Pomysł narodził się na konferencji: podczas gdy jeden z prelegentów opowiadał o automatyzacjach budowanych w miesiąc, liderzy z InPost i Office Samurai zażartowali, że mogliby zrobić to w tydzień. „A czemu nie w 24 godziny?” – ktoś rzucił. Przez miesiące był to tylko wewnętrzny żart, aż obie firmy postanowiły przekuć go w rzeczywistość i połączyły siły w odważnym, 24-godzinnym eksperymencie automatyzacyjnym.
Rezultaty? Czytaj dalej.
Wyzwanie
Pierwsza zasada SpeedRun brzmiała: proces przeznaczony do automatyzacji musiał być prawdziwy. Stworzenie sztucznego wyzwania byłoby jak oszukiwanie – automatyzacja ma sens tylko wtedy, gdy odpowiada na realne potrzeby firmy. Analitycy biznesowi przygotowali przypadki testowe „must-do” i „nice-to-have”, aby kryteria sukcesu były mierzalne.
Wybrany proces nie był rutynowym zadaniem – polegał na odczytywaniu i wyodrębnianiu danych ze zeskanowanych dokumentów. Oznaczało to pracę z danymi niestrukturalnymi, czasem nawet z pismem odręcznym, oraz w scenariuszach, w których dokładność była absolutnie kluczowa.
To, co zaczęło się jako żart na konferencji, szybko przerodziło się w poważny projekt. Im głębiej wchodziliśmy w planowanie, tym bardziej zdawaliśmy sobie sprawę, jak złożony był wybrany proces, a pomysł dostarczenia pełnej automatyzacji w 24 godziny zaczął wydawać się niewyobrażalny.
Cofnięcie się nie wchodziło jednak w grę. Obie firmy zebrały swoich najlepszych specjalistów i zanurzyły się w przygotowaniach. Dwóch analityków biznesowych otrzymało możliwość wcześniejszego przejrzenia procesu, aby ocenić wykonalność projektu, lecz nie przekazało żadnych informacji zespołowi SpeedRun przed rozpoczęciem wydarzenia. Tak jak w standardowym projekcie – analiza wstępna to moment, w którym specjaliści po raz pierwszy widzą proces.
Trzech deweloperów z InPost, trzech deweloperów z Office Samurai oraz dwóch ekspertów dziedzinowych (SME) z InPost weszło na arenę SpeedRun bez wcześniejszej wiedzy o tym, co będą automatyzować. Dopiero gdy zegar 24 godzin zaczął odliczanie, ujawnił się pełny zakres wyzwania.
Na miejsca, gotowi, start!
Zegar wystartował o 14:00 – i tak to się zaczęło. Zespół spędził pierwsze dwie godziny na rozmowach z ekspertami SME i dokładnej analizie procesu. Duża tablica na ścianie stała się przestrzenią do projektowania rozwiązania i zapisywania kluczowych uwag. Energia i determinacja były wysokie, ale zaczęły pojawiać się pierwsze przeszkody – jak odkrycie, że jeden z adresów e-mail objętych zakresem nie był wspólną skrzynką, lecz grupą, co stanowiło poważne wyzwanie techniczne. Zakres zadania zaczął wydawać się przytłaczający.
Analiza się przedłużyła i znacząco uszczupliła cenny budżet czasowy. W tym momencie analitycy biznesowi (BA) mogli wkroczyć, udzielić kilku wskazówek i sprawdzić, czy główny przepływ procesu nie zbacza na mniej istotne szczegóły. Koła znów nabrały rozpędu. Zespół zidentyfikował, że proces end-to-end można podzielić na dwie główne części, dlatego podzielono go na dwa samoorganizujące się zespoły, w których każda osoba objęła określoną rolę.
Każdy zespół wyznaczył jedną osobę do dokumentacji (głównie tworzenia mapy procesu), inną do programowania robota Dispatcher (odpowiedzialnego za przygotowanie kolejki zadań), a trzecią do opracowania robota Performer (wykonującego właściwy proces w systemach i aplikacjach). Dodatkowo jeden z członków zespołu skupił się na budowie kluczowych komponentów AI – „mózgu” całego rozwiązania: UiPath Document Understanding™ do odczytywania zeskanowanych dokumentów oraz generatywnej AI (ChatGPT od OpenAI) do semantycznej konwersji wymaganych wartości.
