 20%, oszczędzając zespołom 307 godzin pracy manualnej miesięcznie.
