Die Führung eines so großen Unternehmens mit Tausenden von Mitgliedern, Lieferanten und Partnern ist komplex. Es erfordert ein riesiges Netz von Prozessen, Informationen und Zahlungen, die effizient und effektiv sein müssen.
Dies zu erreichen, kann eine Herausforderung sein, vor allem, wenn das Unternehmen auf eine so lange Tradition mit älteren Systemen und IT zurückblicken kann. Deshalb ist Holger Gerlach, Teamleiter in der Finanzabteilung des E/D/E, stets bemüht, neue Wege zu finden, um die Arbeit zu rationalisieren, die Kapitalrendite zu steigern und die Kosten zu senken.
„Damals, im Jahr 2019, sprach ich mit einem alten Kollegen“, beginnt Gerlach. „Er erwähnte, wie sein Unternehmen die Automatisierung nutzte, um die Abläufe zu verändern. Ich dachte, wir könnten das Gleiche tun und die Idee war geboren.“
Gemeinsam mit einem Kollegen aus der IT-Abteilung wählte Gerlach UiPath als Technologiepartner aus. Dann stellte er seinen Plan dem CIO und dem Finanzdirektor vor. Beide waren sofort von dem Konzept der Automatisierung angetan und schlugen sogar einen Partner vor, der bei der Implementierung helfen konnte: Office Samurai, mit Sitz in Krakau, Polen. Ein Proof of Concept wurde sofort gestartet.
Ein vielversprechender Start
Bei der ersten Automatisierung ging es um die Validierung der Mehrwertsteuerangaben. „Wenn wir Artikel in andere EU-Mitgliedstaaten versenden, berechnen wir keine Mehrwertsteuer. Es ist steuerfrei“, erklärt Gerlach. „Aber um die Vorschriften einzuhalten, müssen wir sicherstellen, dass unsere Kunden eine gültige Umsatzsteuer-Identifikation haben.
Um dies zu erreichen, musste E/D/E Berichte aus seinem SAP-System ziehen, das ein Excel-Dokument erstellte. Dann musste ein Kollege die Kundendaten mit Namen und Adressen hinzufügen. Diese Tabelle wurde dann an einen Steuerspezialisten weitergeleitet, der die Informationen bestätigte. Das war ein manueller Prozess, der jeden Monat sechs Stunden in Anspruch nahm und 500 € an Buchhaltergebühren kostete. „Das war ineffizient. Es hat Ressourcen gekostet, aber es musste getan werden“, erinnert sich Gerlach frustriert.
Wir haben den Prozess automatisiert. Der Roboter übernahm die Details aus SAP, fügte Informationen hinzu und verwendete dann ein Skript, um die Liste mit deutschen und EU-Steuerdatenbanken abzugleichen, die über Websites für öffentliche Aufzeichnungen verfügbar sind. Durch die Automatisierung reduzierte sich nicht nur der Zeitaufwand auf 50 Minuten pro Monat, sondern es konnten auch Gebühren eingespart werden.
Holger Gerlach – Teamleiter in der Finanzabteilung des E/D/E
„Wir präsentierten die Ergebnisse dem CIO und dem Finanzdirektor und ernteten ein Lächeln“, sagt Gerlach. „Sie fragten ironisch, warum wir das nicht schon früher gemacht haben. Es war ein großer Erfolg für ein Unternehmen, das ein wenig altmodisch sein kann. Wir hatten bewiesen, dass wir eine Spitzentechnologie nutzen können, um Prozesse zu verbessern und Geld zu sparen.
Ausweitung der Rolle der Automatisierung
Um eine reibungslose Einführung der Software zu gewährleisten, wusste Gerlach, dass er Mitarbeiter brauchte, die mit an Bord waren. Wir hatten einige „Lunch and Learn“-Sitzungen mit Kollegen. Zuerst hatte ich Angst, dass die Leute denken würden, wir würden sie durch die Automatisierung ersetzen, aber so haben sie es nicht gesehen. Eine Person sagte zu mir: ‚Ich habe zu viel Arbeit zu tun. Es wäre toll, wenn mir ein Roboter helfen würde.‘ Das war eine fantastische Reaktion.“
Es folgte eine zweite Automatisierung, bei der jeden Tag in einer Abteilung ein SAP-Bericht erstellt und an eine andere Abteilung geschickt wurde, wo er ausgedruckt und bearbeitet wurde. Dies war ein weiterer kleiner Erfolg, der zum ersten großen Test für die Technologie führte.
Das Beste aus der Technologie machen
„Wir bieten unseren Kunden einen Service namens Factoring an. Dabei kaufen wir unbezahlte Rechnungen, um ihren Cashflow anzukurbeln“, sagt Gerlach. „Bevor wir die Rechnungen übernehmen, müssen wir alle Schuldner überprüfen und das Risiko kalkulieren, das damit verbunden ist. Normalerweise sind zwischen zweihundert und tausend Rechnungen zu prüfen, also haben unsere Mitarbeiter das manuell gemacht.“
Dann bat ein größerer Kunde um Hilfe. Er wollte E/D/E-Rechnungen von 20.000 Schuldnern verkaufen. „Es hätte sechs Monate gedauert, sie zu prüfen“, erzählt Gerlach. „Das konnten wir einfach nicht tun, denn dann hätten wir den Auftrag verloren. Also haben wir Office Samurai nach einer Lösung gefragt.“ Eine Automatisierung bewertete die Kreditwürdigkeit, indem sie alle notwendigen Daten aus einer Kreditauskunft herunterlud, um sie automatisch zu verarbeiten.