Łącznie zespół musiał stworzyć pięć robotów, z których każdy został zaprojektowany tak, aby działał zarówno samodzielnie, jak i we współpracy przy realizacji rzeczywistych przypadków testowych.
Maraton środka
Gdy zapadła noc, faza kodowania przyniosła poczucie stabilizacji. Dzięki jasno określonym indywidualnym celom i płynnej współpracy zespołów, drużyna odnalazła swój rytm. Każdy zespół składał się z trzech osób, więc naturalnie stały się one „Triami”. Obie Tria siedziały w niewielkiej odległości od siebie – na tyle blisko, by móc natychmiast współpracować, ale jednocześnie wystarczająco daleko, by zachować koncentrację.
Gdybym miał wskazać najważniejszy punkt wydarzenia, byłaby to: bezproblemowa współpraca.
Wyobraź sobie projekt, w którym każda przeszkoda, pytanie czy decyzja rozwiązywana jest natychmiast, twarzą w twarz. Bez czekania na odpowiedzi, bez rozpraszaczy – tylko pełne skupienie, w którym każdy rozumie zadanie, proces i technologię. Choć były to wyjątkowe okoliczności, była to najsprawniejsza realizacja projektu, jaką kiedykolwiek widziałem.
Ale oczywiście po drodze pojawiły się pewne problemy.
Złożoność procesu została mocno niedoszacowana. To, co podczas analizy przed wydarzeniem wydawało się wykonalne, okazało się pełne wyjątków i niuansów. Ambicje zespołu, by poprawnie obsłużyć każdy przypadek, musiały zostać stonowane. Gdy czas zaczął się kończyć, trzeba było skupić się na zapewnieniu, że główny przepływ procesu działa od początku do końca.
A potem pojawiło się zmęczenie. Nie chodziło o warunki – obiekt zapewniał wszystko: pyszny catering, pokoje do odpoczynku z matami do spania, tyle kawy, ile tylko można było wypić, oraz pomoc medyczną na wypadek nagłych sytuacji (na szczęście nieużywaną) – po prostu nienaturalne jest tak długo nie spać. Największy kryzys przyszedł około 3 nad ranem. Prace rozwojowe utknęły w trudnym momencie i zespół się rozproszył – część szukała krótkiej drzemki, inni parli dalej.
Noc jest najciemniejsza tuż przed świtem.
Feniks z popiołów
Punkt zwrotny nadszedł wraz ze wschodem słońca, około godziny 5 rano. Może brzmi to zbyt poetycko – nazwij to jak chcesz – ale naprawdę można było odczuć, że zespół złapał drugi oddech po długim okresie morskiej ciszy.
Do tego czasu pierwsze wersje robotów były już na tyle funkcjonalne, że można było rozpocząć testy jednostkowe. Powstały wstępne wersje dokumentacji, a zespoły ponownie zintensyfikowały współpracę, by powoli zacząć integrować poszczególne komponenty w spójne rozwiązanie. Pomimo ograniczonej liczby przykładów treningowych, model Document Understanding z powodzeniem wyodrębniał dane, a poranne światło naprawdę wydawało się robić różnicę. Rozpoczęły się poszukiwania prawdziwych przypadków testowych. Szkoda, że nie mieliśmy na sobie piżam i kapci w kształcie króliczków, żeby dopełnić klimat.
Odkładając historię na bok, nie zapominajmy o złożoności problemu i rozwiązania.
Pierwsza główna część musiała obsługiwać e-maile oraz zeskanowane dokumenty. Tekst był do opanowania, ale w przypadku skanów główną pracę musiał wykonać UiPath Document Understanding. Wyodrębnionych wartości nie można było użyć w surowej postaci, więc do akcji wkroczył ChatGPT, aby poradzić sobie z dopasowaniami opartymi na logice rozmytej dla takich szczegółów jak adresy czy daty – co nie było łatwe, biorąc pod uwagę złożoność polskiej deklinacji.