Die Aufgabe dauerte nur dreieinhalb Wochen, sparte Monate an Arbeit und sicherte den Auftrag. Dies war ein wichtiger Wendepunkt, der eine neue und neuartige Art der Automatisierung bewies, die sich auch wirtschaftlich auswirkte.
Hinzufügen von Dokumentenverständnis
„Wir haben ein Zentrallager in Deutschland, in dem über hunderttausend Artikel lagern. Von hier aus können unsere Mitglieder bestellen, was sie brauchen. Täglich werden 22.000 Artikel mit 6.300 Lieferungen angefordert“, erklärt Gerlach. „Wir haben 11 Kollegen in einem Team, die das Inventar verwalten, SAP aktualisieren und bei Bedarf Ersatzbestände nachbestellen. Das war ein riesiger manueller Prozess.“
Eines der 11 Teammitglieder verließ das Unternehmen, was eine zusätzliche Belastung für die verbleibenden Mitarbeiter bedeutete. Als sie von der Automatisierung hörten, baten sie Gerlach um Hilfe. „Zuerst sagten wir, das wäre zu schwierig, weil wir mit 700 verschiedenen Lieferanten arbeiten, die alle unterschiedliche Auftragsbestätigungsdokumente haben. Wir dachten, wir müssten für jeden einzelnen eine andere Vorlage erstellen.“
Gerlach wandte sich an seine Partner bei Office Samurai, die das Verstehen von Dokumenten als Lösung vorschlugen. Mit dieser Technologie konnte eine Automatisierung alle benötigten Informationen aus den verschiedenen Dokumenten extrahieren und sie dann verarbeiten. Es funktionierte wie ein Traum.
Kürzlich kam ein anderes Team mit einem ähnlichen Problem wie das der Lagerverwaltung auf Gerlach zu. „Wir sagten ihnen, keine Sorge, wir haben etwas, das helfen wird. Wir untersuchen jetzt ihren Prozess, bevor wir die gleiche Automatisierung einsetzen.“
E/D/E hat jetzt zwei Software-Roboter, die 25 Prozesse abwickeln. Jede Automatisierung macht sich innerhalb eines Jahres bezahlt, und danach ist jede Effizienzeinsparung eine Rendite für die Investition.
Das Geheimnis des Erfolgs
Mit Blick auf den Einsatz der Automatisierung bei E/D/E sagt Gerlach: „Sie ist nicht riesig, aber wir wachsen schnell.“ Er weist auch darauf hin, dass E/D/E seinen Erfolg bisher ohne ein internes Team erzielt hat. „Nur ich und zwei weitere Mitarbeiter aus der IT-Abteilung machen das zusätzlich zu unseren Hauptjobs.“ Das Geheimnis liegt in der Zusammenarbeit mit dem IT-Team und der Partnerschaft mit Office Samurai.
Gemeinsam sind wir eine starke Truppe, die großartige Ergebnisse erzielt und Spaß an der Arbeit hat. Wir erhalten Ideen für Automatisierungen von Kollegen, führen eine erste Sondierung durch und bitten Office Samurai dann um Vorschläge, wie sie diese effizient umsetzen können.
Holger Gerlach – Teamleiter in der Finanzabteilung des E/D/E
Planung für die Zukunft
Für das E/D/E ist geplant, die sorgfältige Einführung der Automatisierung fortzusetzen und sich dabei auf das Verständnis der Dokumente zu konzentrieren. In Anbetracht seiner Erfahrungen hat Gerlach drei Ratschläge für andere Unternehmen parat. „Erstens: Holen Sie sich die richtige Unterstützung. Die Zusammenarbeit mit Office Samurai war fantastisch. Ein externer Partner kann in Ihrem Namen implementieren und bringt einen großen Erfahrungsschatz mit. Er kann auch proaktiv sein, neue Ideen anbieten, neue Technologien vorschlagen und Wege finden, Probleme zu lösen, die wir nicht lösen können.“
Zweitens warnt er davor, zu schnell zu handeln. „Versuchen Sie nicht, alles sofort zu tun. Gehen Sie Schritt für Schritt vor, vor allem, wenn Sie nicht über viele interne Ressourcen verfügen. Stellen Sie sicher, dass Sie Mitarbeiter auf allen Ebenen des Unternehmens an Bord holen, und bauen Sie dann eine Pipeline von Automatisierungen auf, die Sie sorgfältig umsetzen.“
Schließlich sagt Gerlach, dass es für den Erfolg des Dokumentenverstehens entscheidend ist, die maschinellen Lernmodelle sorgfältig zu trainieren. „Als wir den Roboter für das Lagerteam trainierten, waren verschiedene Personen beteiligt, die alle einen etwas anderen Ansatz verfolgten. Das verwirrte den Roboter. Office Samurai war in der Lage, eine Anleitung für die beste Vorgehensweise zu geben und den Roboter zu trainieren, um eine bessere Genauigkeit und bessere Ergebnisse zu erzielen.“
Wenn man bedenkt, dass das E/D/E seit mehr als 90 Jahren tätig ist, mit all dem Erbe und der Geschichte, die das mit sich bringt, ist es schnell dabei, eine Spitzentechnologie einzuführen, die es vielen ähnlichen Unternehmen voraus hat. Und auch wenn die Geschichte des Unternehmens aus Eisenwaren, Handwerkzeugen und Werkstattausrüstungen besteht, wird eine neue Generation von Werkzeugen seine Zukunft unterstützen. Nämlich Automatisierung, Dokumentenverständnis, maschinelles Lernen und KI.