Druga część była jeszcze trudniejsza. Dane z pierwszego etapu musiały czekać na nadejście dokumentów uzupełniających z dodatkowymi danymi. Skanowane pliki trafiały (jak się domyślasz) do Document Understanding, trzeba było dopasować wątki, zaktualizować elementy i dopiero wtedy finalny robot Performer wykonywał wymagane działania.
To byłby wymagający projekt nawet przy kilku tygodniach na jego realizację. Ale nikt się nie poddał. Zespół pracował do ostatniej minuty, zdeterminowany, by dowieźć rezultat. Oto zdjęcie na dowód – to wszystko zaczęło się w piątek o 14:00.
Koniec czasu!
Odliczanie zatrzymało się. Dostaliśmy 10 minut wytchnienia, zanim zebraliśmy się w sali konferencyjnej na testy i końcowe podsumowanie. Pomimo zmęczenia wszyscy wydawali się szczerze szczęśliwi i zaskakująco spokojni o wynik. Ostatecznie nie chodziło tylko o rezultaty – najważniejsze było wspólne przeżycie tego wyjątkowego doświadczenia. Ale przechodząc do sedna…
Udało się.
Dziesięć prawdziwych, niespreparowanych wiadomości e-mail przeszło przez cały proces i zwróciło oczekiwany rezultat, zapisany w arkuszu SharePoint. Biorąc pod uwagę znane podatności w niektórych miejscach, byliśmy mile zaskoczeni, że przypadki zostały wykonane całkowicie bezbłędnie. Komitet, składający się z przedstawicieli InPost, Office Samurai i UiPath, ogłosił projekt sukcesem – i naprawdę czuło się, że to namacalny rezultat, a nie pusty slogan.
Aby nieco zrównoważyć ten słodki obraz, opracowano jedynie funkcjonalności „must-do”, a kod wymagał pewnej optymalizacji po wydarzeniu. Na przykład pary botów „Dispatcher” i „Performer” zostały scalone w pojedyncze jednostki. Nie umniejsza to jednak faktu, że InPost w rekordowym czasie uzyskał działającą, produkcyjną automatyzację. Zespół podołał niezwykle trudnemu i wyczerpującemu wyzwaniu, dając przykład niezrównanej współpracy. Sama inicjatywa i format wydarzenia były pionierskim przedsięwzięciem w branży automatyzacji, które może zostać powtórzone (spoiler!) lub zainspirować innych do pójścia w ich ślady. Gorąco zachęcamy do eksperymentowania, podważania codziennych schematów biznesowych i czerpania przy tym radości.
Rozwiązanie stworzone podczas SpeedRun działa sprawnie do dziś. Do tej pory przetworzyło 13 875 spraw, z których tylko 534 zakończyły się wyjątkiem biznesowym (dane z okresu 05.04.2024 – 30.07.2025). Przy średnim czasie przetwarzania 6,19 minuty pozwoliło już zaoszczędzić około 1,3 etatu miesięcznie. Poza scaleniem botów, rozwiązanie wymagało jedynie drobnych korekt: niewielkich zmian w szablonach odpowiedzi, konwersji dat i nazwisk czy zapisywania załączników w SharePoint. Rdzenna architektura stworzona podczas wydarzenia pozostaje niezmieniona.
Co więcej, sukces SpeedRun zainspirował zespół InPost do utrzymania tempa i pół roku później ta sama architektura została odtworzona w celu zautomatyzowania bardzo podobnego procesu, który również przynosi firmie korzyści (ponad 9 000 udanych przebiegów).
Czy zrobiłbyś to ponownie?
Jeśli potrzebujesz prostą odpowiedź – tak, zrobiłbym to ponownie (osobiście). Ale tym, czego naprawdę sobie życzę, jest możliwość częstszego doświadczania tak fantastycznych warunków pracy. Nie mówię o pracy przez 24 godziny bez przerwy – to był jednorazowy wyczyn, wymuszony formatem wydarzenia. To, co chętnie bym powtórzył, to duch zespołowy, intensywne skupienie i dobra zabawa. To były wyjątkowe okoliczności, trudne do utrzymania lub częstego odtworzenia, ale pokazały nam, jak niesamowici potrafią być ludzie.
